LEGISLATIVE GUIDE ON KEY PRINCIPLES OF A BUSINESS REGISTRY_ES
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UNCITRAL UNITED NATIONS COMMISSION ON INTERNATIONAL TRADE LAW157 CNUDMI COMISIÓN DE LAS NACIONES UNIDAS PARA EL DERECHO MERCANTIL INTERNACIONAL
UNITED NATIONSGuía legislativa de la CNUDMI
UNCITRAL Legislative Guide  on Key Principles of a  Business Registrysobre los principios fundamentales de un registro de empresas NACIONES UNIDAS
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UNCITRALCOMISIÓN DE LAS NACIONES UNIDAS PARA EL DERECHO MERCANTIL INTERNACIONAL
Legislative Guide on  Key Principles of a  Business RegistryGuía legislativa de la CNUDMI sobre los principios fundamentales de un registro de empresas
UNITED NATIONS  Vienna, 2019NACIONES UNIDAS Viena, 2019
NoteNOTA
Symbols of United Nations documents are composed of letters combined with f gures.Las signaturas de los documentos de las Naciones Unidas se componen de letras mayúsculas y cifras.
Mention of such symbols indicates a reference to a United Nations document.La mención de una de tales signaturas indica que se hace referencia a un documento de las Naciones Unidas.
All rights reserved, worldwide.Todos los derechos reservados a nivel mundial.
hTe designations employed and the presentation of material in this publication do  not imply the expression of any opinion whatsoever on the part of the Secretariat  of the United Nations concerning the legal status of any country, territory, city or  area, or of its authorities, or concerning the delimitation of its frontiers or  boundaries.Las denominaciones empleadas en esta publicación y la forma en que se presentan los datos no implican, de parte de la Secretaría de las Naciones Unidas, juicio alguno sobre la condición jurídica de países, territorios, ciudades o zonas, o de sus autoridades, ni sobre la delimitación de sus fronteras o límites.
Publishing production: English, Publishing and Library Section, United Nations  Oifce at Vienna.Producción editorial: Sección de Servicios en Inglés, Publicaciones y Biblioteca, Oficina de las Naciones Unidas en Viena.
PrefacePrefacio
hTe Legislative Guide on Key Principles of a Business Registry was prepared by the  United Nations Commission on International Trade Law (UNCITARL).La Guía legislativa sobre los principios fundamentales de un registro de empresas fue preparada por la Comisión de las Naciones Unidas para el Derecho Mercantil Internacional (CNUDMI).
At its  forty-sixth session, in 2013, the Commission agreed that work on reducing the  legal obstacles faced by micro, small and medium-sized enterprises (MSMEs)  throughout their life cycle, in particular in developing economies, should be added  to the work programme of the Commission, and that such work should begin with  a focus on the legal questions surrounding the simpliifcation of incorporation  (A/68/17, para. 321).En su 46º período de sesiones, celebrado en 2013, la Comisión decidió que se añadiera a su programa de trabajo la labor destinada a reducir los obstáculos jurídicos que afectaban a las microempresas y las pequeñas y medianas empresas (MIPYME) en todo su ciclo de vida, sobre todo a las de los países en desarrollo, y que al iniciar ese trabajo se prestara especial atención a las cuestiones jurídicas relacionadas con la simplificación de la constitución de sociedades (A/68/17, párr. 321).
Working GroupIcommenced its work in February 2014 according to the mandate  received by the Commission and agreed that in addition to simpliifcation of incorporation, simpliifcation of business registration also contributed to reducing the  legal obstacles faced by MSMEs throughout their life cycle. hTe Working Group  thus added a second project on best practices for business registration (approved  by the Commission) to the work on legal questions surrounding the simpliifcation  of incorporation.El Grupo de Trabajo I, en cumplimiento del mandato conferido por la Comisión, comenzó su labor en febrero de 2014 y estuvo de acuerdo en que, además de la simplificación de la constitución de sociedades, la simplificación de la inscripción registral de empresas también contribuía a reducir los obstáculos jurídicos a que hacían frente las MIPYME a lo largo de su ciclo de vida. En consecuencia, el Grupo de Trabajo añadió un segundo proyecto, relativo a las mejores prácticas de inscripción registral de empresas (aprobado por la Comisión), a su labor sobre las cuestiones jurídicas relacionadas con la simplificación de la constitución de sociedades.
In 2015 and 2016, the Working Group discussed several documents which included  portions of dratf commentary and recommendations (see A/CN.9/860 and  A/CN.9/866 for the reports of those meetings).En 2015 y 2016 el Grupo de Trabajo analizó varios documentos que abarcaban partes del proyecto de comentario y recomendaciones (véanse los documentos A/CN.9/860 y A/CN.9/866, que contienen los informes de los períodos de sesiones correspondientes).
A dratf consolidated text of the  legislative guide was ifrst discussed in 2017 (see A/CN.9/900 for the report of that  meeting) and work was further developed through two one-week sessions, the last  one being held in March 2018 (see A/CN.9/928 and A/CN.9/933 for the reports  of those meetings).En 2017 se examinó por primera vez un proyecto de texto consolidado de la guía legislativa (véase el documento A/CN.9/900, en que figura el informe del período de sesiones correspondiente), y el examen prosiguió a lo largo de dos períodos de sesiones de una semana de duración cada uno, el segundo de ellos celebrado en marzo de 2018 (véanse los documentos A/CN.9/928 y A/CN.9/933, que contienen los informes respectivos).
In addition to representatives of the member States of the  Commission, representatives of observer States and a number of international  organizations, both intergovernmental and non-governmental, participated actively  in the preparatory work. hTe ifnal negotiations on the dratf legislative guide on key principles of a business  registry were held during the iftfy-ifrst session of UNCITARL in New York from  26 to 27 June 2018 and the text was adopted by consensus on 27 June 2018 (see  annex II).Además de los representantes de los Estados miembros de la Comisión, participaron intensamente en la labor preparatoria representantes de Estados observadores y varias organizaciones internacionales, tanto intergubernamentales como no gubernamentales. Las negociaciones finales con respecto al proyecto de guía legislativa sobre los principios fundamentales de un registro de empresas tuvieron lugar durante el 51er período de sesiones de la CNUDMI, celebrado en Nueva York los días 26 y 27 de junio de 2018, y el texto fue aprobado por consenso el 27 de junio
Subsequently, the General Assembly adopted resolution 73/197 of  20 December 2018 in which it expressed its appreciation to UNCITARL for  completing and adopting the Legislative Guide (para. 3 of the resolution). vde 2018 (véase el anexo II). Posteriormente, la Asamblea General aprobó la resolución 73/197, de 20 de diciembre de 2018, en la que expresó su reconocimiento a la CNUDMI por haber finalizado y aprobado la guía legislativa (párr. 3 de la resolución).
ContentsÍndice
1Introducción
Introduction1.
1. hTe Legislative Guide on Key Principles of a Business Registry (the “Guide” or  the “Legislative Guide”) has been prepared on the understanding that, in order to  create a sound business environment, it is in the interests of States and of micro,  small and medium-sized enterprises (MSMEs) that such businesses operate in the  formal economy. hTis Guide is also intended to relfect the idea that entrepreneurs  that have not yet commenced a business may be persuaded to do so in the formal  economy if the requirements for formally starting their business are not considered  overly burdensome, and if the advantages for doing so outweigh their interest in  operating in the informal economy.La Guía legislativa sobre los principios fundamentales de un registro de empresas (la “Guía” o “Guía legislativa”) se preparó en la inteligencia de que, a fin de crear un entorno empresarial sólido, conviene al interés de los Estados y de las microempresas y las pequeñas y medianas empresas (MIPYME) que esas empresas operen en el sector formal de la economía. También es propósito de esta Guía transmitir la idea de que es posible convencer a los empresarios que aún no hayan puesto en marcha un negocio de que lo hagan en el sector formal de la economía si los requisitos para constituir formalmente su empresa no se consideran excesivamente engorrosos, y si las ventajas de hacerlo son superiores a su interés por operar en el sector informal.
2.2.
hTis Legislative Guide recognizes that in many States, MSMEs, especially micro  and small businesses, depending on their legal forms, are not required to register  with the business registry in order to operate in the formal economy, but they may  be required to register with other relevant authorities such as taxation and social  security authorities. hTe operation of a business in the formal economy refers to  a business that has complied with all mandatory registration and other requirements of the jurisdiction in which it is doing business.En esta Guía legislativa se reconoce que, en muchos Estados, las MIPYME, especialmente las microempresas y las pequeñas empresas, dependiendo de su forma jurídica, no están obligadas a inscribirse en el registro de empresas para poder operar en el sector formal de la economía, pero pueden tener la obligación de inscribirse en otros organismos competentes, como los tributarios y de seguridad social. Las empresas que operan en el sector formal de la economía son aquellas que han cumplido todos los requisitos obligatorios de inscripción y demás requisitos exigidos en la jurisdicción en que desarrollan su actividad comercial.
3.3.
Depending on the jurisdiction in which the business is operating and the legal  form of the business, registration with the business registry may be one of the  mandatory registration requirements for doing business in that jurisdiction.Según la jurisdicción en que opere una empresa y la forma jurídica que adopte, la inscripción en el registro de empresas puede ser uno de los requisitos de inscripción que debe cumplir necesariamente para realizar actividades comerciales en esa jurisdicción.
However, this Guide recommends that even States that do not require mandatory  business registration should consider permitting, but not necessarily requiring,  businesses of all sizes and legal forms to register in the business registry. hTis  permissive approach could signifcantly enhance the advantages for businesses  operating in the formal economy.No obstante, en la presente Guía se recomienda que los Estados, incluso los que no exijan la inscripción registral de las empresas como un requisito indispensable, consideren la posibilidad de permitir, aunque no necesariamente exigir, que las empresas de todos los tamaños y formas jurídicas se inscriban en el registro de empresas. Este enfoque permisivo podría aumentar considerablemente las ventajas de que gozan las empresas que operan en el sector formal de la economía.
4.4.
In order to encourage entrepreneurs to operate their business in the formal  economy – particularly when business registration is a requirement for them to do  so – States may wish to take steps to rationalize and streamline their system of  business registration.A fin de alentar a los empresarios a desarrollar sus actividades comerciales en el sector formal de la economía, sobre todo cuando para ello se les exige que la empresa esté inscrita en el registro, los Estados quizás podrían adoptar medidas para racionalizar y simplificar sus sistemas de inscripción registral de empresas.
Faster and simpler procedures to register a business could be  expected to assist in business formation of all sizes and types of businesses, not  only MSMEs.Cabe esperar que, si se agilizan y simplifican los trámites necesarios para inscribir una empresa en el registro, se facilite la constitución de empresas de todos los tipos y tamaños, no solo de MIPYME.
For these reasons, simplifcation and streamlining of business registration has become one of the most pursued reforms by States in all regions andPor esos motivos, la simplificación y racionalización de los registros de empresas se ha convertido en una de las máximas prioridades de reforma de los Estados de todas las regiones y todos los niveles de desarrollo.
hTis trend has generated several good practices, whose  features are shared among the best performing economies. In order to assist States  wishing to reform their business registration procedures so as to take into consideration the particular needs of MSMEs, or simply to adopt additional good practices to streamline existing procedures, this Guide sets out key principles and good  practices in respect of business registration, and how to achieve the necessary  reforms.Esta tendencia ha generado una serie de buenas prácticas que existen con características similares en las economías más prósperas. En la presente Guía se enuncian los principios fundamentales y las buenas prácticas aplicables a los registros de empresas y se describe la forma de lograr las reformas necesarias, con el fin de ayudar a los Estados que deseen reformar sus procedimientos de inscripción registral de empresas, para tener en cuenta las necesidades particulares de las MIPYME, o simplemente para adoptar más buenas prácticas con miras a racionalizar los procedimientos en vigor.
A. Purpose of the Legislative GuideA. Finalidad de la presente Guía legislativa
5.5.
Business registries (see para. 12 below) are systems established by law that  facilitate the interaction of new and existing businesses that are operating in the  jurisdiction of the registry with the State, other businesses and the public, both  when those businesses are established and throughout the course of their lifespan.  hTe business registry not only enables such businesses to comply with their obligations under the domestic law applicable to them, but it empowers them to participate fully in the formal economy when registration is required for that purpose,  and otherwise enables them to benefit from legal, financial and policy support  services that are more readily available to registered businesses.Los registros de empresas (véase el párr. 12 infra) son sistemas creados por ley que facilitan la interacción de las empresas nuevas y las empresas ya existentes que operan en la jurisdicción del registro con el Estado, con otras empresas y con el público, tanto en el momento de la constitución de esas empresas como a lo largo de su ciclo de vida. El registro no solo permite que esas empresas cumplan las obligaciones que les impone el derecho interno que les sea aplicable, sino que, además, las habilita para participar plenamente en el sector formal de la economía cuando la inscripción es un requisito necesario para ello y, cuando no lo es, les permite beneficiarse de los servicios de apoyo jurídico, financiero y normativo a los que pueden acceder más fácilmente las empresas inscritas.
Moreover, when  information is appropriately maintained and shared by the registry (see para. 52 (b)  below), it allows the public to access business information, and thus may facilitate  the search for potential business partners, clients or sources of fnance and reducing  risk when entering into business partnerships.Además, cuando el registro conserva y comunica debidamente la información (véase el párr. 52 b) infra), el público tiene la posibilidad de acceder a la información sobre las empresas, lo que puede facilitar la búsqueda de posibles socios comerciales, clientes o fuentes de financiación y reducir los riesgos que implica asociarse con un fin comercial.
In performing its functions, the registry can thus play a role in the economic development of a State.De ese modo, al ejercer sus funciones, el registro puede incidir en el desarrollo económico de un Estado.
In addition, since  businesses, including MSMEs, are increasingly expanding their activities beyond  national borders, registries eifciently performing their functions can play an important role in a cross-border context by facilitating access to business information by  interested users from foreign jurisdictions (see also paras. 196 and 197 below),  which greatly reduces the risks of transacting and contracting.Por otra parte, dado que las empresas, incluidas las MIPYME, están ampliando cada vez más sus actividades fuera de las fronteras nacionales, los registros que cumplen sus funciones de manera eficiente pueden desempeñar un papel importante en el contexto transfronterizo, facilitando el acceso de los usuarios interesados de jurisdicciones extranjeras a la información relativa a las empresas (véanse también los párrs. 196 y 197 infra), lo que reduce en gran medida los riesgos inherentes a la celebración de operaciones y contratos.
6.6.
Business registration systems vary greatly across States and regions, but a  thread common to all is that the obligation to register can apply to businesses of  all sizes depending on the legal requirements applicable to them under domestic  law.Los sistemas de inscripción registral de empresas varían enormemente de un Estado a otro y de una región a otra, pero un elemento común a todos ellos es que la obligación de inscribirse puede ser aplicable a empresas de todos los tamaños, dependiendo de los requisitos legales que les imponga el derecho interno.
Approaches to business registration reforms are most otfen “neutral” in that  they aim at improving the functioning of the registries without differentiating  between large-scale business activities and much smaller business entities.Las reformas de los sistemas de inscripción registral de empresas se rigen, en la mayoría de los casos, por criterios “neutrales”, en el sentido de que tienen por objeto mejorar el funcionamiento de los registros sin hacer distinción entre las actividades comerciales en gran escala y las entidades mercantiles mucho más pequeñas.
Evidence  suggests, however, that when business registries are structured and function in  accordance with certain features, they are likely to facilitate the registration of  MSMEs, as well as operating more eifciently for businesses of all sizes. hTese  features are relfected as recommendations in this Legislative Guide.Sin embargo, las pruebas indican que, cuando los registros de empresas están estructurados y funcionan con arreglo a determinadas características, tienden a facilitar la inscripción de las MIPYME y a funcionar de manera más eficiente para las empresas de todos los tamaños. Dichas características se reflejan en las recomendaciones que se formulan en esta Guía legislativa.
Introduction 37.
7. hTis Legislative Guide draws on the lessons learned through the wave of business registration reforms implemented since 2000 by States in various geographic  regions. hTrough this approach, the Guide intends to facilitate not only eifcient  domestic business registration, but also cooperation among registries in different  national jurisdictions, with a view to facilitating cross-border access to registries  by all interested users.La presente Guía legislativa se basa en las enseñanzas recogidas a lo largo de la serie de reformas introducidas desde el año 2000 en el ámbito de la inscripción registral de empresas por Estados de diversas regiones geográficas. Con este enfoque, la Guía pretende no solo contribuir a la eficiencia de la inscripción registral de empresas en el plano nacional, sino también facilitar la cooperación entre los registros de distintas jurisdicciones nacionales, para que todos los usuarios interesados puedan acceder más fácilmente a los registros a través de fronteras.
Promoting the cross-border dimension of business registration contributes to transparency and legal certainty in the economy and signifcantly reduces the cost of businesses operating beyond their national borders (see  also paras. 196 and 197 and rec. 40 below).El fomento de la dimensión transfronteriza de los registros de empresas contribuye a la transparencia y la seguridad jurídica en la economía y reduce considerablemente los costos para las empresas que operan más allá de sus fronteras nacionales (véanse también los párrs. 196 y 197 y la recomendación 40 infra). 8.
8. hTe Legislative Guide supports the view that transitioning to an electronic or  mixed registry (i.e. electronic and paper-based) greatly contributes to promoting  the registration of MSMEs. hTe Guide recognizes that adoption of modern technology has not progressed equally among or within States, and it recommends that  any reform towards electronic business registration should be tailored to the State’s  technological and socioeconomic capacity. hTis may include phasing in implementation, particularly if the technology that is adopted requires a complete reengineering of registration processes (see paras. 72 to 80 below).Esta Guía legislativa se adhiere a la opinión de que la transición a un registro electrónico o mixto (es decir, electrónico y en papel) contribuye en gran medida a promover la inscripción registral de las MIPYME. En esta Guía se reconoce que la adopción de tecnología moderna no ha avanzado en igual medida en todos los Estados o dentro de cada Estado, y se recomienda que toda reforma orientada a implantar la inscripción registral de empresas por vía electrónica esté en consonancia con la capacidad tecnológica y socioeconómica del Estado. Para ello puede ser necesario, por ejemplo, implementar la reforma de manera gradual, especialmente si la tecnología que se adopta exige una reestructuración integral de los procedimientos de inscripción registral (véanse los párrs. 72 a 80 infra).
