HONLAC-2013-Requirements_English_V1383356_ES
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HONLAC-2013-Requirements_English.doc (English)REQUIREMENTS PAPER FOR HONLEA MEETINGS V1383356.doc (Spanish)
ANEXO 1Anexo 1
Reunión de Jefes de los Organismos Nacionales Encargados de Combatir el Tráfico Ilícito de Drogas/Subcomisión, ...Región.........Reunión de Jefes de los Organismos Nacionales Encargados de Combatir el Tráfico Ilícito de Drogas, América Latina y el Caribe
Ciudad, fechaCiudad, fecha
Necesidades en materia de servicios de conferenciasNecesidades de servicios de conferencias
Sírvase marcar la columna correspondiente a las necesidades enumeradas si se dispone de todos los recursos solicitados, o facilite información detallada.Sírvase marcar la columna correspondiente a las necesidades que se relacionan si se dispone de todo lo mencionado, o facilite información detallada.
5 de noviembre de 20108 de mayo de 2013
NecesidadesNecesidades
Plazo de disponibilidadRecursos disponibles
Sala principal de conferencias o reunionesSala principal de conferencias/reuniones
1 sala principal de conferencias con un mínimo de 2 asientos en la mesa por delegación, para un total de 61 delegaciones (de preferencia en forma de U para facilitar los debates).1 sala principal de conferencias con un mínimo de 2 asientos en la mesa por delegación, para un total de 61 delegaciones (preferentemente en forma de U para facilitar los debates)
Dos días antes de la aperturaPodio con 5 asientos en la mesa, cada uno dotado de un micrófono
Podio con 5 asientos en la mesa, cada uno provisto de un micrófono.1 micrófono, en la mesa, por delegación
Dos días antes de la apertura3 cabinas de interpretación (español/francés/inglés), véanse más detalles en la página adjunta (anexo 2) y remítase a las siguientes especificaciones técnicas de la Organización Internacional de Normalización:
1 micrófono, en la mesa, por delegación.ISO 2603: 1998, en caso de cabinas fijas;
Dos días antes de la aperturaISO 4043: 1998, en caso de cabinas portátiles;
3 cabinas de interpretación con 3 consolas y 3 asientos en cada cabina.CEI 60914, relativa al equipo;
Cada consola debe disponer de 2 canales para los idiomas de salida (A y B).Sonido: ISO 140/IV
El canal de salida A debe utilizarse para la interpretación directa y ajustarse para ello en el sistema.100 audífonos de canales múltiples (4 canales como mínimo) que permitan a los delegados escuchar las deliberaciones en sus respectivos idiomas
El canal de salida B debe utilizarse exclusivamente para la interpretación a otro idioma, y el intérprete debe tener la posibilidad de seleccionar el canal de salida correspondiente.1 mesa para oficiales de conferencias, con 2 asientos y teléfono para llamadas internas dotado de aviso de llamada silencioso
Cada consola debe disponer de un mando que permita seleccionar el canal del orador y el de todos los idiomas que se desee escuchar. Cada cabina de interpretación debe estar dotada de una pantalla de visualización previa de entre 17” y 19”, que permita seguir las presentaciones multimedia. Los pormenores figuran en la página adjunta (anexo 2); sírvase remitirse a las siguientes especificaciones de la Organización Internacional de Normalización (ISO): ISO 2603:1998, en el caso de las cabinas para interpretación simultánea; ISO 4043:1998, en el caso de las cabinas portátiles para interpretación simultánea; CEI 60914: Sistemas para conferencias; necesidades en materia de sistemas eléctricos y de audio; ISO 140/IV: Acústica -- Medición del aislamiento acústico Dos días antes de la apertura 100 juegos de auriculares de