Rerequirements4Nov2010_V1057590_EF
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Rerequirements4Nov2010.doc (english)REQUIREMENTS - MEETING OF HONLEA V1057590.doc (french)
ANNEX 1ANNEXE 1
Meeting of Heads of National Drug Law Enforcement Agencies/ Sub-commission, ...Region.........Réunion des chefs des services chargés au plan national de la lutte contre le trafic illicite des drogues/Sous-Commission, ... région...
City , DateVille, date
Conference Servicing RequirementsMatériels et services nécessaires à la réunion
Please tick in the column next to the listed requirements if everything is available, or provide details.Veuillez cocher la case en regard si les matériels et services nécessaires sont tous disponibles; dans le cas contraire, veuillez apporter des précisions.
5 November 20105 novembre 2010
RequirementsMatériels et services nécessaires
Available ResourcesRessources disponibles
Main Conference/Meeting RoomSalle de conférence principale
1 Main conference room with a minimum of 2 seats at the table, per delegation, for a total of 61 delegations.1 salle principale comportant au moins 2 places assises par table et par délégation, pour 61 délégations.
(Preferably U-shape, to facilitate discussions)(Disposition des tables en U de préférence, pour faciliter les débats)
Ready 2 days before the openingÀ disposition 2 jours avant l’ouverture
Podium with 5 seats at the table, each equipped with one microphonePodium avec 5 places assises à table, équipée chacune d’un microphone
Ready 2 days before the openingÀ disposition 2 jours avant l’ouverture
1 microphone, at the table, per delegation.1 microphone, à la table, par délégation.
Ready 2 days before the openingÀ disposition 2 jours avant l’ouverture
Three (3) interpretation booths with three (3) consoles and three (3) seats in each booth.3 cabines d’interprétation avec 3 consoles et 3 places assises dans chaque cabine.
Each console should have two (2) outgoing language channels (A and B).Chaque console devrait avoir 2 canaux de sortie (A et B).
Output channel A should be used for direct interpretation and should be pre-set by the system.Le canal de sortie A devrait être utilisé pour l’interprétation directe et être préconfiguré par le système.
Output channel B should exclusively be used for interpretation into an alternative language channel and the outgoing language should be selectable by the interpreter.Le canal de sortie B devrait être utilisé exclusivement pour l’interprétation dans une autre langue et la langue de sortie être sélectionnée par l’interprète.
Each console should feature monitoring selection of the Floor- and all the language channels.Chaque console devrait permettre à la fois de suivre l’orateur et d’accéder aux différents canaux de langue.
Each interpretation booth should be equipped with a preview monitor 17/19” capable to show the multimedia presentations.Chaque cabine devrait être équipée d’un écran 17/19” pour les présentations multimédia.
See attached sheet for details (Annex 2) and refer to the following ISO specifications:Voir la fiche ci-jointe pour plus de détails (annexe 2) et se reporter aux normes ISO suivantes:
ISO 2603:1998 booths for simultaneous interpretation;ISO 2603:1998 cabines d’interprétation simultanée;
ISO 4043:1998 mobile booths for simultaneous interpretation;ISO 4043:1998 cabines d’interprétation simultanée transportables;
IEC 60914: Conference systems; electrical and audio requirements;IEC 60914: systèmes de conférence; exigences électriques et audio;
ISO 140/IV: Acoustics -- Measurement of sound insulationISO 140/IV: mesure de l’isolation acoustique.
Ready 2 days before the openingÀ disposition 2 jours avant l’ouverture
100 multi-channel listening devices (minimum of 4 channels), to permit delegates to listen to the proceedings in their respective languages.100 dispositifs d’écoute à canaux multiples (au moins 4 canaux), pour permettre aux représentants d’écouter les délibérations dans leur langue.
Ready 2 days before the openingÀ disposition 2 jours avant l’ouverture
1 table for Conference Officers, 2 seats, with silent ringing internal telephone.1 table pour les fonctionnaires des conférences, 2 places assises, avec téléphone interne silencieux.
Ready 2 days before the openingÀ disposition 2 jours avant l’ouverture
Recording equipment for proceedings, English and Original/Floor to be digitally recorded on audio CDs or preferably in MP3 format on a USB stick/CD/DVD.Matériel d’enregistrement des délibérations, Anglais et Langue originale/Orateur, enregistrement numérique sur CD audio ou, de préférence, au format MP3 sur clef USB/CD/DVD.
