Requirements4Nov_2010_V1057591_ES
Correct misalignment Change languages order
Requirements4Nov_2010.doc (english)REQUIREMENTS - MEETING OF HONLEA V1057591.doc (spanish)
ANNEX 1ANEXO 1
Meeting of Heads of National Drug Law Enforcement Agencies/ Sub-commission, …Region………Reunión de Jefes de los Organismos Nacionales Encargados de Combatir el Tráfico Ilícito de Drogas/Subcomisión, …Región………
City , DateCiudad, fecha
Conference Servicing RequirementsNecesidades en materia de servicios de conferencias
Please tick in the column next to the listed requirements if everything is available, or provide details.Sírvase marcar la columna correspondiente a las necesidades enumeradas si se dispone de todos los recursos solicitados, o facilite información detallada.
5 November 20105 de noviembre de 2010
RequirementsNecesidades
Available ResourcesPlazo de disponibilidad
Main Conference/Meeting RoomSala principal de conferencias o reuniones
1 Main conference room with a minimum of 2 seats at the table, per delegation, for a total of 61 delegations. (Preferably U-shape, to facilitate discussions)1 sala principal de conferencias con un mínimo de 2 asientos en la mesa por delegación, para un total de 61 delegaciones (de preferencia en forma de U para facilitar los debates).
Ready 2 days before the openingDos días antes de la apertura
Podium with 5 seats at the table, each equipped with one microphonePodio con 5 asientos en la mesa, cada uno provisto de un micrófono.
Ready 2 days before the openingDos días antes de la apertura
1 microphone, at the table, per delegation.1 micrófono, en la mesa, por delegación.
Ready 2 days before the openingDos días antes de la apertura
Three (3) interpretation booths with three (3) consoles and three (3) seats in each booth.3 cabinas de interpretación con 3 consolas y 3 asientos en cada cabina.
Each console should have two (2) outgoing language channels (A and B).Cada consola debe disponer de 2 canales para los idiomas de salida (A y B).
Output channel A should be used for direct interpretation and should be pre-set by the system.El canal de salida A debe utilizarse para la interpretación directa y ajustarse para ello en el sistema.
Output channel B should exclusively be used for interpretation into an alternative language channel and the outgoing language should be selectable by the interpreter.El canal de salida B debe utilizarse exclusivamente para la interpretación a otro idioma, y el intérprete debe tener la posibilidad de seleccionar el canal de salida correspondiente.
Each console should feature monitoring selection of the Floor- and all the language channels.Cada consola debe disponer de un mando que permita seleccionar el canal del orador y el de todos los idiomas que se desee escuchar.
Each interpretation booth should be equipped with a preview monitor 17/19” capable to show the multimedia presentations.Cada cabina de interpretación debe estar dotada de una pantalla de visualización previa de entre 17” y 19”, que permita seguir las presentaciones multimedia.
See attached sheet for details (Annex 2) and refer to the following ISO specifications:Los pormenores figuran en la página adjunta (anexo 2); sírvase remitirse a las siguientes especificaciones de la Organización Internacional de Normalización (ISO):
ISO 2603:1998 booths for simultaneous interpretation;ISO 2603:1998, en el caso de las cabinas para interpretación simultánea;
ISO 4043:1998 mobile booths for simultaneous interpretation;ISO 4043:1998, en el caso de las cabinas portátiles para interpretación simultánea;
IEC 60914: Conference systems;CEI 60914: Sistemas para conferencias;
electrical and audio requirements;necesidades en materia de sistemas eléctricos y de audio;
ISO 140/IV: Acoustics -- Measurement of sound insulationISO 140/IV: Acústica -- Medición del aislamiento acústico
Ready 2 days before the openingDos días antes de la apertura
100 multi-channel listening devices (minimum of 4 channels), to permit delegates to listen to the proceedings in their respective languages.100 juegos de auriculares de canales múltiples (4 canales como mínimo), que permitan a los delegados escuchar las deliberaciones en sus respectivos idiomas.
Ready 2 days before the openingDos días antes de la apertura
1 table for Conference Officers, 2 seats, with silent ringing internal telephone.1 mesa para oficiales de conferencias, con 2 asientos y un teléfono para llamadas internas dotado de aviso de llamada silencioso.
Ready 2 days before the openingDos días antes de la apertura
Recording equipment for proceedings, English and Original/Floor to be digitally recorded on audio CDs or preferably in MP3 format on a USB stick/CD/DVD.Equipo de grabación de las deliberaciones, en inglés y en el idioma original del orador, para grabación digital en CD de audio o preferentemente en formato MP3 en una unidad de memoria USB, en CD o en DVD.