canales múltiples (4 canales como mínimo), que permitan a los delegados escuchar las deliberaciones en sus respectivos idiomas. Dos días antes de la apertura 1 mesa para oficiales de conferencias, con 2 asientos y un teléfono para llamadas internas dotado de aviso de llamada silencioso. Dos días antes de la apertura Equipo de grabación de las deliberaciones, en inglés y en el idioma original del orador, para grabación digital en CD de audio o preferentemente en formato MP3 en una unidad de memoria USB, en CD o en DVD. Dispositivo de selección de canales de salida, ISO 4043; ambos canales de salida deben dar la posibilidad de grabar un idioma por canal. Dos días antes de la apertura 1 pantalla para ponencias multimedia (3m por 3m como mínimo). Dos días antes de la apertura 1 proyector de datos y de vídeo (2500 lúmenes ANSI como mínimo). Dos días antes de la aperturaEquipo de grabación de las deliberaciones en inglés y en el idioma original del orador para grabación digital en formato MP3 (o formato WAV) y guardada en CD/DVD o en un lápiz de memoria
1 computadora para las presentaciones, conectada al proyector de datos y de vídeo (véanse las notas que figuran infra sobre las necesidades en materia de tecnología de la información).1 pantalla para exposiciones multimedia (mínimo de 3x3 m)
Dos días antes de la apertura 1 impresora láser. Dos días antes de la apertura1 proyector de datos/vídeo (1200 lúmenes ANSI como mínimo)
1 reproductor de vídeo VHS (multisistema PAL/NTSC/SECAM).1 computadora portátil o de escritorio con Windows 7 Professional (o Enterprise/Ultimate) y Microsoft Office 2010, teclado inglés de los EE.UU. e idioma de entrada seleccionado EE.UU. internacional, para exposiciones
Dos días antes de la apertura1 impresora láser
1 pantalla plana TFT de 32” a 40”, conectada a un separador de vídeo y a la computadora de escritorio o portátil, para seguir las presentaciones desde el podio.1 reproductor de DVD
Dos días antes de la apertura1 rotafolio
1 rotafolio y un juego de rotuladores de varios colores.Agua potable, dos veces al día, para delegados e intérpretes
Dos días antes de la aperturaOtras necesidades de sala de conferencias:
Agua potable, dos veces al día, para delegados e intérpretes.Más sillas en caso de que el número de delegados exceda del previsto
El día de la apertura Otras necesidades en materia de las salas de conferencias: Más sillas, en caso de que el número de delegados supere el previsto. Libretas de apuntes y bolígrafos para delegados e intérpretes. Dos días antes de la aperturaBloc de notas y lápices para delegados e intérpretes
Otras salas de reunionesOtras salas de reuniones
Otra sala de reuniones, con un mínimo de 25 asientos en la mesa. Esa sala deberá estar dotada de una computadora. Un día antes de la aperturaOtra sala de reuniones, con un mínimo de 25 asientos en la mesa. La sala deberá estar dotada de 1 computadora (como la que se especifica líneas arriba)
OficinasOficinas
Un total de 6 oficinas próximas a la sala principal de conferencias.Un total de 6 oficinas próximas a la sala principal de conferencias.
1 oficina para el Presidente de la Conferencia, dotada de 1 escritorio, 1 pequeña mesa de reuniones para ocho personas, 1 línea de teléfono para llamadas internacionales, 1 computadora con juego de auriculares y 1 impresora (véanse las notas que figuran infra sobre las necesidades en materia de tecnología de la información).1 oficina para el Presidente de la Conferencia, dotada de 1 escritorio, 1 pequeña mesa de reuniones para ocho personas, 1 línea de teléfono para llamadas internacionales, 1 computadora y 1 impresora.
