FINALEnglishConferencerequirements Feb 2009 Annex 1 and 2_V0980569_EF
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FINALEnglishConferencerequirements Feb 2009 Annex 1 and 2.doc (english)MEETING REQUIREMENTS FOR HONLEA MEETINGS V0980569.doc (french)
V.09-80568 (E)
ANNEX 1ANNEXE 1
Meeting of Heads of National Drug Law Enforcement Agencies, Latin AmericaRéunion des chefs des services chargés au plan national de la lutte contre le trafic illicite des drogues, Amérique latine
City , DateVille, date
Conference Servicing RequirementsMatériels et services nécessaires à la réunion
Please tick in the column next to the listed requirements if everything is available, or provide details.Veuillez cocher la case en regard si les matériels et services nécessaires sont tous disponibles; dans le cas contraire, veuillez apporter des précisions.
3 February 20093 février 2009
RequirementsMatériels et services nécessaires
Available ResourcesRessources disponibles
Main Conference/Meeting RoomSalle de conférence principale
1 Main conference room with a minimum of 2 seats at the table, per delegation, for a total of 61 delegations.1 salle principale comportant au moins 2 places assises par table et par délégation, pour 61 délégations.
(Preferably U-shape, to facilitate discussions)(Disposition des tables en U de préférence, pour faciliter les débats)
Podium with 5 seats at the table, each equipped with one microphonePodium avec 5 places assises à table, équipée chacune d’un microphone
1 microphone, at the table, per delegation.1 microphone, à la table, par délégation.
3 Interpretation booths (English/French/Spanish), see attached sheet for details (Annex 2) and refer to the following ISO Specifications:3 cabines d’interprétation (anglais/espagnol/français); voir la fiche ci-jointe pour plus de détails (annexe 2) et se reporter aux normes ISO suivantes:
ISO 2603:1998 if built-in booths;ISO 2603:1998 pour les cabines fixes;
ISO 4043:1998 if portable booths;ISO 4043:1998 pour les cabines transportables;
IEC 60914 for equipment;IEC 60914 pour le matériel;
Sound: ISO 140/IVISO 140/IV pour le son.
100 multi-channel listening devices (minimum of 4 channels), to permit delegates to listen to the proceedings in their respective languages.100 dispositifs d’écoute à canaux multiples (au moins 4 canaux), pour permettre aux représentants d’écouter les délibérations dans leur langue.
1 table for Conference Officers, 2 seats, with silent ringing internal telephone.1 table pour les fonctionnaires des conférences, 2 places assises, avec téléphone interne silencieux.
Recording equipment for proceedings, English and Original/Floor to be recorded preferably digitally in the MP3 format and saved on CD/DVD; or on C90 compact cassettes (outgoing channel selection device, ISO 4043 both outgoing channels should have recording possibilities – 1 language per channel).Matériel d’enregistrement des délibérations, Anglais et Langue originale/Orateur, numérique de préférence au format MP3, avec sauvegarde sur CD/DVD; ou sur cassettes compactes C90 (mécanisme de sélection du canal de sortie, ISO 4043, les deux canaux de sortie devraient pouvoir être enregistrés – 1 langue par canal).
1 Screen for multi-media presentation (minimum of 3 x 3m).1 écran de présentation multimédia (3 m x 3 m au moins).
1 Data/video projector (minimum of 1200 ANSI Lumen).1 projecteur d’images/vidéoprojecteur (1200 ANSI lumens au moins).
1 Laptop or computer running MS XP Professional Microsoft Office 2003 with US English keyboard and US-International as the selected input language, for presentations.1 ordinateur portable ou ordinateur de bureau exécutant MS XP Professional et Microsoft Office 2003, clavier anglais (États-Unis) et langue de saisie sélectionnée anglais (États-Unis-international), pour les présentations.