It should be noted that  reference to electronic or online registration is not intended to recommend the  use of any particular technology, but rather describes the performance of the business registry’s functions through electronically operated devices.Cabe señalar que la referencia a la inscripción electrónica o en línea no tiene por objeto recomendar el uso de una tecnología en particular, sino más bien describir la forma en que el registro de empresas puede cumplir sus funciones mediante dispositivos que operan electrónicamente.
In keeping with  that approach, this Guide has been dratfed with the aim of accommodating the use  of existing information and communications technology (ICT) as well as any  emerging technology, such as distributed ledger technology, that States may consider appropriate when reforming their registration systems.En consonancia con ese enfoque, la presente Guía se elaboró con el objetivo de prever la utilización de la tecnología de la información y las comunicaciones (TIC) que existe actualmente, así como de cualquier otra tecnología incipiente, como la de registros descentralizados, que los Estados puedan estimar conveniente adoptar cuando reformen sus sistemas de inscripción registral de empresas.
9.9.
Other features that encourage the registration of MSMEs include providing  registration and post-registration services at no cost or at low cost, and collecting  and maintaining good quality and reliable information on registered businesses.Otras características que alientan a las MIPYME a inscribirse en el registro son, por ejemplo, la prestación de servicios de inscripción y posteriores a la inscripción sin costo alguno o a bajo costo, y la reunión y conservación de información fiable y de buena calidad sobre las empresas inscritas.
Importantly, establishing a one-stop shop for business registration and registration  with other relevant authorities that are involved in establishing a business, such as  taxation and social security authorities, greatly facilitates such registration, particularly in the case of MSMEs.Es importante señalar que la creación de una ventanilla única para la inscripción en el registro de empresas y en otros organismos competentes en relación con la constitución de empresas, como los tributarios y de seguridad social, facilita enormemente la inscripción, sobre todo en el caso de las MIPYME.
A one-stop shop adopts a user-centric approach that  is driven by the needs of the businesses, thus providing services that respond to  their expectations in terms of cost eifciency, delivery time and engagement of the  service providers.La ventanilla única, al aplicar un enfoque centrado en los usuarios que tiene en cuenta las necesidades de las empresas, presta servicios que responden a las expectativas de estas en lo que respecta a la eficiencia en función de los costos, la duración de los trámites y el desempeño de los proveedores de servicios.
For this reason, the Guide supports the view that one-stop shops  are a key means to improve institutional interoperability among relevant public  authorities and that States should use one-stop shops to establish integrated registration procedures for the establishment of a business (see paras. 94 and 95 and  rec. 14 below).Por esa razón, la Guía respalda la opinión de que las ventanillas únicas son un medio fundamental de mejorar la interoperabilidad institucional entre los organismos públicos competentes, y que los Estados deberían utilizarlas a fin de establecer procedimientos de inscripción integrados para la constitución de una empresa (véanse los párrs. 94 y 95 y la recomendación 14 infra).
In this regard, it should be noted that the terms “business registry”  and “one-stop shop” as used in this Guide are not intended to be interchangeable  (see para. 12 below).Al respecto, cabe observar que las expresiones “registro de empresas” y “ventanilla única”, en el sentido en que se utilizan en la presente Guía, no deben considerarse intercambiables (véase el párr. 12 infra)
10. hTese materials have benefted from various tools prepared by international  organizations that have supported such reform processes in numerous regions  around the world.10. En el presente texto se tuvieron en cuenta diversos instrumentos preparados por organizaciones internacionales que han prestado apoyo a los procesos de reforma en numerosas regiones del mundo.
Data made available through the activity of international networks of business registries that, among other activities, survey and compare the  practices of their aifliates in various States around the world have also been referenced. hTe main sources used in the preparation of this Legislative Guide include  publications and online resources from various institutions and organizations,  including, but not limited to: the Association of Registers of Latin America and the  Caribbean, the Corporate Registers Forum, the Companies House of the United  Kingdom of Great Britain and Northern Ireland, the European Commerce Registers’  Forum, the European Union, the International Anti-Corruption Academy, the International Association of Commercial Administrators, the Ministry of Service of  Alberta (Canada), the Québec Registraire des enterprises (Canada), the World Bank  Group and the United Nations Conference on Trade and Development.También se incluyeron datos obtenidos merced a la labor de algunas redes internacionales de registros de empresas que, como parte de sus actividades, estudian y comparan las prácticas de sus miembros en diversos Estados de todo el mundo. Las fuentes principales utilizadas en la preparación de esta Guía legislativa fueron publicaciones y recursos en línea de diversas instituciones y organizaciones, entre ellas las siguientes: Academia Internacional contra la Corrupción, Asociación de Registradores de Latinoamérica y el Caribe, Conferencia de las Naciones Unidas sobre Comercio y Desarrollo, Corporate Registers Forum, Companies House del Reino Unido de Gran Bretaña e Irlanda del Norte, European Commerce Registers’ Forum, Grupo del Banco Mundial, International Association of Commercial Administrators, Ministerio de Servicios de Alberta (Canadá), Registraire des enterprises de Québec (Canadá) y Unión Europea.
Moreover  legislation enacted in several jurisdictions, of different legal traditions, around the  world has provided guidance on all aspects of business registration.Además, se consultaron leyes promulgadas en varias jurisdicciones de diferentes tradiciones jurídicas de todo el mundo para obtener orientación sobre todos los aspectos de la inscripción registral de empresas.
11. hTis Legislative Guide is addressed to States interested in the reform or  improvement of their business registries, and to all stakeholders in the State that  are interested in or actively involved in the design and implementation of business  registries, as well as to those that may be affected by or interested in the establishment and operation of a business registry.11. La presente Guía legislativa va dirigida a los Estados que tengan interés en reformar o mejorar sus registros de empresas y a todos los miembros de la administración pública que tengan interés o participen activamente en el diseño y la implementación de los registros de empresas, así como a todos aquellos que puedan verse afectados por la creación y el funcionamiento de un registro de empresas o tengan interés en ello.
B. TerminologyB. Terminología.
12. hTe meaning and use of certain expressions that appear frequently in this Legislative Guide is explained in this paragraph.En este párrafo se explica el significado de determinadas expresiones que aparecen con frecuencia en la presente Guía legislativa, así como el uso que se les da.
It is to be noted that whenever  terms such as annual accounts, periodic returns, documents, forms (such as search  forms, registration forms or other forms to request registry services), notices, notifcations and written materials are used, reference is intended to include both their  electronic and paper versions unless otherwise indicated in the text.Téngase presente que cada vez que se utilizan términos como cuentas anuales, resultados periódicos, documentos, formularios (como formularios de solicitud de información, formularios de inscripción u otros formularios que se usan para solicitar servicios registrales), avisos, notificaciones y material escrito, debe entenderse que dichos términos abarcan tanto la versión electrónica como la versión en papel, a menos que en el texto se indique otra cosa.
Frequently  used expressions include the following:Los términos utilizados con frecuencia son, entre otros, los siguientes:
Annual accounts: “Annual accounts” means fnancial information on a business’s activities prepared at the end of a fnancial year of the business (cf.  “periodic returns”). Branch: “branch” means an establishment that depends on a main business  and carries on the same commercial activity in a separate location (whether  foreign or domestic).Cuentas anuales: Por “cuentas anuales” se entiende la información financiera sobre las actividades de una empresa que se prepara al final del ejercicio económico de esta (véase “resultados periódicos”).  Sucursal: Por “sucursal” se entiende un establecimiento que depende de una empresa principal y realiza la misma actividad comercial que está en otro lugar (dentro o fuera del país).
A branch is not a subsidiary and does not have a  separate legal personality from the original or main business.Una sucursal no es una empresa subsidiaria y no tiene una personalidad jurídica distinta o separada de la de la empresa original o principal.
Business name: “Business name” means a name registered on behalf of a  business, or a name used or planned to be used by a business.Nombre de la empresa: Por “nombre de la empresa” se entiende la denominación registrada en representación de una empresa, o el nombre que una empresa utiliza o prevé utilizar.
Business registry: “Business registry” means the State’s mechanism for  receiving, storing and making accessible to the public certain information  about businesses, as required by domestic law. 1Registro de empresas: Por “registro de empresas” se entiende el mecanismo adoptado por un Estado para recibir, almacenar y poner a disposición del público determinada información sobre las empresas, conforme a lo dispuesto en el derecho interno{§2}
Deregistration: “Deregistration” means indicating in the registry that a business is no longer registered. Electronic signature: “Electronic signature” means data in electronic form in,  aifxed to or logically associated with a data message, which may be used  to identify the signatory in relation to the data message and to indicate the  signatory’s approval of the information contained in the data message. Good quality and reliable: A business registry and the information it contains is “good quality and reliable” when the registered information is kept  as current and accurate as possible and the system may be considered positively in terms of performance and security. hTe term “good quality and  reliable” does not refer to whether the information is legally binding on the  registry, the registrant, the registered business, or third parties.Cancelación de la inscripción: Por “cancelación de la inscripción” se entiende la anotación en el registro de que una empresa ya no está inscrita.  Datos protegidos: Por “datos protegidos” se entiende toda la información confidencial sobre la que deba mantenerse reserva de conformidad con la ley aplicable del Estado promulgante.  Firma electrónica: Por “firma electrónica” se entienden los datos en forma electrónica consignados en un mensaje de datos, o adjuntados o lógicamente asociados al mismo, que puedan ser utilizados para identificar al firmante en relación con el mensaje de datos e indicar que el firmante aprueba la información recogida en el mensaje de datos{§1}. Buena calidad y fiable: Un registro de empresas y la información contenida en él son de “buena calidad y fiables” cuando los datos registrados se mantienen lo más actualizados y exactos posibles y el sistema puede considerarse satisfactorio desde el punto de vista de su desempeño y nivel de seguridad.  La expresión “buena calidad y fiable” no se refiere a si la información es jurídicamente vinculante para el registro, el solicitante de la inscripción, la empresa inscrita o los terceros.
ICT: “ICT” means information and communications technology. Information products: “Information products” means information that is  processed or published by the business registry (in electronic or paper  form) to convey data requested by users. Information services: “Information services” means the system established  by the business registry through which it supplies information products to  users.TIC: La sigla “TIC” corresponde a la tecnología de la información y las comunicaciones.  Productos de información: Por “productos de información” se entiende la información procesada o publicada por el registro de empresas (en forma electrónica o en papel) para transmitir datos solicitados por los usuarios.   Servicios de información: Por “servicios de información” se entiende el sistema establecido por el registro de empresas para suministrar productos de información a los usuarios.
Law: “Law” means the applicable law in the enacting State and is intended  to include both the specifc rules adopted to establish the business registry  (whether such rules are found in legislation or in administrative regulations  or guidelines) and the broader body of domestic law that may be relevant  to issues related to the business registry, but are found outside of the specifc rules establishing the business registry.Ley: Por “ley” se entiende el derecho aplicable en el Estado promulgante, considerándose comprendidas en él tanto las normas específicas adoptadas para establecer el registro de empresas (ya sea que figuren en leyes o en reglamentos o directrices administrativos) como las normas más generales del derecho interno que puedan ser aplicables a las cuestiones relacionadas con el registro de empresas, aunque se encuentren fuera de las normas específicas por las que se haya creado dicho registro.
Micro, small and medium-sized enterprises (MSMEs): “MSMEs” means  micro, small and medium-sized enterprises as they are defned according  to the criteria established by the State undertaking the business registration  reforms.Microempresas y pequeñas y medianas empresas (MIPYME): Por “MIPYME” se entienden las microempresas y las pequeñas y medianas empresas tal como se definan según los criterios establecidos por el Estado que emprenda la reforma del sistema de inscripción registral de empresas.
One-stop shop: “One-stop shop” means a physical oifce, a single interface  on an electronic platform or an organization that carries out more than one  function relating to the registration of a business with at least the business  registry, as well as taxation and social security authorities necessary for theVentanilla única: Por “ventanilla única” se entiende una oficina física, una interfaz única en una plataforma electrónica, o una organización que cumpla más de una de las funciones relacionadas con la inscripción de una empresa por lo menos en el registro de empresas, y también en los organismos tributarios y de seguridad social en los que deba inscribirse una empresa para poder operar en el sector formal de la economía. La
1 hTe business registry may also function as a one-stop shop to support mandatory registration with other relevant authorities (e.g., taxation and social security authorities).See paragraph 57 of the Guide for further  discussion. 2 See UNCITARL Model Law on Electronic Signatures (2001), article 2. business to operate in the formal economy.ventanilla única debería garantizar la interoperabilidad de todos los organismos competentes en los que debe inscribirse una empresa, y permitir el intercambio de información sobre las empresas entre esos organismos, así como el uso de un formulario único integrado de solicitud de inscripción y pago respecto de esos organismos.
Registrant: “Registrant” means the natural or legal person that submits the  prescribed application form and any additional documents to a businessRegistrador: Por “registrador” se entiende la persona física o jurídica designada con arreglo al derecho interno para que supervise y administre el funcionamiento del registro de empresas.
A one-stop shop should ensure  the interoperability of all relevant authorities with which a business is  required to register, and allow for the sharing of information on the business among those authorities, as well as the use of a single integrated application form for registration with, and payment to, those authorities. Periodic returns: “Periodic returns” means a statement provided annually or  at other prescribed intervals which gives essential information about a business’s composition, activities, and fnancial status, and which, subject to  applicable law, registered businesses may be required to fle with an appropriate authority (cf. “annual accounts”). Protected data: “Protected data” means all information that must be kept  confdential pursuant to the applicable law of the enacting State.Resultados periódicos: Por “resultados periódicos” se entiende el estado financiero de una empresa presentado anualmente o con otra frecuencia establecida, que contenga información esencial sobre su composición, actividades y situación financiera y que, conforme a la ley aplicable, las empresas inscritas puedan tener que presentar ante un organismo competente (véase “cuentas anuales”).  Solicitante de la inscripción: Por “solicitante de la inscripción” se entiende toda persona física o jurídica que presente a un registro de empresas el formulario de solicitud de inscripción exigido y demás documentos que corresponda.
Registered business: “Registered business” means a business that, further to  fling an application for registration, has been oifcially registered in the  business registry.Empresa inscrita: Por “empresa inscrita” se entiende toda empresa que, tras haber presentado una solicitud de inscripción, haya sido inscrita oficialmente en el registro de empresas.
Registered information: “Registered information” means information regarding a business that is registered in the business registry, including protected  data and publicly available information.Información registrada: Por “información registrada” se entiende la información que conste en el registro en relación con una empresa, incluidos los datos protegidos y la información de acceso público.
registry. Registrar: “Registrar” means the natural or legal person appointed pursuant  to domestic law to supervise and administer the operation of the business  registry. Unique identiifer: “Unique identifer” means a single unique business identifcation number that is allocated only once to a business and that is used  consistently by the public authorities of a State.Registrador: Por “registrador” se entiende la persona física o jurídica designada con arreglo al derecho interno para que supervise y administre el funcionamiento del registro de empresas. Identificador único: Por “identificador único” se entiende el número exclusivo de identificación que se asigna por única vez a una empresa y que es utilizado sistemáticamente por los organismos públicos de un Estado.
C. Legislative drafting considerationsC. Consideraciones relativas a la redacción de textos legislativos
13.13.
States implementing the principles contained in this Legislative Guide should  consider how to include them in their legislation and ensure consistency with it.  hTis Legislative Guide does not recommend the choice of any particular legislative  methods and uses neutral legal terminology so that its recommendations can be  adapted easily to the diverse legal traditions and dratfing styles of different States.  hTe Legislative Guide also takes a lfexible approach, which will allow its recommendations to be implemented in accordance with local dratfing conventions and  legislative policies of the States.Los Estados que apliquen los principios consagrados en esta Guía legislativa deberían estudiar la forma de recogerlos en su legislación y cerciorarse de que sean compatibles con ella. En la presente Guía legislativa no se recomienda ningún método legislativo en particular y se utiliza terminología jurídica neutra para que sus recomendaciones puedan adaptarse con facilidad a las diversas tradiciones jurídicas y los estilos de redacción propios de los distintos Estados. También se adopta un enfoque flexible, a fin de que sus recomendaciones puedan aplicarse con arreglo a las prácticas de redacción locales y las políticas legislativas de los Estados.
D. The reform processD. El proceso de reforma
14.14.
Streamlining business registration to meet the key objective of simplifying  the registration process and making it time and cost eifcient, as well as user friendly  (both for registrants and users searching the registry), usually requires undertaking  reforms that address the enacting State’s legal and institutional framework.Para poder racionalizar los registros de empresas a fin de alcanzar el objetivo fundamental de simplificar el procedimiento de inscripción registral y lograr que este sea rápido, económico y fácil de utilizar para los usuarios (tanto para los que presentan solicitudes de inscripción como para los que consultan el registro), suele ser necesario emprender reformas relacionadas con el marco jurídico e institucional del Estado promulgante.
It may  also be necessary to reform the business processes that support the registration  system.También puede ser preciso reformar los procesos institucionales en que se apoya el sistema registral. A veces es necesario introducir reformas en todos esos aspectos.
