HONLEA LETTER OF AGREEMENT: ANNEXES I AND II_EF
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HONLEA LETTER OF AGREEMENT: ANNEXES I AND II V1386380.doc (English)HONLEA LETTER OF AGREEMENT: ANNEXES I AND II V1386381.doc (French)
Annex IANNEXE I
Twenty-third Meeting of Heads of National Drug Law Enforcement Agencies, Latin America and the CaribbeanVingt-troisième Réunion des chefs des services chargés au plan national de la lutte contre le trafic illicite des drogues, Amérique latine et Caraïbes
Quito, 30 September-4 October 2013Quito, 30 septembre-4 octobre 2013
Conference servicing requirementsMatériels et services nécessaires à la réunion
Please tick in the column next to the listed requirements if everything is available, or provide detailsVeuillez cocher la case en regard si les matériels et services nécessaires sont tous disponibles; dans le cas contraire, veuillez apporter des précisions.
RequirementsMatériels et services nécessaires
Available resourcesRessources disponibles
Main conference/meeting roomSalle de conférence principale
1 main conference room with a minimum of 2 seats at the table, per delegation, for a total of 61 delegations (the seating configuration should preferably be in a “U” shape to facilitate discussions)1 salle principale comportant au moins 2 places assises par table et par délégation, pour 61 délégations. (Disposition des tables en U de préférence, pour faciliter les débats)
Podium with 5 seats at the table, each equipped with 1 microphonePodium avec 5 places assises à table, équipée chacune d’un microphone
1 microphone at the table, per delegation1 microphone, à la table, par délégation
Three interpretation booths (Spanish/French/English). Please see annex II for further details and refer to the following ISO technical specifications also:3 cabines d’interprétation (anglais/espagnol/français); voir la fiche ci-jointe pour plus de détails (annexe II) et se reporter aux normes ISO suivantes:
ISO 2603:1998 if built-in booths;ISO 2603:1998 pour les cabines fixes;
ISO 4043:1998 if portable booths;ISO 4043:1998 pour les cabines transportables;
IEC 60914 for equipment;IEC 60914 pour le matériel;
Sound: ISO 140/IVISO 140/IV pour le son.
100 multi-channel listening devices (minimum 4 channels), to enable delegates to listen to the proceedings in their respective languages100 dispositifs d’écoute à canaux multiples (au moins 4 canaux), pour permettre aux représentants d’écouter les délibérations dans leur langue
1 table for conference officers, with 2 seats and 1 telephone for internal calls, with silent incoming call alert1 table pour les fonctionnaires des conférences, 2 places assises, avec téléphone interne silencieux
Equipment for recording the discussions in English and in the speaker’s original language, for digital recording in MP3 format (or WAV format) and storage on a CD/DVD or memory stickMatériel d’enregistrement des délibérations, Anglais et Langue originale/Orateur, numérique de préférence au format MP3 ou format WAV, avec sauvegarde sur CD/DVD ou sur clef USB
1 screen for multimedia presentations (minimum 3 x 3 m)1 écran de présentation multimédia (3 m x 3 m au moins)
1 data/video projector (minimum of 1200 ANSI lumens)1 projecteur d’images/vidéoprojecteur (1200 ANSI lumens au moins).
1 laptop or computer with Windows 7 Professional (or Enterprise/Ultimate) and Microsoft Office 2010, United States English keyboard and United States-International selected as input language for presentations1 ordinateur portable ou ordinateur de bureau exécutant Windows 7 Professional (ou Enterprise/Ultimate) et Microsoft Office 2010, clavier anglais (États-Unis) et langue de saisie sélectionnée anglais (États-Unis-international), pour les présentations
1 laser printer1 imprimante laser
1 DVD player1 lecteur DVD
1 flip chart1 tableau de conférence.
Fresh water, twice per day, for delegates and interpretersEau potable, servie deux fois par jour aux représentants et aux interprètes
Additional conference room requirements:Autres matériels et services:
Extra chairs in case of delegations overflow;Places assises pour les représentants supplémentaires;
Pads and pencils for delegates and interpretersBlocs-notes et crayons pour les représentants et les interprètes.
