FINALEnglishConferencerequirements Feb 2009 Annex 1 and 2_V0980570_ES
Correct misalignment Change languages order
FINALEnglishConferencerequirements Feb 2009 Annex 1 and 2.doc (english)MEETING REQUIREMENTS FOR HONLEA MEETINGS V0980570.doc (spanish)
ANNEX 1Anexo 1
Meeting of Heads of National Drug Law Enforcement Agencies, Latin AmericaReunión de Jefes de los Organismos Nacionales Encargados de Combatir el Tráfico Ilícito de Drogas, América Latina y el Caribe
City , DateCiudad, fecha
Conference Servicing RequirementsNecesidades de servicios de conferencias
Please tick in the column next to the listed requirements if everything is available, or provide details.Sírvase marcar la columna correspondiente a las necesidades que se relacionan si se dispone de todo lo mencionado, o facilite información detallada.
3 February 20093 de febrero de 2009
Requirements Available ResourcesNecesidades Recursos disponibles
Main Conference/Meeting RoomSala principal de conferencias/reuniones
1 Main conference room with a minimum of 2 seats at the table, per delegation, for a total of 61 delegations. (Preferably U-shape, to facilitate discussions)1 sala principal de conferencias con un mínimo de 2 asientos en la mesa por delegación, para un total de 61 delegaciones (preferentemente en forma de U para facilitar los debates)
Podium with 5 seats at the table, each equipped with one microphonePodio con 5 asientos en la mesa, cada uno dotado de un micrófono
1 microphone, at the table, per delegation.1 micrófono, en la mesa, por delegación
3 Interpretation booths (English/French/Spanish), see attached sheet for details (Annex 2) and refer to the following ISO Specifications: ISO 2603:1998 if built-in booths;3 cabinas de interpretación (español/francés/inglés), véanse más detalles en la página adjunta (anexo 2) y remítase a las especificaciones técnicas siguientes de la Organización Internacional de Normalización:
ISO 4043:1998 if portable booths;ISO 2603: 1998, en caso de cabinas fijas;
IEC 60914 for equipment;ISO 4043: 1998, en caso de cabinas portátiles;
Sound: ISO 140/IVCEI 60914, relativa al equipo;
100 multi-channel listening devices (minimum of 4 channels), to permit delegates to listen to the proceedings in their respective languages.Sonido: ISO 140/IV
1 table for Conference Officers, 2 seats, with silent ringing internal telephone.100 audífonos de canales múltiples (4 canales como mínimo) que permitan a los delegados escuchar las deliberaciones en sus respectivos idiomas
Recording equipment for proceedings, English and Original/Floor to be recorded preferably digitally in the MP3 format and saved on CD/DVD; or on C90 compact cassettes (outgoing channel selection device, ISO 4043 both outgoing channels should have recording possibilities – 1 language per channel).1 mesa para oficiales de conferencias, con 2 asientos y teléfono para llamadas internas dotado de aviso de llamada silencioso Equipo de grabación de las deliberaciones en inglés y en el idioma original del orador para grabación preferentemente digital en formato MP3 y guardada en CD/DVD o en casetes compactas C90 (dispositivo de selección del canal de salida, ISO 4043, ambos canales de salida deberán contar con la posibilidad de grabación, un idioma por canal)
1 Screen for multi-media presentation (minimum of 3 x 3m).1 pantalla para presentaciones multimedia (mínimo de 3x3m)
1 Data/video projector (minimum of 1200 ANSI Lumen).1 proyector de datos/vídeo (1200 lúmenes ANSI como mínimo)
1 Laptop or computer running MS XP Professional Microsoft Office 2003 with US English keyboard and US-International as the selected input language, for presentations.1 computadora portátil o de escritorio con MSXP Professional y Microsoft Office 2003 y teclado inglés EE.UU. e idioma de entrada seleccionado EE.UU. internacional, para presentaciones
1 Laser Printer1 impresora láser
1 VHS Video player ( multi-system PAL/NTSC/SECAM).1 reproductor de vídeo VHS (multisistema PAL/NTSC/SECAM), conectado al proyector de datos/vídeo
1 DVD player1 reproductor de DVD
1 Flip chart.1 rotafolio
Fresh water, two times per day, for delegates and InterpretersAgua potable, dos veces al día, para delegados e intérpretes
Additional Conference room requirements:Otras necesidades de sala de conferencias:
Extra chairs for delegations overflow.Más sillas en caso de que el número de delegados exceda del previsto.