Outgoing channel selection device, ISO 4043 both outgoing channels should have recording possibilities – 1 language per channel.Mécanisme de sélection du canal de sortie, ISO 4043, les deux canaux de sortie devraient pouvoir être enregistrés – 1 langue par canal.
Ready 2 days before the openingÀ disposition 2 jours avant l’ouverture
1 Screen for multi-media presentation (minimum of 3 x 3m).1 écran de présentation multimédia (3 m x 3 m au moins).
Ready 2 days before the openingÀ disposition 2 jours avant l’ouverture
1 Data/video projector (minimum of 2500 ANSI Lumen).1 projecteur d’images/vidéoprojecteur (2500 ANSI lumens au moins).
Ready 2 days before the openingÀ disposition 2 jours avant l’ouverture
1 computer for presentations connected to the data/video projector. (see notes below on IT requirements) Ready 2 days before the opening 1 Laser Printer1 ordinateur pour les présentations connecté au projecteur d’images/vidéoprojecteur (voir notes ci-après sur les caractéristiques du matériel informatique).
Ready 2 days before the openingÀ disposition 2 jours avant l’ouverture
1 VHS Video player ( multi-system PAL/NTSC/SECAM).1 imprimante laser
Ready 2 days before the openingÀ disposition 2 jours avant l’ouverture
1 TFT Flat screen 32/40” connected to Video splitter and to the computer/ laptop for follow-up of the presentations from the podium1 lecteur vidéo VHS (multisystème PAL/NTSC/SECAM). À disposition 2 jours avant l’ouverture 1 écran plat TFT 32/40” connecté au Video splitter et à l’ordinateur (portable) pour suivre les présentations du podium.
Ready 2 days before the openingÀ disposition 2 jours avant l’ouverture
1 Flip chart with a supply of coloured writing markers.1 tableau de conférence avec des provisions de marqueurs couleur.
Ready 2 days before the openingÀ disposition 2 jours avant l’ouverture
Fresh water, two times per day, for delegates and InterpretersEau, servie deux fois par jour aux représentants et aux interprètes
As of opening dayDès le jour d’ouverture
Additional Conference room requirements:Autres matériels et services:
Extra chairs for delegations overflow.Places assises pour les représentants supplémentaires.
Pads and pencils for delegates, and Interpreters.Blocs-notes et crayons pour les représentants et les interprètes.
Ready 2 days before the openingÀ disposition 2 jours avant l’ouverture
Additional Breakout/Meeting RoomsAutres salles de réunion
1 additional meeting room, with a minimum of 25 seats at the table.1 autre salle de réunion, avec au moins 25 places assises à table.
The meeting room should be equipped with a computerLa salle doit être équipée d’un ordinateur.
Ready 1 day before the openingÀ disposition 1 jour avant l’ouverture
OfficesBureaux
A total of 6 offices in the vicinity of the Main Conference Room.Au total 6 bureaux à proximité de la salle de conférence principale.
1 Office for the Chairman of the Conference, equipped with, 1 desk, 1 small meeting table for eight people,1 international telephone line, 1 computer with headset and 1 printer (see notes below on IT requirements).1 bureau pour le Président de la conférence, équipé de 1 table de travail, 1 petite table de réunion pour 8 personnes, 1 ligne téléphonique internationale, 1 ordinateur avec casque d’écoute et 1 imprimante (voir notes ci après sur les caractéristiques du matériel informatique).
Ready 2 days before the openingÀ disposition 2 jours avant l’ouverture
1 Office for the Secretary of the Conference and the Representative of the Executive Director of UNODC, equipped with, 3 desks, 1 small meeting table for eight people, 1 international telephone line with Fax machine, 3 computers with 3 headsets and 1 printer(see notes below on IT requirements).1 bureau pour le Secrétaire de la conférence et le représentant du Directeur exécutif de l’UNODC, équipé de 3 tables de travail, 1 petite table de réunion pour 8 personnes, 1 ligne téléphonique internationale avec télécopieur, 3 ordinateurs avec 3 casques d’écoute et 1 imprimante (voir notes ci-après sur les caractéristiques du matériel informatique).