Other meeting roomsAutres salles de réunion
An additional meeting room with a minimum of 25 seats at the table.1 autre salle de réunion, avec au moins 25 places assises à table.
The room should have 1 computer (the same as specified above)La salle doit être équipée d’un ordinateur ayant les mêmes spécifications que celles indiquées ci-dessus.
OfficesBureaux
A total of 6 offices in the vicinity of the main conference room, as follows: 1 office for the Chairman of the Conference, equipped with 1 desk, 1 small meeting table for eight persons, 1 international telephone line, 1 computer and 1 printer 1 office for the Secretary of the Conference and the Representative of the Executive Director of UNODC, equipped with 3 desks, 1 small meeting table for eight persons, 1 international telephone line with fax, 3 computers, 3 headsets and 1 printerAu total 6 bureaux à proximité de la salle de conférence principale. 1 bureau pour le Président de la conférence, équipé de 1 table de travail, 1 petite table de réunion pour 8 personnes, 1 ligne téléphonique internationale, 1 ordinateur et 1 imprimante. 1 bureau pour le Secrétaire de la conférence et le représentant du Directeur exécutif de l’ONUDC, équipé de 3 tables de travail, 1 petite table de réunion pour 8 personnes, 1 ligne téléphonique internationale avec télécopieur, 3 ordinateurs, 3 casques d’écoute et 1 imprimante
1 office for the Secretariat, equipped with 2 desks, 1 telephone line for local calls, 2 computers with Internet access, 1 printer connected to both computers and 1 small photocopier1 bureau pour le secrétariat, équipé de 2 tables de travail, 1 ligne téléphonique locale, 2 ordinateurs avec accès Internet, 1 imprimante connectée aux 2 ordinateurs et 1 petit photocopieur
1 office for Conference Management Service staff, equipped with 2 desks, 1 international telephone line, 1 telephone line for local calls, 2 computers with Internet access, 1 printer connected to both computers and 2 headsets1 bureau pour le personnel des services de conférence, équipé de 2 tables de travail, 1 ligne téléphonique internationale, 1 ligne téléphonique locale, 2 ordinateurs avec accès Internet, 1 imprimante connectée aux 2 ordinateurs et 2 casques d’écoute
1 office for remote translation services, furnished with 1 desk and 2 tables and equipped with the following:1 bureau pour les services de traduction à distance, équipé de 1 table de travail, de 2 autres tables et du matériel suivant:
1 telephone line exclusively for international calls (voice)1 ligne téléphonique internationale spécialisée pour le téléphone;
1 fax line exclusively for international faxes1 ligne téléphonique internationale spécialisée pour le télécopieur;
1 high-speed, high-resolution fax machine (sheet-fed)1 télécopieur à haute résolution et grande vitesse (papier ordinaire);
1 personal computer connected to the Internet11 PC en réseau1;
1 keyboard with United States English layout (international configuration)1 clavier anglais (États-Unis) (paramètres internationaux);
1 CD-RW, DVD1 CD RW, DVD;
1 colour monitor1 écran couleur;
1 headset1 casque d’écoute;
1 high-quality scanner (HP-Scanjet 5550c)1 scanner de qualité (HP-SCANJET 5550-C);
1 laser printer (A4 paper)1 imprimante laser (papier A4).
Software and connections:Logiciels et connexions:
Windows 7 Professional, English versionWindows 7 Professional, version anglaise;
Microsoft Office 2010Microsoft Office 2010;
Adobe Acrobat Professional or other software for creating PDF filesAdobe Acrobat Professional ou autre logiciel de création de fichiers PDF
Antivirus program (latest version)Programme antivirus (version la plus récente);
Internet connection (broadband)Connexion Internet (haut débit).
The personal computers for the use of the Secretariat should have up-to-date features, DVD/ROM capacity, Microsoft Windows, Microsoft Office, Adobe Acrobat Reader, antivirus software, Internet Explorer and keyboards with the United States English layout.Les ordinateurs du Secrétariat doivent satisfaire aux spécifications les plus récentes: capacité DVD/ROM, Microsoft Windows, Microsoft Office, Adobe Acrobat Reader, programmes antivirus, Internet Explorer et clavier anglais (États-Unis).