Pads and pencils for delegates, and Interpreters.Bloc de notas y lápices para delegados e intérpretes.
Additional Breakout/Meeting RoomsOtras salas de reuniones
1 additional meeting room, with a minimum of 25 seats at the table. The meeting room should be equipped with a computer running MS XP Professional Microsoft Office 2003 with Internet access; US English keyboard with US-International as the selected input language.Otra sala de reuniones, con un mínimo de 25 asientos en la mesa. La sala deberá estar dotada de 1 computadora con acceso a la Internet y MS XP Professional y Microsoft Office 2003; teclado inglés EE.UU. e idioma de entrada seleccionado EE.UU. internacional
OfficesOficinas
A total of 6 offices in the vicinity of the Main Conference Room.Un total de 6 oficinas próximas a la sala principal de conferencias.
1 Office for the Chairman of the Conference, equipped with, 1 desk, 1 small meeting table for eight people,1 international telephone line and 1 computer running MS Windows XP Professional and MS Office 2003 with Internet access and 1 headset; US English keyboard with US-International as the selected input language.1 oficina para el Presidente de la Conferencia, dotada de 1 escritorio, 1 pequeña mesa de reuniones para ocho personas, 1 línea de teléfono para llamadas internacionales y una computadora con MS Windows XP Professional y acceso a internet y auriculares; teclado inglés EE.UU. e idioma de entrada seleccionado EE.UU. internacional.
1 Office for the Secretary of the Conference and the Representative of the Executive Director of UNODC, equipped with, 3 desks, 1 small meeting table for eight people, 1 international telephone line with Fax machine, 3 computers running MS Windows XP Professional, MS Office 2003 with Internet access, 1 printer connected to the 3 computers and 3 headsets; US English keyboard with US-International as the selected input language.1 oficina para el Secretario de la Conferencia y el Representante del Director Ejecutivo de la UNODC, dotada de 3 escritorios, 1 pequeña mesa de reuniones para ocho personas, 1 línea de teléfono para llamadas internacionales con fax, 3 computadoras con acceso a internet, MS Windows XP Professional y Microsoft Office 2003, 1 impresora conectada a las tres computadoras y 3 juegos de auriculares; teclado inglés EE.UU. e idioma de entrada seleccionado EE.UU. internacional.
1 Office for the Secretariat, equipped with, 2 desks, 1 local telephone line, 2 computers running MS Windows XP Professional, MS Office 2003 with Internet access, 1 printer connected to both computers; US English keyboard with US-International as the selected input language. 1 small photocopying machine.1 Oficina para la Secretaría, dotada de 2 escritorios, 1 línea de teléfono para llamadas locales, 2 computadoras con acceso a internet, MS Windows XP Professional y Microsoft Office 2003 y 1 impresora conectada a ambas computadoras; teclado inglés EE.UU. e idioma de entrada seleccionado EE.UU. internacional, 1 pequeña fotocopiadora.
1 Office for Conference Services staff, equipped with 2 desks, 1 international telephone line, 1 local telephone line, 2 computers running MS Windows XP Professional, MS Office 2003 with Internet access, 1 printer connected to both computers and 2 headsets; US English keyboard with US-International as the selected input language.1 oficina para el personal de servicios de conferencias, dotada de 2 escritorios, 1 línea de teléfono para llamadas internacionales, 1 línea de teléfono para llamadas locales, 2 computadoras con acceso a internet, MS Windows XP Professional y Microsoft Office 2003, 1 impresora conectada a ambas computadoras y 2 juegos de auriculares; teclado inglés EE.UU. e idioma de entrada seleccionado EE.UU. internacional.