Ready 3 days before the openingÀ disposition 3 jours avant l’ouverture
1 Office for the Secretariat, equipped with, 3 desks, 1 local telephone line, 3 computers, 1 printer (see notes below on IT requirements).1 bureau pour le secrétariat, équipé de 3 tables de travail, 1 ligne téléphonique locale, 3 ordinateurs, 1 imprimante (voir notes ci-après sur les caractéristiques du matériel informatique).
1 small photocopying machine.1 petit photocopieur.
Ready 2 days before the openingÀ disposition 2 jours avant l’ouverture
1 Office for Conference Services staff, equipped with 2 desks, 1 international telephone line, 1 local telephone line, 2 computers, 1 printer and 2 headsets (see notes below on IT requirements).1 bureau pour le personnel des services de conférence, équipé de 2 tables de travail, 1 ligne téléphonique internationale, 1 ligne téléphonique locale, 2 ordinateurs, 1 imprimante et 2 casques d’écoute (voir notes ci-après sur les caractéristiques du matériel informatique).
Ready 3 days before the openingÀ disposition 3 jours avant l’ouverture
1 Office for Remote Translation facilities, furnished with 1 desk, 2 tables,1 bureau pour les services de traduction à distance, équipé de 1 table de travail, de 2 autres tables et du matériel suivant:
Equipped with: 1 dedicated international phone line (voice),1 ligne téléphonique internationale spécialisée pour le téléphone;
1 dedicated international fax line,1 ligne téléphonique internationale spécialisée pour le télécopieur;
1 high-resolution, high-speed fax machine (sheet fed),1 télécopieur à haute résolution et grande vitesse (papier ordinaire);
1 PC(see notes below on IT requirements).1 PC (voir notes ci-après sur les caractéristiques du matériel informatique);
1 headset1 casque d’écoute;
1 high quality scanner1 scanner de qualité;
1 modem (for backup in case of internet failure)1 modem (en cas de panne Internet);
1 printer1 imprimante.
Ready 3 days before the openingÀ disposition 3 jours avant l’ouverture
1 Office for Conference Participants, equipped with 2 desks, 1 local telephone line, 2 computers, 1 printer(see notes below on IT requirements).1 bureau pour les participants à la conférence, équipé de 2 tables de travail, 1 ligne téléphonique locale, 2 ordinateurs, 1 imprimante (voir notes ci-après sur les caractéristiques du matériel informatique).
Ready 1 days before the openingÀ disposition 1 jour avant l’ouverture
Additional Office requirements:Autres matériels:
Sufficient office supplies for the use of the Secretariat.Quantités suffisantes de fournitures de bureau à l’usage du secrétariat.
Ready 3 days before the openingÀ disposition 3 jours avant l’ouverture
Other areasAutres espaces
Reproduction area, to be located in the vicinity of the distribution area and main conference room.Zone de reproduction des documents, à proximité de la zone de distribution des documents et de la salle de conférence principale.
Equipped with two A4 high-speed photocopiers (similar to CANON 8085, speed-85 copies per minute) with sorter, to handle a minimum of 20 sets, with recto-verso copying function, on-line stapling for a minimum of 50 sheet.Deux photocopieurs ultrarapides A4 (CANON 8085 ou équivalent, d’un débit de 85 copies par minute) avec triage pour 20 séries minimum, impression recto verso, agrafage en série de 50 feuilles minimum.
40 reams (packages 500 sheets) of A4 paper.40 rames de papier A4 (paquets de 500 feuilles).
Three large tables, 1 internal telephone line.Trois grandes tables, 1 ligne téléphonique interne.
A photocopier technician should be available or on call, at all times, during the conference.Un technicien chargé du matériel de photocopie devrait être présent ou disponible à la demande, à tout moment pendant la conférence.
Ready 3 days before the openingÀ disposition 3 jours avant l’ouverture
Documents Distribution area in a counter shape, 4 tables or 60 pigeonholes (if possible), 1 internal telephone line.Zone de distribution des documents sous forme de comptoir, 4 tables ou 60 casiers individuels (si possible), 1 ligne téléphonique interne.
Ready 1 day before the openingÀ disposition 1 jour avant l’ouverture
Interpreters’ Lounge with chairs and tables to accommodate 6 persons, 1 local telephone line.Salon des interprètes avec chaises et tables pour 6 personnes, 1 ligne téléphonique locale.
equipped with, 1 desk, 1 computer, 1 headset and 1 printer (see notes below on IT requirements).Équipement: 1 table de travail, 1 ordinateur, 1 casque d’écoute et 1 imprimante (voir notes ci-après sur les caractéristiques du matériel informatique).
