Model LoA-meetings_New_draft_26Sept2012_V1256186_ES
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Model LoA-meetings_New_draft_26Sept2012.doc (English)MODEL LETTER OF AGREEMENT V1256186.doc (Spanish)
Model Exchange of LettersV.12-56186 (S) Modelo de intercambio de cartas
Excellency,Excelentísimo Señor/Excelentísima Señora:
1.1.
I have the honour to refer to the arrangements concerning the organization of the Twenty-third Meeting of Heads of National Drug Law Enforcement Agencies, Latin America and the Caribbean(hereinafter referred to as “23rd HONLAC”).Tengo el honor de referirme a los arreglos relativos a la organización de la 23ª Reunión de Jefes de los Organismos Nacionales Encargados de Combatir el Tráfico Ilícito de Drogas, América Latina y el Caribe (en adelante “la 23ª Reunión de HONLAC”).
The 23rd HONLAC falls within the scope of the mandate of Economic and Social Council resolutions 1987/34, 1988/15 and 1992/28.La 23ª Reunión de HONLAC está comprendida en el ámbito del mandato de las resoluciones 1987/34, 1988/15 y 1992/28 del Consejo Económico y Social.
2.2.
The 23rd HONLAC, organized by the United Nations, represented by the United Nations Office on Drugs and Crime (hereinafter referred to as “UNODC”) in cooperation with the Government of [---], represented by the [name of Ministry or Government body involved] (hereinafter referred to as “the Government”), will be held in [name of venue, city and country] from [date] to [date].La 23ª Reunión de HONLAC, organizada por las Naciones Unidas, representadas por la Oficina de las Naciones Unidas contra la Droga y el Delito (en adelante “la UNODC”), en cooperación con el Gobierno de [...], representado por el [nombre del Ministerio u órgano gubernamental de que se trate] (que en adelante se denominará “el Gobierno”), se celebrará en [nombre del lugar de celebración, la ciudad y el país] del [fecha] al [fecha].
3.3.
The purpose of the 23rd HONLAC will be to facilitate cooperation and coordination in regional activities directed against illicit drug traffic, and to identify priority issues in the area and formulate recommendations to the Commission for addressing these issues.La finalidad de la 23ª Reunión de HONLAC es facilitar la cooperación y la coordinación en materia de actividades regionales dirigidas a combatir el tráfico ilícito de drogas y determinar cuestiones prioritarias en esa esfera, así como formular recomendaciones a la Comisión a fin de abordar esas cuestiones.
4.4.
The 23rd HONLAC will be attended by the following participants invited by the United Nations:Asistirán a la 23ª Reunión de HONLAC los siguientes participantes invitados por las Naciones Unidas:
(a)a)
Forty-four member states Antigua and Barbuda, Argentina, Bahamas, Barbados, Belize, Bolivia, Brazil, Canada, Chile, Colombia, Costa Rica, Cuba, Dominica, Dominican Republic, Ecuador, El Salvador, France, Germany, Grenada, Guatemala, Guyana, Haiti, Honduras, Italy, Jamaica, Japan, Mexico, Netherlands, Nicaragua, Panama, Paraguay, Peru, Portugal, Republic of Korea, Saint Kitts and Nevis, Saint Lucia, Saint Vincent and the Grenadines, Spain, Suriname, Trinidad and Tobago, United Kingdom, United States of America, Uruguay and Venezuela.Los 44 Estados Miembros siguientes: Alemania, Antigua y Barbuda, Argentina, Bahamas, Barbados, Belice, Bolivia (Estado Plurinacional de), Brasil, Canadá, Chile, Colombia, Costa Rica, Cuba, Dominica, Ecuador, El Salvador, España, Estados Unidos de América, Francia, Granada, Guatemala, Guyana, Haití, Honduras, Italia, Jamaica, Japón, México, Nicaragua, Países Bajos, Panamá, Paraguay, Perú, Portugal, Reino Unido de Gran Bretaña e Irlanda del Norte, República de Corea, República Dominicana, Saint Kitts y Nevis, San Vicente y las Granadinas, Santa Lucía, Suriname, Trinidad y Tabago, Uruguay y Venezuela (República Bolivariana de).
(b)b)
Other participants, invited as observers by the United Nations and the Government, including representatives from the United Nations system and from intergovernmental or non-governmental organizations or institutions;Otros participantes, invitados en calidad de observadores por las Naciones Unidas y el Gobierno, entre ellos representantes del sistema de las Naciones Unidas y de organizaciones o instituciones intergubernamentales o no gubernamentales;
(c)c)
Ten officials from the UN Secretariat.Diez funcionarios de la Secretaría de las Naciones Unidas.
The total number of participants will be approximately 100-120.El número total de participantes será de aproximadamente 100 a 120.
H.E. Mr./Ms. [-------]Excelentísimo Señor/Excelentísima Señora
Ambassador Extraordinary and PlenipotentiaryEmbajador Extraordinario y Plenipotenciario/Embajadora Extraordinaria y Plenipotenciaria
Permanent Representative of [----] to the United NationsRepresentante Permanente de [...] ante las Naciones Unidas
[address][dirección]
Vienna, AustriaViena, Austria
5.5.
The 23rd HONLAC will be conducted in English, French and Spanish.La 23ª Reunión de HONLAC se celebrará en español, francés e inglés.
6.6.