1 Office for Remote Translation facilities, furnished with 1 desk, 2 tables,1 oficina para los servicios de traducción a distancia, amueblada con 1 escritorio y 2 mesas y dotada de:
Equipped with: 1 dedicated international phone line (voice),1 línea de teléfono exclusiva para llamadas internacionales (telefonía de voz)
1 dedicated international fax line,1 línea de fax exclusiva para transmisiones internacionales
1 high-resolution, high-speed fax machine (sheet fed),1 máquina de fax de alta velocidad y gran resolución (de papel corriente)
1 networked PC1,1 computadora personal conectada a la red1
1 US English layout keyboard (international settings),1 teclado inglés EE.UU. (configuración internacional)
1 CD RW, DVD1 CD RW, DVD
1 colour monitor,1 monitor en color
1 headset1 juego de auriculares
1 high quality scanner (HP-SCANJET 5550-C)1 escaneador de gran calidad (HP-SCANJET 5550-C)
1 modem (for backup in case of internet failure)1 módem (de reserva, en caso de avería del acceso a la internet)
1 laser printer (A4 paper) with at least 24 MB memory equipped to handle A4 paper.1 impresora láser (papel A4) con una memoria de al menos 24 MB
Software and connections:Programas informáticos y conexiones:
Windows XP Professional English version,Windows XP Professional, versión en inglés
Microsoft Office 2003,Microsoft Office 2003
Adobe Acrobat (full version) version 8.0,Adobe Acrobat (versión completa), versión 8.0
Antivirus program (latest version)Programa antivirus (versión más reciente)
Internet connection (broad band),Conexión con internet (banda ancha)
UNOV PCs are equipped with: Intel Core 2 Duo E8500 3.16Ghz; Ram: 2 GB DDR2 SDRAM 800MHz PC2-6400; HDD: 250 GB – standard – Serial ATA-300; Optical device: DVD+_RW; Sound: Integrated; NIC: 10/100/1000; Keyboard: USB Standard keyboard; Mouse: USB 2-button Optical Scroll Mouse; Mouse pad included; OS: MS Windows XP Professional,.Las computadoras personales de la ONUV tienen las siguientes características técnicas: Intel Core 2 Duo E8500 3,16 GHz; memoria RAM: 2 GB DDR2 SDRAM 800 MHz PC2-6400; disco duro: 250 GB-normal-en serie ATA 300; dispositivo óptico: DVD+_RW; sonido: integrado; NIC: 10/100/1000; teclado: USB normal; Ratón: óptico de 2 botones; esterilla de ratón incluida; Sistema operativo: MS Windows XP Professional.
1 Office for Conference Participants, equipped with 2 desks, 1 local telephone line, 2 computers running MS Windows XP Professional, MS Office 2003 with Internet access and 1 Laser printer; US English keyboard with US-International as the selected input language.1 oficina para los participantes en la Conferencia, dotada de 2 escritorios, 1 línea de teléfono para llamadas locales, 2 computadoras con acceso a internet, MS Windows XP Professional y Microsoft Office 2003 y 1 impresora láser; teclado inglés EE.UU. e idioma de entrada seleccionado EE.UU. internacional.
Additional Office requirements:Otras necesidades de oficina:
Sufficient office supplies for the use of the Secretariat.Suficiente material de oficina a disposición de la Secretaría.
