HONLAC-2013-Requirements_English_V1383355_EF
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HONLAC-2013-Requirements_English.doc (English)REQUIREMENTS PAPER FOR HONLEA MEETINGS V1383355.doc (French)
- 5 - 2 V.10-57590 (F) ANNEXE 1ANNEXE 1
Réunion des chefs des services chargés au plan national de la lutte contre le trafic illicite des drogues/Sous-Commission, ... région...Réunion des chefs des services chargés au plan national de la lutte contre le trafic illicite des drogues, Amérique latine et Caraïbes
Ville, dateVille, date
Matériels et services nécessaires à la réunionMatériels et services nécessaires à la réunion
Veuillez cocher la case en regard si les matériels et services nécessaires sont tous disponibles; dans le cas contraire, veuillez apporter des précisions.Veuillez cocher la case en regard si les matériels et services nécessaires sont tous disponibles; dans le cas contraire, veuillez apporter des précisions.
5 novembre 20108 mai 2013
Matériels et services nécessairesMatériels et services nécessaires
Ressources disponiblesRessources disponibles
Salle de conférence principaleSalle de conférence principale
1 salle principale comportant au moins 2 places assises par table et par délégation, pour 61 délégations.1 salle principale comportant au moins 2 places assises par table et par délégation, pour 61 délégations.
(Disposition des tables en U de préférence, pour faciliter les débats)(Disposition des tables en U de préférence, pour faciliter les débats)
À disposition 2 jours avant l’ouverture Podium avec 5 places assises à table, équipée chacune d’un microphonePodium avec 5 places assises à table, équipée chacune d’un microphone
À disposition 2 jours avant l’ouverture1 microphone, à la table, par délégation 3 cabines d’interprétation (anglais/espagnol/français); voir la fiche ci-jointe pour plus de détails (annexe 2) et se reporter aux normes ISO suivantes: ISO 2603:1998 pour les cabines fixes; ISO 4043:1998 pour les cabines transportables; IEC 60914 pour le matériel; ISO 140/IV pour le son. 100 dispositifs d’écoute à canaux multiples (au moins 4 canaux), pour permettre aux représentants d’écouter les délibérations dans leur langue 1 table pour les fonctionnaires des conférences, 2 places assises, avec téléphone interne silencieux
1 microphone, à la table, par délégation. À disposition 2 jours avant l’ouverture 3 cabines d’interprétation avec 3 consoles et 3 places assises dans chaque cabine. Chaque console devrait avoir 2 canaux de sortie (A et B). Le canal de sortie A devrait être utilisé pour l’interprétation directe et être préconfiguré par le système. Le canal de sortie B devrait être utilisé exclusivement pour l’interprétation dans une autre langue et la langue de sortie être sélectionnée par l’interprète. Chaque console devrait permettre à la fois de suivre l’orateur et d’accéder aux différents canaux de langue. Chaque cabine devrait être équipée d’un écran 17/19” pour les présentations multimédia. Voir la fiche ci-jointe pour plus de détails (annexe 2) et se reporter aux normes ISO suivantes: ISO 2603:1998 cabines d’interprétation simultanée; ISO 4043:1998 cabines d’interprétation simultanée transportables; IEC 60914: systèmes de conférence; exigences électriques et audio; ISO 140/IV: mesure de l’isolation acoustique. À disposition 2 jours avant l’ouverture 100 dispositifs d’écoute à canaux multiples (au moins 4 canaux), pour permettre aux représentants d’écouter les délibérations dans leur langue. À disposition 2 jours avant l’ouverture 1 table pour les fonctionnaires des conférences, 2 places assises, avec téléphone interne silencieux. À disposition 2 jours avant l’ouverture Matériel d’enregistrement des délibérations, Anglais et Langue originale/Orateur, enregistrement numérique sur CD audio ou, de préférence, au format MP3 sur clef USB/CD/DVD. Mécanisme de sélection du canal de sortie, ISO 4043, les deux canaux de sortie devraient pouvoir être enregistrés – 1 langue par canal. À disposition 2 jours avant l’ouvertureMatériel d’enregistrement des délibérations, avec enregistrement numérique de l’Anglais et de la Langue originale/Orateur au format MP3 (ou WAV) et sauvegarde sur CD/DVD ou sur clef USB
1 écran de présentation multimédia (3 m x 3 m au moins).1 écran de présentation multimédia (3 m x 3 m au moins)
À disposition 2 jours avant l’ouverture 1 projecteur d’images/vidéoprojecteur (2500 ANSI lumens au moins). À disposition 2 jours avant l’ouverture1 projecteur de données/vidéoprojecteur (1200 ANSI lumens au moins)
1 ordinateur pour les présentations connecté au projecteur d’images/vidéoprojecteur (voir notes ci-après sur les caractéristiques du matériel informatique). À disposition 2 jours avant l’ouverture1 ordinateur portable ou ordinateur de bureau équipé de Windows 7 Professionnel (ou Windows 7 Édition Intégrale/Édition Entreprise) et de Microsoft Office 2010, clavier anglais (États-Unis) et langue de saisie sélectionnée anglais (États-Unis-international), pour les présentations