The United Nations will be responsible for:Las Naciones Unidas se harán cargo de:
(a)a)
the planning and running of the 23rd HONLAC and the preparation of the appropriate documentation in English, French and Spanish;La planificación y organización de la 23ª Reunión de HONLAC y la preparación de la documentación apropiada en español, francés e inglés;
(b)b)
the substantive support before and during the 23rd HONLAC;El apoyo sustantivo antes de la 23ª Reunión de HONLAC y durante ella;
(c) documentation for the Meeting in English, French and Spanish, the working languages of the Meeting;c) La documentación para la Reunión en español, francés e inglés, los idiomas de trabajo de la Reunión;
(d)d)
Simultaneous interpretation of the proceedings of the Meeting and translation of documentation in English, French and Spanish;La interpretación simultánea de las deliberaciones de la Reunión y la traducción de la documentación al español, francés e inglés;
(e)e)
Editing and printing of the report of the Meeting in English, French and Spanish;Los servicios de edición e impresión del informe de la Reunión en español, francés e inglés;
(f)f)
Administrative arrangements and costs relating to the travel of the participants specified in sub-paragraph 3(a)Los arreglos administrativos y los gastos de viaje de los participantes, como se especifica en el apartado 3 a).
7.7.
The Government will be responsible for:El Gobierno se encargará de proporcionar:
(a)a)
A suitable venue (100-120 participants) for the 23rd HONLAC;Un lugar de celebración apropiado para la 23ª Reunión de HONLAC (para unos 100 a 120 participantes);
and three adjacent offices for Chairperson and UNODC Secretariat staff;y tres oficinas contiguas para el Presidente y los funcionarios de la Secretaría de la UNODC;
(b)b)
local counterpart staff to assist with advance planning and any necessary administrative support during the 23rd HONLAC;Funcionarios locales de contraparte que presten asistencia en la planificación previa a la reunión y todo el apoyo administrativo necesario durante la 23ª Reunión de HONLAC;
(c)c)
Reasonably priced and conveniently located hotels, indicating rates for single and double rooms, to be communicated to UNODC before the Meeting as soon as possible;Una lista de hoteles de precio razonable y convenientemente situados, en que se indiquen los precios de habitaciones individuales y dobles, que debe hacerse llegar a la UNODC antes de la Reunión y a la mayor brevedad posible;
to the extent possible, the participants are to be accommodated in one hotel in the vicinity of the conference premises;en la medida de lo posible, los participantes deberán estar alojados en un hotel cercano al local de la Reunión;
(d)d)
Transportation between the Meeting premises and hotel(s), if required;El transporte entre el local de la Reunión y el(los) hotel(es), de ser necesario;
(e)e)
Reception of participants upon arrival in ________ and their transportation from the airport to their places of accommodation;La recepción de los participantes a su llegada a _____ y el traslado desde el aeropuerto a sus lugares de alojamiento;
(f)f)
UN staff working offices and office equipment, including a photocopy machine and word processing facilities; and necessary communications facilities (telephone, facsimile and/or e-mail) for use by the secretariat of the 23rd HONLAC to maintain contact with the United Nations and elsewhere;Las oficinas y el equipo de oficina necesarios para los funcionarios de las Naciones Unidas, incluida una fotocopiadora y equipo de procesamiento de textos, así como los equipos necesarios de comunicaciones (teléfono, fax y/o correo electrónico) que habrá de utilizar la secretaría de la 23ª Reunión de HONLAC para mantenerse en contacto con las sedes de las Naciones Unidas y con otros países;
(g)g)
Facilities and equipment for in-service interpretation in the working languages of the Meeting;Las instalaciones y el equipo para la interpretación a los idiomas de trabajo durante la Reunión;
(h)h)
Medical facilities for first aid in emergencies within the area of the Meeting.Servicios médicos de primeros auxilios para emergencias en el recinto de la Reunión.
For serious emergencies, the Government shall ensure immediate transportation and admission to a hospital;En casos graves, el Gobierno asegurará el traslado e ingreso inmediatos a un hospital;
ande
(i)i)
A detailed list of conference service requirements is contained in Annexes I and II.En los Anexos I y II figura una lista detallada de las necesidades de los servicios de conferencias.
8.8.
I wish to propose that the following terms shall apply to the 23rd HONLAC:Propongo que las siguientes condiciones se apliquen a la 23ª Reunión de HONLAC:
(a) (i)a) i)
The Convention on the Privileges and Immunities of the United Nations adopted by the General Assembly on 13 February 1946 (“the Convention”), to which the Government is a party, shall be applicable in respect of the 23rd HONLAC.La Convención sobre Prerrogativas e Inmunidades de las Naciones Unidas, aprobada por la Asamblea General el 13 de febrero de 1946 (en adelante “la Convención”), en la que el Gobierno es parte será aplicable en lo que respecta a la 23ª Reunión de HONLAC.
In particular, representatives of States shall enjoy the privileges and immunities accorded under Article IV of the Convention.En particular, los representantes de los Estados gozarán de las prerrogativas e inmunidades que se les reconocen en el marco del artículo IV de la Convención.
The participants invited by the United Nations shall enjoy the privileges and immunities accorded to experts on mission for the United Nations under articles VI and VII of the Convention.Los participantes invitados por las Naciones Unidas gozarán de las prerrogativas e inmunidades que se reconocen a los peritos que formen parte de misiones de las Naciones Unidas en el marco de los artículos VI y VII de la Convención.
Officials of the United Nations participating in or performing functions in connection with the 23rd HONLAC shall enjoy the privileges and immunities provided under articles V and VII of the Convention.Los funcionarios de las Naciones Unidas que participen en la 23ª Reunión de HONLAC o ejerzan funciones relacionadas con ella gozarán de las prerrogativas e inmunidades previstas en los artículos V y VII de la Convención.
