Latest LoA_HONLAF_E_incl_tech requirements_V1402655_EF
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Latest LoA_HONLAF_E_incl_tech requirements.doc (English)HOST COUNTRY AGREEMENT LETTER 24TH HONLEA AFRICA V1402655.doc (French)
Yury FedotovYury Fedotov
Executive DirectorDirecteur exécutif
Making the world safer from drugs, crime and terrorismPour un monde plus sûr face à la drogue, au crime et au terrorisme
United Nations Office on Drugs and Crime │ Vienna International Centre │ PO Box 500 │ 1400 Vienna │ AustriaOffice des Nations Unies contre la drogue et le crime │ Centre international de Vienne │ B.P. 500 │ 1400 Vienne │ Autriche
Tel.: (+43-1) 26060-0 │ Fax: (+43-1) 26060-5866 │ Email: unodc@unodc.org │ www.unodc.orgTél.: (+43-1) 26060-0 │ Télécopie: (+43-1) 26060-5866 │ Mél.: unodc@unodc.org │ www.unodc.org
xx March 2014.. mars 2014
Excellency,Excellence,
1. I have the honour to refer to the arrangements concerning the organization of the Twenty-fourth meeting of Heads of National Drug Law Enforcement Agencies (HONLEA), Africa (hereinafter referred to as “24th HONLAF”).1. J’ai l’honneur de me référer aux arrangements concernant l’organisation de la vingt-quatrième Réunion des chefs des services chargés au plan national de la lutte contre le trafic illicite des drogues (HONLEA), Afrique (ci-après désignée “Vingt-quatrième Réunion des HONLEA, Afrique”), qui s’inscrit dans le cadre du mandat énoncé dans la résolution 1985/11 du Conseil économique et social.
The 24th HONLAF falls within the scope of the mandate of Economic and Social Council resolution 1985/11. 2. The 24th HONLAF, organized by the United Nations, represented by the United Nations Office on Drugs and Crime (hereinafter referred to as “UNODC”) in cooperation with the Government of [...], represented by the [name of Ministry or Government body involved] (hereinafter referred to as “the Government”), will be held in [name of venue, city and country] from [date] to [date].2. La vingt-quatrième Réunion des HONLEA, Afrique, organisée par l’Organisation des Nations Unies (ONU), représentée par l’Office des Nations Unies contre la drogue et le crime (ci-après désignée “ONUDC”) en coopération avec le Gouvernement [...], représenté par le [nom du Ministère ou de l’organisme public concerné] (ci-après désigné “le Gouvernement”) se tiendra à [nom du site, de la ville et du pays] du [date] au [date].
3. The purpose of the 24th HONLAF, will be to facilitate cooperation and coordination in regional activities directed against illicit drug traffic, and to identify priority issues in the area and formulate recommendations to the Commission on Narcotic Drugs for addressing these issues.3. La vingt-quatrième Réunion des HONLEA, Afrique vise à faciliter la coopération et la coordination des activités menées au plan régional pour lutter contre le trafic illicite des drogues, à recenser les questions prioritaires dans ce domaine et à formuler, à l’intention de la Commission des stupéfiants, des recommandations sur les solutions à apporter.
4. The 24th HONLAF, will be attended by the following participants invited by the United Nations:4. La vingt-quatrième Réunion des HONLEA, Afrique sera ouverte aux participants suivants invités par l’ONU:
(a) Fifty-four member states: Algeria, Angola, Benin, Botswana, Burkina Faso, Burundi, Cameroon, Cape Verde, Central African Republic, Chad, Comoros, Congo, Côte d‘Ivoire, Democratic Republic of Congo, Djibouti, Egypt, Equatorial Guinea, Eritrea, Ethiopia, Gabon, Gambia, Ghana, Guinea, Guinea-Bissau, Kenya, Lesotho, Liberia, Libya, Madagascar, Malawi, Mali, Mauritania, Mauritius, Morocco, Mozambique, Namibia, Niger, Nigeria, Rwanda, Sao Tome and Principe, Senegal, Seychelles, Sierra Leone, Somalia, South Africa, South Sudan, Sudan, Swaziland, Togo, Tunisia, Uganda, United Republic of Tanzania, Zambia, Zimbabwe.a) Cinquante-quatre États Membres: Afrique du Sud, Algérie, Angola, Bénin, Botswana, Burkina Faso, Burundi, Cabo Verde, Cameroun, Comores, Congo, Côte d’Ivoire, Djibouti, Égypte, Érythrée, Éthiopie, Gabon, Gambie, Ghana, Guinée, Guinée-Bissau, Guinée équatoriale, Kenya, Lesotho, Libéria, Libye, Madagascar, Malawi, Mali, Maroc, Maurice, Mauritanie, Mozambique, Namibie, Niger, Nigéria, Ouganda, République centrafricaine, République démocratique du Congo, République-Unie de Tanzanie, Rwanda, Sao Tomé-et-Principe, Sénégal, Seychelles, Sierra Leone, Somalie, Soudan, Soudan du Sud, Swaziland, Tchad, Togo, Tunisie, Zambie, Zimbabwe;
H.E. Mr./Ms. [-------]S. E. M./Mme [...]