Other areasOtras áreas
Reproduction area, to be located in the vicinity of the distribution area and main conference room. Equipped with two A4 high-speed photocopiers (similar to CANON/NP 6085, speed-80 copies per minute) with sorter, to handle a minimum of 20 sets, with recto-verso copying function, on-line stapling for a minimum of 50 sheet. 40 reams (packages 500 sheets) of A4 paper. Two tables, 1 internal telephone line. A photocopier technician should be available or on call, at all times, during the conference.El área de reproducción deberá estar situada cerca del área de distribución y de la sala principal de conferencias. Deberá contar con dos fotocopiadoras de alta velocidad A4 (similares a la CANON/NP 6085, con una velocidad de 80 copias por minuto) con clasificador para un mínimo de 20 juegos, función de copia recto/verso, engrapado en línea de un mínimo de 50 hojas; 40 resmas (paquetes de 500 hojas) de papel A4. Dos mesas, 1 línea de teléfono para llamadas internas. Durante la conferencia un técnico especializado en fotocopiadoras deberá estar siempre disponible o de guardia.
Documents Distribution area in a counter shape, four tables, 1 internal telephone line.Área de distribución de documentos con mostrador, 4 mesas, 1 línea de teléfono para llamadas internas.
Interpreters’ Lounge with chairs and tables to accommodate 6 persons, 1 local telephone line. equipped with, 1 desk and 1 computer running MS Windows XP Professional, Microsoft Office 2003 with Internet access; US English keyboard with US-International as the selected input language.Salón para los intérpretes, con sillas y mesas para 6 personas y 1 línea de teléfono para llamadas locales. Dotado de 1 escritorio y 1 computadora con acceso a internet y MS Windows XP Professional y Microsoft Office 2003; teclado inglés EE.UU. e idioma de entrada seleccionado EE.UU. internacional.
Registration area, with two tables 1 typewriter and 1 internal telephone line.Área de inscripción, con 2 mesas, 1 máquina de escribir y 1 línea de teléfono para llamadas internas.
Colour coded identity conference badges:Pases de identificación de la conferencia con código de colores:
Red - Country delegatesRojo: delegados de los países
Blue – UN organizations and Inter-governmental OrganizationsAzul: organizaciones de las Naciones Unidas y organizaciones intergubernamentales
Yellow – Non-governmental organizationsAmarillo: organizaciones no gubernamentales
Green – PressVerde: prensa
Grey – Local support staffGris: personal auxiliar de contratación local
(Will the host government provide these badges or should the UN provide them?)(Deberá definirse si los pases serán suministrados por el gobierno anfitrión o las Naciones Unidas)
Local Support StaffPersonal auxiliar de contratación local
The Staff assigned, should be available for the whole period of the conference and be prepared to work early in the morning and late in the evening.El personal asignado deberá estar disponible durante todo el período que dure la conferencia y estar dispuesto a trabajar temprano por la mañana y tarde por la noche.
Some of the conference support staff might be required to work prior to the opening day.Es posible que una parte de ese personal deba comenzar a trabajar antes del día de apertura.
2 bilingual Secretaries E/S2 secretarias bilingües, español/inglés
2 Reproduction/Distribution Assistants E/S2 auxiliares de reproducción/distribución, español/inglés
1 bilingual Registration Assistant, E/S1 auxiliar de inscripción bilingüe, español/inglés
2 bilingual Conference Room Assistants, E/S2 auxiliares de sala de conferencias bilingües, español/inglés
2 Messengers, E/S2 mensajeros, español/inglés
1 Technician for the Conference Room (Interpretation booths, sound system and equipment for presentations.1 técnico encargado de la sala de conferencias (cabinas de interpretación, sistema de sonido y equipo para las disertaciones)
1 Technician for the Photocopying Machines1 técnico encargado de las máquinas fotocopiadoras
If possible 6 local cellular phones should be made availableDe ser posible, se debería poner a disposición del personal auxiliar 6 teléfonos celulares locales
ANNEX 2 (last up-date Feb. 2009)ANEXO 2 (actualizado por última vez en febrero de 2009)
STANDARD FOR INTERPRETATION BOOTHS (English/French/Spanish)Especificaciones para cabinas de interpretación (español/francés/inglés)