Officials of the Specialized Agencies participating in the 23rd HONLAC shall be accorded the privileges and immunities provided under articles VI and VIII of the Convention on the Privileges and Immunities of the Specialized Agencies, adopted by the General Assembly, on 21 November 1947;Se reconocerá a los funcionarios de los organismos especializados que participen en la 23ª Reunión de HONLAC las prerrogativas e inmunidades previstas en los artículos VI y VIII de la Convención sobre Prerrogativas e Inmunidades de los Organismos Especializados, aprobada por la Asamblea General el 21 de noviembre de 1947;
(ii)ii)
Without prejudice to the provisions of the Convention, all participants and persons performing functions in connection with the 23rd HONLAC shall enjoy such privileges and immunities, facilities and courtesies as are necessary for the independent exercise of their functions in connection with the 23rd HONLAC;Sin perjuicio de las disposiciones de la Convención, todos los participantes y personas que ejerzan funciones en relación con la 23ª Reunión de HONLAC gozarán de las prerrogativas e inmunidades, servicios y atenciones que sean necesarios para el ejercicio independiente de sus funciones en relación con la 23ª Reunión de HONLAC;
(iii)iii)
Personnel provided by the Government pursuant to this Agreement shall enjoy immunity from legal process in respect of words spoken or written or any act performed by them in their official capacity in connection with the 23rd HONLAC.El personal suministrado por el Gobierno con arreglo al presente Acuerdo gozará de inmunidad contra toda acción judicial por sus manifestaciones orales o escritas y por todo acto que ejecute a título oficial en relación con la 23ª Reunión de HONLAC;
(b)b)
All participants and all persons performing functions in connection with the 23rd HONLAC shall have the right to unimpeded entry and exit from [name of host State].Todos los participantes y todas las personas que ejerzan funciones en relación con la 23ª Reunión de HONLAC tendrán derecho a entrar y salir sin trabas de [nombre del Estado anfitrión].
Visas and entry permits, where required, shall be granted free of charge.Se concederán gratuitamente los visados y permisos de entrada que sean necesarios.
When applications are made four weeks before the opening of the 23rd HONLAC, visas shall be granted not later than two weeks before the opening of the 23rd HONLAC.Si las solicitudes se presentan cuatro semanas antes de la apertura de la 23ª Reunión de HONLAC, los visados se concederán, a más tardar, dos semanas antes de dicha apertura.
If the application is made less than four weeks before the opening, visas shall be granted as speedily as possible and not later than three days before the opening.Si la solicitud se presenta con antelación inferior a cuatro semanas pero no inferior a cinco días antes de la apertura, los visados se concederán a la mayor brevedad posible y, a más tardar, tres días antes de la apertura de la Reunión.
Arrangements shall also be made to ensure that visas for the duration of the 23rd HONLAC are delivered at the airport of arrival to those who are unable to obtain them prior to their arrival.Asimismo se tomarán disposiciones para asegurar la concesión de visados en el aeropuerto, por el tiempo que dure la 23ª Reunión de HONLAC, a los participantes que no hayan podido obtenerlos antes de su llegada.
Exit permits, where required, shall be granted free of charge, as speedily as possible and in any case not later than three days before the closing of the 23rd HONLAC.Se concederán gratuitamente los permisos de salida que sean necesarios a la mayor brevedad posible y a más tardar tres días antes de la clausura de la 23ª Reunión de HONLAC.
9.9.
The Government shall furnish such police protection as may be required to ensure the effective functioning of the Meeting in an atmosphere of security and tranquility free from interference of any kind.El Gobierno ofrecerá la protección policial que se requiera para asegurar el funcionamiento eficaz de la Reunión en un clima de seguridad y tranquilidad, sin interferencias de ninguna clase.
While such police services shall be under the direct supervision and control of a senior officer provided by the Government, this Officer shall work in close cooperation with a designated senior official of the United Nations.Si bien dichos servicios policiales estarán bajo la supervisión directa y el mando de un funcionario superior cuyos servicios ofrecerá el Gobierno, ese funcionario colaborará estrechamente con el funcionario superior designado de las Naciones Unidas.
10.10.
The Government shall be responsible for dealing with any action, claim or other demand against the United Nations or its officials and arising out of:Incumbirá al Gobierno la responsabilidad de hacer frente a toda acción, reclamación u otra demanda entablada contra las Naciones Unidas o sus funcionarios a causa de:
(a)a)
injury to persons or damage to or loss of property in the 23rd HONLAC premises that are provided by or are under the control of the Government for the 23rd HONLAC;Lesiones a personas o daños a bienes o pérdida de bienes en el local de la 23ª Reunión de HONLAC facilitado por el Gobierno para la Reunión o bajo el control de este;
(b)b)
injury to persons or damage to or loss of property caused by, or incurred in using the transportation services provided by or are under the control of the Government;Lesiones a personas o daños a bienes o pérdida de bienes causados por los servicios de transporte facilitados por el Gobierno o bajo el control de este, o sufridos al utilizar esos servicios;
(c)c)
the employment for the 23rd HONLAC of personnel provided or arranged by the Government;La contratación de personal dispuesta u ordenada por el Gobierno para la 23ª Reunión de HONLAC;
And the Government shall indemnify and hold harmless the United Nations and its officials in respect of any such action, claim or other demand.Y que el Gobierno indemnizará a las Naciones Unidas y a sus funcionarios y los mantendrá exentos de responsabilidad en lo que respecta a toda acción, reclamación u otra demanda de esa índole.
11.11.
Any dispute concerning the interpretation or implementation of this Agreement, except for a dispute subject to Section 30 of the Convention or to any other applicable agreement, shall, unless the parties otherwise agree, be resolved by negotiations or any other agreed mode of settlement.Toda controversia en materia de interpretación o aplicación del presente Acuerdo, salvo las controversias sujetas a la sección 30 de la Convención o a cualquier otro acuerdo aplicable, se dirimirá, salvo que las partes decidan otra cosa, mediante negociación o cualquier otra vía de solución convenida.
Any such dispute that is not settled by negotiations or any other agreed mode of settlement shall be submitted at the request of either party for a final decision to a tribunal of three arbitrators, one of whom shall be appointed by the Secretary-General of the United Nations, one by the Government, and the third, who shall be the Chairperson, by the other two arbitrators.Toda controversia de esa índole que no se haya dirimido por negociación u otra vía de solución convenida se someterá, previa solicitud de cualquiera de las partes, a un tribunal integrado por tres árbitros que habrá de pronunciar una decisión inapelable. Uno de los árbitros será nombrado por el Secretario General de las Naciones Unidas, otro por el Gobierno y el tercero, que presidirá el tribunal, por los dos otros árbitros.