Ambassador Extraordinary and PlenipotentiaryAmbassadeur extraordinaire et plénipotentiaire
Permanent Representative of [----] to the United NationsReprésentant permanent de [...] auprès de l’Organisation des Nations Unies
[address][adresse]
Vienna, AustriaVienne (Autriche)
(b) Other participants, invited as observers by the United Nations and the Government, including representatives from the United Nations system and from intergovernmental or non-governmental organizations or institutions;b) Autres participants, invités comme observateurs par l’ONU et le Gouvernement, notamment les représentants d’organismes du système des Nations Unies et d’organisations ou institutions intergouvernementales et non gouvernementales;
(c) Ten officials from the UN Secretariat.c) Dix fonctionnaires du Secrétariat de l’ONU.
The total number of participants will be approximately 100 - 120.Le nombre total de participants sera de 100 à 120 environ.
5. The 24th HONLAF, will be conducted in Arabic, English and French.5. La vingt-quatrième Réunion des HONLEA, Afrique se tiendra en anglais, arabe et français.
6. The United Nations will be responsible for:6. L’ONU prendra en charge, à ses frais:
(a) the planning and running of the 24th HONLAF, and the preparation of the appropriate documentation in Arabic, English and French;a) La planification et la conduite de la Réunion, ainsi que la préparation de la documentation appropriée en anglais, arabe et français;
(b) the substantive support before and during the 24th HONLAF;b) Les services d’appui fonctionnel avant et pendant la Réunion;
(c) documentation for the Meeting in Arabic, English and French, the working languages of the Meeting;c) Les documents pour la Réunion en anglais, arabe et français, qui seront les langues de travail de la Réunion;
(d) Simultaneous interpretation of the proceedings of the Meeting and translation of documentation in Arabic, English and French;d) L’interprétation simultanée des débats de la Réunion et la traduction des documents en anglais, arabe et français;
(e) Editing and printing of the report of the Meeting in Arabic, English and French;e) L’édition et l’impression du rapport de la Réunion en anglais, arabe et français;
(f) Administrative arrangements and costs relating to the travel of the participants specified in sub-paragraph 4(a) and (c) .f) Les arrangements administratifs et les frais de voyage des participants visés aux alinéas a) et c) du paragraphe 4.
7. The Government will be responsible for:7. Le Gouvernement prendra en charge, à ses frais:
(a) A suitable venue (100-120 participants) for the 24th HONLAF; and three adjacent offices for Chairperson and UNODC Secretariat staff;a) Un lieu de réunion approprié (qui puisse accueillir 100 à 120 participants) et trois bureaux adjacents pour le Président de la Réunion et le personnel du secrétariat de l’ONUDC;
(b) local counterpart staff to assist with advance planning and any necessary administrative support during the 24th HONLAF;b) Un personnel local qui sera chargé d’aider à planifier la Réunion et à assurer tout soutien administratif nécessaire pendant les travaux;
(c) Reasonably priced and conveniently located hotels, indicating rates for single and double rooms, to be communicated to UNODC before the Meeting as soon as possible; to the extent possible, the participants are to be accommodated in one hotel in the vicinity of the conference premises;c) L’établissement d’une liste d’hôtels bien situés et pratiquant des prix raisonnables, avec indication des prix pour une chambre double et une chambre simple, à adresser à l’ONUDC le plus tôt possible avant la Réunion; il serait préférable que les participants logent autant que faire se peut dans un même hôtel proche des locaux de la Réunion;
(d) Transportation between the Meeting premises and hotel(s), if required;d) Des services de transport entre les locaux de la Réunion et l’hôtel (les hôtels), si besoin est;
(e) Reception of participants upon arrival in ________ and their transportation from the airport to their places of accommodation;e) L’accueil des participants à leur arrivée à ________ et leur transfert de l’aéroport à leur lieu d’hébergement;
(f) UN staff working offices and office equipment, including a photocopy machine and word processing facilities; and necessary communications facilities (telephone, facsimile and/or e-mail) for use by the secretariat of the 24th HONLAF, to maintain contact with the United Nations and elsewhere;f) Des espaces de travail et du matériel de bureau à la disposition des fonctionnaires de l’ONU, notamment une photocopieuse et des outils de traitement de texte, ainsi que les services de communication nécessaires (téléphone, télécopieur et/ou courrier électronique) pour que le secrétariat de la Réunion puisse rester en contact avec le Siège de l’ONU et d’autres lieux;
(g) Facilities and equipment for in service interpretation in the working languages of the Meeting;g) Les installations et le matériel pour l’interprétation dans les langues de travail de la Réunion;
(h) Medical facilities for first aid in emergencies within the area of the Meeting. For serious emergencies, the Government shall ensure immediate transportation and admission to a hospital; andh) Des installations médicales pour les premiers secours en cas d’urgence sur le lieu de la Réunion, étant entendu qu’en cas d’urgence grave, le Gouvernement veillera au transport et à l’admission immédiats à l’hôpital; et
(i) A detailed list of conference service requirements is contained in Annexes I and II.i) Une liste détaillée de ce qui sera nécessaire pour les services de conférence figure aux annexes I et II.