Dos días antes de la apertura 1 oficina para el Secretario de la Conferencia y el Representante del Director Ejecutivo de la UNODC, dotada de 3 escritorios, 1 pequeña mesa de reuniones para ocho personas, 1 línea de teléfono para llamadas internacionales con máquina de fax, 3 computadoras con 3 juegos de auriculares y 1 impresora (véanse las notas que figuran infra sobre los requisitos en materia de tecnología de la información).1 oficina para el Secretario de la Conferencia y el Representante del Director Ejecutivo de la UNODC, dotada de 3 escritorios, 1 pequeña mesa de reuniones para ocho personas, 1 línea de teléfono para llamadas internacionales con fax, 3 computadoras, 3 juegos de auriculares y 1 impresora
Tres días antes de la apertura1 oficina para la Secretaría, dotada de 2 escritorios, 1 línea de teléfono para llamadas locales, 2 computadoras con acceso a Internet, 1 impresora conectada a ambas computadoras; 1 pequeña fotocopiadora
1 oficina para la Secretaría, dotada de 3 escritorios, 1 línea de teléfono para llamadas locales, 3 computadoras, 1 impresora (véanse las notas que figuran infra sobre las necesidades en materia de tecnología de la información) y 1 pequeña fotocopiadora.1 oficina para el personal de servicios de conferencias, dotada de 2 escritorios, 1 línea de teléfono para llamadas internacionales, 1 línea de teléfono para llamadas locales, 2 computadoras con acceso a Internet, 1 impresora conectada a ambas computadoras y 2 juegos de auriculares
Dos días antes de la apertura 1 oficina para el personal de servicios de conferencias, dotada de 2 escritorios, 1 línea de teléfono para llamadas internacionales, 1 línea de teléfono para llamadas locales, 2 computadoras, 1 impresora y 2 juegos de auriculares (véanse las notas que figuran infra sobre las necesidades en materia de tecnología de la información).1 oficina para los servicios de traducción a distancia, amueblada con 1 escritorio y 2 mesas y dotada de:
Tres días antes de la apertura1 línea de teléfono exclusiva para llamadas internacionales (telefonía de voz) 1 línea de fax exclusiva para transmisiones internacionales 1 máquina de fax de alta velocidad y gran resolución (de papel corriente) 1 computadora personal conectada a la red1 1 teclado inglés de los EE.UU. (configuración internacional)
1 oficina para los servicios de traducción a distancia, dotada de 1 escritorio y 2 mesas, y equipada con:1 CD RW, DVD
1 línea de teléfono exclusiva para llamadas internacionales (telefonía de voz),1 monitor en color
1 línea de fax exclusiva para transmisiones internacionales,1 juego de auriculares
1 máquina de fax de gran resolución y alta velocidad (de papel corriente),1 escáner de gran calidad (HP-SCANJET 5550-C)
1 computadora personal (véanse las notas que figuran infra sobre las necesidades en materia de tecnología de la información),1 impresora láser (papel A4)
1 juego de auriculares,Programas informáticos y conexiones:
1 escaneador de gran calidad,Windows 7 Professional, versión en inglés
1 módem (de reserva, en caso de avería del acceso a Internet),Microsoft Office 2010
1 impresora.Adobe Acrobat Professional u otro programa informático para crear archivos PDF
Tres días antes de la aperturaPrograma antivirus (versión más reciente) Conexión con Internet (banda ancha) Las computadoras personales para uso de la Secretaría deberán estar dotadas de las especificaciones actuales, capacidad DVD/ROM, Microsoft Windows, Microsoft Office, Adobe Acrobat Reader, programas informáticos antivirus, Internet Explorer y teclado inglés de los EE.UU. Todos los programas informáticos deberán contar con los parches más recientes y deberán estar en inglés. ¡Estas especificaciones constituyen los requisitos mínimos!
1 oficina para los participantes en la Conferencia, dotada de 2 escritorios, 1 línea de teléfono para llamadas locales, 2 computadoras y 1 impresora (véanse las notas que figuran infra sobre las necesidades en materia de tecnología de la información). Un día antes de la apertura1 Oficina para los participantes en la Conferencia, dotada de 2 escritorios, 1 línea de teléfono para llamadas locales, 2 computadoras con acceso a Internet y 1 impresora láser
Otras necesidades de oficina:Otras necesidades de oficina:
Suficiente material de oficina a disposición de la Secretaría. Tres días antes de la aperturaSuficiente material de oficina a disposición de la Secretaría
Otras áreasOtras áreas
El área de reprodución debe estar situada cerca del área de distribución y de la sala principal de conferencias.El área de reproducción deberá estar situada cerca del área de distribución y de la sala principal de conferencias.