If either party does not appoint an arbitrator within three months of the other party having notified the name of its arbitrator or if the first two arbitrators do not within three months of the appointment or nomination of the second one of them appoint the Chairperson, then such arbitrators shall be nominated by the President of the International Court of Justice at the request of either party to the dispute.Si alguna de las partes no designa a un árbitro en el plazo de tres meses después de que la otra parte haya cursado notificación en la que indique el nombre del suyo, o si los primeros dos árbitros no designan al Presidente en el plazo de tres meses a partir de la designación o nombramiento del segundo de ellos, el Presidente de la Corte Internacional de Justicia podrá hacer los nombramientos necesarios, previa solicitud de cualquiera de las partes en la controversia.
Except as otherwise agreed by the parties, the tribunal shall adopt its own rules of procedure, provide for the reimbursement of its members and the distribution of expenses between the parties, and take all decisions by a two-thirds majority.Salvo que las partes hayan decidido otra cosa, el tribunal adoptará su propio reglamento, dispondrá el reembolso a sus miembros y las costas correrán a cargo de las partes en la proporción que este determine. El tribunal adoptará todas sus decisiones por una mayoría de dos tercios.
Its decision on all questions of procedure and substance shall be final and, even if rendered in default of one of the parties, be binding on both of them.Las decisiones del tribunal sobre toda cuestión de procedimiento y de fondo serán inapelables y, aun cuando se hayan adoptado en ausencia de una de las Partes, serán vinculantes para ambas.
12.12.
I further propose that upon receipt of your Government’s confirmation in writing of the above, this exchange of letters shall constitute an Agreement between the United Nations and the Government of [name of host State] on the holding of the 23rd Meeting of Heads of National Drug Law Enforcement Agencies, Latin America and the Caribbean, which shall enter into force on the date of your reply and shall remain in force for the duration of the 23rd HONLAC, and for such additional period as is necessary for its preparation and for all matters relating to any of its provisions to be settled.Propongo además que, a la recepción de la carta en que Vuestra Excelencia confirme lo que antecede, este intercambio de cartas constituya un Acuerdo, efectivo a la fecha de su carta, entre las Naciones Unidas y el Gobierno de [nombre del Estado anfitrión] relativo a la celebración de la 23ª Reunión de Jefes de los Organismos Nacionales Encargados de Combatir el Tráfico Ilícito de Drogas, América Latina y el Caribe. El Acuerdo permanecerá en vigor por el tiempo que dure la 23ª Reunión de HONLAC y durante el período suplementario necesario para la preparación de la reunión y la solución de toda cuestión relativa a cualesquiera de sus disposiciones.
Accept, Excellency, the assurances of my highest consideration.Aprovecho la oportunidad para presentar a Vuestra Excelencia las seguridades de mi consideración más distinguida.
Executive DirectorDirector Ejecutivo
United Nations Office on Drugs and Crimede la Oficina de las Naciones Unidas contra la Droga y el Delito
ANEXO 1ANEXO I
XXIII° Reunión de Jefes de los Organismos Nacionales Encargados de Combatir el Tráfico Ilícito de Drogas, América Latina y el Caribe23ª Reunión de Jefes de los Organismos Nacionales Encargados de Combatir el Tráfico Ilícito de Drogas, América Latina y el Caribe
Necesidades en materia de servicios de conferenciasNecesidades en materia de servicios de conferencias
Sírvase marcar la columna correspondiente a las necesidades enumeradas si se dispone de todos los recursos solicitados, o facilite información detallada.Sírvase marcar la columna correspondiente a las necesidades enumeradas si se dispone de todos los recursos solicitados, o facilite información detallada.
NecesidadesNecesidades
Plazo de disponibilidadPlazo de disponibilidad
Sala principal de conferencias o reunionesSala principal de conferencias o reuniones
1 sala principal de conferencias con un mínimo de 2 asientos en la mesa por delegación, para un total de 61 delegaciones (de preferencia en forma de U para facilitar los debates).1 sala principal de conferencias con un mínimo de 2 asientos en la mesa por delegación, para un total de 61 delegaciones (de preferencia en forma de U para facilitar los debates).
Dos días antes de la aperturaDos días antes de la apertura
Podio con 5 asientos en la mesa, cada uno provisto de un micrófono.Podio con 5 asientos en la mesa, cada uno provisto de un micrófono.
Dos días antes de la aperturaDos días antes de la apertura
1 micrófono, en la mesa, por delegación.1 micrófono, en la mesa, por delegación.
Dos días antes de la aperturaDos días antes de la apertura
3 cabinas de interpretación (español/francés/inglés) con 2 consolas y 2 asientos en cada cabina.3 cabinas de interpretación (español/francés/inglés) con 2 consolas y 2 asientos en cada cabina.
Cada consola debe disponer de 2 canales para los idiomas de salida (A y B).Cada consola debe disponer de 2 canales para los idiomas de salida (A y B).
El canal de salida A debe utilizarse para la interpretación directa y ajustarse para ello en el sistema.El canal de salida A debe utilizarse para la interpretación directa y ajustarse para ello en el sistema.
El canal de salida B debe utilizarse exclusivamente para la interpretación a otro idioma, y el intérprete debe tener la posibilidad de seleccionar el canal de salida correspondiente.El canal de salida B debe utilizarse exclusivamente para la interpretación a otro idioma, y el intérprete debe tener la posibilidad de seleccionar el canal de salida correspondiente.
Cada consola debe disponer de un mando que permita seleccionar el canal del orador y el de todos los idiomas que se desee escuchar.Cada consola debe disponer de un mando que permita seleccionar el canal del orador y el de todos los idiomas que se desee escuchar.