Outgoing channel selection device, ISO 4043 both outgoing channels should have recording possibilities – 1 language per channel.Dispositivo de selección de canales de salida, ISO 4043; ambos canales de salida deben dar la posibilidad de grabar un idioma por canal.
Ready 2 days before the openingDos días antes de la apertura
1 Screen for multi-media presentation (minimum of 3 x 3m).1 pantalla para ponencias multimedia (3m por 3m como mínimo).
Ready 2 days before the openingDos días antes de la apertura
1 Data/video projector (minimum of 2500 ANSI Lumen).1 proyector de datos y de vídeo (2500 lúmenes ANSI como mínimo).
Ready 2 days before the openingDos días antes de la apertura
1 computer for presentations connected to the data/video projector. (see notes below on IT requirements)1 computadora para las presentaciones, conectada al proyector de datos y de vídeo (véanse las notas que figuran infra sobre las necesidades en materia de tecnología de la información).
Ready 2 days before the openingDos días antes de la apertura
1 Laser Printer1 impresora láser.
Ready 2 days before the openingDos días antes de la apertura
1 VHS Video player ( multi-system PAL/NTSC/SECAM).1 reproductor de vídeo VHS (multisistema PAL/NTSC/SECAM).
Ready 2 days before the openingDos días antes de la apertura
1 TFT Flat screen 32/40” connected to Video splitter and to the computer/ laptop for follow-up of the presentations from the podium1 pantalla plana TFT de 32” a 40”, conectada a un separador de vídeo y a la computadora de escritorio o portátil, para seguir las presentaciones desde el podio.
Ready 2 days before the openingDos días antes de la apertura
1 Flip chart with a supply of coloured writing markers.1 rotafolio y un juego de rotuladores de varios colores.
Ready 2 days before the openingDos días antes de la apertura
Fresh water, two times per day, for delegates and InterpretersAgua potable, dos veces al día, para delegados e intérpretes.
As of opening dayEl día de la apertura
Additional Conference room requirements:Otras necesidades en materia de las salas de conferencias:
Extra chairs for delegations overflow.Más sillas, en caso de que el número de delegados supere el previsto.
Pads and pencils for delegates, and Interpreters.Libretas de apuntes y bolígrafos para delegados e intérpretes.
Ready 2 days before the openingDos días antes de la apertura
Additional Breakout/Meeting RoomsOtras salas de reuniones
1 additional meeting room, with a minimum of 25 seats at the table.Otra sala de reuniones, con un mínimo de 25 asientos en la mesa.
The meeting room should be equipped with a computerEsa sala deberá estar dotada de una computadora.
Ready 1 day before the openingUn día antes de la apertura
OfficesOficinas
A total of 6 offices in the vicinity of the Main Conference Room.Un total de 6 oficinas próximas a la sala principal de conferencias.
1 Office for the Chairman of the Conference, equipped with, 1 desk, 1 small meeting table for eight people,1 international telephone line, 1 computer with headset and 1 printer (see notes below on IT requirements).1 oficina para el Presidente de la Conferencia, dotada de 1 escritorio, 1 pequeña mesa de reuniones para ocho personas, 1 línea de teléfono para llamadas internacionales, 1 computadora con juego de auriculares y 1 impresora (véanse las notas que figuran infra sobre las necesidades en materia de tecnología de la información).
Ready 2 days before the openingDos días antes de la apertura
1 Office for the Secretary of the Conference and the Representative of the Executive Director of UNODC, equipped with, 3 desks, 1 small meeting table for eight people, 1 international telephone line with Fax machine, 3 computers with 3 headsets and 1 printer(see notes below on IT requirements).1 oficina para el Secretario de la Conferencia y el Representante del Director Ejecutivo de la UNODC, dotada de 3 escritorios, 1 pequeña mesa de reuniones para ocho personas, 1 línea de teléfono para llamadas internacionales con máquina de fax, 3 computadoras con 3 juegos de auriculares y 1 impresora (véanse las notas que figuran infra sobre los requisitos en materia de tecnología de la información).
Ready 3 days before the openingTres días antes de la apertura
1 Office for the Secretariat, equipped with, 3 desks, 1 local telephone line, 3 computers, 1 printer (see notes below on IT requirements). 1 small photocopying machine.1 oficina para la Secretaría, dotada de 3 escritorios, 1 línea de teléfono para llamadas locales, 3 computadoras, 1 impresora (véanse las notas que figuran infra sobre las necesidades en materia de tecnología de la información) y 1 pequeña fotocopiadora.