Ready 1 day before the openingÀ disposition 1 jour avant l’ouverture
Registration area, with two tables 1 typewriter and 1 internal telephone line.Zone d’enregistrement, avec 2 tables, 1 machine à écrire et 1 ligne téléphonique interne.
Ready 1 day before the openingÀ disposition 1 jour avant l’ouverture
Colour coded identity conference badges:Carte d’identification à codage couleur:
Red - Country delegatesRouge – Représentants des pays
Blue – UN organizations and Inter-governmental OrganizationsBleu – Organismes des Nations Unies et organisations intergouvernementales
Yellow – Non-governmental organizationsJaune – Organisations non gouvernementales
Green – PressVert – Presse
Grey – Local support staffGris – Personnel d’appui recruté localement
(Will the host government provide these badges or should the UN provide them?)(Le pays hôte fournira-t-il les cartes ou l’Organisation doit-elle s’en charger?)
Ready 2 days before the openingÀ disposition 2 jours avant l’ouverture
Local Support StaffPersonnel d’appui recruté localement
The Staff assigned, should be available for the whole period of the conference and be prepared to work early in the morning and late in the evening.Le personnel affecté à la conférence devra être disponible pendant toute la durée de la conférence et disposé à travailler tôt le matin et tard le soir.
Some of the conference support staff might be required to work prior to the opening day.Certaines personnes pourraient devoir travailler avant le jour d’ouverture.
2 bilingual Secretaries E/....2 secrétaires bilingues anglais/...
4 bilingual Reproduction/Distribution Assistants E/....4 commis à la reproduction/distribution des documents anglais/...
1 bilingual Registration Assistant, E/...1 commis aux enregistrements, bilingue anglais/...
2 bilingual Conference Room Assistants, E/...2 assistants des services de conférence, bilingues anglais/...
2 Messengers, E/...2 plantons, anglais/...
1 bilingual Technician E/...1 technicien bilingue anglais/...
for the Conference Room (Interpretation booths, sound system and equipment for presentations.chargé de la salle de conférence (cabines d’interprétation, système sonore et matériel pour les présentations)
1 bilingual Technician E/...1 technicien bilingue anglais/...
for the Photocopying Machineschargé des photocopieurs
If possible 6 local cellular phones should be made availableSi possible, 6 téléphones portables avec ligne locale
Information Technology requirementsCaractéristiques du matériel informatique
LAN/WAN:1. LAN/WAN:
A wired local area network (LAN) is required (≥100 Mbps) for all computers and printers.Réseau local câblé requis (≥100 Mbps) pour tous les ordinateurs et imprimantes.
This LAN must in turn have access to the internet (≥2Mbps).Celui-ci doit être connecté à Internet (≥2 Mbps).
Printers:2. Imprimantes:
All printers unless otherwise specified must be laser printers preferably directly connected to the network (not shared by PC’s).Sauf instructions contraires, toutes les imprimantes doivent être des imprimantes laser de préférence connectées directement au réseau (pas partagées entre ordinateurs).
All Computers (notebooks and desktops) must have internet access and the following minimum hardware and software configuration:3. Tous les ordinateurs (portables ou de bureau) doivent avoir accès à Internet et posséder au minimum les caractéristiques suivantes:
2GB RAM;Mémoire vive: 2 Go;
100GB hard disk drive;Disque dur: 100 Go;
US-English keyboard and mouse;Clavier anglais (États-Unis) et souris;
DVD drive with DVD playback software;Lecteur DVD avec logiciel de lecture;
Microsoft Windows XP Professional - English version, with all current service packs and patches – and with Arabic, Chinese, English, French, Russian and Spanish language modules installed;Microsoft Windows XP Professional – version anglaise, avec tous les mises à jour et rectificatifs actuels et avec les modules anglais, arabe, chinois, espagnol, français et russe installés;
Microsoft Office 2003, with all current service packs and patches;Microsoft Office 2003 avec tous les mises à jour et correctifs actuels;
Adobe Acrobat Professional (full version) version 9, with all current service packs and patches (or some other software that creates PDF documents);Adobe Acrobat Professional (version pleine), version 9, avec tous les mises à jour et rectificatifs actuels (ou autre logiciel permettant de créer des documents PDF);
Current and up to date antivirus software;Logiciel antivirus actuel;
Current and up to date JAVA JREJAVA JRE actuel;
Current and up to date Internet Explorer Flash plugin.Flash-plugin Internet Explorer actuel.