Cada cabina de interpretación debe estar dotada de una pantalla de visualización previa de entre 17” y 19”, que permita seguir las presentaciones multimedia.Cada cabina de interpretación debe estar dotada de una pantalla de visualización previa de entre 17” y 19”, que permita seguir las presentaciones multimedia.
Los pormenores figuran en la página adjunta (anexo 2);Los pormenores figuran en la página adjunta (anexo 2);
sírvase remitirse a las siguientes especificaciones de la Organización Internacional de Normalización (ISO):sírvase remitirse a las siguientes especificaciones de la Organización Internacional de Normalización (ISO):
ISO 2603:1998, en el caso de las cabinas para interpretación simultánea;ISO 2603:1998, en el caso de las cabinas para interpretación simultánea;
ISO 4043:1998, en el caso de las cabinas portátiles para interpretación simultánea;ISO 4043:1998, en el caso de las cabinas portátiles para interpretación simultánea;
CEI 60914: Sistemas para conferencias;CEI 60914: Sistemas para conferencias;
necesidades en materia de sistemas eléctricos y de audio;necesidades en materia de sistemas eléctricos y de audio;
ISO 140/IV: Acústica -- Medición del aislamiento acústicoISO 140/IV: Acústica -- Medición del aislamiento acústico
Dos días antes de la aperturaDos días antes de la apertura
100 juegos de auriculares de canales múltiples (4 canales como mínimo), que permitan a los delegados escuchar las deliberaciones en sus respectivos idiomas.100 juegos de auriculares de canales múltiples (4 canales como mínimo), que permitan a los delegados escuchar las deliberaciones en sus respectivos idiomas.
Dos días antes de la aperturaDos días antes de la apertura
1 mesa para oficiales de conferencias, con 2 asientos y un teléfono para llamadas internas dotado de aviso de llamada silencioso.1 mesa para oficiales de conferencias, con 2 asientos y un teléfono para llamadas internas dotado de aviso de llamada silencioso.
Dos días antes de la aperturaDos días antes de la apertura
Equipo de grabación de las deliberaciones, en inglés y en el idioma original del orador, para grabación digital en CD de audio o preferentemente en formato MP3 en una unidad de memoria USB, en CD o en DVD.Equipo de grabación de las deliberaciones, en inglés y en el idioma original del orador, para grabación digital en CD de audio o preferentemente en formato MP3 en una unidad de memoria USB, en CD o en DVD.
Dispositivo de selección de canales de salida, ISO 4043;Dispositivo de selección de canales de salida, ISO 4043;
ambos canales de salida deben dar la posibilidad de grabar un idioma por canal.ambos canales de salida deben dar la posibilidad de grabar un idioma por canal.
Dos días antes de la aperturaDos días antes de la apertura
1 pantalla para ponencias multimedia (3m por 3m como mínimo).1 pantalla para ponencias multimedia (3m por 3m como mínimo).
Dos días antes de la aperturaDos días antes de la apertura
1 proyector de datos y de vídeo (2500 lúmenes ANSI como mínimo).1 proyector de datos y de vídeo (2500 lúmenes ANSI como mínimo).
Dos días antes de la aperturaDos días antes de la apertura
1 computadora para las presentaciones, conectada al proyector de datos y de vídeo (véanse las notas que figuran infra sobre las necesidades en materia de tecnología de la información).1 computadora para las presentaciones, conectada al proyector de datos y de vídeo (véanse las notas que figuran infra sobre las necesidades en materia de tecnología de la información).
Dos días antes de la aperturaDos días antes de la apertura
1 impresora láser.1 impresora láser.
Dos días antes de la aperturaDos días antes de la apertura
1 reproductor de vídeo VHS (multisistema PAL/NTSC/SECAM).1 reproductor de vídeo VHS (multisistema PAL/NTSC/SECAM).
Dos días antes de la aperturaDos días antes de la apertura
1 pantalla plana TFT de 32” a 40”, conectada a un separador de vídeo y a la computadora de escritorio o portátil, para seguir las presentaciones desde el podio.1 pantalla plana TFT de 32” a 40”, conectada a un separador de vídeo y a la computadora de escritorio o portátil, para seguir las presentaciones desde el podio.
Dos días antes de la aperturaDos días antes de la apertura
1 rotafolio y un juego de rotuladores de varios colores.1 rotafolio y un juego de rotuladores de varios colores.
Dos días antes de la aperturaDos días antes de la apertura
Agua potable, dos veces al día, para delegados e intérpretes.Agua potable, dos veces al día, para delegados e intérpretes.
El día de la aperturaEl día de la apertura
Otras necesidades en materia de las salas de conferencias:Otras necesidades en materia de las salas de conferencias:
Más sillas, en caso de que el número de delegados supere el previsto.Más sillas, en caso de que el número de delegados supere el previsto.
Libretas de apuntes y bolígrafos para delegados e intérpretes.Libretas de apuntes y bolígrafos para delegados e intérpretes.
Dos días antes de la aperturaDos días antes de la apertura
Otras salas de reunionesOtras salas de reuniones
Otra sala de reuniones, con un mínimo de 25 asientos en la mesa.Otra sala de reuniones, con un mínimo de 25 asientos en la mesa.
Esa sala deberá estar dotada de una computadora.Esa sala deberá estar dotada de una computadora.
Un día antes de la aperturaUn día antes de la apertura
OficinasOficinas
Un total de 6 oficinas próximas a la sala principal de conferencias.Un total de 6 oficinas próximas a la sala principal de conferencias.
1 oficina para el Presidente de la Conferencia, dotada de 1 escritorio, 1 pequeña mesa de reuniones para ocho personas, 1 línea de teléfono para llamadas internacionales, 1 computadora con juego de auriculares y 1 impresora (véanse las notas que figuran infra sobre las necesidades en materia de tecnología de la información).1 oficina para el Presidente de la Conferencia, dotada de 1 escritorio, 1 pequeña mesa de reuniones para ocho personas, 1 línea de teléfono para llamadas internacionales, 1 computadora con juego de auriculares y 1 impresora (véanse las notas que figuran infra sobre las necesidades en materia de tecnología de la información).