Ready 2 days before the openingDos días antes de la apertura
1 Office for Conference Services staff, equipped with 2 desks, 1 international telephone line, 1 local telephone line, 2 computers, 1 printer and 2 headsets (see notes below on IT requirements).1 oficina para el personal de servicios de conferencias, dotada de 2 escritorios, 1 línea de teléfono para llamadas internacionales, 1 línea de teléfono para llamadas locales, 2 computadoras, 1 impresora y 2 juegos de auriculares (véanse las notas que figuran infra sobre las necesidades en materia de tecnología de la información).
Ready 3 days before the openingTres días antes de la apertura
1 Office for Remote Translation facilities, furnished with 1 desk, 2 tables, Equipped with:1 oficina para los servicios de traducción a distancia, dotada de 1 escritorio y 2 mesas, y equipada con:
1 dedicated international phone line (voice),1 línea de teléfono exclusiva para llamadas internacionales (telefonía de voz),
1 dedicated international fax line,1 línea de fax exclusiva para transmisiones internacionales,
1 high-resolution, high-speed fax machine (sheet fed),1 máquina de fax de gran resolución y alta velocidad (de papel corriente),
1 PC(see notes below on IT requirements).1 computadora personal (véanse las notas que figuran infra sobre las necesidades en materia de tecnología de la información),
1 headset1 juego de auriculares,
1 high quality scanner1 escaneador de gran calidad,
1 modem (for backup in case of internet failure)1 módem (de reserva, en caso de avería del acceso a Internet),
1 printer1 impresora.
Ready 3 days before the openingTres días antes de la apertura
1 Office for Conference Participants, equipped with 2 desks, 1 local telephone line, 2 computers, 1 printer(see notes below on IT requirements).1 oficina para los participantes en la Conferencia, dotada de 2 escritorios, 1 línea de teléfono para llamadas locales, 2 computadoras y 1 impresora (véanse las notas que figuran infra sobre las necesidades en materia de tecnología de la información).
Ready 1 days before the openingUn día antes de la apertura
Additional Office requirements:Otras necesidades de oficina:
Sufficient office supplies for the use of the Secretariat.Suficiente material de oficina a disposición de la Secretaría.
Ready 3 days before the openingTres días antes de la apertura
Other areasOtras áreas
Reproduction area, to be located in the vicinity of the distribution area and main conference room.El área de reprodución debe estar situada cerca del área de distribución y de la sala principal de conferencias.
Equipped with two A4 high-speed photocopiers (similar to CANON 8085, speed-85 copies per minute) with sorter, to handle a minimum of 20 sets, with recto-verso copying function, on-line stapling for a minimum of 50 sheet.Debe contar con 2 fotocopiadoras de alta velocidad para hojas de tamaño A4 (similares a la Canon 8085 y con una velocidad de 85 copias por minuto) dotadas de clasificador para un mínimo de 20 juegos funciones de copia duplex y engrapado en línea de un mínimo de 50 hojas;
40 reams (packages 500 sheets) of A4 paper.para ellas se debe disponer de 40 resmas (paquetes de 500 hojas) de papel A4.
Three large tables, 1 internal telephone line.Además, se deben instalar 3 mesas grandes y 1 línea de teléfono para llamadas internas.
A photocopier technician should be available or on call, at all times, during the conference.Durante la conferencia deberá estar siempre disponible o de guardia un técnico de fotocopiadoras.
Ready 3 days before the openingTres días antes de la apertura
Documents Distribution area in a counter shape, 4 tables or 60 pigeonholes (if possible), 1 internal telephone line.Área de distribución de documentos con mostrador, 4 mesas, 60 casilleros (de ser posible) y 1 línea de teléfono para llamadas internas.
Ready 1 day before the openingUn día antes de la apertura
Interpreters’ Lounge with chairs and tables to accommodate 6 persons, 1 local telephone line. equipped with, 1 desk, 1 computer, 1 headset and 1 printer (see notes below on IT requirements).Salón para los intérpretes, con sillas y mesas para 6 personas y 1 línea de teléfono para llamadas locales, dotado de 1 escritorio, 1 computadora, 1 juego de auriculares y 1 impresora (véanse las notas que figuran infra sobre las necesidades en materia de tecnología de la información).
Ready 1 day before the openingUn día antes de la apertura
Registration area, with two tables 1 typewriter and 1 internal telephone line.Área de inscripción, con 2 mesas, 1 máquina de escribir y 1 línea de teléfono para llamadas internas.