8. I wish to propose that the following terms shall apply to the 24th HONLAF:8. Je propose que les modalités suivantes s’appliquent à la vingt-quatrième Réunion des HONLEA, Afrique:
(a) (i)The Convention on the Privileges and Immunities of the United Nations adopted by the General Assembly on 13 February 1946 (“the Convention”), to which the Government is a party, shall be applicable in respect of the 24th HONLAF.a) i) Les dispositions de la Convention sur les privilèges et immunités des Nations Unies adoptée par l’Assemblée générale le 13 février 1946 (“la Convention”), à laquelle le Gouvernement est partie, s’appliqueront en ce qui concerne la Réunion.
In particular, representatives of States shall enjoy the privileges and immunities accorded under Article IV of the Convention.En particulier, les représentants des États jouiront des privilèges et immunités prévus à l’article IV de la Convention.
The participants invited by the United Nations shall enjoy the privileges and immunities accorded to experts on mission for the United Nations under articles VI and VII of the Convention.Les participants invités par l’ONU jouiront des privilèges et immunités accordés aux experts en mission pour l’Organisation aux articles VI et VII de la Convention.
Officials of the United Nations participating in or performing functions in connection with the 24th HONLAF, shall enjoy the privileges and immunities provided under articles V and VII of the Convention.Les fonctionnaires des Nations Unies participant à la Réunion ou exerçant des fonctions dans le cadre de la Réunion jouiront des privilèges et immunités prévus aux articles V et VII de la Convention.
Officials of the Specialized Agencies participating in the 24th HONLAF, shall be accorded the privileges and immunities provided under articles VI and VIII of the Convention on the Privileges and Immunities of the Specialized Agencies, adopted by the General Assembly, on 21 November 1947;Si des fonctionnaires des institutions spécialisées participent à la Réunion, ils jouiront des privilèges et immunités prévus aux articles VI et VIII de la Convention sur les privilèges et immunités des institutions spécialisées, adoptée par l’Assemblée générale le 21 novembre 1947;
(ii) Without prejudice to the provisions of the Convention, all participants and persons performing functions in connection with the 24th HONLAF, shall enjoy such privileges and immunities, facilities and courtesies as are necessary for the independent exercise of their functions in connection with the 24th HONLAF;ii) Sans préjudice des dispositions de la Convention, tous les participants et toutes les personnes exerçant des fonctions dans le cadre de la Réunion jouiront des privilèges et immunités, des facilités et des droits qui leur sont nécessaires pour l’exercice en toute indépendance de leurs fonctions dans le cadre de la Réunion;
(iii) Personnel provided by the Government pursuant to this Agreement shall enjoy immunity from legal process in respect of words spoken or written or any act performed by them in their official capacity in connection with the 24th HONLAF.iii) Les membres du personnel désignés par le Gouvernement conformément aux termes du présent Accord bénéficieront de l’immunité de toute juridiction pour les actes accomplis par eux dans le cadre de la Réunion en leur qualité officielle, y compris leurs paroles et leurs écrits;
(b) All participants and all persons performing functions in connection with the 24th HONLAF, shall have the right to unimpeded entry and exit from [name of host State].b) Tous les participants et toutes les personnes exerçant des fonctions dans le cadre de la Réunion auront le droit d’entrer sans entrave sur le territoire de [nom du pays hôte] et d’en sortir.
Visas and entry permits, where required, shall be granted free of charge.Les visas et les autorisations d’entrée, le cas échéant, seront accordés sans frais.
When applications are made four weeks before the opening of the 24th HONLAF, visas shall be granted not later than two weeks before the opening of the 24th HONLAF.Lorsque les demandes seront faites quatre semaines avant la date d’ouverture de la Réunion, les visas seront accordés au plus tard deux semaines avant l’ouverture de la Réunion.
If the application is made less than four weeks before the opening, visas shall be granted as speedily as possible and not later than three days before the opening.Si la demande est faite moins de quatre semaines avant la date d’ouverture de la Réunion, les visas seront accordés aussi rapidement que possible et au plus tard trois jours avant la date d’ouverture de la Réunion.
Arrangements shall also be made to ensure that visas for the duration of the 24th HONLAF, are delivered at the airport of arrival to those who are unable to obtain them prior to their arrival.Des dispositions seront également prises pour que des visas pour la durée de la Réunion soient délivrés à l’aéroport aux participants qui auront été dans l’impossibilité de les obtenir avant leur arrivée.
Exit permits, where required, shall be granted free of charge, as speedily as possible and in any case not later than three days before the closing of the 24th HONLAF.Les autorisations de sortie, le cas échéant, seront accordées sans frais, aussi rapidement que possible et au plus tard trois jours avant la date de la clôture de la Réunion.
9. The Government shall furnish such police protection as may be required to ensure the effective functioning of the Meeting in an atmosphere of security and tranquillity free from interference of any kind.9. Le Gouvernement assurera la protection policière nécessaire pour que la Réunion se déroule dans une atmosphère de sécurité et de tranquillité, sans perturbation d’aucune sorte.