Sometimes reforms are needed in all of these areas. hTe approach taken in  these reforms may vary considerably among States as the design and features of a  registration system are inlfuenced by the State’s level of development, priorities  and laws. hTere are, however, several common issues that States should consider  and several similar recommended steps for reform regardless of jurisdictional  differences that may exist. hTese issues are examined below.El criterio aplicado en esas reformas puede variar considerablemente de un Estado a otro, ya que el nivel de desarrollo, las prioridades y las leyes de cada Estado influyen en el diseño y las características de los sistemas registrales. No obstante, hay varias cuestiones comunes que los Estados deberían tener en cuenta y se recomiendan varias medidas similares en relación con la reforma, independientemente de las diferencias que puedan existir entre una jurisdicción y otra. Esas cuestiones se examinan a continuación.
1.1.
The reform catalystsFactores catalizadores de la reforma
15.15.
Business registration reform is a multifaceted reform process that addresses  various aspects of the State apparatus;La reforma del sistema de inscripción registral de empresas es un proceso de reforma polifacético que incide en diversos aspectos del aparato estatal;
its implementation requires the participation  of a broad range of stakeholders and a thorough understanding of the State’s legal  and economic conditions, as well as of the practical needs of registry personnel  and the intended users of the registry.su implementación requiere la participación de una amplia gama de partes interesadas y una comprensión cabal de la situación jurídica y económica del Estado, así como de las necesidades prácticas del personal del registro y de sus usuarios previstos.
To be successful, the reform must be driven  by the need to improve private sector development and, for this reason, it is advisable that the reform be part of a larger private sector development or public sector  modernization programme.Para que la reforma logre sus objetivos, debe tener en cuenta la necesidad de promover el desarrollo del sector privado y, por esa razón, es conveniente que forme parte de un programa más amplio de desarrollo del sector privado o de modernización del sector público.
It is thus essential to gain an understanding of the  importance of business registration in relation to other business environment challenges and of its relationship to other potential reforms. hTis analysis will require,  as crucial preliminary steps, ensuring that domestic circumstances are amenable to  a business registration reform programme, that incentives for such a reform exist  and that there is support for such initiatives in the Government and in the private  sector prior to embarking on any reform effort.Por consiguiente, es fundamental que se comprenda la importancia de los registros de empresas con respecto a otras dificultades que se plantean en el entorno empresarial y su relación con otras reformas posibles. Ese análisis requerirá, como medida preliminar fundamental, que antes de iniciar cualquier proceso de reforma se compruebe si las circunstancias nacionales permiten emprender un programa de reforma del sistema de inscripción registral de empresas, si existen incentivos para esa reforma y si el Gobierno y el sector privado apoyan la iniciativa.
(a) Relevance of a reform advocate 16.a) Importancia del apoyo a la reforma 16.
Support or even leadership from the highest levels of the State’s Government  is of key importance for the success of the reform process. hTe engagement of  relevant government ministries and political leadership in the reform effort facili tate the achievement of consensus on the steps required. hTis can be particularly  important to facilitate access to fnancial resources, to make and implement decisions, or when it is necessary to move business registry functions from one branch  of government to another or to outsource them.El apoyo o incluso el liderazgo de las esferas más altas del Gobierno del Estado reviste una importancia clave para el éxito del proceso de reforma. El compromiso de los ministerios pertinentes y la dirigencia política con la reforma facilita el logro del consenso sobre las medidas necesarias. Esto puede ser particularmente importante para facilitar el acceso a los recursos financieros, adoptar y aplicar decisiones o, cuando sea necesario, trasladar las funciones del registro de empresas de un poder del Estado a otro o externalizar esas funciones.
(b) The steering committee 17.b) Comisión supervisora 17.
In order to oversee the day-to-day progress of the reform and to manage  diifculties as they may arise, it is advisable that a steering committee be established  to assist the State representative or body leading the reform.A fin de supervisar el avance diario de la reforma y resolver las dificultades que puedan ir surgiendo, es conveniente que se establezca una comisión supervisora para que preste asistencia al representante u órgano del Estado que dirija la reforma.
In addition to experts  with technological, legal and administrative expertise, this committee should be  composed of representatives of the public and private sector and should include a  wide range of stakeholders, including those who can represent the perspectives of  intended users.Esa comisión debería estar integrada por especialistas en cuestiones técnicas, jurídicas y administrativas y también por representantes de los sectores público y privado, e incluir además a una amplia gama de partes interesadas, entre ellas las que puedan representar los puntos de vista de los usuarios previstos.
It may not always be necessary to create such a committee, since  it may be possible to use existing mechanisms;No siempre será necesario crear una comisión como la mencionada, dado que quizás se puedan utilizar mecanismos ya existentes;
in any event, a proliferation of  committees is to be avoided, as their overall impact will be weakened.en todo caso, conviene evitar la proliferación de comisiones, porque ello podría ir en detrimento de la eficacia global de su labor. 18.
18. hTe steering committee should have clearly defned functions and accountability;La comisión supervisora debería tener funciones claramente definidas y la obligación de rendir cuentas;
it is advisable that its initial set-up be small and that it should grow progressively as momentum and stakeholder support increase.es conveniente que al principio tenga una estructura pequeña, que se vaya ampliando gradualmente a medida que la reforma cobre impulso y aumente el apoyo de las partes interesadas.
Although linked to the  high-level government body spearheading and advocating for the reform, the committee should operate transparently and independently from the executive branch.Aunque esté vinculada al órgano gubernamental de alto nivel que dirija y promueva la reforma, la comisión debería funcionar de manera transparente y con independencia del poder ejecutivo.
In certain jurisdictions, regulatory reform bodies have later been transformed into  more permanent institutions that drive ongoing work on regulatory governance  and regulatory impact analysis.En algunas jurisdicciones, las entidades encargadas de la reforma del marco regulador se han convertido en instituciones más permanentes que impulsan la labor en curso en materia de regulación y el análisis de sus efectos. 19.
19. hTe steering committee must nurture the reform process and consider how  to address concerns raised in respect of it.La comisión supervisora debe nutrir el proceso de reforma y estudiar la manera de responder a las preocupaciones que se planteen al respecto.
Concerns could include those arising  from bureaucratic inertia, or fears that registry employees may lose their jobs if  their ICT skills are weak or if technology replaces human capital. hTus, it is likely  to be important for the body overseeing the reform to be able to consider diverse  interests and fully inform potential benefciaries and political supporters.Algunas de ellas podrían estar relacionadas con la inercia burocrática, o el temor de que los funcionarios del registro pierdan sus empleos si sus conocimientos en materia de TIC son insuficientes o si la tecnología reemplaza al capital humano. Por lo tanto, es probable que sea importante que el órgano encargado de supervisar la reforma tenga en cuenta diversos intereses e informe en detalle a los posibles beneficiarios de la reforma y a los sectores políticos que la apoyan.
(c) The project team 20.c) El equipo del proyecto 20.
In collaboration with the steering committee, it is advisable that a project  team be assigned the task of designing a reform programme tailored to an enacting  State’s circumstances and providing technical expertise to implement the reforms.En colaboración con la comisión supervisora, es conveniente que se asigne a un equipo la tarea de diseñar un programa de reforma adaptado a las circunstancias del Estado promulgante y prestar asesoramiento técnico para la implementación de las reformas.
A successful reform will require a team of international and local specialists, with  expertise and experience in business registration reform, in legal and institutional  reform, and in a variety of technology matters (for example, sotfware design, hard ware, database and web specialists).Para que un proyecto de reforma tenga éxito, debe contar con un equipo de especialistas internacionales y locales con conocimientos y experiencia en materia de reforma del sistema de inscripción registral de empresas y del marco jurídico e institucional, así como respecto de diversas cuestiones tecnológicas (por ejemplo, diseño de programas informáticos, equipo de computadoras, bases de datos y especialistas en la web).
(d) Awareness-raising strategies 21.d) Estrategias de concienciación 21.
States embarking on a reform process should consider appropriate communication strategies aimed at familiarizing businesses and other potential registry  users with the operation of the registry and of the legal and economic signifcance  of business registration. hTis effort should include informing businesses of the benefts of registration with the business registry and mandatory registration with  other relevant authorities (e.g. taxation and social security), and of participation  in the formal economy (e.g. visibility to the public, the market and improved access  to the banking system).Los Estados que emprendan un proceso de reforma deberían considerar la posibilidad de adoptar estrategias de comunicación adecuadas a fin de que las empresas y otros posibles usuarios del registro se familiaricen con el funcionamiento de este y comprendan la importancia jurídica y económica de la inscripción registral de las empresas. Como parte de ese proceso, se debería informar a las empresas de las ventajas de inscribirse en el registro de empresas y de efectuar la inscripción obligatoria ante otros organismos competentes (por ejemplo, los tributarios y de seguridad social), así como de participar en el sector formal de la economía (por ejemplo, la visibilidad ante el público y en el mercado y un mayor acceso al sistema bancario).
Awareness should also be increased of the incentives that  the State may offer businesses to operate in the formal economy (see para. 23  below), including the opportunity to participate in public procurement;También se debería promover el conocimiento de los incentivos que el Estado puede ofrecer a las empresas que operan en el sector formal de la economía (véase el párr. 23 infra), incluida la posibilidad de participar en la contratación pública;
legal validation of the business;la validación jurídica de la empresa;
access to lfexible legal business forms and asset partitioning;el acceso a formas empresariales flexibles y a la separación de bienes;
the possibility of protecting the business’s unique name and other intangible assets;la posibilidad de proteger el nombre exclusivo y otros bienes incorporales de la empresa;
opportunities for the business to grow and to have access to a specialized labour  force and access to government assistance programmes. hTe awareness-raising  strategy should also ensure that clear information is readily accessible on compliance with the law, fulflment of the obligations taken on by registering (e.g. the  payment of taxes) and potential penalties for non-compliance.y oportunidades para que la empresa crezca, tenga acceso a una fuerza de trabajo especializada y acceda a programas de asistencia pública. La estrategia de concienciación también debería facilitar el acceso a información clara sobre la observancia de la ley, el cumplimiento de las obligaciones contraídas en virtud de la inscripción en el registro (por ejemplo, el pago de impuestos) y las posibles sanciones por incumplimiento.
22.22.
Effective communication may also be expected to encourage the development of new businesses and to encourage existing businesses to comply with mandatory registrations, as well as to provide signals to potential investors about the  enacting State’s efforts to improve the business environment.Cabe suponer que una comunicación eficaz también fomentará la creación de empresas nuevas y alentará a las ya existentes a realizar las inscripciones obligatorias, a la vez de enviar a los posibles inversionistas una señal de que el Estado promulgante está tomando medidas para mejorar el entorno empresarial.
Awareness-raising  strategies should commence early in the reform process and should be maintained  throughout it, including atfer the enactment of the legal infrastructure and implementation of the new business registry.Las estrategias de concienciación deberían ponerse en marcha al comienzo del proceso de reforma y mantenerse a lo largo de este, incluso después de que se apruebe la infraestructura jurídica y se implemente el nuevo registro de empresas.
In coordination with the steering committee, the project team should determine which cost-effective media can best be used:  these can include private-public dialogues, press conferences, seminars and workshops, television and radio programmes, newspapers, advertisements, and the  preparation of detailed instructions on submitting registration information and  obtaining information from the business registry.En forma coordinada con la comisión supervisora, el equipo del proyecto debería determinar los medios de comunicación más eficaces en función de los costos que convendría utilizar, como por ejemplo diálogos entre el sector público y el privado, conferencias de prensa, seminarios y talleres, programas de radio y televisión, periódicos, anuncios y la preparación de instrucciones detalladas sobre la forma de presentar al registro de empresas la información necesaria para realizar una inscripción y el procedimiento para obtener información del registro.
In order to raise MSME awareness of the reforms to the business registry, it may be advisable to consider communication strategies tailored specifcally to that audience.A fin de que las MIPYME tomen conocimiento de las reformas del registro de empresas, podría ser conveniente pensar en estrategias de comunicación formuladas especialmente para ellas.
(e) Incentives for businesses to register 23.e) Incentivos para que las empresas se inscriban 23.
In addition to an eifcient awareness-raising campaign, States should consider  adding incentives for MSMEs and other businesses to comply with mandatory  registration with the relevant authorities through the provision of ancillary services  for businesses that are in compliance. hTe types of incentives will vary according  to the specifc economic, business and regulatory context, and may include: promoting access to credit for registered businesses;Además de considerar la posibilidad de llevar a cabo una campaña de concienciación eficiente, los Estados deberían pensar en ofrecer más incentivos para que las MIPYME y otras empresas cumplan sus obligaciones de inscripción ante los organismos competentes, mediante la prestación de servicios auxiliares a las empresas que lo hagan. Los tipos de incentivos variarán en función del contexto económico, empresarial y reglamentario de que se trate y pueden consistir, por ejemplo, en: promover el acceso de las empresas inscritas al crédito;
offering accountancy training and  services as well as assistance in the preparation of a business plan;ofrecer capacitación en materia de contabilidad, servicios contables y asistencia para la preparación de un plan de negocios;
providing credits  for training costs;conceder créditos para gastos de capacitación;
establishing lower and simplifed taxation rates and tax mediation  services;fijar tipos impositivos más bajos y simplificados y ofrecer servicios de mediación en materia tributaria;
providing business counselling services;prestar servicios de asesoramiento empresarial;
providing monetary compensation, government subsidies or programmes to foster MSME growth and providing  low-cost technological infrastructure. 10 UNCITARL Legislative Guide on Key Principles of a Business Registryofrecer compensaciones pecuniarias, subvenciones estatales o programas públicos para fomentar el crecimiento de las MIPYME, y suministrar infraestructura tecnológica de bajo costo.
2.2.
Phased reform processProceso de reforma gradual
24. hTe duration of a reform process can vary considerably, depending on the  types of reforms implemented and on other circumstances relevant to the particular  economy.24. La duración de un proceso de reforma puede variar considerablemente según los tipos de reformas que se lleven a cabo y en función de otras circunstancias propias de la economía de que se trate.
While the most comprehensive approach may entail a complete reform  of the business registry and the law establishing it, this may not be realistic in all  cases and enacting States may wish to consider a phased implementation of their  reform.Si bien el enfoque más amplio puede suponer una reforma total del registro de empresas y de su ley de creación, tal vez no sea realista aplicar ese enfoque en todos los casos y los Estados promulgantes quizás deseen considerar la posibilidad de implementar la reforma de manera gradual.
In States with a large number of unregistered businesses, a reform process  that adopts a “think small” approach at the outset might be more effective than a  reform with a broader focus, which could be introduced at a later stage.En los Estados en que hay muchas empresas no inscritas, un proceso de reforma que al principio aplique el criterio de “pensar en lo pequeño” puede ser más eficaz que una reforma con un enfoque más amplio, que podría introducirse en una etapa posterior.
For example, if the main objective is initially to promote the registration of MSMEs, simple  solutions addressing their needs at the local level may be more successful than  introducing sophisticated automated systems that require high-level technological  infrastructure, and changes in the legal and institutional framework, and that may  be more appropriate to larger businesses or businesses operating in the international market.Por ejemplo, si el objetivo principal es, inicialmente, promover la inscripción registral de las MIPYME, la adopción de soluciones sencillas que contemplen las necesidades de esas empresas a nivel local puede lograr mejores resultados que introducir sistemas automatizados complejos que requieran una infraestructura tecnológica de alto nivel y cambios en el marco jurídico e institucional, que pueden ser más apropiados para empresas más grandes o para empresas que operen en el mercado internacional.
Even when the reform is carried out in jurisdictions with more  advanced business registries, it may be advisable to “start small” and pilot the  reforms at a local level (for example, in a district or the capital) before extending  them throughout the State.Aun cuando la reforma se lleve a cabo en jurisdicciones que tengan registros de empresas más avanzados, puede ser conveniente “empezar por lo pequeño” y aplicar la reforma a título experimental a nivel local (por ejemplo, en un distrito o en la capital) antes de extenderla a todo el territorio del Estado.
Success in a pilot stage can have a strong demonstration  effect, and is likely to build support for continued reform.El éxito que se logre en una etapa experimental puede tener un poderoso efecto de demostración y probablemente genere apoyo para que se siga adelante con la reforma.
11I.
I. Objectives of a business registryObjetivos del registro de empresas 25.
25. hTe focus of the Legislative Guide is primarily the business registry of a State  and the adoption of best practices in order to optimize the operation of the business registry for its users so that it is simple, eifcient and cost-effective.La presente Guía legislativa se centra principalmente en el registro de empresas de un Estado y en la adopción de mejores prácticas con el fin de optimizar el funcionamiento del registro de empresas para sus usuarios, de manera que sea sencillo, eficiente y eficaz en función del costo.
However,  in most States, in order for a business to participate in the formal economy, it must  usually register not only with the business registry but also with various additional  authorities (see also para. 57 below).No obstante, en la mayoría de los Estados, para que una empresa pueda participar en el sector formal de la economía, por lo general debe inscribirse no solo en el registro de empresas, sino también en otros organismos de diversa índole (véase también el párr. 57 infra).
In addition to the business registry, these  authorities otfen include taxation and social security authorities.Entre ellos, además del registro de empresas, suelen figurar los organismos tributarios y de seguridad social.
States wishing to  facilitate the entry of businesses into the formal economy should thus assess the  multiple authorities with which a business must register and consider ways to  reduce the burden on businesses by streamlining those requirements.Así pues, los Estados que deseen facilitar el ingreso de las empresas en el sector formal de la economía deberían evaluar los distintos organismos en los que está obligada a inscribirse una empresa y estudiar el modo de reducir la carga que ello representa para las empresas mediante la racionalización de esos requisitos.
As examined  in greater detail in this Legislative Guide (see paras. 86 to 97 and rec. 14 below),  one of the best ways to accomplish that goal would be for a State to establish a  one-stop shop for business registration and for registration, at a minimum, with  taxation and social security authorities.Como se examina más detalladamente en esta Guía legislativa (véanse los párrs. 86 a 97 y la recomendación 14 infra), una de las mejores formas de lograr ese objetivo sería que el Estado estableciera una ventanilla única que permitiera a las empresas inscribirse en el registro y también, como mínimo, en los organismos tributarios y de seguridad social.