All software programs should have the latest patches and should be in English.Tous les logiciels doivent comporter des correctifs patchs les plus récents et être configurés en anglais.
These specifications are the minimum requirements!Ces spécifications constituent des exigences minimales.
1 office for conference participants, equipped with two desks, 1 telephone line for local calls, 2 computers with Internet access and 1 laser printer1 bureau pour les participants à la conférence, équipé de 2 tables de travail, 1 ligne téléphonique locale, 2 ordinateurs avec accès Internet et 1 imprimante laser.
Additional office requirements:Autres matériels:
Sufficient office supplies for the use of the SecretariatQuantités suffisantes de fournitures de bureau à l’usage du Secrétariat.
Other areasAutres espaces
The reproduction area should be located in the vicinity of the distribution area and main conference room.Zone de reproduction des documents, à proximité de la zone de distribution des documents et de la salle de conférence principale.
It should be equipped with two A4 high-speed photocopiers (similar to the Canon NP 6085, with a speed of 80 copies per minute) with sorter, to handle a minimum of 20 sets, with recto-verso copying function and on-line stapling for a minimum of 50 sheets; 40 reams (packages of 500 sheets) of A4 paper; 2 tables and 1 internal telephone line.Deux photocopieurs ultrarapides A4 (CANON/NP 6085 ou équivalent, d’un débit de 80 copies par minute) avec triage pour 20 séries minimum, impression recto verso, agrafage en série de 50 feuilles minimum. 40 rames de papier A4 (paquets de 500 feuilles). Deux tables, 1 ligne téléphonique interne.
A photocopier technician should be available or on call at all times during the conference.Un technicien chargé du matériel de photocopie devrait être présent ou disponible à la demande, à tout moment pendant la conférence.
Documents distribution area with counter, 4 tables and 1 internal telephone lineZone de distribution des documents sous forme de comptoir, 4 tables, 1 ligne téléphonique interne
Interpreters’ lounge with chairs and tables to accommodate six persons, 1 telephone line for local calls, 1 desk and 1 computer with Internet accessSalon des interprètes avec chaises et tables pour 6 personnes, 1 ligne téléphonique locale. Équipement: 1 table de travail et 1 ordinateur avec accès Internet
Registration area, with two tables, 1 computer, 1 typewriter and 1 telephone line for internal callsZone d’enregistrement, avec 2 tables, 1 ordinateur, 1 machine à écrire et 1 ligne téléphonique interne
Conference identity badgesCarte d’identification donnant accès à la Conférence:
(It should be determined whether the badges will be provided by the host Government or the United Nations)(Il convient de déterminer si les cartes d’identification seront délivrées par le gouvernement hôte ou par l’Organisation des Nations Unies)
Local support staffPersonnel d’appui recruté localement
The local support staff assigned should be available for the whole period of the conference and be prepared, if required, to work early in the morning and late in the evening.Le personnel affecté à la conférence devra être disponible pendant toute la durée de la conférence et disposé à travailler tôt le matin et tard le soir.
Some of the staff may be required to start working before the opening day of the conference.Certaines personnes pourraient devoir travailler avant le jour d’ouverture.
2 bilingual secretaries (Spanish/English)2 secrétaires bilingues anglais/espagnol
2 reproduction/distribution assistants (Spanish/English)2 commis à la reproduction/distribution des documents anglais/espagnol
1 bilingual registration assistant (Spanish/English)1 commis aux enregistrements, bilingue anglais/espagnol
2 bilingual conference room assistants (Spanish/English)2 assistants des services de conférence, bilingues anglais/espagnol
2 messengers (Spanish/English)2 plantons, anglais/espagnol
1 technician for the conference room (interpretation booths, sound system and equipment for presentations)1 technicien chargé de la salle de conférence (cabines d’interprétation, système sonore et matériel pour les présentations)
1 technician for the photocopiers1 technicien chargé des photocopieurs
If possible, 6 local mobile telephones should be made available to the support staffSi possible, 6 téléphones portables avec ligne locale
Annex IIANNEXE II
SPECIFICATIONS FOR INTERPRETATION BOOTHS (Spanish/French/English)NORMES À RESPECTER POUR LES CABINES D’INTERPRÉTATION (anglais/espagnol/français)
All interpretation booths should accommodate two interpreters comfortably in each booth.Chaque cabine d’interprétation devrait pouvoir accueillir deux interprètes confortablement installés.