While such police services shall be under the direct supervision and control of a senior officer provided by the Government, this Officer shall work in close cooperation with a designated senior official of the United Nations.Les services de police seront sous la supervision et le contrôle directs d’un haut fonctionnaire désigné par le Gouvernement, qui s’acquittera de ses fonctions en collaboration étroite avec un haut fonctionnaire désigné par l’ONU.
10. The Government shall be responsible for dealing with any action, claim or other demand against the United Nations or its officials and arising out of:10. Le Gouvernement devra répondre à toute action, plainte ou autre demande contre l’ONU ou son personnel résultant des causes suivantes:
(a) injury to persons or damage to or loss of property in the 24th HONLAF, premises that are provided by or are under the control of the Government for the 24th HONLAF;a) Blessure de personnes ou endommagement ou perte de biens survenus dans les locaux de conférence ou les bureaux affectés à la Réunion par le Gouvernement ou sous son contrôle;
(b) injury to persons or damage to or loss of property caused by, or incurred in using the transportation services provided by or are under the control of the Government;b) Blessure de personnes ou endommagement ou perte de biens occasionnés par les services de transport fournis par le Gouvernement ou sous son contrôle, ou survenus lors de leur utilisation;
(c) the employment for the 24th HONLAF, of personnel provided or arranged by the Government;c) Emploi pour la Réunion de personnel mis à disposition directement ou indirectement par le Gouvernement;
And the Government shall indemnify and hold harmless the United Nations and its officials in respect of any such action, claim or other demand.Le Gouvernement indemnisera l’ONU et son personnel et les dégagera de toute responsabilité en ce qui concerne toute action, plainte ou autre demande.
11. Any dispute concerning the interpretation or implementation of this Agreement, except for a dispute subject to Section 30 of the Convention or to any other applicable agreement, shall, unless the parties otherwise agree, be resolved by negotiations or any other agreed mode of settlement.11. Tout différend portant sur l’interprétation ou l’application du présent accord, sauf s’il s’agit d’un différend relevant des dispositions de la section 30 de la Convention ou de tout autre accord applicable, sera, à moins que les parties n’en conviennent autrement, réglé par voie de négociation ou par tout autre mode de règlement convenu.
Any such dispute that is not settled by negotiations or any other agreed mode of settlement shall be submitted at the request of either party for a final decision to a tribunal of three arbitrators, one of whom shall be appointed by the Secretary-General of the United Nations, one by the Government, and the third, who shall be the Chairperson, by the other two arbitrators.Tout différend qui ne sera pas réglé par voie de négociation ou par un autre mode de règlement sera, à la demande de l’une ou de l’autre partie au différend, soumis pour décision définitive à un tribunal de trois arbitres dont l’un sera nommé par le Secrétaire général de l’ONU, le second par le Gouvernement et le troisième, qui présidera le tribunal, par les deux autres arbitres.
If either party does not appoint an arbitrator within three months of the other party having notified the name of its arbitrator or if the first two arbitrators do not within three months of the appointment or nomination of the second one of them appoint the Chairperson, then such arbitrators shall be nominated by the President of the International Court of Justice at the request of either party to the dispute.Si l’une des parties ne désigne pas d’arbitre dans les trois mois suivant la date à laquelle l’autre partie aura notifié le nom de son arbitre ou si les deux premiers arbitres ne désignent pas le président dans un délai de trois mois à compter de la désignation ou de la nomination du second d’entre eux, l’arbitre sera nommé par le Président de la Cour internationale de Justice, à la demande de l’une ou de l’autre partie au différend.
Except as otherwise agreed by the parties, the tribunal shall adopt its own rules of procedure, provide for the reimbursement of its members and the distribution of expenses between the parties, and take all decisions by a two-thirds majority.À moins qu’il n’en ait été convenu autrement par les parties, le tribunal adoptera son propre règlement intérieur, décidera du remboursement de ses membres et de la répartition des dépenses entre les parties et prendra toutes les décisions à une majorité des deux tiers.
Its decision on all questions of procedure and substance shall be final and, even if rendered in default of one of the parties, be binding on both of them.Ses décisions sur toutes les questions de procédure et de fond seront définitives et, même si elles sont rendues en l’absence de l’une des parties, elles auront force exécutoire pour l’une et l’autre parties.
12. I further propose that upon receipt of your Government’s confirmation in writing of the above, this exchange of letters shall constitute an Agreement between the United Nations and the Government of [name of host State] on the holding of the 24th HONLAF, which shall enter into force on the date of your reply and shall remain in force for the duration of the 24th HONLAF, and for such additional period as is necessary for its preparation and for all matters relating to any of its provisions to be settled.12. Je propose en outre que, dès réception de votre lettre confirmant ce qui précède, cet échange de lettres constitue un accord, qui entrera en vigueur à la date de votre lettre, entre l’Organisation des Nations Unies et le Gouvernement du [nom du pays hôte], concernant la tenue de la vingt-quatrième Réunion des HONLEA, Afrique; il restera en vigueur pendant la durée de la Réunion et pendant toute période supplémentaire nécessaire pour les préparatifs et pour le règlement éventuel de toute question relative à ses dispositions.