Recommendation 1: Objectives of the business registry hTe law should ensure the establishment of a business registry that facilitates the  operation of businesses in the formal economy as part of the system of all registra tions that may be required of a business and may include registration with business  registry, taxation and social security authorities, as well as with other authorities.Recomendación 1: Objetivos del registro de empresas La ley debería disponer la creación de un registro de empresas que facilite el funcionamiento de las empresas en el sector formal de la economía como parte del conjunto de inscripciones que posiblemente deban efectuar y que puede abarcar, por ejemplo, la inscripción en el registro de empresas, los organismos tributarios y de seguridad social y otros organismos.
A. Purposes of the business registryA. Fines del registro de empresas 26.
26. hTe law should set out explicitly the purpose of a system for the registration  of businesses (see also paras. 51 to 59 with regard to the core functions of the  business registry).La ley debería indicar expresamente la finalidad del sistema de inscripción registral de empresas (véanse también los párrs. 51 a 59 con respecto a las funciones esenciales del registro de empresas).
In addition, it should determine which business forms are  required to register with the business registry and which additional conditions  those businesses may have to fulfl as part of that requirement.También debería determinar qué empresas, según su forma jurídica, estarán obligadas a inscribirse en el registro, y qué otros requisitos podrían tener que cumplir esas empresas como parte de esa obligación.
Currently, many  States require only businesses of a certain legal form to register, otfen focusing on  those that have limited liability status.En la actualidad, muchos Estados exigen que se inscriban únicamente las empresas de determinadas formas jurídicas, a menudo haciendo hincapié en las que tienen responsabilidad limitada.
Requiring such businesses to register puts  third parties dealing with them on notice of their limited liability status, as well as  providing additional information in respect of the business.Exigir a esas empresas que se inscriban permite no solo alertar a los terceros que tienen tratos con ellas de que esas empresas tienen responsabilidad limitada, sino también obtener información adicional sobre ellas.
States may wish to permit (but not necessarily to require) all businesses, irrespective of size or form,  to register in the business registry, provided that fees are low.Los Estados tal vez deseen permitir (aunque no necesariamente exigir) que todas las empresas, con independencia de su tamaño o su forma, se inscriban en el registro de empresas, siempre y cuando el importe de las tasas sea bajo.
Permitting voluntary  registration of a range of different legal forms of business may encourage the reg istration of MSMEs, assisting them in their growth in addition to facilitating their  operation in the formal economy.Permitir la inscripción voluntaria de una amplia gama de empresas de distintas formas jurídicas puede alentar a las MIPYME a inscribirse en el registro y, de ese modo, ayudarlas a crecer además de facilitar su funcionamiento en el sector formal de la economía.
Registered businesses may become more visible  not only in the marketplace, but also to States, who may then be able to more  easily identify MSMEs in need of support, and design appropriate programmes for  those purposes. hTrough registration, a business receives a commercial identity,  recognized by the State, that enables the business to interact with its business partners, the public and the State (see also para. 52 (h) below).Las empresas inscritas pueden adquirir mayor visibilidad, no solo en el mercado sino también ante los Estados, que quizás puedan así determinar más fácilmente cuáles son las MIPYME que necesitan apoyo y formular programas apropiados con ese fin. La inscripción registral confiere a las empresas una identidad comercial, reconocida por el Estado, que les permite interactuar con sus socios comerciales, el público en general y el Estado (véase también el párr. 52 h) infra).
In addition to the  visibility of the business, in some States, the registered information has an erga  omnes legal effect.Además de conferir visibilidad a las empresas, en algunos Estados la información registrada tiene efectos jurídicos erga omnes. 27.
27. hTe following overarching principles should govern an effective system of  business registration: (a) enabling businesses of all sizes and legal forms to be  visible in the marketplace and to operate effectively in the formal economy;Un sistema eficaz de inscripción registral de empresas debería regirse por los siguientes principios generales: a) dar a las empresas de todos los tamaños y formas jurídicas la posibilidad de adquirir visibilidad en el mercado y operar eficazmente en el sector formal de la economía;
and (b) enabling MSMEs to increase their business opportunities and to improve the  proftability of their businesses.y b) dar a las MIPYME la posibilidad de ampliar sus oportunidades de negocios y aumentar su rentabilidad.
Recommendation 2: Purposes of the business registry hTe law should provide that the business registry is established for the purposes of:Recomendación 2: Fines del registro de empresas La ley debería establecer que el registro de empresas se crea con los siguientes fines: a)
(a) Providing to a business an identity that is recognized by the enacting  State;proporcionar a las empresas una identidad reconocida por el Estado promulgante;
andy b)
(b) Receiving, storing and making information in respect of registered businesses accessible to the public.recibir, almacenar y poner a disposición del público información relativa a las empresas inscritas. B.
B. Simple and predictable system of laws permitting registrationRégimen legal sencillo y previsible que permita la inscripción en el registro
28.28.
In order to foster transparent and reliable business registration, with clear  accountability of the registrar (see also paras. 41, 43 and rec. 6 (b) below), the law  setting the foundations of the business registry should be simple and straightforward.A fin de promover un sistema de inscripción registral de empresas transparente y fiable, en el que esté claramente establecido el deber de rendición de cuentas del registrador (véanse también los párrs. 41 y 43 y la recomendación 6 b) infra), la ley de creación del registro de empresas debería ser clara y sencilla.
Care should be taken to limit or avoid any unnecessary use of discretionary  power, and to provide appropriate safeguards against its arbitrary use.Habría que procurar especialmente limitar o evitar el uso innecesario de facultades discrecionales y prever salvaguardias apropiadas para impedir que se ejerzan de manera arbitraria.
However,  some discretion should be permitted to the registrar in order to ensure the smooth  functioning of the system (see paras. 147 and 231 below).Sin embargo, se debería permitir que el registrador tuviera cierto margen de discrecionalidad a efectos de garantizar el buen funcionamiento del sistema (véanse los párrs. 147 y 231 infra). 29.
29. hTe law governing registration with the business registry and other relevant  authorities (including taxation and social security authorities) should also provide Chapter I. Objectives of a business registry 13 for simplifed registration and post-registration procedures in order to promote  registration of MSMEs. hTe goal should be for States to establish procedures with  only the minimum necessary requirements for MSMEs and other businesses to  register in order to operate in the formal economy.La ley que rija la inscripción en el registro de empresas y en otros organismos competentes (incluidos los tributarios y de seguridad social) también debería prever procedimientos simplificados para la inscripción y para los trámites posteriores a esta, a fin de alentar a las MIPYME a inscribirse. El objetivo debería ser que los Estados establecieran procedimientos con el mínimo de requisitos necesarios para que las MIPYME y otras empresas se inscriban en el registro a fin de operar en el sector formal de la economía.
Of course, businesses with more  complex legal forms could be subject to additional information requirements under  the law of the enacting State as a consequence of their particular legal form or type  of business.Por supuesto, las empresas con formas jurídicas más complejas podrían estar obligadas a proporcionar información adicional con arreglo a la ley del Estado promulgante, como consecuencia de su forma jurídica o empresarial particular.
30.30.
Further, regardless of the approach chosen to maintain updated information  in the business registry, it would be advisable to make updating the records of  MSMEs as simple as possible. hTis could involve a number of different approaches  examined in greater detail below, such as extending the period of time for such  businesses to declare a change;Además, independientemente del método que se elija para mantener actualizada la información que figure en el registro de empresas, sería conveniente simplificar lo más posible el procedimiento de actualización de los asientos registrales relacionados con las MIPYME. Para ello se podrían aplicar varios métodos diferentes, que se examinan en mayor detalle a continuación, como ampliar el plazo de que disponen las MIPYME para declarar un cambio;
harmonizing the information needed when the  same information is repeatedly required;armonizar la información necesaria cuando se solicite la misma información en forma reiterada;
or exempting MSMEs from certain obligations in specifc cases (see also paras. 157 to 161 and rec. 30 below).o eximir a las MIPYME de determinadas obligaciones en casos concretos (véanse también los párrs. 157 a 161 y la recomendación 30 infra).
Recommendation 3: Simple and predictable system of laws permitting registration hTe law governing the business registry should:Recomendación 3: Régimen legal sencillo y previsible que permita la inscripción en el registro La ley que rija el registro de empresas debería: a)
(a) Be simple in structure and avoid the unnecessary use of exceptions or  granting of discretionary power;tener una estructura sencilla y evitar el uso innecesario de excepciones o el otorgamiento de facultades discrecionales;
andy b)
(b) Ensure that micro, small and medium-sized enterprises (MSMEs) that are  required or permitted to register are subject to the minimum procedures necessary.disponer que las microempresas y las pequeñas y medianas empresas (MIPYME) que deban o puedan inscribirse solo estén obligadas a realizar los trámites mínimos necesarios. C.
C. Key features of a business registryCaracterísticas fundamentales de un registro de empresas
31.31.
To be effective in registering businesses of all sizes, States should ensure that,  to the extent possible, the registration process is simple, time and cost eifcient,  user-friendly and publicly accessible.Para ser eficaces en la tarea de inscripción de empresas de todos los tamaños, los Estados deben velar por que, en la medida de lo posible, el procedimiento de inscripción sea sencillo, rápido, económico y fácil de utilizar y esté a disposición del público.
Moreover, care should be taken to ensure that  the publicly available registered information on businesses is easily searchable and  retrievable, and that the process through which the registered information is collected and maintained as well as the registry system are kept as current, reliable  and secure as possible.Además, se debería procurar especialmente que la información registrada de acceso público sobre las empresas sea fácil de consultar y extraer, y que el procedimiento mediante el cual se reúne y conserva la información registrada, así como el sistema registral, siempre estén actualizados y revestidos del mayor grado posible de fiabilidad y seguridad. 32.
32. hTe good quality and reliability of the business registry and the information  contained therein is a recurring theme in the Guide.La buena calidad y fiabilidad del registro de empresas y de la información contenida en él es un tema recurrente en la presente Guía.
In keeping with the defnition  in paragraph 12 above, it should be noted that the phrase “good quality and reliable” does not refer to the method that a State uses to ensure that reliability, and  this Legislative Guide leaves it to each enacting State to determine how best to ensure the good quality and reliability of its business registry and the information  it contains in light of its own context and legal tradition.Cabe señalar que, según la definición que figura más arriba, en el párrafo 12, la expresión “buena calidad y fiable” no se refiere al método que utilizan los Estados para garantizar esa fiabilidad, y que en esta Guía legislativa se deja a criterio de cada Estado promulgante determinar la mejor manera de garantizar la buena calidad y la fiabilidad de su registro de empresas y de la información que este contiene, en función de sus circunstancias particulares y su tradición jurídica.
“Good quality and reliable” in this Guide does not refer to whether the enacting State uses a declaratory  approach or an approval approach in respect of its business registry.En la presente Guía, la buena calidad y fiabilidad no se refieren a si el Estado promulgante aplica un criterio declarativo o de aprobación respecto de su registro de empresas.
However, the  extent to which information in the registry is legally binding and whether the State  adopts a declaratory system or an approval system (see paras. 115 to 117 below)  are aspects that should be made clear by the enacting State in its law and made  available in the business registry.No obstante, hay dos aspectos que el Estado promulgante debería dejar claros en su legislación y dar a conocer en el registro de empresas, a saber: hasta qué punto la información contenida en el registro es jurídicamente vinculante, y si el Estado adopta un sistema declarativo o de aprobación (véanse los párrs. 115 a 117 infra).
33.33.
Regardless of which registration system is adopted, maintaining good quality  and reliable information is imperative for the business registry in order to make  the information useful for the registry users and to establish confdence in business  registry services. hTis applies not only to the information provided when applying  to register a business, but also to the information that is submitted to the registry  during the lifetime of the business.Independientemente del sistema de inscripción registral que se adopte, para que la información contenida en el registro de empresas sea útil para sus usuarios y para que se genere confianza en los servicios que presta el registro, es indispensable que esa información sea de buena calidad y fiable. Esto se aplica no solo a la información que se proporciona al presentar la solicitud de inscripción de una empresa, sino también a la que se presenta al registro a lo largo del ciclo de vida de la empresa.
It is thus important that the information meet  certain requirements in the way it is submitted to the registry and then made available to the public (see, for example, paras. 34 and 35 below).Por lo tanto, es importante que esa información se ajuste a determinados requisitos en cuanto a la forma en que se presenta al registro y en que posteriormente se pone a disposición del público (véanse, por ejemplo, los párrs. 34 y 35 infra).
For these reasons,  States should devise provisions that allow the registry to operate according to principles of transparency and eifciency in the way information is collected, maintained and disclosed.Por esos motivos, los Estados deberían formular disposiciones que permitan al registro funcionar con arreglo a los principios de transparencia y eficiencia en cuanto al modo de reunir, conservar y dar a conocer la información.
34.34.
hTe registry can implement certain procedures in order to ensure that the  information maintained in the registry is of good quality and reliable. hTose procedures, which will be further discussed below, can be grouped into two broad  categories.El registro puede adoptar algunas medidas para garantizar que la información que consta en él sea de buena calidad y fiable. Esas medidas, que se examinan en mayor detalle más adelante, pueden agruparse en dos categorías amplias.
One group comprises those measures aimed at protecting the identity  and integrity of a business through the prevention of corporate identity thetf 3 or the adoption of identity verifcation methods for those who provide information  to the business registry.Una de ellas comprende las medidas destinadas a proteger la identidad y la integridad de las empresas, evitando que sean víctimas de robo de su identidad{§3} o adoptando métodos de verificación de la identidad de las personas que proporcionan información al registro de empresas.
A wide range of measures can be implemented in this  regard, such as the use of monitoring systems or establishing access through the  use of user names and passwords or biometric verifcations (e.g. fngerprints) to  prevent corporate identity thetf;Puede aplicarse una amplia gama de medidas con este fin, como la utilización de sistemas de vigilancia o la protección del acceso mediante el uso de nombres de usuario y contraseñas o comprobaciones biométricas (por ejemplo, huellas dactilares) para prevenir el robo de la identidad empresarial;
or the use of electronic signatures and electronic  certifcates to verify the identity of those who submit information to the registry;el uso de firmas electrónicas y certificados electrónicos para verificar la identidad de las personas que comunican información al registro;
or the adoption of notifcation systems that alert the registered business about  changes of whenever documents are fled on their business record.o la adopción de sistemas de notificación que envíen una alerta a las empresas inscritas cada vez que se introduzcan modificaciones o se ingresen documentos en su ficha registral.
Business registries usually adopt more than one type of measure.Los registros de empresas suelen adoptar más de un tipo de medidas.
35.35.
Another group of measures that registries can implement to ensure the good  quality and reliability of the registered information pertains to the way information 3 Corporate identity thetf can occur through the thetf or misuse of key business identifers and credentials, manipulation or falsifcation of business flings and records, and other related criminal activities.El otro grupo de medidas que los registros pueden aplicar para garantizar la buena calidad y la fiabilidad de la información registrada guarda relación con la forma en que se reúne y conserva la información y la frecuencia con que esta se actualiza (véanse los párrs. 155 a 161 y las recomendaciones 29 y 30 infra).
Despite the use  of the term “corporate”, corporations are not the only business entities that are victimized by this crime.Es de vital importancia asegurar que el fichero registral se actualice periódicamente.
Any type  of business or organization of any size or legal structure, including sole proprietorships, partnerships and limited  liability companies can be targets of business identity thetf.En los sistemas registrales electrónicos, normalmente el programa informático prevé la actualización periódica automatizada de la información a medida que las empresas presentan modificaciones.
Chapter I. Objectives of a business registry 15is collected and maintained in the registry and the frequency with which it is  updated (see paras. 155 to 161 and recs. 29 and 30 below). Ensuring that the  registry record is regularly updated is of key importance. In electronic registry  systems, the sotfware will usually provide for automated periodic updating as  amendments are submitted by businesses.No obstante, cuando los registros utilizan sistemas en papel o mixtos, o cuando determinada información presentada por vía electrónica debe ingresarse de todos modos en el fichero registral (véanse los párrs. 187 y 213 infra), el registrador debe asegurarse de que este se actualice tan pronto como sea factible y, de ser posible, en tiempo real o al menos una vez por día.
However, when registries use paperbased or mixed systems, or when certain information submitted electronically must  nonetheless be entered into the business registry record (see paras. 187 and 213  below), the registrar must ensure that updates to the registry record are entered as  soon as practicable, and if possible, in real time or at least once daily. To underpin  these measures, it is important for States to establish effective enforcement mecha nisms upon which registries can rely when a business fails to provide accurate and  complete information (see paras. 206 to 211 and recs. 45 and 46 below).Para respaldar estas medidas, es importante que los Estados establezcan mecanismos coercitivos eficaces de los que puedan valerse los registros cuando una empresa no proporcione información exacta y completa (véanse los párrs. 206 a 211 y las recomendaciones 45 y 46 infra).
36.36.
Moreover, in order to enhance the good quality and reliability of the registered information, enacting States should preserve the integrity and security of the  registry record itself. Steps to achieve those goals include: (a) requiring the registry  to request and maintain the identity of the registrant; (Además, a fin de mejorar la calidad y aumentar la fiabilidad de la información registrada, los Estados promulgantes deberían preservar la integridad y seguridad del propio fichero registral. Algunas medidas que pueden adoptarse para lograr esos objetivos son, entre otras, las siguientes: a) exigir al registro que pida y conserve los datos de identidad del solicitante de la inscripción;
b) obligating the registry  to notify promptly the business about the registration and any changes made to  the registered information; and (c) eliminating any discretion on the part of the  registrar to modify information that has been submitted to the registry.b) obligar al registro a notificar sin demora a la empresa de que se ha realizado una inscripción o se han introducido modificaciones en la información registrada; y c) eliminar cualquier facultad discrecional otorgada al registrador que le permita modificar la información presentada al registro.