Ready 1 day before the openingUn día antes de la apertura
Colour coded identity conference badges:Pases de identificación de la Conferencia con los siguientes códigos de colores:
Red - Country delegatesRojo: delegados de los países;
Blue – UN organizations and Inter-governmental OrganizationsAzul: organizaciones de las Naciones Unidas y organizaciones intergubernamentales;
Yellow – Non-governmental organizationsAmarillo: organizaciones no gubernamentales;
Green – PressVerde: prensa;
Grey – Local support staffGris: personal auxiliar de contratación local.
(Will the host government provide these badges or should the UN provide them?)(Deberá determinarse si los pases serán suministrados por el Gobierno anfitrión o por las Naciones Unidas)
Ready 2 days before the openingDos días antes de la apertura
Local Support StaffPersonal auxiliar de contratación local
The Staff assigned, should be available for the whole period of the conference and be prepared to work early in the morning and late in the evening.El personal asignado deberá estar disponible durante todo el período que dure la Conferencia y estar dispuesto a trabajar temprano por la mañana y tarde por la noche.
Some of the conference support staff might be required to work prior to the opening day.Es posible que una parte de ese personal deba comenzar a trabajar antes del día de apertura.
2 bilingual Secretaries E/….2 secretarias bilingües, .../I/...
4 bilingual Reproduction/Distribution Assistants E/….4 auxiliares de reproducción y distribución bilingües, .../I/...
1 bilingual Registration Assistant, E/…1 auxiliar de inscripción bilingüe, .../I/...
2 bilingual Conference Room Assistants, E/…2 auxiliares de sala de conferencias bilingües, .../I/...
2 Messengers, E/…2 mensajeros, .../I/...
1 bilingual Technician E/… for the Conference Room (Interpretation booths, sound system and equipment for presentations.1 técnico bilingüe, .../I/..., encargado de la sala de conferencias (cabinas de interpretación, sistema de sonido y equipo para las presentaciones)
1 bilingual Technician E/… for the Photocopying Machines1 técnico bilingüe, .../I/..., encargado de las fotocopiadoras
If possible 6 local cellular phones should be made availableDe ser posible, se deberían poner a disposición del personal auxiliar 6 teléfonos celulares locales
Information Technology requirementsNecesidades en materia de tecnología de la información
1.1.
LAN/WAN:Red de área local/red de área extendida (LAN-WAN):
A wired local area network (LAN) is required (≥100 Mbps) for all computers and printers.● Para todas las computadoras e impresoras se requiere una red de área local (LAN) alámbrica (≥100 Mbps).
This LAN must in turn have access to the internet (≥2Mbps).Esa LAN debe tener acceso a Internet (≥2Mbps).
2.2.
Printers:Impresoras:
All printers unless otherwise specified must be laser printers preferably directly connected to the network (not shared by PC’s).● A menos que se indique otra cosa, todas las impresoras deben ser láser, y de preferencia estar conectadas directamente a la red (y separadas de las computadoras personales).
3.3.
All Computers (notebooks and desktops) must have internet access and the following minimum hardware and software configuration:Todas las computadoras (portátiles y de escritorio) deben tener acceso a Internet, con la siguiente configuración mínima del equipo físico y los programas informáticos:
2GB RAM;● RAM de 2 GB; ●
100GB hard disk drive;Unidad de disco duro con capacidad de 100 GB;
US-English keyboard and mouse;● Teclado inglés de los EE.UU. y ratón; ●
DVD drive with DVD playback software;Unidad de DVD, con programa informático de reproducción de DVD;
Microsoft Windows XP Professional - English version, with all current service packs and patches – and with Arabic, Chinese, English, French, Russian and Spanish language modules installed;● Sistema operativo Microsoft Windows XP Professional, versión en inglés, con todos los conjuntos de servicios (“service packs”) y conexiones provisionales (“patches”), así como con módulos de idiomas árabe, chino, español, francés, inglés y ruso; ●
Microsoft Office 2003, with all current service packs and patches;Microsoft Office 2003, con todos los conjuntos de servicios y conexiones provisionales actualizados;
Adobe Acrobat Professional (full version) version 9, with all current service packs and patches (or some other software that creates PDF documents);● Adobe Acrobat Professional (versión completa) versión 9, con todos los conjuntos de servicios y conexiones provisionales actualizados (u otro programa informático que permita crear documentos PDF);
Current and up to date antivirus software;● Programa antivirus actualizado; ●
Current and up to date JAVA JRELenguaje de programación JAVA JRE actualizado
Current and up to date Internet Explorer Flash plugin.● Aplicación auxiliar (“plugin”) Internet Explorer Flash actualizada.