Please accept, Excellency, the assurances of my highest consideration.Veuillez agréer, Excellence, les assurances de ma très haute considération.
Yury FedotovLe Directeur exécutif de l’Office des Nations Unies contre la drogue et le crime
Executive DirectorYury Fedotov
United Nations Office on Drugs and CrimeANNEXE I
UNODC: Commission on Narcotic DrugsONUDC: Commission des stupéfiants
Meeting of Heads of National Drug Law Enforcement Agencies, HONLEA, AfricaRéunion des chefs des services chargés au plan national de la lutte contre le trafic illicite des drogues, HONLEA, Afrique
Nairobi, Republic of Kenya, 15-19 September 2014Nairobi (République du Kenya), 15-19 septembre 2014
Conference Servicing RequirementsMatériels et services nécessaires à la réunion
Requirements AvailableMatériels et services nécessaires
ResourcesRessources disponibles
Main Conference/Meeting RoomSalle de conférence principale
1 main conference room with a minimum of 2 seats at the table, per delegation, for a total of 80-100 participants1 salle principale comportant au moins 2 places assises par table et par délégation, pour 80 à 100 participants.
(Preferably U-shape, to facilitate discussions).(Disposition des tables en U de préférence, pour faciliter les débats).
Ready 2 days before the openingÀ disposition 2 jours avant l’ouverture
Podium with 5 seats at the table, each equipped with one microphone.Podium avec 5 places assises à table, équipée chacune d’un microphone.
Ready 2 days before the openingÀ disposition 2 jours avant l’ouverture
1 microphone, at the table, per delegation.1 microphone, à la table, par délégation.
Headsets for each delegate/microphone.Casques d’écoute pour chaque représentant/microphone.
Ready 2 days before the openingÀ disposition 2 jours avant l’ouverture
Arabic/English/French interpretation.Interprétation en anglais/arabe/français.
Three (3) booths (Arabic, English and French booths) required with A and B output channels in the Arabic booth and the relaying capability between the three booths through three input channels (original, English/French and Arabic; Three (3) seats and three (3) consoles in the Arabic booth and two (2) seats and two (2) consoles in the English and French booths.Trois (3) cabines (anglais, arabe, français) nécessaires, avec canaux de sortie A et B dans la cabine de langue arabe et capacité de relais entre les trois cabines par trois canaux d’entrée (langue originale, anglais, français et arabe); trois (3) places assises et trois (3) consoles dans la cabine de langue arabe et deux (2) places assises et deux (2) consoles dans les cabines de langues anglaise et française.
Refer to the following ISO specifications also:Se reporter aux normes ISO suivantes:
ISO 2603:1998 if built-in booths;ISO 2603:1998 pour les cabines fixes;
ISO 4043:1998 if portable booths;ISO 4043:1998 pour les cabines transportables;
IEC 60914 for equipment;IEC 60914 pour l’équipement;
Sound: ISO 140/IVISO 140/IV pour le son.
Ready 2 days before the openingÀ disposition 2 jours avant l’ouverture
100 multi-channel listening devices languages with headphones (minimum of 4 channels, original/floor, Arabic, English, French), to permit delegates to listen to the proceedings in their respective languages.100 dispositifs d’écoute à canaux multiples avec casques d’écoute (au moins 4 canaux: langue originale/orateur, anglais, arabe, français), pour permettre aux représentants d’écouter les délibérations dans leur langue.
Ready 2 days before the openingÀ disposition 2 jours avant l’ouverture
1 table for Conference Officers, 2 seats1 table pour les fonctionnaires des conférences, 2 places assises.
Ready 2 days before the openingÀ disposition 2 jours avant l’ouverture
Recording equipment for proceedings, English and Original/Floor to be recorded digitally in the MP3 (or WAV) format and saved on DC/DVD; or memory stick.Matériel d’enregistrement des délibérations, anglais et langue originale/orateur, enregistrement numérique au format MP3 (ou au format WAV) sauvegardé sur CD/DVD ou sur clef USB.
1 Laptop or desktop computer (minimum requirement: i5 CPU, 4 GB RAM, DVD drive) running MS Windows 7 Professional in English and Microsoft Office 2010 in English, with US English keyboard and US-International as the selected input language, for presentations, 1 printer connected to the computer1 ordinateur portable ou de bureau (minimum requis: UCT i5, mémoire vive de 4 Go, lecteur DVD) exécutant MS Windows 7 Professional en anglais et Microsoft Office 2010 en anglais, avec clavier anglais (États-Unis) et langue de saisie sélectionnée anglais (États-Unis-international), pour les présentations, 1 imprimante connectée à l’ordinateur.
Ready 2 days before the openingÀ disposition 2 jours avant l’ouverture
1 Data/video projector (minimum of 4000 ANSI Lumen) and one screen.1 projecteur d’images/vidéoprojecteur (4000 ANSI lumens au moins) et 1 écran.