Recommendation 4: Key features of a business registry hTe law should ensure that the business registry includes the following key features:Recomendación 4: Características fundamentales de un registro de empresas. La ley debería disponer que el registro de empresas tenga, entre otras, las siguientes características fundamentales:
(a) Registration is publicly accessible, simple, user-friendly and time- and  cost-eifcient;a) la inscripción registral está a disposición del público, es sencilla, fácil de realizar, rápida y económica; b)
(b) hTe registration procedures are suited to the needs of MSMEs;los procedimientos de inscripción se adecuan a las necesidades de las MIPYME;
(c) hTe publicly available registered information on businesses is easily  searchable and retrievable; andc) la información registrada de acceso público sobre las empresas es fácil de consultar y extraer; y
(d) hTe registry system and the registered information are of good quality and reliable and are maintained that way through periodic updates and system  verifcation.d)el sistema registral y la información registrada son de buena calidad y fiables y se mantienen así mediante actualizaciones periódicas y verificaciones del sistema.
II.II.
Establishment and functions of the business registry  37.Creación y funciones del registro de empresas 37.
Several different approaches may be taken in establishing an effective business  registration system, but there is broad agreement on certain key objectives of such  systems.Si bien pueden adoptarse varios enfoques diferentes para crear un sistema eficaz de inscripción registral de empresas, existe amplio acuerdo con respecto a determinados objetivos fundamentales que deben tener esos sistemas.
Regardless of differences in the way business registries may operate, eifcient business registries have a similar structure and perform similar functions  when carrying out the registration of a new business or in recording the changes  that may occur in respect of an existing business.Independientemente de las diferencias en cuanto a la forma en que pueden funcionar los registros de empresas, los que son eficientes tienen una estructura similar y desempeñan funciones parecidas cuando realizan la inscripción de una empresa nueva o dejan constancia de las modificaciones que pueden producirse respecto de una empresa ya inscrita.
A. Responsible authorityA. Organismo competente
38.38.
In establishing or reforming a business registry, enacting States will have to  decide how the business registry will be organized and operated.Al crear o reformar un registro de empresas, los Estados promulgantes tendrán que decidir cómo se organizará y funcionará ese registro.
Different  approaches can be taken regarding its form, the most common of which is based  on oversight by the Government.Se pueden adoptar distintos criterios en cuanto a su forma de organización, pero el más común se basa en la supervisión ejercida por el Estado.
In such States, a government department or  agency, staffed by civil servants, and usually established under the authority of a  particular government department or ministry, operates the business registry.Cuando se aplica ese criterio, la gestión del registro se confía a un órgano u organismo del Estado integrado por funcionarios públicos, que por lo general está subordinado a la autoridad de un determinado ministerio u órgano del Estado.
Another type of organization of a business registry is one that is subject to administrative oversight by the judiciary.Otra forma de organización de los registros de empresas se basa en la supervisión administrativa ejercida por el poder judicial.
In such contexts, the registration body might be  a court or a judicial registry whose function, usually specifed in the applicable  commercial code, is concerned with verifying the business requisites for registration  but does not require prior judicial approval of a business seeking to register.En esos casos, el órgano encargado de la tarea de inscripción registral puede ser un tribunal o la secretaría de un tribunal, cuya función, que normalmente se describe en el código de comercio aplicable, consiste en verificar que las empresas cumplan los requisitos de inscripción, sin que se exija la autorización previa del poder judicial a las empresas que deseen inscribirse.
39.39.
States may also decide to outsource some or all of the registry operations  through a contractual or other legal arrangement that may involve public-private  partnerships or the private sector.Los Estados también pueden decidir externalizar algunas de las actividades del registro o todas ellas, mediante la celebración de subcontratos u otro tipo de acuerdos jurídicos en los que pueden participar alianzas público-privadas o el sector privado.
When registration is outsourced to the private  sector, it remains a function of the Government, but the day-to-day operation of  the system is entrusted to privately owned companies.Cuando la tarea de inscripción registral se encomienda al sector privado, sigue siendo una función del Estado, pero la gestión diaria del sistema se confía a empresas privadas.
In one State, for example,  such an outsourcing was accomplished by way of appointing a private company, in  accordance with the law, as the assistant registrar with full authority to run the  registration function.En un Estado, por ejemplo, la externalización se llevó a cabo designando, de conformidad con la ley, a una empresa privada como registradora adjunta con plenas facultades para desempeñar la función de inscripción registral.
However, operating the registry through public-private partnerships or private sector companies does not yet appear to be as common as the Chapter II.Sin embargo, la gestión de los registros por alianzas público-privadas o empresas del sector privado no parece ser aún tan común como la gestión de los registros por un organismo público{§4}
Establishment and functions of the business registry 17 operation of the registry by a government agency. 4 States may also decide to form entities with a separate legal personality, such as chambers of commerce, with the  object of managing and developing the business registry, or to establish by law registries as autonomous or quasi-autonomous agencies, which can have their own  business accounts and operate in accordance with the applicable regulations governing public authorities.Los Estados también pueden tomar la decisión de constituir entidades con personalidad jurídica propia e independiente, como cámaras de comercio, con el fin de que se ocupen de la administración y el funcionamiento del registro de empresas, o de crear los registros por ley como organismos autónomos o casi autónomos, que pueden tener sus propias cuentas comerciales y funcionar de conformidad con las normas aplicables a los organismos públicos.
In one State, for example, the business registry is a separate  legal person that acts under the supervision of the Ministry of Justice, while in  another State the registry is an administratively separate executive agency of a government department, but does not have separate legal status.En un Estado, por ejemplo, el registro de empresas es una persona jurídica independiente que actúa bajo la supervisión del Ministerio de Justicia, mientras que en otro Estado el registro es un organismo ejecutivo de un ministerio, que desde el punto de vista administrativo es independiente de ese ministerio, pero no tiene personalidad jurídica propia.
In deciding which form  of organization to adopt, States will have to consider their specifc domestic circumstances, evaluate the challenges and trade-offs of the various forms of organization  and then determine which one best meets the State’s priorities and can be achieved  within the limits of its human, technological and fnancial resources.Al decidir qué forma de organización adoptarán, los Estados deberán tener en cuenta sus circunstancias nacionales particulares y evaluar las dificultades, así como las ventajas y desventajas, de las diversas formas de organización, para luego determinar cuál es la que mejor se adecua a sus prioridades y cuál de ellas pueden poner en práctica con los recursos humanos, tecnológicos y financieros de que disponen.
40.40.
While the day-to-day operation of the registry may be delegated to a private  sector frm, the enacting State should always retain the responsibility for ensuring  that the registry is operated in accordance with the applicable law.Aunque la gestión diaria del registro pueda delegarse en una empresa del sector privado, el Estado promulgante debería ser siempre el responsable de que el registro funcione de conformidad con la ley aplicable.
For the purposes  of establishing public trust in the business registry and preventing the unauthorized  commercialization or fraudulent use of information in the registry record, the  enacting State should retain its competence over the registry record.Para lograr la confianza del público en el registro de empresas y evitar la comercialización no autorizada o el uso fraudulento de la información contenida en el fichero registral, el Estado promulgante debería mantener su competencia sobre el fichero registral.
Furthermore,  the State should also ensure that, regardless of the daily operation or the structure  of the business registry, the State retains the right to control the access to and use  of the registered information.Por otra parte, independientemente de la estructura o el funcionamiento diario del registro de empresas, el Estado siempre debería reservarse el derecho a controlar el acceso a la información registrada y el uso que se haga de esta.
Recommendation 5: Responsible authority hTe law should provide that:Recomendación 5: Organismo competente La ley debería disponer:
(a) hTe business registry should be operated by the State or by an entity  appointed by that State;a) que el funcionamiento del registro de empresas esté a cargo del Estado o de una entidad designada por este;
andy
(b) hTe State retains its competence over the business registry.b) que el Estado conserve su competencia sobre el registro de empresas.
B. Appointment and accountability of the registrarB. Nombramiento y deber de rendición de cuentas del registrador
41.41.
hTe law of the State should set out the procedure to appoint and dismiss the  registrar, as well as the duties of the registrar, and the authority empowered to  supervise the registrar in the performance of those duties. 4 Arrangements involving contracting with the private sector to provide business registration services require careful consideration of several legal and policy issues, such as the responsibilities of the Government and the  private provider, the form of the arrangements, the allocation of risk, and dispute resolution.En la ley del Estado debería especificarse el procedimiento que se seguirá para nombrar y destituir al registrador, así como las funciones de este, y el organismo que estará facultado para supervisar al registrador en el desempeño de esas funciones.
42.42.
In keeping with the practice of some States, it should be noted that the  appointment of a registrar is intended to include all methods by which a registrar  can be selected, including through election.Cabe señalar que, de acuerdo con la práctica de algunos Estados, se entiende que el nombramiento de un registrador abarca todos los métodos que pueden utilizarse para designar a un registrador, incluido el nombramiento por vía de elección.
Further, States may permit the registrar  to delegate its powers to persons appointed to assist the registrar in the performance of its duties.Además, los Estados pueden permitir que el registrador delegue sus facultades en las personas designadas para que le presten asistencia en el desempeño de sus funciones.
43.43.
In addition, the laws of the enacting State should clearly set out the functions  of the registrar in order to ensure the registrar’s accountability in the operation of  the registry and the minimization of any potential for abuse of authority.Además, las leyes del Estado promulgante deberían enunciar claramente las funciones del registrador como forma de asegurar que este rinda cuentas de la gestión del registro y para reducir al mínimo las posibilidades de abuso de autoridad.
In this  regard, the applicable law of the enacting State should establish principles for the  accountability of the registrar to ensure appropriate conduct in administering the  business registry (the potential liability of the registry is addressed in paras. 212  to 217 and rec. 47 below).Al respecto, en la ley aplicable del Estado promulgante deberían establecerse los principios que consagren la responsabilidad del registrador de velar por la correcta administración del registro de empresas (en los párrs. 212 a 217 y en la recomendación 47 infra se hace referencia a la responsabilidad en que puede incurrir el registro).
Recommendation 6: Appointment and accountability of the registrar hTe law should:Recomendación 6: Nombramiento y deber de rendición de cuentas del registrado rLa ley debería:
(a) Provide that the person or entity authorized by the enacting State or by  the law of the enacting State has the authority to appoint and dismiss the registrar and  to monitor the registrar’s performance;a) disponer que la persona o entidad autorizada por el Estado promulgante o por la ley del Estado promulgante tenga facultades para nombrar y destituir al registrador y supervisar su desempeño;
and (b) Determine the registrar’s powers and duties and if and to what extent  those powers and duties may be delegated.y b) determinar las facultades y obligaciones del registrador y si dichas facultades y obligaciones podrán delegarse y en qué medida.
C.C.
Transparency in the operation of the business registryTransparencia en el funcionamiento del registro de empresas
44.44.
Laws that foster the transparent and reliable operation of the system for business registration have a number of features. hTey should allow registration to occur  as a simplifed process with a limited number of steps, and they should limit interaction with registry authorities, as well as provide short and specifed turnaround  times, be inexpensive, result in registration of a long-term or unlimited duration,  apply throughout the jurisdiction and make registration easily accessible for  registrants.Las leyes que promueven el funcionamiento transparente y fiable del sistema de inscripción registral de empresas suelen reunir determinadas características. Deberían permitir que la inscripción se lleve a cabo mediante un procedimiento sencillo, con muy pocas etapas; limitar la interacción con las autoridades del registro; fijar plazos breves y precisos para la conclusión de los trámites; prever un sistema registral económico; disponer que las inscripciones tengan un plazo de vigencia prolongado o ilimitado; ser aplicables en toda la jurisdicción, y facilitar el acceso de los usuarios al servicio de inscripción registral.
45.45.
Registries should also establish “service standards” that would defne the services to which users are entitled and may expect to receive, while at the same time  providing the registry with performance goals that the registry should aim to achieve..Los registros también deberían establecer unas “normas de calidad de los servicios” que definan los servicios a que los usuarios tendrán derecho y que podrán esperar recibir, a la vez de fijar metas de desempeño que el registro debería tratar de alcanzar.
Such service standards could include, for example, rules on the correction of errors  (see paras. 28 above, and 147 and 231 below), rules governing the maximum length Chapter II. Establishment and functions of the business registry 19of time for which a registry may be unavailable (such as for electronic servicing)  and providing advance notice of any expected down time.Esas normas podrían abarcar, por ejemplo, disposiciones relativas a la corrección de errores (véanse el párr. 28 supra y los párrs. 147 y 231 infra), al período máximo durante el cual se podrá suspender el acceso al registro (por ejemplo, para dar mantenimiento a los sistemas electrónicos) y a la obligación de dar aviso con antelación de los períodos de inactividad previstos.
Service standards contribute to ensuring further transparency and accountability in the administration of  the registry, as such standards provide benchmarks to monitor the quality of the  services provided and the performance of the registry staff.Las normas de calidad de los servicios contribuyen a una mayor transparencia y rendición de cuentas en la administración del registro, ya que constituyen marcos de referencia para evaluar la calidad de los servicios prestados y el desempeño del personal del registro.
Recommendation 7: Transparency in the operation of the business registry hTe law should ensure that the rules, procedures and service standards that are developed for the operation of the business registry are made public to ensure transparency of the registration procedures.Recomendación 7: Transparencia en el funcionamiento del registro de empresas La ley debería disponer que las reglas, los procedimientos y las normas de calidad de los servicios que se establezcan para el funcionamiento del registro de empresas se den a conocer públicamente a fin de garantizar la transparencia de los procedimientos de inscripción. D.
D. Use of standard registration formsUso de formularios tipo para la inscripción
46.46.
Another approach that is otfen used to promote transparency and reliability  in the operation of the business registry is the use of simple standard registration  forms paired with clear guidance to the registrant on how to complete them.Otro método que se aplica a menudo para promover la transparencia y la fiabilidad en el funcionamiento del registro de empresas consiste en utilizar formularios tipo sencillos para la inscripción e impartir instrucciones claras a los solicitantes de inscripciones sobre la forma de cumplimentarlos.
Such  forms can easily be completed by businesses without the need to seek the assistance  of an intermediary, thus reducing the cost and de facto contributing to the promotion of business registration among MSMEs. hTese forms also help prevent errors  in data entry by business registry staff, thus speeding up the overall process.Las empresas pueden rellenar fácilmente esos formularios sin necesidad de pedir ayuda a un intermediario, lo que reduce el costo y, de hecho, contribuye a fomentar la inscripción de las MIPYME. Esos formularios también ayudan a evitar que el personal del registro de empresas cometa errores al ingresar los datos, lo que agiliza todo el proceso.
In  some jurisdictions, the adoption of standardized registration forms has been instrumental in streamlining the registration requirements and disposing of unnecessary  documents.En algunas jurisdicciones, la introducción del uso de formularios tipo para la inscripción registral ha sido fundamental para racionalizar los requisitos de inscripción y eliminar documentos innecesarios.
Moreover, in jurisdictions with enhanced interoperability between the  authorities involved in the establishment of a business (e.g. the business registry,  taxation and social security authorities), the adoption of a single standardized registration form that consolidates all of the information required of a business by  such authorities has reduced duplication of information requests and has enabled  the streamlining of registration procedures with multiple authorities.Además, en las jurisdicciones en que existe una mayor interoperabilidad entre los organismos que intervienen en la constitución de una empresa (por ejemplo, el registro de empresas y los organismos tributarios y de seguridad social), el uso de un solo formulario tipo para la inscripción en el que figure toda la información que las empresas deben proporcionar a esos organismos ha reducido la duplicación de las solicitudes de información y ha permitido racionalizar los trámites de inscripción que se realizan ante numerosos organismos.
It should be  noted that the use of standard registration forms should not preclude a business  from submitting to the registrar additional materials and documents required or  allowed by applicable law for the creation of the business.Cabe señalar que el uso de formularios tipo para la inscripción no debería impedir que una empresa presentara al registrador otros documentos exigidos o permitidos por la ley aplicable para la constitución de la empresa.
Recommendation 8: Use of standard registration forms hTe law should provide that simple standard registration forms are introduced to  enable the registration of a business and the registrar should ensure that guidance is  available to registrants on how to complete those forms.Recomendación 8: Uso de formularios tipo para la inscripción La ley debería disponer que se utilicen formularios tipo sencillos para facilitar la inscripción de empresas en el registro y que el registrador se asegure de que se ofrezca orientación a los solicitantes de inscripciones sobre el modo de rellenar esos formularios.
E. Capacity-building for registry staffE. Desarrollo de la capacidad del personal del registro
47.47.
Once business registration reform has been initiated, an important aspect of  the process is developing the capacity of the personnel entrusted with business  registration functions.Una vez iniciada la reforma del registro de empresas, un aspecto importante de ese proceso consistirá en reforzar la capacidad del personal encargado de las funciones de inscripción.
Poor service otfen affects the eifciency of the system and  can result in errors or necessitate multiple visits to the registry by users.La mala calidad del servicio suele ir en detrimento de la eficiencia del sistema y puede dar lugar a errores u obligar a los usuarios a acudir varias veces al registro.
Capacity  development of registry staff could not only focus on enhancing their performance  and improving their knowledge of the new registration processes, ICT solutions  and client orientation, but staff could also be trained in new ways of improving  business registration services.El desarrollo de la capacidad del personal del registro podría tener como objetivo no solo mejorar su desempeño y aumentar sus conocimientos sobre los nuevos procedimientos de inscripción, las soluciones de TIC y la atención al cliente, sino también capacitarlos en nuevas formas de mejorar los servicios de inscripción registral de empresas.
48.48.
Different approaches to capacity-building can be followed, from the more tra ditional training methods based on lectures and classroom activities, to more innovative ways that can be driven by the introduction of new business registration  systems.El desarrollo de la capacidad puede encararse de distintas maneras, ya sea aplicando los métodos de capacitación más tradicionales, basados en charlas y actividades en las aulas, o modalidades más innovadoras que pueden impulsarse mediante la introducción de nuevos sistemas de inscripción registral de empresas.