Debe contar con 2 fotocopiadoras de alta velocidad para hojas de tamaño A4 (similares a la Canon 8085 y con una velocidad de 85 copias por minuto) dotadas de clasificador para un mínimo de 20 juegos funciones de copia duplex y engrapado en línea de un mínimo de 50 hojas;Deberá contar con dos fotocopiadoras de alta velocidad A4 (similares a la CANON/NP 6085, con una velocidad de 80 copias por minuto) con clasificador para un mínimo de 20 juegos, función de copia recto/verso y engrapado en línea de un mínimo de 50 hojas;
para ellas se debe disponer de 40 resmas (paquetes de 500 hojas) de papel A4.40 resmas (paquetes de 500 hojas) de papel A4, dos mesas y 1 línea de teléfono para llamadas internas.
Además, se deben instalar 3 mesas grandes y 1 línea de teléfono para llamadas internas.Durante la conferencia un técnico especializado en fotocopiadoras deberá estar siempre disponible o de guardia Área de distribución de documentos con mostrador, 4 mesas y 1 línea de teléfono para llamadas internas Salón para los intérpretes, con sillas y mesas para 6 personas y 1 línea de teléfono para llamadas locales.
Durante la conferencia deberá estar siempre disponible o de guardia un técnico de fotocopiadoras.Dotado de 1 escritorio y 1 computadora con acceso a Internet
Tres días antes de la aperturaÁrea de inscripción, con 2 mesas, 1 computadora, 1 máquina de escribir y 1 línea de teléfono para llamadas internas
Área de distribución de documentos con mostrador, 4 mesas, 60 casilleros (de ser posible) y 1 línea de teléfono para llamadas internas.Pases de identificación de la conferencia con código de colores:
Un día antes de la aperturaRojo: delegados de los países
Salón para los intérpretes, con sillas y mesas para 6 personas y 1 línea de teléfono para llamadas locales, dotado de 1 escritorio, 1 computadora, 1 juego de auriculares y 1 impresora (véanse las notas que figuran infra sobre las necesidades en materia de tecnología de la información).Azul: organizaciones de las Naciones Unidas y organizaciones intergubernamentales
Un día antes de la aperturaAmarillo: organizaciones no gubernamentales
Área de inscripción, con 2 mesas, 1 máquina de escribir y 1 línea de teléfono para llamadas internas.Verde: prensa
Un día antes de la aperturaGris: personal auxiliar de contratación local
Pases de identificación de la Conferencia con los siguientes códigos de colores: Rojo: delegados de los países; Azul: organizaciones de las Naciones Unidas y organizaciones intergubernamentales; Amarillo: organizaciones no gubernamentales; Verde: prensa; Gris: personal auxiliar de contratación local. (Deberá determinarse si los pases serán suministrados por el Gobierno anfitrión o por las Naciones Unidas) Dos días antes de la apertura(Deberá definirse si los pases serán suministrados por el gobierno anfitrión o las Naciones Unidas)
Personal auxiliar de contratación localPersonal auxiliar de contratación local
El personal asignado deberá estar disponible durante todo el período que dure la Conferencia y estar dispuesto a trabajar temprano por la mañana y tarde por la noche.El personal asignado deberá estar disponible durante todo el período que dure la conferencia y estar dispuesto a trabajar temprano por la mañana y tarde por la noche.