1 Laser Printer1 imprimante laser
1 VHS Video player ( multi-system PAL/NTSC/SECAM).1 lecteur vidéo VHS (multisystème PAL/NTSC/SECAM).
1 DVD player1 lecteur DVD
1 Flip chart.1 tableau de conférence.
Fresh water, two times per day, for delegates and InterpretersEau, servie deux fois par jour aux représentants et aux interprètes
Additional Conference room requirements:Autres matériels et services:
Extra chairs for delegations overflow.Places assises pour les représentants supplémentaires.
Pads and pencils for delegates, and Interpreters.Blocs-notes et crayons pour les représentants et les interprètes.
Additional Breakout/Meeting RoomsAutres salles de réunion
1 additional meeting room, with a minimum of 25 seats at the table.1 autre salle de réunion, avec au moins 25 places assises à table.
The meeting room should be equipped with a computer running MS XP Professional Microsoft Office 2003 with Internet access; US English keyboard with US-International as the selected input language.La salle doit être équipée d’un ordinateur exécutant MS XP Professional et Microsoft Office 2003, avec accès Internet, clavier anglais (États-Unis), langue de saisie sélectionnée anglais (États-Unis-international).
OfficesBureaux
A total of 6 offices in the vicinity of the Main Conference Room.Au total 6 bureaux à proximité de la salle de conférence principale.
1 Office for the Chairman of the Conference, equipped with, 1 desk, 1 small meeting table for eight people,1 international telephone line and 1 computer running MS Windows XP Professional and MS Office 2003 with Internet access and 1 headset; US English keyboard with US-International as the selected input language.1 bureau pour le Président de la conférence, équipé de 1 table de travail, 1 petite table de réunion pour 8 personnes, 1 ligne téléphonique internationale et 1 ordinateur exécutant MS Windows XP Professional et MS Office 2003, avec accès Internet et 1 casque d’écoute, clavier anglais (États-Unis), langue de saisie sélectionnée anglais (États-Unis-international).
1 Office for the Secretary of the Conference and the Representative of the Executive Director of UNODC, equipped with, 3 desks, 1 small meeting table for eight people, 1 international telephone line with Fax machine, 3 computers running MS Windows XP Professional, MS Office 2003 with Internet access, 1 printer connected to the 3 computers and 3 headsets; US English keyboard with US-International as the selected input language.1 bureau pour le Secrétaire de la conférence et le représentant du Directeur exécutif de l’UNODC, équipé de 3 tables de travail, 1 petite table de réunion pour 8 personnes, 1 ligne téléphonique internationale avec télécopieur, 3 ordinateurs exécutant MS Windows XP Professional, MS Office 2003, avec accès Internet, 1 imprimante connectée aux 3 ordinateurs et 3 casques d’écoute, clavier anglais (États-Unis), langue de saisie sélectionnée anglais (États-Unis-international).
1 Office for the Secretariat, equipped with, 2 desks, 1 local telephone line, 2 computers running MS Windows XP Professional, MS Office 2003 with Internet access, 1 printer connected to both computers; US English keyboard with US-International as the selected input language.1 bureau pour le secrétariat, équipé de 2 tables de travail, 1 ligne téléphonique, 2 ordinateurs exécutant MS Windows XP Professional, MS Office 2003, avec accès Internet, 1 imprimante connectée aux 2 ordinateurs, clavier anglais (États Unis), langue de saisie sélectionnée anglais (États-Unis-international), 1 petit photocopieur.
1 small photocopying machine. 1 Office for Conference Services staff, equipped with 2 desks, 1 international telephone line, 1 local telephone line, 2 computers running MS Windows XP Professional, MS Office 2003 with Internet access, 1 printer connected to both computers and 2 headsets; US English keyboard with US-International as the selected input language.1 bureau pour le personnel des services de conférence, équipé de 2 tables de travail, 1 ligne téléphonique internationale, 1 ligne téléphonique locale, 2 ordinateurs exécutant Windows XP Professional, MS Office 2003, avec accès Internet, 1 imprimante connectée aux 2 ordinateurs et 2 casques d’écoute, clavier anglais (États-Unis), langue de saisie sélectionnée anglais (États-Unis-international).