Ready 2 day before the openingÀ disposition 2 jours avant l’ouverture
1 Screen for multi-media presentation (minimum of 3X3 m.)1 écran de présentation multimédia (3 m x 3 m au moins).
1 Flipchart1 tableau de conférence.
Fresh water, two times per day, for delegates, Interpreters, Secretariat.Eau, servie deux fois par jour aux représentants, aux interprètes et au personnel du secrétariat.
As of opening dayDès le jour d’ouverture
Additional Conference room requirements:Autres matériels et services:
Extra chairs for delegations overflow.Places assises pour les représentants supplémentaires.
Pads and pencils for delegates and InterpretersBlocs-notes et crayons pour les représentants et les interprètes.
Additional Breakout/Meeting RoomsAutres salles de réunion
2 additional meeting rooms, with 20 seats at the table and additional chairs for overflow.2 autres salles de réunion, avec au moins 20 places assises à table et des places assises pour les représentants supplémentaires.
The meeting rooms should be equipped with a flipchart.Les salles doivent être équipées d’un tableau de conférence.
OfficesBureaux
A total of three (3) offices and two (2) lounges in the vicinity of the Main Conference Room, as follows: 1 Office for the Chairman of the Conference, equipped with 1 deskAu total trois (3) bureaux et deux (2) salons à proximité de la salle de conférence principale, tels que décrits ci-après: 1 bureau pour le Président de la conférence, équipé de 1 table de travail.
Ready 1 day before the openingÀ disposition 1 jour avant l’ouverture
1 Office for the Secretary and UNODC Secretariat of the Conference, equipped with 3 desks, 1 small meeting table for eight persons, 1 dedicated international telephone line, 3 computers (minimum requirement: i5 CPU, 4 GB RAM, DVD drive) with Internet access running MS Windows 7 Professional in English and Microsoft Office 2010 in English, with US English keyboard and US-International as the selected input language and 1 laser printer connected to the 3 computers.1 bureau pour le Secrétaire et pour le secrétariat de l’ONUDC de la conférence, équipé de 3 tables de travail, 1 petite table de réunion pour 8 personnes, 1 ligne téléphonique internationale, 3 ordinateurs (minimum requis: UCT i5, mémoire vive de 4 Go, lecteur DVD) avec accès Internet et exécutant MS Windows 7 Professional en anglais et Microsoft Office 2010 en anglais, avec clavier anglais (États-Unis) et langue de saisie sélectionnée anglais (États-Unis-international) et 1 imprimante laser connectée aux 3 ordinateurs.
Ready 2 days before the openingÀ disposition 2 jours avant l’ouverture
1 very large office for Conference Management Service staff (including interpreters) and remote translation facilities, furnished with 3 desks, 3 large tables, 1 lockable cabinet1 très grand bureau pour le personnel des services de conférence (dont les interprètes) et les services de traduction à distance, équipé de 3 tables de travail, de 3 grandes tables supplémentaires, 1 armoire avec verrou
Equipped with:Équipé du matériel suivant:
1 dedicated international phone line (voice),1 ligne téléphonique internationale spécialisée pour le téléphone;
1 dedicated international fax line,1 ligne téléphonique internationale spécialisée pour le télécopieur;
1 high-resolution, high-speed fax machine (sheet fed),1 télécopieur à haute résolution et grande vitesse (papier ordinaire);
3 computers with access to the internet and the following minimum specifications: i5 CPU, 4 GB RAM, DVD drive, 22” (1600 x 900) TFT monitor, running MS Windows 7 Professional in English and Microsoft Office 2010 in English with mouse, US English keyboard and US-International as the selected input language.3 ordinateurs avec accès Internet et équipés du minimum suivant: UCT i5, 4 Go de mémoire vive, lecteur DVD, écran TFT 22 pouces (1600x900), exécutant MS Windows 7 Professional en anglais et Microsoft Office 2010 en anglais avec souris, clavier anglais (États-Unis) et langue de saisie sélectionnée anglais (États-Unis-international).
Latest version of Adobe Acrobat Professional (or equivalent) in English, and and an up to date anti-virus programDernière version d’Adobe Acrobat Professional (ou équivalent) en anglais et programme antivirus mis à jour;
3 colour monitor,3 écrans couleur;
3 headset3 casques d’écoute;
1 high quality scanner (HP-SCANJET 5550-C)1 scanner de qualité (HP-SCANJET 5550-C);
1 laser printer (A4 paper), with at least 24 MB memory, connected to the 3 computers1 imprimante laser (pour papier A4), avec au moins 24 Mo de mémoire, connectée aux trois ordinateurs.
Software and connections:Logiciels et connections:
The computer dedicated to remote translation should have Adobe Acrobat Professional or other software to create PDF filesL’ordinateur destiné à la traduction à distance devrait être équipé d’Adobe Acrobat Professional ou d’un autre logiciel de création de fichiers PDF;
Internet connection (broad band)Connexion Internet (haut débit).
Ready 2 days before the openingÀ disposition 2 jours avant l’ouverture
Interpretation lounge, 3 desks, 1 computer with internet Access, printer, internal telephone lineSalon des interprètes, 3 tables de travail, 1 ordinateur avec accès Internet, imprimante, ligne téléphonique interne.
