FINAL Requirements Paper_V0657986_ES
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11.05.2006 14:00 ANNEX 1Anexo 1
Sixteenth Meeting of Heads of National Drug Law Enforcement Agencies, Latin America Conference Servicing Requirements16ª Reunión de Jefes de los Organismos Nacionales Encargados de Combatir el Tráfico Ilícito de Drogas, América Latina y el Caribe
Please tick in the column next to the listed requirements if everything is available, or provide details.Necesidades de servicios de conferencias
Requirements AvailableSírvase marcar la columna apropiada según las necesidades que se relacionan si se dispone de los recursos correspondientes, o brinde detalles.
ResourcesNecesidades Disponibilidad prevista de los recursos
Main Conference/Meeting RoomSala principal de conferencias
1 Main conference room with a minimum of 2 seats at the table, per delegation, for a total of 61 delegations. (Preferably U-shape, to facilitate discussions) Ready 2 day before the openingUna sala principal de conferencias con un mínimo de dos asientos con mesa por delegación, para un total de 61 delegaciones (preferentemente en forma de U para facilitar los debates) Disponible dos días antes de la apertura
Podium with 5 seats at the table, each equipped with one microphone Ready 2 day before the openingPodio con cinco asientos a la mesa, cada uno dotado de micrófono Disponible dos días antes de la apertura
1 microphone, at the table, per delegation. Ready 2 day before the openingUn micrófono, en mesa, por delegación Disponible dos días antes de la apertura
3 Interpretation booths (English/French/Spanish), see attached sheet for details (Annex 2) and refer to the following ISO Specifications: ISO 2603:1998 if built-in booths;Tres cabinas de interpretación (español/francés/inglés), véanse más detalles en la página adjunta (anexo 2) y remítase a las especificaciones técnicas siguientes de la Organización Internacional de Normalización:
ISO 4043:1998 if portable booths;ISO 2603: 1998, en caso de cabinas fijas;
IEC 914:1988 for equipment; Sound: ISO 140/IV Ready 2 day before the opening 100 multi-channel listening devices, to permit delegates to listen to the proceedings in their respective languages (minimum 4 channels, original/floor, E, F,S) Ready 2 day before the opening 1 table for Conference Officers, 2 seats, with silent ringing internal telephone. Ready 2 day before the opening Recording equipment for proceedings, English and Original/Floor to be recorded on C90 compact cassettes: -overlapped recording, recording only one side of tape, left channel: original/floor, right channel: English, -outgoing channel selection device, ISO 4043 both outgoing channels should have recording possibilities – 1 language per channel. Ready 2 day before the openingISO 4043: 1998, en caso de cabinas móviles;
1 Screen for multi-media presentation (minimum of 3 x 3m). Ready 2 day before the openingIEC 914: 1988, relativa al equipo; Sonido: ISO 140/IV Disponibles dos días antes de la apertura Sistema de audio de canales múltiples con capacidad para 100 canales que permita a los delegados escuchar con auriculares las deliberaciones en sus respectivos idiomas (cuatro canales como mínimo: original/orador, español, francés e inglés) Disponible dos días antes de la apertura Una mesa para oficiales de conferencias, con dos asientos y teléfono para llamadas internas dotado de señal de aviso silente Disponible dos días antes de la apertura Equipo de grabación de las deliberaciones en inglés y en el idioma original del orador en casetes compactas C90: -superposición parcial, grabación por un solo lado de la cinta, canal izquierdo: original/orador, canal derecho: inglés; -dispositivo de selección del canal de salida, ISO 4043, ambos canales de salida deberán contar con la posibilidad de grabación, un idioma por canal Disponible dos días antes de la apertura
1 Data/video projector (minimum of 2500 ANSI Lumen). Ready 2 day before the openingUna pantalla para disertaciones multimedia (mínimo de 3x3m) Disponible dos días antes de la apertura Un proyector de datos/vídeo (mínimo de 2500 ANSI Lumen) Disponible dos días antes de la apertura
1 Laptop or computer with Microsoft Office 2000 with multinational keyboard, for presentations connected to the data/video projector Ready 2 day before the openingUna computadora portátil o de escritorio con Microsoft Office 2000 y teclado multinacional, para las disertaciones, conectada al proyector de datos/vídeo Disponible dos días antes de la apertura Una pantalla plana TFT de 19 pulgadas conectada a un dispositivo de multivisualización (video splitter) y a la computadora portátil o de escritorio