Dos días antes de la aperturaDos días antes de la apertura
1 oficina para el Secretario de la Conferencia y el Representante del Director Ejecutivo de la UNODC, dotada de 3 escritorios, 1 pequeña mesa de reuniones para ocho personas, 1 línea de teléfono para llamadas internacionales con máquina de fax, 3 computadoras con 3 juegos de auriculares y 1 impresora (véanse las notas que figuran infra sobre los requisitos en materia de tecnología de la información).1 oficina para el Secretario de la Conferencia y el Representante del Director Ejecutivo de la UNODC, dotada de 3 escritorios, 1 pequeña mesa de reuniones para ocho personas, 1 línea de teléfono para llamadas internacionales con máquina de fax, 3 computadoras con 3 juegos de auriculares y 1 impresora (véanse las notas que figuran infra sobre los requisitos en materia de tecnología de la información).
Tres días antes de la aperturaTres días antes de la apertura
1 oficina para la Secretaría, dotada de 2 escritorios, 1 línea de teléfono para llamadas locales, 2 computadoras, 1 impresora (véanse las notas que figuran infra sobre las necesidades en materia de tecnología de la información) y 1 pequeña fotocopiadora.1 oficina para la Secretaría, dotada de 2 escritorios, 1 línea de teléfono para llamadas locales, 2 computadoras, 1 impresora (véanse las notas que figuran infra sobre las necesidades en materia de tecnología de la información) y 1 pequeña fotocopiadora.
Dos días antes de la aperturaDos días antes de la apertura
1 oficina para el personal de servicios de conferencias, dotada de 2 escritorios, 1 línea de teléfono para llamadas internacionales, 1 línea de teléfono para llamadas locales, 2 computadoras, 1 impresora y 2 juegos de auriculares (véanse las notas que figuran infra sobre las necesidades en materia de tecnología de la información).1 oficina para el personal de servicios de conferencias, dotada de 2 escritorios, 1 línea de teléfono para llamadas internacionales, 1 línea de teléfono para llamadas locales, 2 computadoras, 1 impresora y 2 juegos de auriculares (véanse las notas que figuran infra sobre las necesidades en materia de tecnología de la información).
Tres días antes de la aperturaTres días antes de la apertura
1 oficina para los servicios de traducción a distancia, dotada de 1 escritorio y 2 mesas, y equipada con:1 oficina para los servicios de traducción a distancia, dotada de 1 escritorio y 2 mesas, y equipada con:
1 línea de teléfono exclusiva para llamadas internacionales (telefonía de voz),1 línea de teléfono exclusiva para llamadas internacionales (telefonía de voz),
1 línea de fax exclusiva para transmisiones internacionales,1 línea de fax exclusiva para transmisiones internacionales,
1 máquina de fax de gran resolución y alta velocidad (de papel corriente),1 máquina de fax de gran resolución y alta velocidad (de papel corriente),
1 computadora personal (véanse las notas que figuran infra sobre las necesidades en materia de tecnología de la información),1 computadora personal (véanse las notas que figuran infra sobre las necesidades en materia de tecnología de la información),
1 juego de auriculares,1 juego de auriculares,
1 escaneador de gran calidad,1 escaneador de gran calidad,
1 módem (de reserva, en caso de avería del acceso a Internet),1 módem (de reserva, en caso de avería del acceso a Internet),
1 impresora.1 impresora.
Tres días antes de la aperturaTres días antes de la apertura
1 oficina para los participantes en la Conferencia, dotada de 2 escritorios, 1 línea de teléfono para llamadas locales, 2 computadoras y 1 impresora (véanse las notas que figuran infra sobre las necesidades en materia de tecnología de la información).1 oficina para los participantes en la Conferencia, dotada de 2 escritorios, 1 línea de teléfono para llamadas locales, 2 computadoras y 1 impresora (véanse las notas que figuran infra sobre las necesidades en materia de tecnología de la información).
Un día antes de la aperturaUn día antes de la apertura
Otras necesidades de oficina:Otras necesidades de oficina:
Suficiente material de oficina a disposición de la Secretaría.Suficiente material de oficina a disposición de la Secretaría.
Tres días antes de la aperturaTres días antes de la apertura
Otras áreasOtras áreas
El área de reprodución debe estar situada cerca del área de distribución y de la sala principal de conferencias.El área de reproducción debe estar situada cerca del área de distribución y de la sala principal de conferencias.
Debe contar con 2 fotocopiadoras de alta velocidad para hojas de tamaño A4 (similares a la Canon 8085 y con una velocidad de 85 copias por minuto) dotadas de clasificador para un mínimo de 20 juegos funciones de copia duplex y engrapado en línea de un mínimo de 50 hojas;Debe contar con 2 fotocopiadoras de alta velocidad para hojas de tamaño A4 (similares a la Canon 8085 y con una velocidad de 85 copias por minuto) dotadas de clasificador para un mínimo de 20 juegos, funciones de copia dúplex y engrapado en línea de un mínimo de 50 hojas;
para ellas se debe disponer de 40 resmas (paquetes de 500 hojas) de papel A4.para ellas se debe disponer de 40 resmas (paquetes de 500 hojas) de papel A4.
Además, se deben instalar 3 mesas grandes y 1 línea de teléfono para llamadas internas.Además, se deben instalar 3 mesas grandes y 1 línea de teléfono para llamadas internas.
Durante la conferencia deberá estar siempre disponible o de guardia un técnico de fotocopiadoras.Durante la conferencia deberá estar siempre disponible o de guardia un técnico de fotocopiadoras.
Tres días antes de la aperturaTres días antes de la apertura
Área de distribución de documentos con mostrador, 4 mesas, 60 casilleros (de ser posible) y 1 línea de teléfono para llamadas internas.Área de distribución de documentos con mostrador, 4 mesas, 60 casilleros (de ser posible) y 1 línea de teléfono para llamadas internas.