In some jurisdictions, team-building activities and role-playing have been  used with some success, since reforms otfen break barriers between various government departments and require the improvement of the lfow of information among  them, as well as an understanding of different aspects of the procedures with which  specifc registry staff may not be familiar.En algunas jurisdicciones se han utilizado con cierto grado de éxito actividades de fomento del trabajo en equipo y de representación de papeles, dado que las reformas suelen derribar barreras entre diversos órganos del Estado y exigen una comunicación más fluida entre ellos, así como la comprensión de los distintos aspectos de los procedimientos con los que determinados funcionarios del registro pueden no estar familiarizados.
In other cases, States have also opted for  developing action plans with annual targets in order to meet standards of performance consistent with global best practices and trends, and they have linked promotions and bonuses for staff to the achievement of the action plan’s goals.En otros casos, los Estados también han optado por elaborar planes de acción con metas anuales para lograr un desempeño acorde con las mejores prácticas y tendencias mundiales y han vinculado la concesión de ascensos y pagas extraordinarias al personal a la consecución de los objetivos de los planes de acción.
In other  cases, States have decided to introduce new corporate values in order to enhance  the public service system, including business registration.En otros casos, los Estados han decidido inculcar nuevos valores institucionales a fin de mejorar el sistema de servicios públicos, entre ellos el de inscripción registral de empresas.
Although the relevant  governmental authority will usually take the lead in organizing capacity development programmes for the registry staff, the expertise of local legal and business  communities could also be enlisted to assist.Aunque lo habitual es que el organismo público competente asuma la tarea de organizar los programas de desarrollo de la capacidad del personal del registro, también puede recurrirse a especialistas de la comunidad jurídica y el sector empresarial locales para que presten ayuda.
49.49.
Peer-to-peer learning and the establishment of national and international  networks are also effective approaches to build capacity to operate the registry.  hTese tools enable registry staff to visit other jurisdictions and States with eifcient  and effective business registries.Las actividades de aprendizaje entre homólogos y la creación de redes nacionales e internacionales son también medios eficaces de reforzar la capacidad de gestión del registro. Esos mecanismos permiten que el personal del registro visite otras jurisdicciones y otros Estados que tengan registros de empresas eficaces y eficientes.
In order to maximize the impact of such visits, it  is important that they occur in jurisdictions familiar to the jurisdiction undergoing  the reform. hTis approach has been followed with success in several jurisdictions  engaging in business registration reform.A fin de extraer el máximo provecho de esas visitas, es importante que tengan lugar en jurisdicciones que resulten familiares a la jurisdicción que esté llevando a cabo la reforma. Este enfoque se ha aplicado con éxito en varias jurisdicciones que han emprendido la reforma de sus sistemas de inscripción registral de empresas.
International forums and networks also  provide platforms for sharing knowledge and exchanging ideas for implementing  business registration reform among registry personnel from around the world.También existen foros y redes internacionales que ofrecen plataformas para el intercambio de conocimientos e ideas sobre la implementación de la reforma de los registros de empresas entre funcionarios registrales de todo el mundo.
50.50.
In order to facilitate business registration, it may be equally important to  build capacity on the part of intermediaries in States where the services of those  professionals are required to register a business (see, for example, paras. 116 and  117, 169, 186 and 187 below).A fin de facilitar la inscripción de las empresas, puede ser igualmente importante fortalecer la capacidad de los intermediarios en los Estados donde es necesario recurrir a los servicios de esos profesionales para inscribir una empresa en el registro (véanse, por ejemplo, los párrs. 116, 117, 169, 186 y 187 infra).
Recommendation 9: Capacity-building for registry staff hTe law should ensure that appropriate programmes are established to develop and  strengthen the knowledge and skills of the registry staff on business registration procedures, service standards and the operation of electronic registries, as well as the  ability of registry staff to deliver requested services.Recomendación 9: Desarrollo de la capacidad del personal del registro La ley debería disponer que se establezcan programas adecuados para desarrollar y reforzar los conocimientos y aptitudes del personal del registro sobre los procedimientos de inscripción de empresas, las normas de calidad de los servicios y el funcionamiento de los registros electrónicos, así como la capacidad del personal del registro para prestar los servicios solicitados.
F. Core functions of business registriesF. Funciones esenciales de los registros de empresas
51. hTere is no standard approach to establishing a business registry or to streamlining an existing one: models of organization and levels of complexity can vary  greatly depending on a State’s level of development, its priorities and its legislation.51. No existe un criterio uniforme en lo que respecta a crear un registro de empresas o racionalizar uno ya existente, dado que los modelos de organización y el grado de complejidad pueden variar considerablemente según el nivel de desarrollo, las prioridades y la legislación de cada Estado.
However, regardless of the structure and organization of the registry, certain core  functions can be said to be common to all registries.Sin embargo, independientemente de la estructura y la organización de cada registro, se puede decir que existen algunas funciones esenciales que son comunes a todos los registros.
52.52.
Subject to the enacting State’s legal and institutional organization, core functions in addition to those listed below may be added to the business registry.Además de las funciones esenciales que se enumeran a continuación, pueden atribuirse otras funciones al registro de empresas, dependiendo de la organización jurídica e institucional de cada Estado promulgante.
But,  in keeping with the overarching principles governing effective business registration  (see para. 27 above), the core functions and intended goals of business registries  are, at a minimum, to:No obstante, en consonancia con los principios generales por los que se rige un sistema eficaz de inscripción registral de empresas (véase el párr. 27 supra), las funciones esenciales y los objetivos que deberían tener los registros de empresas son, como mínimo, los siguientes:
(a) Register a business when it fulfls the necessary conditions established by  the law of the enacting State, which may include conferring legal existence on the  business and recording that status;a) inscribir a toda empresa que cumpla las condiciones necesarias establecidas en la ley del Estado promulgante, acto que puede incluir el otorgamiento de existencia jurídica a la empresa y la anotación de esa circunstancia en el registro;
(b) Publish and make accessible good quality and reliable information on the  business to be registered so as to facilitate trade and interactions between business  partners, the public and the State, including when such interactions take place in a  cross-border context;b) publicar información de buena calidad y fiable sobre las empresas que se inscriben y dar acceso a esa información, de modo de facilitar el comercio y la interacción entre socios comerciales, el público y el Estado, incluso cuando esa interacción tiene lugar en un contexto transfronterizo;
(c) Assign a unique identifer to the business to facilitate information exchange  between the business and the State (see also paras. 100 to 107 below);c) asignar un identificador único a cada empresa para facilitar el intercambio de información entre las empresas y el Estado (véanse también los párrs. 100 a 107 infra);
(d) Share information on the registered business among relevant authorities to  promote and facilitate coordination among such authorities;d) compartir información sobre las empresas inscritas con los organismos competentes a fin de promover y facilitar la coordinación entre ellos;
(e) Ensure the information on a registered business is as current and accurate  as possible, so that such information is of value for all users of the registry (see also  paras. 32 and 35 and rec. 4 above and paras. 157 to 161 and rec. 30 below);e) garantizar que la información relativa a las empresas inscritas se mantenga lo más actualizada y exacta posible, de modo que resulte de utilidad para todos los usuarios del registro (véanse también los párrs. 32 y 35 y la recomendación 4 supra y los párrs. 157 a 161 y la recomendación 30 infra);
(f) Protect the integrity of the registry record to protect the identity and integrity of the businesses that are registered (see also paras. 233 and 234 and rec. 54);f) proteger la integridad del fichero registral para salvaguardar la identidad y la integridad de las empresas inscritas (véanse también los párrs. 233 y 234 y la recomendación 54);
(g) Provide information concerning the establishment of a business, including  any associated obligations and responsibilities of the registered business, as well as  the legal effects of information maintained in the business registry;g) proporcionar información sobre la constitución de una empresa, incluidas las obligaciones y responsabilidades conexas que pudiera tener la empresa inscrita, así como sobre los efectos jurídicos de la información contenida en el registro de empresas;
and (h) Provide assistance to the business in searching and reserving a business  name when required by the law so that the business can establish its commercial  identity.y h) prestar asistencia a las empresas en la búsqueda de información sobre nombres de empresas y para que reserven un nombre cuando así lo exija la ley a fin de que puedan establecer su identidad comercial.
53.53.
In a standard registration process, the entry point for entrepreneurs to the  business registry may be the support provided to them in choosing a unique name  for the new business that they wish to establish.En un trámite de inscripción común, la vía de ingreso de los empresarios al registro de empresas puede ser el apoyo que se les brinda a efectos de que elijan un nombre exclusivo para la nueva empresa que desean crear.
When registering, a business is  usually required to have a name that must be suifciently distinguishable from other  business names within that jurisdiction so that the business will be recognized and  identifable under that name.Cuando una empresa se inscribe, por lo general se le exige que tenga un nombre que se distinga lo suficiente de los nombres de otras empresas de la misma jurisdicción, para que sea posible reconocerla e identificarla por ese nombre.
Enacting States are likely to establish their own criteria for determining how to decide whether a business name is suifciently distinguishable from other business names.Es probable que los Estados promulgantes fijen sus propios criterios para determinar cómo decidir si el nombre de una empresa se distingue lo suficiente de los de otras empresas.
Business registries usually assist entrepreneurs  at this stage with a procedure that can be optional or mandatory, or they may  provide business name searches as an information service.Los registros de empresas suelen ayudar a los empresarios en esta etapa con un trámite que puede ser opcional u obligatorio, o pueden buscar nombres de empresas en el fichero registral a modo de servicio de información.
Registries may also offer  a name reservation service prior to registering a new business, so that no other  business can use that name.También pueden ofrecer un servicio de reserva de nombre antes de la inscripción de una nueva empresa, para que ninguna otra empresa pueda utilizar esa denominación.
Such a name reservation service may be provided  either as a separate procedure (which again can be optional or mandatory), or as  a service integrated into the overall business registration procedure.Ese servicio de reserva de nombre puede ofrecerse como un trámite separado (que también puede ser opcional u obligatorio), o como parte del procedimiento general de inscripción de la empresa.
54.54.
Business registries also provide forms and various types of guidance to entrepreneurs preparing the application and other necessary documents for registration.Los registros de empresas también proporcionan formularios y orientación de diversa índole a los empresarios que preparan la solicitud y demás documentos necesarios para la inscripción.
Once the application is submitted, the registry performs a series of checks and  control procedures to ensure that all the necessary information and documents are  included in the application.Una vez que se presenta la solicitud, el registro realiza una serie de verificaciones y controles para asegurarse de que se hayan proporcionado todos los datos y documentos necesarios con la solicitud.
In particular, the registry verifes any requirements for  registration that have been established in the State’s applicable law, such as the legal  capacity of the entrepreneur to operate the business.En particular, el registro comprueba que se hayan cumplido los requisitos de inscripción establecidos en la ley aplicable del Estado, entre ellos, por ejemplo, que el empresario tenga capacidad legal para gestionar la empresa.
Some legal traditions may  require the registry to perform simple control procedures (such as establishing that  the name of the business is suifciently distinguishable), which means that if all of  the basic administrative requirements are met, the registry must accept the information as fled and record it.Conforme a algunas tradiciones jurídicas, el registro puede tener que hacer algunos controles sencillos (como determinar si el nombre de la empresa se distingue suficientemente de todos los demás), lo que significa que, si se cumplen todos los requisitos administrativos básicos, el registro está obligado a aceptar la información tal como ha sido presentada e inscribirla.
Other legal traditions may require more thorough  verifcation of the information fled.Según otras tradiciones jurídicas, puede ser necesario realizar una verificación más minuciosa de la información presentada.
55.55.
Payment of a registration fee, if any (see paras. 198 and 199 and rec. 41  below), must usually be made before the registration is complete.Normalmente se debe pagar una tasa de inscripción (si se hubiera establecido; véanse los párrs. 198 y 199 y la recomendación 41 infra) antes de que finalice el trámite.
Once a business  registration is complete, the registry issues a certifcate that confrms the registration and contains information about the business.Una vez que la empresa queda inscrita, el registro expide un certificado que confirma la inscripción y contiene información sobre la empresa.
Since much of the registered  information should be disclosed to interested parties, registries make their public  components available through various means, including through publication on a  website, or in publications such as the national gazette or newspapers.Dado que la mayor parte de la información registrada debe darse a conocer a las partes interesadas, los registros divulgan los elementos de acceso público de esa información por diversos medios, en particular en un sitio web o en publicaciones como el diario oficial o periódicos.
Where the  infrastructure permits, registries may offer, as an additional non-mandatory service,  subscriptions to announcements of specifc types of new registrations.Cuando la infraestructura lo permite, los registros pueden ofrecer, como servicio adicional no obligatorio, suscripciones a los anuncios sobre determinados tipos de inscripciones nuevas.
56.56.
In accordance with the applicable law of the enacting State, registered information that is made available to the public can include specifc information on the business structure, such as who is authorized to sign on behalf of the business or  who serves as the business’s legal representative.De conformidad con la ley aplicable del Estado promulgante, la información registrada que se pone a disposición del público puede incluir información específica sobre la estructura de una empresa, como, por ejemplo, quién está autorizado a firmar en nombre de ella o quién es su representante legal.
Basic information about the business, such as the name of the business, its telephone number, designated electronic  address 5 and postal address (in addition to the addresses at which the business is deemed to receive correspondence) can also be made public, but the publication  of such details may be subject to the agreement of the business.También es posible que se dé a conocer información básica sobre la empresa, como su nombre, número de teléfono, dirección electrónica designada{§5} y dirección postal (además de las direcciones en que se considera que la empresa recibe correspondencia), pero la publicación de esos detalles puede estar supeditada a que la empresa dé su consentimiento.
When business  registries collect disaggregated information submitted on a voluntary basis on the  registrant or the persons associated with the business according to gender or other  indicators that could raise privacy issues (e.g. association with an ethnic or language  group), the law should establish whether and subject to which conditions that  information can be made available to the public (see paras. 176 to 179 and rec. 35  below).Cuando el registro de empresas recibe información suministrada voluntariamente sobre el solicitante de la inscripción o las personas vinculadas a la empresa, y esa información está desglosada por género u otros indicadores que puedan plantear problemas de privacidad (por ejemplo, la asociación con un grupo étnico o lingüístico), la ley debería establecer si esa información podrá ponerse a disposición del público y en qué condiciones (véanse los párrs. 176 a 179 y la recomendación 35 infra).
In some States, public access to certain information in the business registry  is provided free of charge (in respect of fees for information, see para. 203 and rec.  42 below).En algunos Estados, el público tiene acceso gratuito a determinada información contenida en el registro de empresas (en cuanto al cobro de tasas por la información, véanse el párr. 203 y la recomendación 42 infra).
57.57.
A new business must usually register with many public authorities, such as  taxation and social security authorities, which otfen require the same information  as that gathered by the business registry.Por lo general, las empresas nuevas tienen que inscribirse en muchos organismos públicos, como los tributarios y de seguridad social, que a menudo exigen la misma información que la que se presenta al registro de empresas.
In certain States, the business registry  provides to entrepreneurs information on the necessary requirements of other relevant authorities and refers them to such authorities.En algunos Estados, el registro de empresas proporciona a los empresarios información sobre los requisitos exigidos por otros organismos competentes y les indica a cuáles deben dirigirse. En los Estados que tienen sistemas registrales más avanzados, es posible que
In States with more developed  registration systems, businesses may be assigned a registration number that also  functions as a unique identifer across public authorities (see paras. 100 to 107  below) and can then be used in all of the interactions that the business has with  those authorities, other businesses and banks. hTis greatly simplifes the establishment of a business since it allows the business registry to exchange information  more easily with the other authorities involved in the establishment of a business.se asigne a las empresas un número de inscripción que también cumpla la función de identificador único para todos los organismos públicos (véanse los párrs. 100 a 107 infra) y que posteriormente pueda utilizarse en todos los tratos que tenga la empresa con esos organismos, otras empresas y bancos. Esto simplifica en gran medida la constitución de una empresa, pues facilita el intercambio de información entre el registro de empresas y las demás instituciones que intervienen en el proceso de constitución.
In several States that have reformed their registration systems, business registries  function as one-stop shops to support registration with other authorities. hTe services operated by such outlets may include providing any necessary licensing, or  they may simply provide information on the procedures to obtain such licences  and refer the entrepreneur to the relevant agency.En varios Estados que han reformado sus sistemas de inscripción registral, los registros de empresas funcionan como ventanillas únicas para facilitar la inscripción en otros organismos. Algunos de los servicios que prestan esas ventanillas únicas consisten, por ejemplo, en otorgar los permisos necesarios o simplemente proporcionar información sobre los trámites de obtención de esos permisos y remitir a los empresarios a los organismos correspondientes.
As noted above (see paras. 9  and 25), this Legislative Guide takes the view that establishing such one-stop shops  for registration with at least the business registry, taxation and social security  authorities, and enhancement of the integration of the registration procedures of  all such authorities is the best approach for States wishing to optimize their business registration system (see paras. 86 to 97 and rec. 14 below).Como se señaló anteriormente (véanse los párrs. 9 y 25 supra), en la presente Guía legislativa se respalda la opinión de que el establecimiento de una ventanilla única para la inscripción en, por lo menos, el registro de empresas y los organismos tributarios y de seguridad social, y una mayor integración de los trámites de inscripción en todas esas entidades es el mejor método que puede aplicar un Estado que desee optimizar su sistema de inscripción registral de empresas (véanse los párrs. 86 a 97 y la recomendación 14 infra).
58.58.
One important aspect that States should take into account when establishing  or reforming the business registry is whether the registry should also be required 5 hTe Explanatory Note by the UNCITARL secretariat on the United Nations Convention on the Use of Electronic Communications in International Contracts (paras. 185 to 192) provides further information on the  term “electronic address” and the difference between “designated” and “non-designated” electronic addresses.Un aspecto importante que convendría que los Estados tuviesen en cuenta al crear o reformar un registro de empresas es si debería exigirse que también se inscribieran en el registro determinados procedimientos que afectan a la situación jurídica de una empresa, como la insolvencia, la fusión, o la disolución y liquidación.
to record certain procedures that affect the status of the business, for example  insolvency, merger or winding-up. hTe approach to such changes in status appears  to vary from State to State.Al parecer, el criterio adoptado respecto de esos cambios en la situación jurídica de una empresa varía de un Estado a otro.