1 imprimante laser1 imprimante laser
À disposition 2 jours avant l’ouverture 1 lecteur vidéo VHS (multisystème PAL/NTSC/SECAM). À disposition 2 jours avant l’ouverture 1 écran plat TFT 32/40” connecté au Video splitter et à l’ordinateur (portable) pour suivre les présentations du podium. À disposition 2 jours avant l’ouverture1 lecteur DVD
1 tableau de conférence avec des provisions de marqueurs couleur. À disposition 2 jours avant l’ouverture1 tableau de conférence
Eau, servie deux fois par jour aux représentants et aux interprètesEau, servie deux fois par jour aux représentants et aux interprètes
Dès le jour d’ouverture Autres matériels et services:Autres matériels et services:
Places assises pour les représentants supplémentaires.Places assises pour les représentants supplémentaires.
Blocs-notes et crayons pour les représentants et les interprètes. À disposition 2 jours avant l’ouvertureBlocs-notes et crayons pour les représentants et les interprètes
Autres salles de réunionAutres salles de réunion
1 autre salle de réunion, avec au moins 25 places assises à table.1 autre salle de réunion, avec au moins 25 places assises à table.
La salle doit être équipée d’un ordinateur. À disposition 1 jour avant l’ouvertureLa salle doit être équipée d’un ordinateur répondant aux critères énoncés ci-dessus.
BureauxBureaux
Au total 6 bureaux à proximité de la salle de conférence principale.Au total 6 bureaux à proximité de la salle de conférence principale
1 bureau pour le Président de la conférence, équipé de 1 table de travail, 1 petite table de réunion pour 8 personnes, 1 ligne téléphonique internationale, 1 ordinateur avec casque d’écoute et 1 imprimante (voir notes ci après sur les caractéristiques du matériel informatique).1 bureau pour le Président de la conférence, équipé de 1 table de travail, 1 petite table de réunion pour huit personnes, 1 ligne téléphonique internationale, 1 ordinateur et 1 imprimante
À disposition 2 jours avant l’ouverture 1 bureau pour le Secrétaire de la conférence et le représentant du Directeur exécutif de l’UNODC, équipé de 3 tables de travail, 1 petite table de réunion pour 8 personnes, 1 ligne téléphonique internationale avec télécopieur, 3 ordinateurs avec 3 casques d’écoute et 1 imprimante (voir notes ci-après sur les caractéristiques du matériel informatique). À disposition 3 jours avant l’ouverture1 bureau pour le Secrétaire de la conférence et le représentant du Directeur exécutif de l’ONUDC, équipé de 3 tables de travail, 1 petite table de réunion pour huit personnes, 1 ligne téléphonique internationale avec télécopieur, 3 ordinateurs, 3 casques d’écoute et 1 imprimante
1 bureau pour le secrétariat, équipé de 3 tables de travail, 1 ligne téléphonique locale, 3 ordinateurs, 1 imprimante (voir notes ci-après sur les caractéristiques du matériel informatique). 1 petit photocopieur. À disposition 2 jours avant l’ouverture1 bureau pour le secrétariat, équipé de 2 tables de travail, 1 ligne téléphonique locale, 2 ordinateurs avec accès Internet, 1 imprimante connectée aux deux ordinateurs et 1 petit photocopieur
1 bureau pour le personnel des services de conférence, équipé de 2 tables de travail, 1 ligne téléphonique internationale, 1 ligne téléphonique locale, 2 ordinateurs, 1 imprimante et 2 casques d’écoute (voir notes ci-après sur les caractéristiques du matériel informatique).1 bureau pour le personnel des services de conférence, équipé de 2 tables de travail, 1 ligne téléphonique internationale, 1 ligne téléphonique locale, 2 ordinateurs avec accès Internet, 1 imprimante connectée aux deux ordinateurs et 2 casques d’écoute
À disposition 3 jours avant l’ouverture1 bureau pour les services de traduction à distance, équipé de 1 table de travail, de 2 autres tables et du matériel suivant:
1 bureau pour les services de traduction à distance, équipé de 1 table de travail, de 2 autres tables et du matériel suivant:1 ligne téléphonique internationale dédiée, pour le téléphone;
1 ligne téléphonique internationale spécialisée pour le téléphone;1 ligne téléphonique internationale dédiée, pour le télécopieur;
1 ligne téléphonique internationale spécialisée pour le télécopieur;1 télécopieur à haute résolution et grande vitesse (alimentation par feuilles);
1 télécopieur à haute résolution et grande vitesse (papier ordinaire);1 PC en réseau1;
1 PC (voir notes ci-après sur les caractéristiques du matériel informatique);1 clavier anglais (États-Unis) (paramètres internationaux); 1 lecteur CD-RW/DVD; 1 écran couleur;
1 casque d’écoute;1 casque d’écoute;
1 scanner de qualité;1 scanneur de haute qualité (HP-SCANJET 5550-C);
1 modem (en cas de panne Internet);1 imprimante laser (papier A4).