Es posible que una parte de ese personal deba comenzar a trabajar antes del día de apertura.Es posible que una parte de ese personal deba comenzar a trabajar antes del día de apertura
2 secretarias bilingües, .../I/...2 secretarios bilingües, español/inglés
4 auxiliares de reproducción y distribución bilingües, .../I/...2 auxiliares de reproducción/distribución, español/inglés
1 auxiliar de inscripción bilingüe, .../I/...1 auxiliar de inscripción bilingüe, español/inglés
2 auxiliares de sala de conferencias bilingües, .../I/...2 auxiliares de sala de conferencias bilingües, español/inglés
2 mensajeros, .../I/...2 mensajeros, español/inglés
1 técnico bilingüe, .../I/..., encargado de la sala de conferencias (cabinas de interpretación, sistema de sonido y equipo para las presentaciones)1 técnico encargado de la sala de conferencias (cabinas de interpretación, sistema de sonido y equipo para las exposiciones)
1 técnico bilingüe, .../I/..., encargado de las fotocopiadoras1 técnico encargado de las fotocopiadoras
De ser posible, se deberían poner a disposición del personal auxiliar 6 teléfonos celulares localesDe ser posible, se deberían poner a disposición del personal auxiliar 6 teléfonos celulares locales
Necesidades en materia de tecnología de la informaciónANEXO 2 (actualizado por última vez en febrero de 2009)
Red de área local/red de área extendida (LAN-WAN):ESPECIFICACIONES PARA CABINAS DE INTERPRETACIÓN (español/francés/inglés)
● Para todas las computadoras e impresoras se requiere una red de área local (LAN) alámbrica (≥100 Mbps). Esa LAN debe tener acceso a Internet (≥2Mbps).Todas las cabinas de interpretación deben poder alojar a dos intérpretes cómodamente en cada cabina. Para la instalación de cabinas portátiles, se aplicarán las siguientes medidas para una cabina normal, es decir, para 2 intérpretes: anchura, 1,60 metros (1,50 metros); altura, 2,00 metros (1,90 metros); profundidad, 1,60 metros (1,50 metros). Cabe señalar que las cifras que figuran entre paréntesis indican los requisitos mínimos. Las puertas no comunicarán una cabina con otra a través de tabiques laterales ni se abrirán hacia el interior. Cada cabina deberá estar dotada de ventanas y estar situada de forma que el intérprete pueda ver el podio, a los participantes, las pantallas de proyección, las cabinas contiguas, etc. Detrás de las cabinas habrá un pasillo de 1,60 metros de ancho como mínimo para uso exclusivo de los intérpretes. Las cabinas deberán tener una mesa que ocupe toda la anchura de la cabina, de una profundidad total no inferior a 0,45 metros y una altura de 0,72/0,76 metros desde el suelo. Cada cabina contará con un buen alumbrado (dos fuentes luminosas como mínimo) de 100 LX y 300 LX, ventilación, y demás equipo técnico (micrófonos, mandos y cascos de escucha) así como sillas ajustables, móviles y estables. Las cabinas y el tabique situado detrás de ellas deben contar con un aislamiento acústico adecuado.
Impresoras:Los intérpretes deben poder conmutar a cuatro canales, es decir, el canal original así como los tres canales de idiomas. Cada cabina debe estar dotada de dos micrófonos con mando independiente. Los micrófonos deben tener un interruptor normal de conexión y desconexión, para activar y desactivar el canal, y un botón silenciador, que permita al intérprete desconectar y bloquear el canal (es decir, sin que se escuche al orador). Cada intérprete debe poder controlar el volumen del sonido entrante. El sonido entrante debe estar libre de ruidos e interferencias.
● A menos que se indique otra cosa, todas las impresoras deben ser láser, y de preferencia estar conectadas directamente a la red (y separadas de las computadoras personales).El técnico debe poder ajustar el volumen del sonido saliente según sea necesario.
Todas las computadoras (portátiles y de escritorio) deben tener acceso a Internet, con la siguiente configuración mínima del equipo físico y los programas informáticos:La cabina del técnico de conferencia (sonido)/conmutador de micrófonos estará situada cerca de las cabinas de los intérpretes para facilitar la comunicación y ofrecer una buena visibilidad de la sala.