For example, in some States, registries are otfen also  entrusted with the registration of insolvency cases, while in other States, they tend  not to perform this function.Por ejemplo, en algunos Estados es frecuente que se confíe también a los registros la tarea de inscribir los casos de insolvencia, mientras que en otros Estados los registros no suelen desempeñar esa función.
In certain jurisdictions, registries are also given the  task of registering mergers as well as the winding-up and liquidation of businesses.En algunas jurisdicciones también se encomienda a los registros la inscripción de las fusiones y la disolución y liquidación de empresas.
In any event, business registries naturally also record the end of the life span of  any business that has permanently ceased to do business by deregistering it (see  paras. 218 to 225 and recs. 48, 49 and 50 below).En todo caso, los registros de empresas, como es natural, también dejan constancia del final del ciclo de vida de las empresas que cesen de manera permanente en sus actividades comerciales, cancelando la inscripción de esas empresas (véanse los párrs. 218 a 225 y las recomendaciones 48, 49 y 50 infra). 59.
59. hTe opening provisions of the law governing business registration may  include a list of the various functions of the registry, with cross references to the  relevant provisions of the law in which those functions are addressed in detail. hTe  advantage of this approach is clarity and transparency as to the nature and scope  of the issues that are dealt with in detail later in the law. hTe possible disadvantage  is that the list may not be comprehensive or may be read as placing unintended  limitations on the detailed provisions of the law to which cross reference is made.Es posible que en las disposiciones iniciales de la ley que rija el sistema de inscripción registral de empresas figure una lista de las diversas funciones del registro, con remisiones a las disposiciones pertinentes de la ley en la que se regulen esas funciones de manera detallada. La ventaja de este enfoque es la claridad y la transparencia con respecto a la naturaleza y el alcance de las cuestiones reguladas en detalle más adelante en el texto de la ley. La posible desventaja es que la lista quizás no sea exhaustiva, o que pueda interpretarse en el sentido de que, sin quererlo, restringe el alcance de las disposiciones detalladas de la ley a las que se hace remisión.
Accordingly, implementation of this approach requires special care to avoid any  omissions or inconsistencies as well as to allow for the registry’s interoperability  with other relevant authorities in the jurisdiction, and for access to the information  maintained in the registry.Por consiguiente, para aplicar este enfoque es necesario procurar especialmente evitar omisiones y contradicciones, y permitir la interoperabilidad del registro con otros organismos competentes de la misma jurisdicción y el acceso a la información almacenada en el registro.
Recommendation 10: Core functions of business registries hTe law should establish the core functions of the business registry, including:Recomendación 10: Funciones esenciales de los registros de empresas La ley debería establecer las funciones esenciales del registro de empresas, entre ellas las siguientes:
(a) Registering the business when it fulfls the necessary conditions established by the law;a) inscribir a toda empresa que cumpla las condiciones necesarias establecidas en la ley;
(b) Providing access to publicly available registered information;b) permitir la consulta de la información registrada que sea de acceso público;
(c) Assigning a unique identifer to the registered business;c) asignar un identificador único a cada empresa inscrita en el registro;
(d) Sharing information among the requisite public authorities;d) intercambiar información con los organismos públicos que corresponda;
(e) Keeping the information in the business registry as current as possible;e) mantener lo más actualizada posible la información que conste en el registro;
(f) Protecting the integrity of the information in the registry record;f) proteger la integridad de la información contenida en el fichero registral;
(g) Providing information on the establishment of the business, including the  obligations and responsibilities of the business and the legal effects of the informa tion publicly available on the business registry;g) proporcionar información sobre la constitución de las empresas, en particular sobre las obligaciones y responsabilidades de estas y los efectos jurídicos de la información contenida en el registro de empresas que sea de acceso público; y
and (h) Assisting businesses in searching and reserving a business name when  required by the law.h) prestar asistencia a las empresas en la búsqueda de información sobre nombres de empresas y para que reserven un nombre cuando así lo exija la ley.
G. Storage of information and access to it throughout the business registryG. Almacenamiento de la información y acceso a ella en todo el registro de empresas
60.60.
When organizing the storage of the information contained in the business  registry, States should be guided by the goals of eifciency, transparency and accessibility.Al organizar el almacenamiento de la información contenida en el registro de empresas, los Estados deberían guiarse por los objetivos de eficiencia, transparencia y accesibilidad.
Regardless of how a State decides to store and ensure the availability of  the information throughout its registry system, its goal should be to achieve consistency in the identifcation and classifcation of registered businesses, as well as  the eifcient, non-duplicative collection of information on those businesses.Independientemente de cómo decida un Estado almacenar la información y garantizar que esté disponible en todo el sistema registral, su objetivo debería ser lograr la uniformidad en la identificación y la clasificación de las empresas inscritas y reunir la información relativa a esas empresas de manera eficiente y evitando la duplicación.
61.61.
To achieve these goals, it is important that all business registration oifces,  sub-oifces and repositories of registry information in a State be interconnected  regardless of their physical location.Para lograr esos objetivos es importante que todas las oficinas y suboficinas del registro de empresas y todos los repositorios de información registral de un Estado estén interconectados, dondequiera que estén ubicados físicamente.
In order to function eifciently, such interconnection should be established through an electronic interface linking all such outlets and allowing their technical interoperability (see para. 70 (c) below). hTrough  these means, all information collected or stored anywhere in the system can be  processed or accessed in a timely fashion regardless of how (whether in electronic  or paper format) or where it is collected, stored by or submitted to the registry.A fin de que esa interconexión funcione con eficiencia, convendría establecerla mediante una interfaz electrónica que vincule todos esos puntos de salida y permita su interoperabilidad técnica (véase el párr. 70 c) infra). De ese modo, toda la información reunida o almacenada en cualquier parte del sistema podrá procesarse o consultarse oportunamente con independencia de la forma (ya sea electrónica o en papel) o el lugar en que el registro la haya recibido o almacenado o en que haya sido presentada a este.
Ensuring the electronic interconnection of the entire business registry system  would permit all information contained in it to be stored and made accessible in  digital format and would permit the sharing of such information, possibly in real  time, throughout the entire registry system, providing it simultaneously to multiple  access points without regard to their geographic location (including business registry sub-oifces, terminals, or using online technology).La interconexión electrónica de todo el sistema de inscripción registral de empresas permitiría almacenar en formato digital la totalidad de la información contenida en él, dar acceso a ella en ese formato y compartirla, posiblemente en tiempo real, en todo el sistema registral, transmitiéndola simultáneamente a múltiples puntos de acceso con independencia de su ubicación geográfica (incluidas las suboficinas o terminales del registro de empresas o mediante tecnología en línea).
Further, access to the  entirety of the information stored in the business registry should facilitate its integration with other public authorities in order to permit information exchange with  those authorities as well (see para. 93 below and rec. 14). hTis approach will  strengthen the institutional interoperability among such public authorities in order  not only to simplify the process of registration with the business registry, but also  to streamline all registrations that may be required of a business at its establishment  (see rec. 1 above).Además, el acceso a la totalidad de la información almacenada en el registro de empresas debería facilitar la integración del registro con otros organismos públicos, permitiéndole así intercambiar información con esos organismos también (véanse el párr. 93 y la recomendación 14 infra). De ese modo aumentaría la interoperabilidad institucional entre esos organismos públicos y, como resultado de ello, no solo se simplificaría el trámite de inscripción en el registro de empresas, sino que también se agilizarían todas las inscripciones que tuvieran que realizar las empresas en el momento de su constitución (véase la recomendación 1 supra).
Recommendation 11: Storage of information and access to it throughout the registry hTe law should establish the interconnection of business registry oifces with regard  to storage of and access to information received from registrants and registered businesses or entered by registry staff.Recomendación 11: Almacenamiento de la información y acceso a ella en todo el registro La ley debería disponer que las oficinas del registro de empresas estén interconectadas a los efectos del almacenamiento de la información recibida de los solicitantes de inscripciones y las empresas inscritas, o incorporada al fichero registral por el personal del registro, y en cuanto al acceso a esa información.
III.III.
Operation of the business registryFuncionamiento del registro de empresas
62.62.
As noted above (see for example paras. 38 to 40), business registration can  be implemented through many different organizational tools that vary according  to jurisdiction.Como ya se señaló (véanse, por ejemplo, los párrs. 38 a 40), los registros de empresas pueden organizarse utilizando muchos mecanismos diferentes que varían de una jurisdicción a otra.
States embarking on a reform process to simplify registration will  have to identify the most appropriate and eifcient solutions to deliver the service,  given the prevailing domestic conditions.Los Estados que emprendan un proceso de reforma para simplificar la inscripción registral de empresas tendrán que determinar cuáles son las soluciones más apropiadas y eficientes para prestar ese servicio, teniendo en cuenta las circunstancias imperantes en el país.
Regardless of the approach chosen by  the State, aspects such as the general legal and institutional framework affecting  business registration, the legal foundation and accountability of the entities mandated to operate the system and the budget needed by such entities should be  carefully taken into account.Independientemente del enfoque que elija cada Estado, se debería prestar especial atención a aspectos como el marco jurídico e institucional general en que se inserta el sistema de inscripción registral de empresas, el fundamento jurídico y el deber de rendición de cuentas de las entidades encargadas de gestionar el sistema y el presupuesto que necesitarán esas entidades.
Reform efforts rely to different extents on a core set  of tools, including: the use of technology;Los procesos de reforma recurren en distinta medida a un conjunto básico de mecanismos, entre ellos los siguientes: el uso de tecnología;
the establishment of a one-stop shop;el establecimiento de una ventanilla única;
and interconnectivity between the different authorities involved in the registration  process (with the possible adoption of a unique identifer).y la interconectividad entre los distintos organismos que intervienen en el proceso de inscripción (con la posible adopción de un identificador único).
States should also  ensure that their reform efforts do not inadvertently exclude the adoption of emerg ing technologies that might further improve the operation of the business registry  (e.g. the use of distributed ledger technology).Los Estados también deberían procurar que sus medidas de reforma no excluyan involuntariamente la adopción de nuevas tecnologías que podrían mejorar aún más el funcionamiento del registro de empresas (por ejemplo, la tecnología de registro descentralizado).
A. Electronic, paper-based or mixed registryA. Registro electrónico, en papel o mixto
63.63.
An important aspect to consider when reforming a business registry is the  form in which the application for registration should be fled and the form in which  information contained in the registry should be stored.Un aspecto importante que conviene tener en cuenta cuando se reforma un registro de empresas es la forma en que deben presentarse las solicitudes de inscripción y el modo de almacenar la información contenida en el registro.
Paper-based registration  requires sending documents (usually completed in handwritten form) by mail or  delivering them by hand to the registry for manual processing.En los sistemas de inscripción registral que se basan en el uso del papel, los documentos (normalmente rellenados en forma manuscrita) deben enviarse por correo o entregarse en mano al registro para que este los procese manualmente.
Hand delivery and  manual processing are not unusual in many jurisdictions due to the lack of an  advanced technological infrastructure.La entrega en mano y el procesamiento manual no son infrecuentes en muchas jurisdicciones debido a la falta de una infraestructura tecnológica avanzada.
In such States, entrepreneurs may have to  attend business registry oifces in person and these oifces may be located in municipal areas that may not be easily reachable for many MSME entrepreneurs, particularly for those in rural areas.En esos Estados, los empresarios pueden tener que ir personalmente a las oficinas del registro de empresas, que a menudo se encuentran en municipios a los que quizás muchos titulares de MIPYME, en particular los de zonas rurales, no puedan llegar fácilmente.
In addition, any copies of the documents required  must usually be provided on paper.Además, por lo general las copias de los documentos exigidos deben presentarse en papel.
Paper-based registries can facilitate in-person  communication between the registrant and the registry, and thus may offer an  opportunity to clarify aspects of the requirements for registration.Los registros basados en el uso del papel pueden facilitar la comunicación en persona entre el solicitante de la inscripción y el registro y, de ese modo, ofrecer la oportunidad de aclarar distintos aspectos de los requisitos de inscripción.
However, the  labour-intensive nature of this procedure normally results in a time-consuming and  expensive process (for example, it may require more than one visit to the business  registry), both for the registry and for users, and it can easily lead to data entry Chapter III. Operation of the business registry 27 errors.Sin embargo, este tipo de procedimiento, que requiere mucha mano de obra, suele dar lugar a un trámite lento y costoso (por ejemplo, puede ser necesario ir más de una vez al registro de empresas), tanto para el registro como para los usuarios, y se presta fácilmente a que se cometan errores al ingresar los datos.
Furthermore, paper-based registries require considerable storage space as  the documents with the registered information may have to be stored as hard  copies (although some States using a mixed format may also scan documents and  then destroy the paper versions atfer the expiry of any minimum legal period for  their preservation;Por otra parte, los registros basados en el uso del papel necesitan mucho espacio de almacenamiento, ya que es posible que los documentos que contienen la información registrada tengan que conservarse en forma impresa (aunque algunos Estados que utilizan un formato mixto también pueden escanear los documentos y destruir las versiones en papel una vez vencido el plazo mínimo de conservación establecido en la ley;
see paras. 227 to 230 and rec. 52 below).véanse los párrs. 227 a 230 y la recomendación 52 infra).
Finally, registration  requests transmitted by paper or fax also give rise to delays, since registrants must  wait until registry staff manually carry out and certify the business registration.Por último, las solicitudes de inscripción presentadas en papel o enviadas por fax también dan lugar a demoras, ya que los solicitantes deben esperar a que el personal del registro realice y certifique manualmente la inscripción de la empresa.
64.64.
In comparison, online registration facilitates improved eifciency of the  registry and more user-friendly services. hTis approach requires, at a minimum,  that the information provided by the registrant be stored in electronic form in a  computer database;En cambio, la inscripción en línea contribuye a que el registro sea más eficiente y a que sus servicios sean más fáciles de utilizar. Este método exige, como mínimo, que la información proporcionada por el solicitante de la inscripción se almacene en forma electrónica en una base de datos informática;
the most advanced electronic registration systems, however,  permit the direct electronic submission of business registration applications and  relevant information (as well as searches of the registry) over the Internet or via  direct networking systems as an alternative to paper-based submissions. hTe adoption of such systems enhances data integrity, information security, registration  transparency, and verifcation of business compliance registration requirements,  which helps avoid unnecessary or redundant information storage.no obstante, los sistemas registrales electrónicos más avanzados permiten que los usuarios envíen las solicitudes de inscripción de empresas y la información pertinente (así como las consultas al registro) directamente en forma electrónica, por Internet o a través de sistemas de conexión directa a una red, en lugar de presentarlas en papel. La adopción de esa clase de sistemas propicia la integridad de los datos, la seguridad de la información, la transparencia del proceso de inscripción y la verificación del cumplimiento de los requisitos de inscripción de las empresas, lo que ayuda a evitar que se almacene información innecesaria o redundante.
Furthermore,  when electronic submission of applications is allowed, business registries can  produce standard forms that are easier to understand and therefore easier to  complete correctly.Asimismo, cuando se permite que las solicitudes se envíen por vía electrónica, los registros de empresas pueden preparar formularios tipo más comprensibles y, por lo tanto, más fáciles de rellenar correctamente.
Although the use of ICT solutions can carry the risk of sotfware  errors, electronic systems do more to reduce that risk by providing automated error  checks and other appropriate solutions.Si bien el uso de soluciones de TIC puede entrañar riesgos de errores informáticos, los sistemas electrónicos reducen en mayor medida esos riesgos, ya que tienen mecanismos automáticos de verificación de errores y otras soluciones apropiadas.
Such technology is also instrumental in  the development of integrated registration systems and the implementation of  unique identifcation numbers.Esa tecnología también desempeña un papel decisivo en la creación de sistemas registrales integrados y en la implementación de números de identificación únicos.
65.65.
In addition to these features, electronic business registration and access to  the business registry also offer the following advantages:Además de estas características, el método electrónico de inscripción de empresas y de acceso al registro tiene las siguientes ventajas:
(a) Improved access for smaller businesses that operate at a distance from the  registry oifces;a) Mejora el acceso para las empresas más pequeñas que operan lejos de las oficinas del registro;
(b) A very signifcant reduction in the time and cost required of the entrepreneur to perform the various registration steps, and consequently in the time and cost  required before successful registration of a business, as well as in the day-to-day cost  of operating the registry;b) Reduce en gran medida el tiempo y los gastos que implica para el empresario cumplir las diversas etapas del trámite de inscripción y, por consiguiente, el tiempo y los gastos necesarios para que una empresa quede efectivamente inscrita, así como el costo diario de funcionamiento del registro;
(c) Improved handling of increasing demands for company information from  other public authorities;c) Permite atender de mejor manera al creciente número de solicitudes de información sobre las empresas que formulan otros organismos públicos;
(d) A reduction in the opportunity for fraudulent or improper conduct on the  part of registry staff;d) Reduce las posibilidades de que el personal del registro actúe de manera fraudulenta o indebida;
(e) A reduction in the potential liability of the registry to users who otherwise  might suffer loss due to the failure of registry staff to enter accurately registration  information (see also paras. 187 and 213 below);e) Disminuye el riesgo de que el registro incurra en responsabilidad por las pérdidas que podrían sufrir los usuarios si el personal del registro no ingresara correctamente la información contenida en la solicitud de inscripción (véanse también los párrs. 187 y 213 infra);
(f) User access to registration and information services outside of normal business hours;f) Los usuarios pueden acceder a los servicios de inscripción e información fuera del horario normal de atención al público;
and (g) Possible revenue opportunities for the registry from other businesses and  fnancial institutions that seek company information on potential trading counterparties and borrowers.y g) Ofrece al registro la posibilidad de obtener ingresos de otras empresas e instituciones financieras que solicitan información sobre empresas inscritas a las que consideren posibles contrapartes comerciales o prestatarios.