1 imprimante.Logiciels et connexions:
À disposition 3 jours avant l’ouvertureWindows 7 Professionnel, version anglaise; Microsoft Office 2010; Adobe Acrobat Professionnel ou autre logiciel de création de fichiers PDF; Programme antivirus (version la plus récente); Connexion Internet (large bande). Ordinateur conforme aux spécifications actuelles: lecteur DVD-ROM, Microsoft Windows, Microsoft Office, Adobe Acrobat Reader, programme antivirus, Internet Explorer, clavier anglais (États-Unis) à l’usage du secrétariat. Tous les logiciels doivent inclure les correctifs (patchs) les plus récents et être en anglais. Veuillez noter que ces spécifications correspondent au minimum requis.
1 bureau pour les participants à la conférence, équipé de 2 tables de travail, 1 ligne téléphonique locale, 2 ordinateurs, 1 imprimante (voir notes ci-après sur les caractéristiques du matériel informatique). À disposition 1 jour avant l’ouverture1 bureau pour les participants à la conférence, équipé de 2 tables de travail, 1 ligne téléphonique locale, 2 ordinateurs avec accès Internet et 1 imprimante laser
Autres matériels:Autres matériels:
Quantités suffisantes de fournitures de bureau à l’usage du secrétariat. À disposition 3 jours avant l’ouvertureQuantités suffisantes de fournitures de bureau à l’usage du secrétariat
Autres espacesAutres espaces
Zone de reproduction des documents, à proximité de la zone de distribution des documents et de la salle de conférence principale.Zone de reproduction des documents, à proximité de la zone de distribution des documents et de la salle de conférence principale.
Deux photocopieurs ultrarapides A4 (CANON 8085 ou équivalent, d’un débit de 85 copies par minute) avec triage pour 20 séries minimum, impression recto verso, agrafage en série de 50 feuilles minimum.Deux photocopieurs ultrarapides A4 (CANON/NP 6085 ou équivalent, d’un débit de 80 copies par minute) avec triage pour 20 séries minimum, impression recto-verso, agrafage en série de 50 feuilles minimum.
40 rames de papier A4 (paquets de 500 feuilles).40 rames de papier A4 (paquets de 500 feuilles).
Trois grandes tables, 1 ligne téléphonique interne.Deux tables, 1 ligne téléphonique interne.
Un technicien chargé du matériel de photocopie devrait être présent ou disponible à la demande, à tout moment pendant la conférence.Un technicien chargé du matériel de photocopie devrait être présent ou disponible à la demande, à tout moment pendant la conférence.
À disposition 3 jours avant l’ouverture Zone de distribution des documents sous forme de comptoir, 4 tables ou 60 casiers individuels (si possible), 1 ligne téléphonique interne. À disposition 1 jour avant l’ouvertureZone de distribution des documents sous forme de comptoir, 4 tables, 1 ligne téléphonique interne
Salon des interprètes avec chaises et tables pour 6 personnes, 1 ligne téléphonique locale.Salon des interprètes avec chaises et tables pour 6 personnes, 1 ligne téléphonique locale.