For the installation of mobile booths, the following measurements shall apply for a standard booth, i.e. for two interpreters: width: 1.60 m (1.50 m); height: 2.00 m (1.90 m); depth: 1.60 m (1.50 m).Dans le cas de cabines transportables, chaque cabine devrait avoir, pour deux interprètes, les dimensions standard suivantes: 1,60 m (1,50 m) de largeur, 2,00 m (1,90 m) de hauteur et 1,60 m (1,50 m) de profondeur.
Please note that the figures in parentheses indicate minimum requirements.Veuillez noter que les chiffres entre parenthèses correspondent au minimum requis.
Doors shall not interconnect booths through side-walls nor open inwards.Les portes ne devraient pas faire communiquer les cabines entre elles par leurs cloisons latérales, ni s’ouvrir vers l’intérieur.
Each booth should have windows and be placed to enable the interpreter to see the podium, the participants, projection screens, adjoining booths, etc.Chaque cabine devrait avoir des fenêtres et être placée de telle sorte que l’interprète puisse voir le podium, les participants, les écrans de projection, les cabines contiguës, etc.
A passage behind the booths at least 1.60 m wide for the sole use of the interpreters should be provided.Un passage d’au moins 1,60 m de large réservé aux seuls interprètes est à prévoir à l’arrière des cabines.
Booths should have tables across the full width, total depth not less than 0.45 m; height 0.72/0.76 m from the floor.Les cabines devraient être équipées de tables sur toute leur largeur, sur une profondeur de 0,45 m au moins, à 0,72/0,76 m du sol.
Good lighting (at least two sources) of 100 lux and 300 lux, ventilation and other technical equipment (microphones, controls and headphones) as well as adjustable, movable and stable chairs should be provided.Un bon éclairage (provenant de deux sources au moins) de 100 lx et 300 lx, un système de ventilation et du matériel technique (microphones, tableaux de commande et casques), ainsi que des chaises réglables, mobiles et stables, devraient être disponibles.
The booths and the wall behind them should be adequately sound insulated.Les cabines et le mur derrière elles devraient être correctement insonorisés.
Interpreters should be able to switch to four channels, i.e. the original channel as well as the three language channels.Les interprètes devraient pouvoir choisir entre quatre canaux, à savoir le canal d’origine et les trois canaux de langues.
Each booth must have two independently controllable microphones.Chaque cabine doit être équipée de deux microphones réglables séparément.
The microphones must have a regular switch on/off button, to activate and de-activate the channel, and a “cough” button allowing the interpreter to switch off and block the channel (i.e. without the floor being heard instead).Les microphones doivent comporter un interrupteur classique, pour activer et désactiver le canal, et un “bouton toussoir”, qui permet à l’interprète de couper et bloquer le canal (sans renvoyer sur le canal orateur).
Each interpreter must be able to control the incoming sound volume.Chaque interprète doit pouvoir régler le volume du canal d’entrée.
Incoming sound should be free of noise and interference.Le son qui en provient doit être libre de tout bruit et de toute interférence.
The technician must be able to adjust the outgoing sound volume as required.Le technicien doit pouvoir régler le volume du canal de sortie au besoin.
The conference (sound) technician/microphone switcher booth shall be placed close to the interpreters’ booths to facilitate communication and provide a good view of the room.La cabine du technicien de conférence (du son)/cabine de régie du son doit être placée à proximité des cabines des interprètes, de manière à faciliter la communication et à offrir une bonne vue de la salle.
Telephones (with lights that blink; not a ringing tone) should be provided in at least two of the booths in each room.Des téléphones (avec signal lumineux, sans sonnerie) devraient être prévus dans au moins deux cabines de chaque salle.
INTERPRETATION BOOTH, FRONT VIEWCABINE D’INTERPRÉTATION, VUE DE FACE