● RAM de 2 GB; ● Unidad de disco duro con capacidad de 100 GB; ● Teclado inglés de los EE.UU. y ratón; ● Unidad de DVD, con programa informático de reproducción de DVD; ● Sistema operativo Microsoft Windows XP Professional, versión en inglés, con todos los conjuntos de servicios (“service packs”) y conexiones provisionales (“patches”), así como con módulos de idiomas árabe, chino, español, francés, inglés y ruso; ● Microsoft Office 2003, con todos los conjuntos de servicios y conexiones provisionales actualizados; ● Adobe Acrobat Professional (versión completa) versión 9, con todos los conjuntos de servicios y conexiones provisionales actualizados (u otro programa informático que permita crear documentos PDF); ● Programa antivirus actualizado; ● Lenguaje de programación JAVA JRE actualizado ● Aplicación auxiliar (“plugin”) Internet Explorer Flash actualizada. ANEXO 2 ESPECIFICACIONES PARA LAS CABINAS DE INTERPRETACIÓN (/.../I/...) Cada cabina de interpretación debe disponer de espacio para que puedan ocuparla cómodamente dos ó tres intérpretes. Se aplicarán las siguientes medidas para la instalación de cabinas portátiles de tamaño normal, es decir, para 3 intérpretes: ancho, 2,40 metros (1,50 metros); alto, 2,00 metros (1,90 metros); profundidad, 1,60 metros (1,50 metros). Cabe señalar que las cifras entre paréntesis indican los requisitos mínimos. Las puertas no comunicarán una cabina con otra a través de tabiques laterales ni se abrirán hacia el interior. Cada cabina deberá estar dotada de ventanas y hallarse situada de forma que el intérprete pueda ver el podio, a los participantes, las pantallas de proyección, etc. Detrás de las cabinas habrá un pasillo de 1,60 metros de ancho como mínimo para uso exclusivo de los intérpretes. Las cabinas deberán tener una mesa que ocupe toda la anchura de la cabina, de una profundidad total no inferior a 0,45 metros y una altura de 0,72 a 0,76 metros desde el suelo. Cada cabina contará con buena iluminación (dos fuentes luminosas como mínimo), de 100 LX y 300 LX, ventilación, y otros equipos técnicos (micrófonos, mandos y auriculares), así como con sillas ajustables, móviles y estables. Las cabinas y el tabique situado detrás de ellas deben contar con un aislamiento acústico adecuado. Los intérpretes deben tener la posibilidad de conmutar a tres canales, es decir, el canal original así como los dos canales de idiomas. Cada cabina debe estar dotada de tres micrófonos con mando independiente. Los micrófonos deben tener un interruptor normal de conexión y desconexión, para activar y desactivar el canal, y un botón silenciador, que permita al intérprete desconectar y bloquear el canal (es decir, sin que se escuche al orador). Cada intérprete debe tener la posibilidad de controlar el volumen del sonido entrante. Ese sonido entrante debe estar libre de ruidos e interferencias. El técnico debe tener la posibilidad de ajustar el volumen del sonido saliente según se requiera. La cabina del técnico de conferencia (sonido) o conmutador de micrófonos estará situada cerca de las cabinas de los intérpretes para facilitar la comunicación y ofrecer una buena visibilidad de la sala. Deberán instalarse teléfonos (con avisadores luminosos de destellos y sin timbres) en por lo menos dos de las cabinas de cada sala. CABINA DE INTERPRETACIÓN VISTA FRONTALDeberán instalarse teléfonos (con avisadores luminosos de destellos y sin timbres) al menos en dos de las cabinas en cada sala.
VISTA FRONTAL DE LA CABINA DE INTERPRETACIÓNCABINA DE INTERPRETACIÓN, vista delantera