1 Office for Remote Translation facilities, furnished with 1 desk, 2 tables,1 bureau pour les services de traduction à distance, équipé de 1 table de travail, de 2 autres tables et du matériel suivant:
Equipped with: 1 dedicated international phone line (voice),1 ligne téléphonique internationale spécialisée pour le téléphone;
1 dedicated international fax line,1 ligne téléphonique internationale spécialisée pour le télécopieur;
1 high-resolution, high-speed fax machine (sheet fed),1 télécopieur à haute résolution et grande vitesse (papier ordinaire);
1 networked PC1,1 PC en réseau1;
1 US English layout keyboard (international settings),1 clavier anglais (États-Unis) (paramètres internationaux);
1 CD RW, DVD1 CD RW, DVD;
1 colour monitor,1 écran couleur;
1 headset1 casque d’écoute;
1 high quality scanner (HP-SCANJET 5550-C)1 scanner de qualité (HP-SCANJET 5550-C);
1 modem (for backup in case of internet failure)1 modem (en cas de panne Internet);
1 laser printer (A4 paper) with at least 24 MB memory equipped to handle A4 paper.1 imprimante laser (papier A4) dotée d’une mémoire de 24 Mo au moins.
Software and connections:Logiciels et connexions:
Windows XP Professional English version,Windows XP Professional, version anglaise;
Microsoft Office 2003,Microsoft Office 2003;
Adobe Acrobat (full version) version 8.0,Adobe Acrobat (version intégrale) version 8.0;
Antivirus program (latest version)Programme antivirus (version la plus récente);
Internet connection (broad band),Connexion Internet (haut débit).
UNOV PCs are equipped with: Intel Core 2 Duo E8500 3.16Ghz; Ram: 2 GB DDR2 SDRAM 800MHz PC2-6400; HDD: 250 GB – standard – Serial ATA-300; Optical device: DVD+_RW; Sound: Integrated; NIC: 10/100/1000; Keyboard: USB Standard keyboard; Mouse: USB 2-button Optical Scroll Mouse; Mouse pad included; OS: MS Windows XP Professional,.Les ordinateurs de bureau de l’ONUV possèdent les caractéristiques suivantes: Intel Core 2 Duo E8500 3.16 GHz; mémoire vive: 2 Go DDR2 SDRAM 800MHz PC2-6400; disque dur: 250 Go – standard – Serial ATA-300; lecteur optique: DVD+_RW; son: intégré; NIC: 10/100/1000; clavier: USB standard; souris: souris optique USB à roulette de défilement 2 boutons; tapis de souris inclus; système d’exploitation: MS Windows XP Professional.
1 Office for Conference Participants, equipped with 2 desks, 1 local telephone line, 2 computers running MS Windows XP Professional, MS Office 2003 with Internet access and 1 Laser printer; US English keyboard with US-International as the selected input language.1 bureau pour les participants à la conférence, équipé de 2 tables de travail, 1 ligne téléphonique locale, 2 ordinateurs exécutant MS Windows XP Professional, MS Office 2003, avec accès Internet et 1 imprimante laser; clavier anglais (États-Unis), langue de saisie sélectionnée anglais (États-Unis–international).
Additional Office requirements:Autres matériels:
Sufficient office supplies for the use of the Secretariat.Quantités suffisantes de fournitures de bureau à l’usage du secrétariat.
Other areasAutres espaces
Reproduction area, to be located in the vicinity of the distribution area and main conference room.Zone de reproduction des documents, à proximité de la zone de distribution des documents et de la salle de conférence principale.