All interpretation booths, should accommodate two interpreters comfortably in each booth. For the installation of mobile booths, the following measurements shall apply for a standard booth, e.g. for 2 interpreters: width 1,60 m. (1,50 m.), height: 2,00 m. (1,90 m), depth 1,60 m. (1,50). Please note that the figures in parentheses indicate minimum requirements. Doors shall not interconnect booths through side-walls nor open inwards. Each booth should have windows, and be placed to enable the interpreter to see the podium, the participants, projection screens, etc. A passage behind the booths at least 1,60 m. wide for the sole use of the interpreters should be provided. Booths should have tables across the full width, total depth not less than 0.45 m. height 0.72/0.76 m from the floor. Good lighting (at least two sources) of 100 LX and 300 LX, ventilation, and other technical equipment (microphones, controls and headphones) as well as adjustable, movable, stable chairs should be provided. The booths and the wall behind them should be adequately sound insolated.Todas las cabinas de interpretación deben poder alojar a dos intérpretes cómodamente en cada cabina. Para la instalación de cabinas portátiles, se aplicarán las siguientes medidas para una cabina normal, es decir, para 2 intérpretes: anchura, 1,60 metros (1,50 metros); altura, 2,00 metros (1,90 metros); profundidad, 1,60 metros (1,50 metros). Cabe señalar que las cifras que figuran entre paréntesis indican los requisitos mínimos. Las puertas no comunicarán una cabina con otra a través de tabiques laterales ni se abrirán hacia el interior. Cada cabina deberá estar dotada de ventanas y estar situada de forma que el intérprete pueda ver el podio, a los participantes, las pantallas de proyección, etc. Detrás de las cabinas habrá un pasillo de 1,60 metros de ancho como mínimo para uso exclusivo de los intérpretes. Las cabinas deberán tener una mesa que ocupe toda la anchura de la cabina, de una profundidad total no inferior a 0,45 metros y una altura de 0,72/0,76 metros desde el suelo. Cada cabina contará con un buen alumbrado (dos fuentes luminosas como mínimo) de 100 LX y 300 LX, ventilación, y demás equipo técnico (micrófonos, mandos y cascos de escucha) así como sillas ajustables, móviles y estables. Las cabinas y el tabique situado detrás de ellas deben contar con un aislamiento acústico adecuado.
Interpreters should be able to switch to 4 channels, i.e. the original channel as well as the three language channels.Los intérpretes deben poder conmutar a cuatro canales, es decir, el canal original así como los tres canales de idiomas.
Each booth must have two independently controllable microphones.Cada cabina debe estar dotada de dos micrófonos con mando independiente.
The microphones must have a regular switch on/off button, to activate and de-activate the channel, and a “cough” button, which allows the interpreter to switch off and block the channel (i.e. without the floor being heard instead).Los micrófonos deben tener un interruptor normal de conexión y desconexión, para activar y desactivar el canal, y un botón silenciador, que permita al intérprete desconectar y bloquear el canal (es decir, sin que se escuche al orador).
Each interpreter must be able to control the incoming sound volume.Cada intérprete debe poder controlar el volumen del sonido entrante.
Incoming sound should be free of noise and interference.El sonido entrante debe estar libre de ruidos e interferencias.
The technician must be able to adjust the outgoing sound volume as required.El técnico debe poder ajustar el volumen del sonido saliente según sea necesario.
The conference (sound) technician/microphone switcher booth shall be placed close to the interpreters’ booths to facilitate communication and provide a good view of the hall.La cabina del técnico de conferencia (sonido)/conmutador de micrófonos estará situada cerca de las cabinas de los intérpretes para facilitar la comunicación y ofrecer una buena visibilidad de la sala.
Telephones (with blinking lights, not bells) should be provided in at least two of the booths in each room.Deberán instalarse teléfonos (con avisadores luminosos de destellos y sin timbres) al menos en dos de las cabinas en cada sala. Cabina de interpretación, vista delantera 2 5 V.09-80570 (S) 070209 070209
INTERPRETATION BOOTH FRONT VIEW*0980570*