Un día antes de la aperturaUn día antes de la apertura
Salón para los intérpretes, con sillas y mesas para 6 personas y 1 línea de teléfono para llamadas locales, dotado de 1 escritorio, 1 computadora, 1 juego de auriculares y 1 impresora (véanse las notas que figuran infra sobre las necesidades en materia de tecnología de la información).Salón para los intérpretes, con sillas y mesas para 6 personas y 1 línea de teléfono para llamadas locales, dotado de 1 escritorio, 1 computadora, 1 juego de auriculares y 1 impresora (véanse las notas que figuran infra sobre las necesidades en materia de tecnología de la información).
Un día antes de la aperturaUn día antes de la apertura
Área de inscripción, con 2 mesas, 1 máquina de escribir y 1 línea de teléfono para llamadas internas.Área de inscripción, con 2 mesas, 1 máquina de escribir y 1 línea de teléfono para llamadas internas.
Un día antes de la aperturaUn día antes de la apertura
Pases de identificación de la Conferencia con los siguientes códigos de colores:Pases de identificación de la Conferencia con los siguientes códigos de colores:
Rojo: delegados de los países;Rojo: delegados de los países;
Azul: organizaciones de las Naciones Unidas y organizaciones intergubernamentales;Azul: organizaciones de las Naciones Unidas y organizaciones intergubernamentales;
Amarillo: organizaciones no gubernamentales;Amarillo: organizaciones no gubernamentales;
Verde: prensa;Verde: prensa;
Gris: personal auxiliar de contratación local.Gris: personal auxiliar de contratación local.
(Deberá determinarse si los pases serán suministrados por el Gobierno anfitrión o por las Naciones Unidas)(Deberá determinarse si los pases serán suministrados por el Gobierno anfitrión o por las Naciones Unidas)
Dos días antes de la aperturaDos días antes de la apertura
Personal auxiliar de contratación localPersonal auxiliar de contratación local
El personal asignado deberá estar disponible durante todo el período que dure la Conferencia y estar dispuesto a trabajar temprano por la mañana y tarde por la noche.El personal asignado deberá estar disponible durante todo el período que dure la Conferencia y estar dispuesto a trabajar temprano por la mañana y tarde por la noche.
Es posible que una parte de ese personal deba comenzar a trabajar antes del día de apertura.Es posible que una parte de ese personal deba comenzar a trabajar antes del día de apertura.
2 secretarias bilingües, español/ingles.2 secretarias bilingües, español/inglés.
4 auxiliares de reproducción y distribución bilingües, español/ingles.4 auxiliares de reproducción y distribución bilingües, español/inglés.
1 auxiliar de inscripción bilingüe, español/ingles.1 auxiliar de inscripción bilingüe, español/inglés.
2 auxiliares de sala de conferencias bilingües, español/ingles.2 auxiliares de sala de conferencias bilingües, español/inglés.
2 mensajeros, español/ingles.2 mensajeros, español/inglés.
1 técnico bilingüe, español/ingles, encargado de la sala de conferencias (cabinas de interpretación, sistema de sonido y equipo para las presentaciones)1 técnico bilingüe, español/inglés, encargado de la sala de conferencias (cabinas de interpretación, sistema de sonido y equipo para las presentaciones)
1 técnico bilingüe, español/ingles, encargado de las fotocopiadoras1 técnico bilingüe, español/inglés, encargado de las fotocopiadoras
De ser posible, se deberían poner a disposición del personal auxiliar 6 teléfonos celulares localesDe ser posible, se deberían poner a disposición del personal auxiliar 6 teléfonos celulares locales
Necesidades en materia de tecnología de la informaciónNecesidades en materia de tecnología de la información
1.1.
Red de área local/red de área extendida (LAN-WAN):Red de área local/red de área extendida (LAN-WAN):
Para todas las computadoras e impresoras se requiere una red de área local (LAN) alámbrica (≥100 Mbps).Para todas las computadoras e impresoras se requiere una red de área local (LAN) alámbrica (≥100 Mbps).
Esa LAN debe tener acceso a Internet (≥2Mbps).Esa LAN debe tener acceso a Internet (≥2Mbps).
2.2.
Impresoras:Impresoras:
A menos que se indique otra cosa, todas las impresoras deben ser láser, y de preferencia estar conectadas directamente a la red (y separadas de las computadoras personales).A menos que se indique otra cosa, todas las impresoras deben ser láser, y de preferencia estar conectadas directamente a la red (y separadas de las computadoras personales).
3.3.
Todas las computadoras (portátiles y de escritorio) deben tener acceso a Internet, con la siguiente configuración mínima del equipo físico y los programas informáticos:Todas las computadoras (portátiles y de escritorio) deben tener acceso a Internet, con la siguiente configuración mínima del equipo físico y los programas informáticos:
RAM de 2 GB;RAM de 2 GB;
Unidad de disco duro con capacidad de 100 GB;Unidad de disco duro con capacidad de 100 GB;
Teclado inglés de los EE.UU. y ratón;Teclado inglés de los EE.UU. y ratón;
Unidad de DVD, con programa informático de reproducción de DVD;Unidad de DVD, con programa informático de reproducción de DVD;
Sistema operativo Microsoft Windows XP Professional, versión en inglés, con todos los conjuntos de servicios (“service packs”) y conexiones provisionales (“patches”), así como con módulos de idiomas español, francés, inglés y ruso;Sistema operativo Microsoft Windows XP Professional, versión en inglés, con todos los conjuntos de servicios (“service packs”) y conexiones provisionales (“patches”), así como con módulos de idiomas español, francés, inglés y ruso;
Microsoft Office 2003, con todos los conjuntos de servicios y conexiones provisionales actualizados;Microsoft Office 2003, con todos los conjuntos de servicios y conexiones provisionales actualizados;
Adobe Acrobat Professional (versión completa) versión 9, con todos los conjuntos de servicios y conexiones provisionales actualizados (u otro programa informático que permita crear documentos PDF);Adobe Acrobat Professional (versión completa) versión 9, con todos los conjuntos de servicios y conexiones provisionales actualizados (u otro programa informático que permita crear documentos PDF);
Programa antivirus actualizado;Programa antivirus actualizado;
Lenguaje de programación JAVA JRE actualizadoLenguaje de programación JAVA JRE actualizado
Aplicación auxiliar (“plugin”) Internet Explorer Flash actualizada.Aplicación auxiliar (“plugin”) Internet Explorer Flash actualizada.