Equipped with two A4 high-speed photocopiers (similar to CANON/NP 6085, speed-80 copies per minute) with sorter, to handle a minimum of 20 sets, with recto-verso copying function, on-line stapling for a minimum of 50 sheet.Deux photocopieurs ultrarapides A4 (CANON/NP 6085 ou équivalent, d’un débit de 80 copies par minute) avec triage pour 20 séries minimum, impression recto verso, agrafage en série de 50 feuilles minimum.
40 reams (packages 500 sheets) of A4 paper.40 rames de papier A4 (paquets de 500 feuilles).
Two tables, 1 internal telephone line.Deux tables, 1 ligne téléphonique interne.
A photocopier technician should be available or on call, at all times, during the conference.Un technicien chargé du matériel de photocopie devrait être présent ou disponible à la demande, à tout moment pendant la conférence.
Documents Distribution area in a counter shape, four tables, 1 internal telephone line.Zone de distribution des documents sous forme de comptoir, 4 tables, 1 ligne téléphonique interne.
Interpreters’ Lounge with chairs and tables to accommodate 6 persons, 1 local telephone line.Salon des interprètes avec chaises et tables pour 6 personnes, 1 ligne téléphonique locale.
equipped with, 1 desk and 1 computer running MS Windows XP Professional, Microsoft Office 2003 with Internet access; US English keyboard with US-International as the selected input language.Équipement: 1 table de travail et 1 ordinateur exécutant MS Windows XP Professional, Microsoft Office 2003, avec accès Internet, clavier anglais (États-Unis), langue de saisie sélectionnée anglais (États-Unis–international).
Registration area, with two tables 1 typewriter and 1 internal telephone line.Zone d’enregistrement, avec 2 tables, 1 machine à écrire et 1 ligne téléphonique interne.
Colour coded identity conference badges:Carte d’identification à codage couleur:
Red - Country delegatesRouge – Représentants des pays
Blue – UN organizations and Inter-governmental OrganizationsBleu – Organismes des Nations Unies et organisations intergouvernementales
Yellow – Non-governmental organizationsJaune – Organisations non gouvernementales
Green – PressVert – Presse
Grey – Local support staffGris – Personnel d’appui recruté localement
(Will the host government provide these badges or should the UN provide them?)(Le pays hôte fournira-t-il les cartes ou l’Organisation doit-elle s’en charger?)
Local Support StaffPersonnel d’appui recruté localement
The Staff assigned, should be available for the whole period of the conference and be prepared to work early in the morning and late in the evening.Le personnel affecté à la conférence devra être disponible pendant toute la durée de la conférence et disposé à travailler tôt le matin et tard le soir.
Some of the conference support staff might be required to work prior to the opening day.Certaines personnes pourraient devoir travailler avant le jour d’ouverture.
2 bilingual Secretaries E/S2 secrétaires bilingues anglais/espagnol
2 Reproduction/Distribution Assistants E/S2 commis à la reproduction/distribution des documents anglais/espagnol
1 bilingual Registration Assistant, E/S1 commis aux enregistrements, bilingue anglais/espagnol
2 bilingual Conference Room Assistants, E/S2 assistants des services de conférence, bilingues anglais/espagnol
2 Messengers, E/S2 plantons, anglais/espagnol
1 Technician for the Conference Room (Interpretation booths, sound system and equipment for presentations.1 technicien chargé de la salle de conférence (cabines d’interprétation, système sonore et matériel pour les présentations)
1 Technician for the Photocopying Machines1 technicien chargé des photocopieurs
If possible 6 local cellular phones should be made availableSi possible, 6 téléphones portables avec ligne locale
ANNEX 2 (last up-date Feb. 2009)ANNEXE 2 (dernière mise à jour: février 2009)
STANDARD FOR INTERPRETATION BOOTHS (English/French/Spanish)NORMES À RESPECTER POUR LES CABINES D’INTERPRÉTATION (anglais/espagnol/français)
All interpretation booths, should accommodate two interpreters comfortably in each booth.Chaque cabine d’interprétation devrait pouvoir accueillir deux interprètes confortablement installés.