Équipement: 1 table de travail, 1 ordinateur, 1 casque d’écoute et 1 imprimante (voir notes ci-après sur les caractéristiques du matériel informatique).Équipement: 1 table de travail et 1 ordinateur avec accès Internet
À disposition 1 jour avant l’ouverture Zone d’enregistrement, avec 2 tables, 1 machine à écrire et 1 ligne téléphonique interne. À disposition 1 jour avant l’ouvertureZone d’enregistrement, avec 2 tables, 1 ordinateur, 1 machine à écrire et 1 ligne téléphonique interne
Carte d’identification à codage couleur:Carte d’identification à codage couleur:
Rouge – Représentants des paysRouge – Représentants des pays
Bleu – Organismes des Nations Unies et organisations intergouvernementalesBleu – Organismes des Nations Unies et organisations intergouvernementales
Jaune – Organisations non gouvernementalesJaune – Organisations non gouvernementales
Vert – PresseVert – Presse
Gris – Personnel d’appui recruté localementGris – Personnel d’appui recruté localement
(Le pays hôte fournira-t-il les cartes ou l’Organisation doit-elle s’en charger?)(Le pays hôte fournira-t-il les cartes ou l’Organisation doit-elle s’en charger?)
À disposition 2 jours avant l’ouverture Personnel d’appui recruté localementPersonnel d’appui recruté localement
Le personnel affecté à la conférence devra être disponible pendant toute la durée de la conférence et disposé à travailler tôt le matin et tard le soir.Le personnel affecté à la conférence devra être disponible pendant toute la durée de la conférence et disposé à travailler tôt le matin et tard le soir.
Certaines personnes pourraient devoir travailler avant le jour d’ouverture.Certaines personnes pourraient devoir travailler avant le jour d’ouverture.
2 secrétaires bilingues anglais/...2 secrétaires bilingues anglais/espagnol
4 commis à la reproduction/distribution des documents anglais/...2 commis à la reproduction/distribution des documents anglais/espagnol
1 commis aux enregistrements, bilingue anglais/...1 commis aux enregistrements, bilingue anglais/espagnol
2 assistants des services de conférence, bilingues anglais/...2 assistants des services de conférence, bilingues anglais/espagnol
2 plantons, anglais/...2 plantons, anglais/espagnol
1 technicien bilingue anglais/...1 technicien chargé de la salle de conférence (cabines d’interprétation, système sonore et matériel pour les présentations)
chargé de la salle de conférence (cabines d’interprétation, système sonore et matériel pour les présentations) 1 technicien bilingue anglais/... chargé des photocopieurs1 technicien chargé des photocopieurs
Si possible, 6 téléphones portables avec ligne localeSi possible, 6 téléphones portables avec ligne locale
Caractéristiques du matériel informatiqueANNEXE 2 (dernière mise à jour: février 2009)
1. LAN/WAN: Réseau local câblé requis (≥100 Mbps) pour tous les ordinateurs et imprimantes.NORMES À RESPECTER POUR LES CABINES D’INTERPRÉTATION (anglais/espagnol/français)
Celui-ci doit être connecté à Internet (≥2 Mbps).Chaque cabine d’interprétation devrait pouvoir accueillir deux interprètes confortablement installés.
2. Imprimantes: Sauf instructions contraires, toutes les imprimantes doivent être des imprimantes laser de préférence connectées directement au réseau (pas partagées entre ordinateurs). 3. Tous les ordinateurs (portables ou de bureau) doivent avoir accès à Internet et posséder au minimum les caractéristiques suivantes: Mémoire vive: 2 Go; Disque dur: 100 Go; Clavier anglais (États-Unis) et souris; Lecteur DVD avec logiciel de lecture; Microsoft Windows XP Professional – version anglaise, avec tous les mises à jour et rectificatifs actuels et avec les modules anglais, arabe, chinois, espagnol, français et russe installés; Microsoft Office 2003 avec tous les mises à jour et correctifs actuels; Adobe Acrobat Professional (version pleine), version 9, avec tous les mises à jour et rectificatifs actuels (ou autre logiciel permettant de créer des documents PDF); Logiciel antivirus actuel; JAVA JRE actuel; Flash-plugin Internet Explorer actuel. ANNEXE 2 NORMES À RESPECTER POUR LES CABINES D’INTERPRÉTATION (anglais/.../...) Chaque cabine d’interprétation devrait pouvoir accueillir deux ou trois interprètes confortablement installés. Dans le cas de cabines transportables, chaque cabine devrait avoir, pour trois interprètes, les dimensions standard suivantes: 2,40 m (1,50 m) de largeur, 2,00 m (1,90 m) de hauteur et 1,60 m (1,50 m) de profondeur.Dans le cas de cabines transportables, chaque cabine devrait avoir, pour deux interprètes, les dimensions standard suivantes: 1,60 m (1,50 m) de largeur, 2,00 m (1,90 m) de hauteur et 1,60 m (1,50 m) de profondeur.