ANNEX 2ANNEXE 2
STANDARD FOR INTERPRETATION BOOTHS (E/.../...)NORMES À RESPECTER POUR LES CABINES D’INTERPRÉTATION (anglais/.../...)
All interpretation booths, should accommodate Two/three interpreters comfortably in each booth.Chaque cabine d’interprétation devrait pouvoir accueillir deux ou trois interprètes confortablement installés.
For the installation of mobile booths, the following measurements shall apply for a standard booth, e.g. for 3 interpreters: width 2.40 m. (1,50 m.), height: 2,00 m. (1,90 m), depth 1,60 m. (1,50).Dans le cas de cabines transportables, chaque cabine devrait avoir, pour trois interprètes, les dimensions standard suivantes: 2,40 m (1,50 m) de largeur, 2,00 m (1,90 m) de hauteur et 1,60 m (1,50 m) de profondeur.
Please note that the figures in parentheses indicate minimum requirements.Veuillez noter que les chiffres entre parenthèses correspondent au minimum requis.
Doors shall not interconnect booths through side-walls nor open inwards.Les portes ne devraient pas faire communiquer les cabines entre elles par leurs cloisons latérales, ni s’ouvrir vers l’intérieur.
Each booth should have windows, and be placed to enable the interpreter to see the podium, the participants, projection screens, etc.Chaque cabine devrait avoir des fenêtres et être placée de telle sorte que l’interprète puisse voir le podium, les participants, les écrans de projection, etc.
A passage behind the booths at least 1,60 m. wide for the sole use of the interpreters should be provided.Un passage d’au moins 1,60 m de large réservé aux seuls interprètes est à prévoir à l’arrière des cabines.
Booths should have tables across the full width, total depth not less than 0.45 m. height 0.72/0.76 m from the floor.Les cabines devraient être équipées de tables sur toute leur largeur, sur une profondeur de 0,45 m au moins, à 0,72/0,76 m du sol.
Good lighting (at least two sources) of 100 LX and 300 LX, ventilation, and other technical equipment (microphones, controls and headphones) as well as adjustable, movable, stable chairs should be provided.Un bon éclairage (provenant de deux sources au moins) de 100 lx et 300 lx, un système de ventilation et du matériel technique (microphones, tableaux de commande et casques), ainsi que des chaises réglables, mobiles et stables, devraient être disponibles.
The booths and the wall behind them should be adequately sound insulated.Les cabines et le mur derrière elles devraient être correctement insonorisés.
Interpreters should be able to switch to 3 channels, i.e. the original channel as well as the two language channels.Les interprètes devraient pouvoir choisir entre trois canaux, à savoir le canal d’origine et les deux canaux de langues.
Each booth must have three independently controllable microphones.Chaque cabine doit être équipée de trois microphones réglables séparément.
The microphones must have a regular switch on/off button, to activate and de-activate the channel, and a “cough” button, which allows the interpreter to switch off and block the channel (i.e. without the floor being heard instead).Les microphones doivent comporter un interrupteur classique, pour activer et désactiver le canal, et un “bouton toussoir”, qui permet à l’interprète de couper et bloquer le canal (sans renvoyer sur le canal orateur).
Each interpreter must be able to control the incoming sound volume.Chaque interprète doit pouvoir régler le volume du canal d’entrée.
Incoming sound should be free of noise and interference.Le son qui en provient doit être libre de tout bruit et de toute interférence.
The technician must be able to adjust the outgoing sound volume as required.Le technicien doit pouvoir régler le volume du canal de sortie au besoin.
The conference (sound) technician/microphone switcher booth shall be placed close to the interpreters’ booths to facilitate communication and provide a good view of the hall.La cabine du technicien de conférence (du son)/cabine de régie du son doit être placée à proximité des cabines des interprètes, de manière à faciliter la communication et à offrir une bonne vue de la salle.
Telephones (with lights that blink; not bells) should be provided in at least two of the booths in each room.Des téléphones (avec signal lumineux, sans sonnerie) devraient être prévus dans au moins deux cabines de chaque salle.
INTERPRETATION BOOTH FRONT VIEWCABINE D’INTERPRÉTATION, VUE DE FACE
V.10-57590 (F)V.10-57590 (F)