ANNEX 2ANEXO 2
STANDARD FOR INTERPRETATION BOOTHS (E/…/…)ESPECIFICACIONES PARA LAS CABINAS DE INTERPRETACIÓN (/…/I/…)
All interpretation booths, should accommodate Two/three interpreters comfortably in each booth.Cada cabina de interpretación debe disponer de espacio para que puedan ocuparla cómodamente dos ó tres intérpretes.
For the installation of mobile booths, the following measurements shall apply for a standard booth, e.g. for 3 interpreters: width 2.40 m. (1,50 m.), height: 2,00 m. (1,90 m), depth 1,60 m. (1,50).Se aplicarán las siguientes medidas para la instalación de cabinas portátiles de tamaño normal, es decir, para 3 intérpretes: ancho, 2,40 metros (1,50 metros); alto, 2,00 metros (1,90 metros); profundidad, 1,60 metros (1,50 metros).
Please note that the figures in parentheses indicate minimum requirements.Cabe señalar que las cifras entre paréntesis indican los requisitos mínimos.
Doors shall not interconnect booths through side-walls nor open inwards.Las puertas no comunicarán una cabina con otra a través de tabiques laterales ni se abrirán hacia el interior.
Each booth should have windows, and be placed to enable the interpreter to see the podium, the participants, projection screens, etc. A passage behind the booths at least 1,60 m. wide for the sole use of the interpreters should be provided.Cada cabina deberá estar dotada de ventanas y hallarse situada de forma que el intérprete pueda ver el podio, a los participantes, las pantallas de proyección, etc. Detrás de las cabinas habrá un pasillo de 1,60 metros de ancho como mínimo para uso exclusivo de los intérpretes.
Booths should have tables across the full width, total depth not less than 0.45 m. height 0.72/0.76 m from the floor.Las cabinas deberán tener una mesa que ocupe toda la anchura de la cabina, de una profundidad total no inferior a 0,45 metros y una altura de 0,72 a 0,76 metros desde el suelo.
Good lighting (at least two sources) of 100 LX and 300 LX, ventilation, and other technical equipment (microphones, controls and headphones) as well as adjustable, movable, stable chairs should be provided.Cada cabina contará con buena iluminación (dos fuentes luminosas como mínimo), de 100 LX y 300 LX, ventilación, y otros equipos técnicos (micrófonos, mandos y auriculares), así como con sillas ajustables, móviles y estables.
The booths and the wall behind them should be adequately sound insulated.Las cabinas y el tabique situado detrás de ellas deben contar con un aislamiento acústico adecuado.
Interpreters should be able to switch to 3 channels, i.e. the original channel as well as the two language channels.Los intérpretes deben tener la posibilidad de conmutar a tres canales, es decir, el canal original así como los dos canales de idiomas.
Each booth must have three independently controllable microphones.Cada cabina debe estar dotada de tres micrófonos con mando independiente.
The microphones must have a regular switch on/off button, to activate and de-activate the channel, and a “cough” button, which allows the interpreter to switch off and block the channel (i.e. without the floor being heard instead).Los micrófonos deben tener un interruptor normal de conexión y desconexión, para activar y desactivar el canal, y un botón silenciador, que permita al intérprete desconectar y bloquear el canal (es decir, sin que se escuche al orador).
Each interpreter must be able to control the incoming sound volume.Cada intérprete debe tener la posibilidad de controlar el volumen del sonido entrante.
Incoming sound should be free of noise and interference.Ese sonido entrante debe estar libre de ruidos e interferencias.
The technician must be able to adjust the outgoing sound volume as required.El técnico debe tener la posibilidad de ajustar el volumen del sonido saliente según se requiera.
The conference (sound) technician/microphone switcher booth shall be placed close to the interpreters’ booths to facilitate communication and provide a good view of the hall.La cabina del técnico de conferencia (sonido) o conmutador de micrófonos estará situada cerca de las cabinas de los intérpretes para facilitar la comunicación y ofrecer una buena visibilidad de la sala.
Telephones (with lights that blink; not bells) should be provided in at least two of the booths in each room.Deberán instalarse teléfonos (con avisadores luminosos de destellos y sin timbres) en por lo menos dos de las cabinas de cada sala.
INTERPRETATION BOOTH FRONT VIEWVISTA FRONTAL DE LA CABINA DE INTERPRETACIÓN