Veuillez noter que les chiffres entre parenthèses correspondent au minimum requis.Veuillez noter que les chiffres entre parenthèses correspondent au minimum requis.
Les portes ne devraient pas faire communiquer les cabines entre elles par leurs cloisons latérales, ni s’ouvrir vers l’intérieur.Les portes ne devraient pas faire communiquer les cabines entre elles par leurs cloisons latérales, ni s’ouvrir vers l’intérieur.
Chaque cabine devrait avoir des fenêtres et être placée de telle sorte que l’interprète puisse voir le podium, les participants, les écrans de projection, etc.Chaque cabine devrait avoir des fenêtres et être placée de telle sorte que l’interprète puisse voir le podium, les participants, les écrans de projection, les cabines voisines, etc.
Un passage d’au moins 1,60 m de large réservé aux seuls interprètes est à prévoir à l’arrière des cabines.Un passage d’au moins 1,60 m de large réservé aux seuls interprètes est à prévoir à l’arrière des cabines.
Les cabines devraient être équipées de tables sur toute leur largeur, sur une profondeur de 0,45 m au moins, à 0,72/0,76 m du sol.Les cabines devraient être équipées de tables sur toute leur largeur, sur une profondeur de 0,45 m au moins, à 0,72/0,76 m du sol.
Un bon éclairage (provenant de deux sources au moins) de 100 lx et 300 lx, un système de ventilation et du matériel technique (microphones, tableaux de commande et casques), ainsi que des chaises réglables, mobiles et stables, devraient être disponibles.Un bon éclairage (provenant de deux sources au moins) de 100 lx et 300 lx, un système de ventilation et du matériel technique (microphones, tableaux de commande et casques), ainsi que des chaises réglables, mobiles et stables, devraient être disponibles.
Les cabines et le mur derrière elles devraient être correctement insonorisés.Les cabines et le mur derrière elles devraient être correctement insonorisés.
Les interprètes devraient pouvoir choisir entre trois canaux, à savoir le canal d’origine et les deux canaux de langues.Les interprètes devraient pouvoir choisir entre quatre canaux, à savoir le canal d’origine et les trois canaux de langues.
Chaque cabine doit être équipée de trois microphones réglables séparément.Chaque cabine doit être équipée de deux microphones réglables séparément.
Les microphones doivent comporter un interrupteur classique, pour activer et désactiver le canal, et un “bouton toussoir”, qui permet à l’interprète de couper et bloquer le canal (sans renvoyer sur le canal orateur).Les microphones doivent comporter un interrupteur classique, pour activer et désactiver le canal, et un “bouton toussoir”, qui permet à l’interprète de couper et bloquer le canal (sans renvoyer sur le canal orateur).
Chaque interprète doit pouvoir régler le volume du canal d’entrée.Chaque interprète doit pouvoir régler le volume du canal d’entrée.
Le son qui en provient doit être libre de tout bruit et de toute interférence.Le son qui en provient doit être libre de tout bruit et de toute interférence.
Le technicien doit pouvoir régler le volume du canal de sortie au besoin.Le technicien doit pouvoir régler le volume du canal de sortie au besoin.
La cabine du technicien de conférence (du son)/cabine de régie du son doit être placée à proximité des cabines des interprètes, de manière à faciliter la communication et à offrir une bonne vue de la salle.La cabine du technicien de conférence (du son)/cabine de régie du son doit être placée à proximité des cabines des interprètes, de manière à faciliter la communication et à offrir une bonne vue de la salle.
Des téléphones (avec signal lumineux, sans sonnerie) devraient être prévus dans au moins deux cabines de chaque salle.Des téléphones (avec signal lumineux, sans sonnerie) devraient être prévus dans au moins deux cabines de chaque salle.
Cabine d’interprétation, vue de face CABINE D’INTERPRÉTATION, VUE DE FACECABINE D’INTERPRÉTATION, VUE DE FACE
CABINE D’INTERPRÉTATION, VUE DE FACE