1 TFT Flat screen 19” connected to Video splitter and to the computer/ laptopUn reproductor de vídeo VHS (multisistema PAL/NTSC/SECAM), conectado al proyector de datos/vídeo Disponible dos días antes de la apertura
1 VHS Video player ( multi-system PAL/NTSC/SECAM), connected to the data/video projector Ready 2 day before the openingUn reproductor de DVD (conectado al proyector de datos/vídeo) Disponible dos días antes de la apertura
1 DVD player (connected to the data/video projector) Ready 2 day before the openingUn rotafolio Disponible dos días antes de la apertura
1 Flip chart. Ready 2 day before the openingAgua de beber, dos veces al día, para delegados e intérpretes A partir del día de la apertura
Fresh water, two times per day, for delegates and Interpreters As of opening dayOtras necesidades de sala de conferencias:
Additional Conference room requirements: Extra chairs for delegations overflow.Sillas adicionales en caso de que el número de delegados exceda del previsto
Pads and pencils for delegates, and Interpreters.Bloc de notas y lápices para delegados e intérpretes
Additional Breakout/Meeting RoomsSalas de reuniones adicionales
2 additional meeting rooms, with a minimum of 25 seats at the table.Dos salas de reuniones adicionales, con un mínimo de 25 asientos con mesa.
One of the meeting rooms should be equipped with a 1-2 computers with Internet access and Microsoft Office 2000 Ready 1 day before the openingUna de las salas deberá estar dotada de una o dos computadoras con acceso a la Internet y Microsoft Office 2000 Disponibles un día antes de la apertura
OfficesOficinas
A total of 6 offices in the vicinity of the Main Conference Room.Un total de seis oficinas próximas a la sala principal de conferencias
1 Office for the Chairman of the Conference, equipped with, 1 desk, 1 small meeting table for eight people, 1 international telephone line. Ready 1 day before the openingUna oficina para el Presidente de la Conferencia, dotada de un escritorio, una pequeña mesa de reuniones con capacidad para ocho personas, una línea de teléfono para llamadas internacionales Disponible un día antes de la apertura
1 Office for the Secretary of the Conference and the Representative of the Executive Director of UNODC, equipped with, 3 desks, 1 small meeting table for eight people, 1 international telephone line with Fax machine, 3 Computers with Internet access (Cipher strength of browser must be set at 128-bit) and Microsoft Office 2000 with multinational keyboard and 1 printer connected to the 3 computers.Una oficina para el Secretario de la Conferencia y el Representante del Director Ejecutivo de la ONUDD, dotada de tres escritorios, una pequeña mesa de reuniones con capacidad para ocho personas, una línea de teléfono para llamadas internacionales y transmisiones de facsímil, tres computadoras con acceso a la Internet (el navegador deberá tener cifrado de 128 bits), Microsoft Office 2000 y teclado multinacional, y una impresora conectada a las tres computadoras.
Ready 3 day before the openingDisponible tres días antes de la apertura
1 Office for the Secretariat, equipped with, 2 desks, 1 local telephone line, 2 Computers with Internet access (Cipher strength of browser must be set at 128-bit) and Microsoft Office 2000 with multinational keyboard and 1 printer connected to both PCs, and 1 small photocopying machine. Ready 3 day before the openingUna Oficina para la Secretaría, dotada de dos escritorios, una línea de teléfono para llamadas locales, dos computadoras con acceso a la Internet (el navegador deberá tener cifrado de 128 bits), Microsoft Office 2000 y teclado multinacional, y una impresora conectada a ambas computadoras, así como una pequeña máquina fotocopiadora Disponible tres días antes de la apertura
1 Office for Conference Services staff, equipped with 2 desks, 1 international telephone line, 1 local telephone line, 1 Computer with Internet access (Cipher strength of browser must be set at 128-bit) and Microsoft Office 2000 with multinational keyboard and 1 Laser printer.Una Oficina para el personal de servicios de conferencias, dotada de dos escritorios, una línea de teléfono para llamadas internacionales, una línea de teléfono para llamadas locales, una computadora con acceso a la Internet (el navegador deberá tener cifrado de 128 bits), Microsoft Office 2000 y teclado multinacional, y una impresora láser.