For the installation of mobile booths, the following measurements shall apply for a standard booth, e.g. for 2 interpreters: width 1,60 m. (1,50 m.), height: 2,00 m. (1,90 m), depth 1,60 m. (1,50).Dans le cas de cabines transportables, chaque cabine devrait avoir, pour deux interprètes, les dimensions standard suivantes: 1,60 m (1,50 m) de largeur, 2,00 m (1,90 m) de hauteur et 1,60 m (1,50 m) de profondeur.
Please note that the figures in parentheses indicate minimum requirements.Veuillez noter que les chiffres entre parenthèses correspondent au minimum requis.
Doors shall not interconnect booths through side-walls nor open inwards.Les portes ne devraient pas faire communiquer les cabines entre elles par leurs cloisons latérales, ni s’ouvrir vers l’intérieur.
Each booth should have windows, and be placed to enable the interpreter to see the podium, the participants, projection screens, etc. A passage behind the booths at least 1,60 m. wide for the sole use of the interpreters should be provided.Chaque cabine devrait avoir des fenêtres et être placée de telle sorte que l’interprète puisse voir le podium, les participants, les écrans de projection, etc. Un passage d’au moins 1,60 m de large réservé aux seuls interprètes est à prévoir à l’arrière des cabines.
Booths should have tables across the full width, total depth not less than 0.45 m. height 0.72/0.76 m from the floor.Les cabines devraient être équipées de tables sur toute leur largeur, sur une profondeur de 0,45 m au moins, à 0,72/0,76 m du sol.
Good lighting (at least two sources) of 100 LX and 300 LX, ventilation, and other technical equipment (microphones, controls and headphones) as well as adjustable, movable, stable chairs should be provided.Un bon éclairage (provenant de deux sources au moins) de 100 lx et 300 lx, un système de ventilation et du matériel technique (microphones, tableaux de commande et casques), ainsi que des chaises réglables, mobiles et stables, devraient être disponibles.
The booths and the wall behind them should be adequately sound insolated.Les cabines et le mur derrière elles devraient être correctement insonorisés.
Interpreters should be able to switch to 4 channels, i.e. the original channel as well as the three language channels.Les interprètes devraient pouvoir choisir entre quatre canaux, à savoir le canal d’origine et les trois canaux de langues.
Each booth must have two independently controllable microphones.Chaque cabine doit être équipée de deux microphones réglables séparément.
The microphones must have a regular switch on/off button, to activate and de-activate the channel, and a “cough” button, which allows the interpreter to switch off and block the channel (i.e. without the floor being heard instead).Les microphones doivent comporter un interrupteur classique, pour activer et désactiver le canal, et un “bouton toussoir”, qui permet à l’interprète de couper et bloquer le canal (sans renvoyer sur le canal orateur).
Each interpreter must be able to control the incoming sound volume.Chaque interprète doit pouvoir régler le volume du canal d’entrée.
Incoming sound should be free of noise and interference.Le son qui en provient doit être libre de tout bruit et de toute interférence.
The technician must be able to adjust the outgoing sound volume as required.Le technicien doit pouvoir régler le volume du canal de sortie au besoin.
The conference (sound) technician/microphone switcher booth shall be placed close to the interpreters’ booths to facilitate communication and provide a good view of the hall.La cabine du technicien de conférence (du son)/cabine de régie du son doit être placée à proximité des cabines des interprètes, de manière à faciliter la communication et à offrir une bonne vue de la salle.
Telephones (with blinking lights, not bells) should be provided in at least two of the booths in each room.Des téléphones (avec signal lumineux, sans sonnerie) devraient être prévus dans au moins deux cabines de chaque salle. CABINE D’INTERPRÉTATION, VUE DE FACE
INTERPRETATION BOOTH FRONT VIEWCABINE D’INTERPRÉTATION, VUE DE FACE