As of opening dayDès le jour d’ouverture
Participants lounge, 3 desks, 3 computers with internet Access, printerSalon des participants, 3 tables de travail, 3 ordinateurs avec accès Internet, imprimante.
As of opening dayDès le jour d’ouverture
Additional Office requirements:Autres matériels:
Sufficient office supplies, including pads and pens, for the use of the Secretariat and Conference staff.Quantités suffisantes de fournitures de bureau, notamment de blocs-notes et de stylos, à l’usage du secrétariat et du personnel de conférence.
Ready 2 days before the openingÀ disposition 2 jours avant l’ouverture
Other areasAutres espaces
Reproduction area, to be located in the vicinity of the distribution area and main conference room.Zone de reproduction des documents, à proximité de la zone de distribution des documents et de la salle de conférence principale.
Equipped with two A4 medium-speed photocopiers with sorter, to handle a minimum of 20 sets, with recto-verso copying function, on-line stapling for a minimum of 50 sheet.Deux photocopieurs rapides A4 avec triage pour 20 séries minimum, impression recto verso, agrafage en série de 50 feuilles minimum.
35 reams (packages 500 sheets) of A4 paper.35 rames de papier A4 (paquets de 500 feuilles).
Three large tables, 1 internal telephone line.Trois grandes tables, 1 ligne téléphonique interne.
A photocopier technician should be available or on call, at all times, during the conference.Un technicien chargé du matériel de photocopie devrait être présent ou disponible à la demande, à tout moment pendant la conférence.
Ready 2 days before the openingÀ disposition 2 jours avant l’ouverture
Documents Distribution area in a counter shape, (60 pigeonholes , if possible), or four large tables, 1 internal telephone line.Zone de distribution des documents sous forme de comptoir, 60 casiers individuels (si possible) ou quatre grandes tables, 1 ligne téléphonique interne.
Ready 1 day before the openingÀ disposition 1 jour avant l’ouverture
Registration area, with two tables, 1 typewriter/computer.Zone d’enregistrement, avec 2 tables, 1 machine à écrire/ordinateur.
Ready 1 day before the openingÀ disposition 1 jour avant l’ouverture
Colour coded identity conference Badges:Carte d’identification à codage couleur:
Red - Country delegatesRouge – Représentants des pays
Blue – UN organizations and Inter-governmental OrganizationsBleu – Organismes des Nations Unies et organisations intergouvernementales
Yellow – Non governmental organizationsJaune – Organisations non gouvernementales
Green – PressVert – Presse
Grey – Local support staffGris – Personnel d’appui recruté localement
Ready 2 days before the openingÀ disposition 2 jours avant l’ouverture
Local Support StaffPersonnel d’appui recruté localement
The local support staff assigned, should be available for the whole period of the conference and be prepared, if required, to work early in the morning and late in the evening.Le personnel d’appui recruté localement et affecté à la conférence devra être disponible pendant toute la durée de la conférence et, le cas échéant, disposé à travailler tôt le matin et tard le soir.
One day before the opening, the local support staff will get a briefing and some will be required to start working (see second column).Le jour précédant l’ouverture, le personnel d’appui recruté localement assistera à une réunion préparatoire et certaines personnes devront commencer à travailler (voir deuxième colonne).
2 Reproduction/Distribution Assistants [fluent in English, an asset]2 commis à la reproduction/distribution des documents [une bonne maîtrise de l’anglais est un atout]
Required one day prior to opening of the meeting – end of meetingÀ disposition 1 jour avant l’ouverture et jusqu’à la fin de la conférence
2 bilingual (E) Registration Assistants/typists [fluent in English, an asset]2 commis aux enregistrements/dactylographes, bilingues anglais
Required one day prior to opening of the meeting – for three daysÀ disposition 1 jour avant l’ouverture et pour une durée de 3 jours
1 Conference Room Assistant [fluent in English, an asset]1 assistant des services de conférence [une bonne maîtrise de l’anglais est un atout]
Required one day prior to opening of the meeting – end of meetingÀ disposition 1 jour avant l’ouverture et jusqu’à la fin de la conférence
1 Messenger [fluent in English, an asset]1 planton [une bonne maîtrise de l’anglais est un atout]
Opening day – end of meetingDès le jour d’ouverture et jusqu’à la fin de la conférence
1 Technician for the Conference Room (Interpretation booths, sound system and equipment for presentations [fluent in English an asset]1 technicien chargé de la salle de conférence (cabines d’interprétation, système sonore et matériel pour les présentations) [une bonne maîtrise de l’anglais est un atout]
Required one day prior to opening of the meeting – end of meetingÀ disposition 1 jour avant l’ouverture et jusqu’à la fin de la conférence
1 Technician for the Photocopying Machines and Computers and Internet connection, 24-hour service [fluent in English]1 technicien chargé des photocopieurs, des ordinateurs et de la connexion Internet, service de 24 heures sur 24 [une bonne maîtrise de l’anglais est obligatoire]