Ready 3 day before the openingDisponible tres días antes de la apertura
1 Office for Remote Translation facilities, furnished with 1 desk, 2 tables, Equipped with:Una oficina para los servicios de traducción a distancia, dotada de un escritorio y dos mesas. Además, deberá disponer de:
1 dedicated international phone line (voice)una línea de teléfono exclusiva para llamadas internacionales (telefonía de voz)
1 dedicated international fax lineuna línea de facsímil exclusiva para transmisiones internacionales
1 high-resolution, high-speed fax machine (sheet fed)una máquina de facsímil de alta velocidad y gran resolución (de papel corriente)
1 networked PC1una computadora personal conectada a la red1
1 PS/2 Windows 95 US English layout keyboard (international settings)un teclado en inglés de los EE.UU. PS/2 Windows 95 (configuración internacional)
1 colour monitorun monitor en colores
1 modem (for backup in case of internet failure)un módem (de reserva, en caso de falla del acceso a la Internet)
1 laser printer (A4 paper) with at least 24 MB memory equipped to handle A4 paper.una impresora láser (papel A4) con una memoria de al menos 24 MB
Software and connections:Programas informáticos y conexiones:
Microsoft Windows 2000 Professional US English versionMicrosoft Windows 2000 Professional, versión en inglés de los EE.UU.
Microsoft Office 2000Microsoft Office 2000
Adobe Acrobat (full version) version 6.0Adobe Acrobat (versión completa), versión 6.0
Antivirus program (latest version)Programa antivirus (versión más reciente)
Internet connection (broad band)Conexión con la Internet (banda ancha)
Internet access (Cipher strength of browser must be set at 128-bit)Acceso a la Internet (el navegador deberá tener cifrado de 128 bits)
Local Email access/addressAcceso y dirección de correo electrónico de red local
UNOV PCs are equipped with: 400 MHZ system Bus, 512 Mb RAM, 512Kb cache, Fast IDE/ATA-100 controller on board, graphic controller, sound controller, on board 10/100 Mbit Ethernet adapter, 3 PCI slots, 40 GB IDE Hard disk Ultra DMA 100, 7200 RPM;Las computadoras personales de la ONUV tienen las siguientes características técnicas: Bus de sistema a 400 MHZ, memoria RAM de 512 Mb, caché de 512Kb, controlador rápido IDE/ATA-100 en placa matriz, controlador gráfico, controlador de sonido, adaptador Ethernet 10/100 Mbit en placa matriz, tres zócalos PCI, disco duro IDE de 40 GB Ultra DMA 100, 7200 RPM;
DVD/CD ROM 48X IDE;DVD/CD ROM 48X IDE;
PS/2 Wheel type Optical Mouse)ratón óptico con rueda PS/2)
Ready 3 day before the openingDisponible tres días antes de la apertura
1 Office for Conference Participants, equipped with 2 desks, 1 local telephone line, 2 Computer with Internet access (Cipher strength of browser must be set at 128-bit) and Microsoft Office 2000 with multinational keyboard and 1 Laser printer. Ready 1 day before the openingUna Oficina para los participantes en la Conferencia, dotada de dos escritorios, una línea de teléfono para llamadas locales, dos computadoras con acceso a la Internet (el navegador deberá tener cifrado de 128 bits), Microsoft Office 2000 y teclado multinacional, y una impresora láser Disponible un día antes de la apertura
Additional Office requirements:Otras necesidades de oficina:
Sufficient office supplies for the use of the Secretariat.Suficiente material de oficina a disposición de la Secretaría
Other areasOtras áreas