ANEXO 2ANEXO II
ESPECIFICACIONES PARA LAS CABINAS DE INTERPRETACIÓN (/E/I/F)ESPECIFICACIONES PARA LAS CABINAS DE INTERPRETACIÓN (/E/I/F)
Cada cabina de interpretación debe disponer de espacio para que puedan ocuparla cómodamente dos ó tres intérpretes.Cada cabina de interpretación debe disponer de espacio para que puedan ocuparla cómodamente dos o tres intérpretes.
Se aplicarán las siguientes medidas para la instalación de cabinas portátiles de tamaño normal, es decir, para 3 intérpretes: ancho, 2,40 metros (1,50 metros);Se aplicarán las siguientes medidas para la instalación de cabinas portátiles de tamaño normal, es decir, para 3 intérpretes: ancho, 2,40 metros (1,50 metros);
alto, 2,00 metros (1,90 metros);alto, 2,00 metros (1,90 metros);
profundidad, 1,60 metros (1,50 metros).profundidad, 1,60 metros (1,50 metros).
Cabe señalar que las cifras entre paréntesis indican los requisitos mínimos.Cabe señalar que las cifras entre paréntesis indican los requisitos mínimos.
Las puertas no comunicarán una cabina con otra a través de tabiques laterales ni se abrirán hacia el interior.Las puertas no comunicarán una cabina con otra a través de tabiques laterales ni se abrirán hacia el interior.
Cada cabina deberá estar dotada de ventanas y hallarse situada de forma que el intérprete pueda ver el podio, a los participantes, las pantallas de proyección, etc. Detrás de las cabinas habrá un pasillo de 1,60 metros de ancho como mínimo para uso exclusivo de los intérpretes.Cada cabina deberá estar dotada de ventanas y hallarse situada de forma que el intérprete pueda ver el podio, a los participantes, las pantallas de proyección, etc. Detrás de las cabinas habrá un pasillo de 1,60 metros de ancho como mínimo para uso exclusivo de los intérpretes.
Las cabinas deberán tener una mesa que ocupe toda la anchura de la cabina, de una profundidad total no inferior a 0,45 metros y una altura de 0,72 a 0,76 metros desde el suelo.Las cabinas deberán tener una mesa que ocupe toda la anchura de la cabina, de una profundidad total no inferior a 0,45 metros y una altura de 0,72 a 0,76 metros desde el suelo.
Cada cabina contará con buena iluminación (dos fuentes luminosas como mínimo), de 100 LX y 300 LX, ventilación, y otros equipos técnicos (micrófonos, mandos y auriculares), así como con sillas ajustables, móviles y estables.Cada cabina contará con buena iluminación (dos fuentes luminosas como mínimo), de 100 LX y 300 LX, ventilación, y otros equipos técnicos (micrófonos, mandos y auriculares), así como con sillas ajustables, móviles y estables.
Las cabinas y el tabique situado detrás de ellas deben contar con un aislamiento acústico adecuado.Las cabinas y el tabique situado detrás de ellas deben contar con un aislamiento acústico adecuado.
Los intérpretes deben tener la posibilidad de conmutar a tres canales, es decir, el canal original así como los dos canales de idiomas.Los intérpretes deben tener la posibilidad de conmutar a tres canales, es decir, el canal original así como los dos canales de idiomas.
Cada cabina debe estar dotada de tres micrófonos con mando independiente.Cada cabina debe estar dotada de tres micrófonos con mando independiente.
Los micrófonos deben tener un interruptor normal de conexión y desconexión, para activar y desactivar el canal, y un botón silenciador, que permita al intérprete desconectar y bloquear el canal (es decir, sin que se escuche al orador).Los micrófonos deben tener un interruptor normal de conexión y desconexión, para activar y desactivar el canal, y un botón silenciador, que permita al intérprete desconectar y bloquear el canal (es decir, sin que se escuche al orador).
Cada intérprete debe tener la posibilidad de controlar el volumen del sonido entrante.Cada intérprete debe tener la posibilidad de controlar el volumen del sonido entrante.
Ese sonido entrante debe estar libre de ruidos e interferencias.Ese sonido entrante debe estar libre de ruidos e interferencias.
El técnico debe tener la posibilidad de ajustar el volumen del sonido saliente según se requiera.El técnico debe tener la posibilidad de ajustar el volumen del sonido saliente según se requiera.
La cabina del técnico de conferencia (sonido) o conmutador de micrófonos estará situada cerca de las cabinas de los intérpretes para facilitar la comunicación y ofrecer una buena visibilidad de la sala.La cabina del técnico de conferencia (sonido) o conmutador de micrófonos estará situada cerca de las cabinas de los intérpretes para facilitar la comunicación y ofrecer una buena visibilidad de la sala.
Deberán instalarse teléfonos (con avisadores luminosos de destellos y sin timbres) en por lo menos dos de las cabinas de cada sala.Deberán instalarse teléfonos (con avisadores luminosos de destellos y sin timbres) en por lo menos dos de las cabinas de cada sala.
VISTA FRONTAL DE LA CABINA DE INTERPRETACIÓNVISTA FRONTAL DE LA CABINA DE INTERPRETACIÓN