Required one day prior to opening of the meeting – end of meetingÀ disposition 1 jour avant l’ouverture et jusqu’à la fin de la conférence
(Annex 2 follows overleaf: STANDARD FOR INTERPRETATION BOOTHS (Arabic, English and French)(L’annexe 2 se trouve sur la page suivante: NORMES À RESPECTER POUR LES CABINES D’INTERPRÉTATION (anglais, arabe et français)
Annex 2ANNEXE II
STANDARD FOR INTERPRETATION BOOTHS (Arabic, English and French)NORMES À RESPECTER POUR LES CABINES D’INTERPRÉTATION (anglais, arabe et français)
Arabic booth should comfortably accommodate three interpreters; English and French booths should each accommodate two interpreters. For the installation of mobile booths, the following measurements shall apply for a standard booth, e.g. for 3 interpreters: width 2.40 m. (2.0 m.), height: 2.00 m. (1.90 m), depth 1.60 m. (1.50); for 2 interpreters width 1.6m (1.5m), height: 2.00 m. (1.90 m), depth 1.60 m. (1.50).La cabine d’interprétation de langue arabe devrait pouvoir accueillir trois interprètes confortablement installés; les cabines de langues anglaise et française devraient pouvoir en accueillir deux. Dans le cas de cabines transportables, chaque cabine devrait avoir, pour trois interprètes, les dimensions standard suivantes: 2,40 m (2,00 m) de largeur, 2,00 m (1,90 m) de hauteur et 1,60 m (1,50 m) de profondeur; pour deux interprètes: 1,60 m (1,50 m) de largeur, 2,00 m (1,90 m) de hauteur et 1,60 m (1,50 m) de profondeur.
Please note that the figures in parentheses indicate minimum requirements.Veuillez noter que les chiffres entre parenthèses correspondent au minimum requis.
Doors shall not interconnect booths through side-walls nor open inwards.Les portes ne devraient pas faire communiquer les cabines entre elles par leurs cloisons latérales, ni s’ouvrir vers l’intérieur.
Each booth should have windows, and be placed to enable the interpreter to see the podium, the participants, projection screens, the neighboring booths, etc.Chaque cabine devrait avoir des fenêtres et être placée de telle sorte que l’interprète puisse voir le podium, les participants, les écrans de projection, les cabines voisines, etc.
A passage behind the booths at least 1.60 m. wide for the sole use of the interpreters should be provided.Un passage d’au moins 1,60 m de large réservé aux seuls interprètes est à prévoir à l’arrière des cabines.
Booths should have tables across the full width, total depth not less than 0.45 m. height 0.72/0.76 m from the floor.Les cabines devraient être équipées de tables sur toute leur largeur, sur une profondeur de 0,45 m au moins, à 0,72/0,76 m du sol.
Good lighting (at least two sources) of 100 LX and 300 LX, ventilation, and other technical equipment (microphones, controls and headphones) as well as adjustable, movable, stable chairs should be provided.Un bon éclairage (provenant de deux sources au moins) de 100 lx et 300 lx, un système de ventilation et du matériel technique (microphones, tableaux de commande et casques), ainsi que des chaises réglables, mobiles et stables, devraient être disponibles.
The booths and the wall behind them should be adequately sound insulated.Les cabines et le mur derrière elles devraient être correctement insonorisés.
Interpreters should be able to switch to 4 channels, i.e. the original channel as well as the three language channels.Les interprètes devraient pouvoir choisir entre quatre canaux, à savoir le canal d’origine et les trois canaux de langues.
Arabic booth must have three independently controllable microphones and English and French booths two.La cabine de langue arabe doit être équipée de trois microphones réglables séparément, et les cabines de langues anglaise et française de deux.
The microphones must have a regular switch on/off button, to activate and de-activate the channel, and a “cough” button, which allows the interpreter to switch off and block the channel (i.e. without the floor being heard instead).Les microphones doivent comporter un interrupteur classique, pour activer et désactiver le canal, et un “bouton toussoir”, qui permet à l’interprète de couper et bloquer le canal (sans renvoyer sur le canal orateur).
Each interpreter must be able to control the incoming sound volume.Chaque interprète doit pouvoir régler le volume du canal d’entrée.
Incoming sound should be free of noise and interference.Le son qui en provient doit être libre de tout bruit et de toute interférence.
The technician must be able to adjust the outgoing sound volume as required.Le technicien doit pouvoir régler le volume du canal de sortie au besoin.
The conference (sound) technician/microphone switcher booth shall be placed close to the interpreters’ booths to facilitate communication and provide a good view of the hall.La cabine du technicien de conférence (du son)/cabine de régie du son doit être placée à proximité des cabines des interprètes, de manière à faciliter la communication et à offrir une bonne vue de la salle.
Telephones (with lights that blink; not bells) should be provided in at least two of the booths in each room.Des téléphones (avec signal lumineux, sans sonnerie) devraient être prévus dans au moins deux cabines de chaque salle.
INTERPRETATION BOOTH FRONT VIEWCABINE D’INTERPRÉTATION, VUE DE FACE