Reproduction area, to be located in the vicinity of the distribution area and main conference room. Equipped with two A4 high-speed photocopiers (similar to CANON/NP 6085, speed-80 copies per minute) with sorter, to handle a minimum of 20 sets, with recto-verso copying function, on-line stapling for a minimum of 50 sheet. 40 reams (packages 500 sheets) of A4 paper. Two tables, 1 internal telephone line. A photocopier technician should be available or on call, at all times, during the conference. Ready 3 day before the openingEl área de reproducción deberá estar situada cerca del área de distribución y de la sala principal de conferencias. Deberá contar con dos fotocopiadoras de alta velocidad A4 (similares a la CANON/NP 6085, con una velocidad de 80 copias por minuto) con capacidad para compaginar y trabajar con un mínimo de 20 juegos, capacidad de copia recto/verso, engrapado en línea de un mínimo de 50 hojas; 40 resmas (paquetes de 500 hojas) de papel A4. Dos mesas, una línea de teléfono para llamadas locales. Durante la conferencia un técnico especializado en fotocopiadoras deberá estar siempre disponible o de guardia Disponible tres días antes de la apertura
Documents Distribution area, 60 pigeonholes (if possible), four tables, 1 internal telephone line (annex 3). Ready 1 day before the openingÁrea de distribución de documentos, 60 casilleros (de ser posible), cuatro mesas, una línea de teléfono para llamadas internas (anexo 3) Disponible 1 día antes de la apertura
Interpreters’ Lounge with chairs and tables to accommodate 6 persons, 1 local telephone line. Ready 1 day before the openingSalón para los intérpretes, con sillas y mesas para seis personas y una línea de teléfono para llamadas locales Disponible un día antes de la apertura
Registration area, with two tables 1 typewriter and 1 internal telephone line. Ready 1 day before the openingÁrea de inscripción, con dos escritorios, una máquina de escribir y una línea de teléfono para llamadas internas Disponible un día antes de la apertura
Colour coded identity conference badges:Distintivos de la conferencia con código de colores:
Red - Country delegatesRojo: delegados de los países
Blue – UN organizations and Inter-governmental OrganizationsAzul: organizaciones de las Naciones Unidas y organizaciones intergubernamentales
Yellow – Non-governmental organizationsAmarillo: organizaciones no gubernamentales
Green – PressVerde: prensa
Grey – Local support staffGris: personal de apoyo de contratación local
(Will the host government provide these badges or should the UN provide them?) Ready 1 day before the opening(Deberá definirse si los distintivos serán suministrados por el gobierno anfitrión o las Naciones Unidas) Disponibles un día antes de la apertura
Local Support StaffPersonal de apoyo de contratación local
The Staff assigned, should be available for the whole period of the conference and be prepared to work early in the morning and late in the evening.El personal asignado deberá estar disponible durante todo el período que dure la conferencia y estar dispuesto a trabajar temprano por la mañana y tarde por la noche.
Some of the conference support staff might be required to work prior to the opening day.Es posible que una parte de ese personal deba comenzar a trabajar antes del día de apertura 2 secretarias bilingües, español/inglés
2 bilingual Secretaries E/S2 auxiliares de reproducción/distribución
2 Reproduction/Distribution Assistants1 auxiliar de inscripción bilingüe, español/inglés
1 bilingual Registration Assistant, E/S2 auxiliares de sala de conferencias bilingües, español/inglés
2 bilingual Conference Room Assistants, E/S2 mensajeros, español/inglés
2 Messengers, E/S1 técnico encargado de la sala de conferencias (cabinas de interpretación, sistema de sonido y equipo para las disertaciones)
1 Technician for the Conference Room (Interpretation booths, sound system and equipment for presentations.1 técnico encargado de las máquinas fotocopiadoras 4 5
1 Technician for the Photocopying MachinesV.06-57986