66.66.
Introducing electronic registration processes, however, otfen requires an indepth re-engineering of the way in which the service is delivered, which may  involve several core aspects of the State’s governance systems in addition to its level  of technological infrastructure, including: fnancial capability, organization and  human resources capacity, legislative framework (e.g. commercial code and company law) and institutional setting. hTerefore, States launching a reform process  aiming at the automation of the business registry would be advised to carry out a  careful assessment of the legal, institutional and procedural dimensions (such as  legislation authorizing electronic signatures or information security laws, or establishing complex e-government platforms or other ICT infrastructure) in order to  identify those areas where reforms are needed and to adopt those technology solutions that are most appropriate to their current needs and capabilities (see also  paras. 244 and 245 and rec. 58 below).No obstante, la introducción de procedimientos de inscripción electrónicos suele requerir una reestructuración a fondo de la forma de prestar el servicio, que, además de depender del grado de desarrollo de la infraestructura tecnológica del Estado, puede repercutir en varios aspectos esenciales de los sistemas de gobernanza estatales, entre ellos la capacidad financiera, la organización y la capacidad en términos de recursos humanos, el marco legislativo (por ejemplo, el código de comercio y el derecho de sociedades) y el entorno institucional. Por lo tanto, los Estados que emprendan un proceso de reforma dirigido a automatizar el registro de empresas deberían evaluar cuidadosamente las dimensiones jurídica, institucional y de procedimiento (por ejemplo, las normas legales que autoricen las firmas electrónicas o las leyes sobre seguridad de la información, o el establecimiento de plataformas complejas de gobierno electrónico u otra infraestructura de TIC), a fin de determinar las esferas en las que sería preciso introducir reformas y adoptar las soluciones tecnológicas más acordes con sus necesidades y su capacidad actuales (véanse también los párrs. 244 y 245 y la recomendación 58 infra).
In several States, only information about  registering a business is currently available online, and a functioning electronic  registry has not yet been implemented.En varios Estados, actualmente solo se puede acceder en línea a la información relativa al procedimiento de inscripción de empresas, y aún no se ha implementado un registro electrónico.
Making information electronically available  is certainly less expensive and less diifcult than establishing an electronic registry,  and does not require any legislative reform or specialized technology.Es indudable que dar acceso electrónico a la información tiene un costo menor y plantea menos dificultades que establecer un registro electrónico y, además, no exige ninguna reforma legislativa ni tecnología especializada.
While the  adoption of a mixed registration format that combines electronic processing and  paper-based manual submission and processing might thus be an appropriate  interim solution, it does involve higher maintenance costs, and the ultimate goal  of a State should remain the progressive development of fully electronic registration  formats (see paras. 72 to 80 and rec. 12 below).Si bien la adopción de un formato mixto para la inscripción registral, que combine el procesamiento electrónico con la presentación y el procesamiento manuales de documentos en papel, podría ser una solución provisional apropiada, es innegable que conlleva gastos de mantenimiento más elevados, y el objetivo final de un Estado debería ser el desarrollo progresivo de formatos totalmente electrónicos para la inscripción registral (véanse los párrs. 72 a 80 y la recomendación 12 infra).
B. Features of an electronic registryB. Características de los registros electrónicos
67.67.
When the business registry record is computerized, the hardware and sotfware specifcations should be robust and should employ features that minimize the  risk of data corruption, technical error and security breaches.Cuando el fichero del registro de empresas está computarizado, las especificaciones del equipo y los programas informáticos deben ser claras y emplear funciones que reduzcan al mínimo el riesgo de corrupción de los datos, errores técnicos y fallas de los mecanismos de seguridad.
Even in a paper-based  registry, measures should be taken to ensure the security and integrity of the registry record, but this is more eifciently and easily accomplished if the registry  record is electronic (regardless of its method of operation, it is important for the  registry to have risk-mitigation measures in place: see paras. 233 and 234 and rec.  54 below.) In addition to database control programs, sotfware must also be developed to manage aspects such as user communications, user accounts, payment of  any required fees, fnancial accounting, computer-to-computer communication, internal worklfow and the gathering of statistical data.Incluso en los registros basados en el uso del papel, conviene adoptar medidas para garantizar la seguridad e integridad del fichero registral, aunque esto se logra con mayor facilidad y eficiencia cuando el fichero registral es electrónico (cualquiera sea su método de funcionamiento, es importante que el registro adopte medidas de mitigación de riesgos: véanse los párrs. 233 y 234 y la recomendación 54 infra.) Además de los programas de control de la base de datos, es necesario diseñar programas informáticos para gestionar aspectos como la comunicación con los usuarios, las cuentas de usuario, el pago de las tasas que en su caso corresponda, la contabilidad financiera, la comunicación entre computadoras, el flujo de trabajo interno y la recopilación de datos estadísticos.
Sotfware applications enabling data collection would also assist the registry in making evidence-based decisions which would facilitate eifcient administration of the system (for example,  the collection of data on more frequent requests by registry users would enable  evidence-based decisions on how best to allocate registry resources).Las aplicaciones informáticas que permiten reunir datos también ayudarían al registro a tomar decisiones con fundamento empírico, lo que facilitaría la administración eficiente del sistema (por ejemplo, la recopilación de datos sobre las solicitudes que presentan los usuarios del registro con mayor frecuencia permitiría adoptar decisiones de base empírica sobre el modo más acertado de asignar los recursos del registro){§6}
6 When the State’s technological infrastructure is not suifciently advanced to allow the features  mentioned above to be implemented, it is nevertheless important that the sotfware  put in place be lfexible enough to accommodate additional and more sophisticated  features as they become more feasible in the future.Cuando la infraestructura tecnológica del Estado no es lo suficientemente avanzada como para permitir que se implementen las funciones anteriormente citadas, es de todos modos importante que el programa informático instalado tenga la flexibilidad suficiente como para dar cabida a funciones nuevas y más complejas en el futuro, a medida que se tornen más viables.
68.68.
Implementing an online business registry will require defning the technical  standards of the online system, carefully evaluating the hardware and sotfware  needs of the business registry to make those standards operational in the context  of the national technological infrastructure, and deciding whether it is feasible to  develop the necessary hardware and sotfware in-house or whether it must be purchased from private suppliers.A fin de implementar un registro de empresas en línea es necesario definir las normas técnicas del sistema electrónico, evaluar cuidadosamente las necesidades de equipo y programas informáticos del registro de empresas a fin de que esas normas puedan aplicarse en el contexto de la infraestructura tecnológica nacional, y decidir si es viable producir el equipo y los programas informáticos necesarios a nivel interno o si habrá que comprarlos a proveedores privados.
In making that determination, it will be key to investigate whether a ready-made product is available that can easily be adapted to the  needs of the State.Para tomar una decisión al respecto, es fundamental investigar si ya existe algún producto disponible en el mercado que pueda adaptarse fácilmente a las necesidades del Estado.
If different suppliers are used for the hardware and the sotfware,  it is important that the sotfware developer or provider be aware of the specifcations of the hardware to be supplied, and vice versa.Si se recurre a proveedores diferentes para adquirir el equipo físico, por un lado, y los programas informáticos, por el otro, es importante que el diseñador o proveedor de los programas conozca las especificaciones del equipo que se suministrará, y viceversa.
69.69.
Following more recent technological advances, one option States may want  to consider is whether to rely on traditional sotfware or to move to more sophisticated applications such as cloud computing, which is an Internet-based system  that allows the delivery of different services (such as storing and processing of  data) to an organization’s computers through the Internet. hTe use of cloud computing allows for a considerable reduction in the resources needed to operate an  electronic registration system, since the registry does not have to maintain its own  technological infrastructure.En vista de los adelantos tecnológicos más recientes, los Estados tal vez deseen analizar si les convendría utilizar programas informáticos tradicionales o si, por el contrario, deberían optar por aplicaciones más complejas, como la computación en la nube, que es un sistema basado en Internet que permite prestar distintos servicios (como los de almacenamiento y procesamiento de datos) a las computadoras de una organización a través de Internet. El uso de la computación en la nube permite reducir considerablemente los recursos necesarios para hacer funcionar un sistema registral electrónico, ya que el registro no tiene que mantener su propia infraestructura tecnológica.
However, data and information security can represent  an issue when introducing such a system and it would be advisable for States to  conduct a careful risk analysis before establishing a system exclusively based on  cloud applications.Sin embargo, la seguridad de los datos y la información puede constituir un problema cuando se introduce un sistema de ese tipo, por lo que convendría que los Estados hicieran un análisis cuidadoso de los riesgos antes de implantar un sistema basado exclusivamente en aplicaciones de la nube.
70.70.
Additional aspects that States should consider when adopting an online registry include:Los Estados que decidan crear un registro en línea deberían tener en cuenta también los siguientes aspectos:
(a) Scalability: the ICT infrastructure should be capable of handling an increasing volume of users over time, as well as traifc peaks that may occasionally arise; 6 For example, “application programming interfaces” (APIs) may be adopted.a) escalabilidad: La infraestructura de TIC debería ser capaz de atender a un número cada vez mayor de usuarios a lo largo del tiempo, y de absorber los aumentos repentinos del volumen de trabajo que puedan producirse de vez en cuando;
APIs have a wide variety of possible uses, such as enabling the submission of applications to the registry through simplifed procedures, for  example by pre-flling certain felds by default, or allowing users and equipping systems with the proper sotfware  to connect directly to the registry and retrieve information automatically.flexibilidad: La infraestructura de TIC del registro debería poder adaptarse fácilmente a las nuevas exigencias de los usuarios y del sistema, y quizás sea necesario realizar tareas de depuración de datos para poder migrar datos de una tecnología a otra; c)
(b) Flexibility: the ICT infrastructure of the registry should be easily adaptable  to new user and system requirements, and the migration of data from one technology  to another may require data-cleansing aspects; (c) Interoperability: the registry should be designed to allow (even at a later  stage) integration with other automated systems, such as other governmental authorities operating in the jurisdiction and online or mobile payment portals; (d) Costs: the ICT infrastructure should be fnancially sustainable both in terms  of initial and operating costs;b) interoperabilidad: El registro debería diseñarse de un modo que le permita (incluso en una etapa posterior) integrarse con otros sistemas automatizados, como otros organismos públicos que operen en la misma jurisdicción y portales de pago en línea o mediante dispositivos móviles; d) gastos: La infraestructura de TIC debería ser sostenible desde el punto de vista financiero, tanto con respecto a los gastos iniciales como a los gastos de funcionamiento;
and (e)y e)
Intellectual property rights: in order to avoid risks deriving from adverse  circumstances that might affect an owner of intellectual property rights in the technology used (for example, if the owner ceases to operate or is prohibited from  doing business with the Government), the State should always either be granted  ownership of the system or an unrestricted licence to the source code.derechos de propiedad intelectual: A fin de evitar riesgos derivados de circunstancias adversas que podrían llegar a afectar a un titular de derechos de propiedad intelectual sobre la tecnología utilizada (por ejemplo, si cesa la actividad comercial de ese titular o se le prohíbe hacer negocios con el Estado), el Estado debería siempre ser el propietario del sistema o tener una licencia sin restricciones respecto del código fuente.
71.71.
In terms of the cost of the ICT infrastructure, the level of security needed  by an electronic registry and its cost must be carefully addressed.En lo que respecta al costo de la infraestructura de TIC, es preciso estudiar cuidadosamente el nivel de seguridad que debe tener un registro electrónico y su costo.
In particular, it  is important to align the risk attached to a specifc interaction (between the registry  and the business or the registry and other public authorities) with the costs and  administration required to make that interaction secure.En particular, es importante que haya un equilibrio entre el riesgo que entraña una determinada interacción (entre el registro y la empresa o entre el registro y otros organismos públicos) y los gastos y la labor de administración necesarios para que esa interacción sea segura.
Low security may deter  parties from using electronic services (unless it is mandatory), but costly highsecurity measures could have the same effect.Un bajo nivel de seguridad puede disuadir a las partes de utilizar los servicios electrónicos (a menos que sea obligatorio utilizarlos), pero la adopción de medidas costosas para garantizar un alto nivel de seguridad podría tener el mismo efecto.
C. Phased approach to the implementation of an electronic registryC. Enfoque gradual respecto de la implementación de un registro electrónico 72.
72. hTe methods used to establish the electronic registry system should be consistent with the reforms required as they can determine the success or the failure  of the initiative.Los métodos que se utilicen para crear un registro electrónico deben estar en consonancia con las reformas necesarias, ya que ello puede determinar el éxito o el fracaso de la iniciativa.
Moving directly to a full online solution before re-engineering  business registry processes would be a mistake in many cases, as the solutions  designed would not be able to capture the technology’s full benefts.Pasar directamente a una solución completamente en línea antes de reestructurar los procedimientos del registro de empresas sería un error en muchos casos, ya que las soluciones ideadas no permitirían aprovechar todas las ventajas de la tecnología.
Moreover,  subject to the level of development of the implementing State, factors such as the  existence and quality of the infrastructure and literacy rates (including computer  literacy) of the intended users should be carefully considered before the adoption  of an online registry.Por otra parte, dependiendo del nivel de desarrollo del Estado que lo implemente, antes de implantar un registro en línea deberían estudiarse detenidamente algunos factores, como la existencia de infraestructura y la calidad de esta, así como la tasa de alfabetización (incluidos los conocimientos informáticos) de los usuarios previstos.
For example, States may have to deal with a non-existent or  weak ICT infrastructure, lack of dependable electricity supplies and Internet connectivity, and low literacy rates, which may have a disproportionate effect on  women (see also para. 172 below) and businesses in rural areas.Por ejemplo, es posible que los Estados tengan que enfrentarse a problemas como la inexistencia de infraestructura de TIC o la precariedad de la infraestructura existente, la falta de servicios fiables de electricidad y conexión a Internet, y bajas tasas de alfabetización, que pueden tener efectos desproporcionados sobre las mujeres (véase también el párr. 172 infra) y las empresas de las zonas rurales.
In these instances,  technical and capacity-building assistance programmes coordinated by international organizations might be necessary in order to progress towards the goal of a  fully automated electronic registry.En esos casos podría ser necesario recurrir a programas de asistencia técnica y desarrollo de la capacidad coordinados por organizaciones internacionales para avanzar hacia el objetivo de un registro electrónico totalmente automatizado.
73.73.
In locations where digital access is not extensive, a phased approach may be  an appropriate way forward.En los lugares donde el acceso digital no está muy extendido, la adopción de un enfoque gradual podría ser una forma adecuada de avanzar.
Automation would start with the use of simple databases and worklfow applications for basic operations, such as name searches or the  sharing of information with other public authorities, and then would progress to  more sophisticated web-based systems that would enable customers to conduct  business with the registry entirely online. hTese web-based systems could be quite  convenient for smaller businesses operating at a distance from the registry, provided that those entrepreneurs were able to access the system. hTe fnal phase of  the approach would be to accommodate ICT interoperability between those  authorities involved in business registration.El proceso de automatización comenzaría con el uso de bases de datos y aplicaciones de flujo de trabajo sencillas para realizar las operaciones básicas, como la búsqueda de nombres o el intercambio de información con otros organismos públicos, y posteriormente se pasaría a sistemas más complejos, con base en la web, que permitirían a los usuarios hacer los trámites registrales enteramente en línea. Esos sistemas basados en la web podrían ser convenientes para las empresas más pequeñas que desarrollan su actividad lejos del lugar de ubicación del registro, siempre que los empresarios en cuestión pudiesen acceder al sistema. La última fase del proceso, si se aplicara ese enfoque, consistiría en posibilitar la interoperabilidad de la TIC de los organismos que participan en el sistema de inscripción registral de empresas.
74.74.
hTe simplest approach for States beginning their activity in this area would  be to develop a content-rich website that consolidates registration information,  provides downloadable forms, and enables users to submit feedback. hTis simple  resource would allow users to obtain information and forms in one place and would  make registries more eifcient by enabling users to submit inquiries through designated electronic addresses before going to registry oifces with the completed  forms.El método más sencillo para los Estados que inicien sus actividades en este ámbito consistiría en crear un sitio web rico en contenido con toda la información relativa a la inscripción registral, del que se pudieran descargar los formularios y que diera a los usuarios la posibilidad de enviar comentarios. Este sencillo recurso permitiría a los usuarios obtener la información y los formularios en un solo punto y aumentaría la eficiencia de los registros, al ofrecer a los usuarios la posibilidad de enviar consultas a direcciones electrónicas designadas antes de acudir a las oficinas del registro con los formularios rellenados.
Since this solution does not require a stable Internet connection, it may  appeal to States with limited Internet access.Dado que este método no requiere una conexión estable a Internet, puede resultar atractivo para los Estados que tienen un acceso limitado a Internet.
75.75.
If only limited Internet bandwidth is available, automating front-counter and  back-oifce operations prior to moving online would be a suitable approach.Si solo se dispone de conexión a Internet con un ancho de banda reducido, convendría automatizar las actividades de atención directa al público y las tareas internas de las oficinas antes de trasladar esas operaciones a una plataforma en línea.
If the  registry has sub-oifces outside its main location (for example, in rural areas), it  would be important to establish a dedicated Internet connection with them (see  para. 61 above). hTis approach would require entrepreneurs to visit the registry,  but it would establish a foundation on which the registry could later develop a  more sophisticated web platform.Si el registro tiene suboficinas fuera del lugar de su sede principal (por ejemplo, en zonas rurales), sería importante establecer una conexión especial por Internet con ellas (véase el párr. 61 supra). Si bien este método exigiría que los empresarios acudieran al registro, al menos sentaría las bases para que el registro pudiera crear posteriormente una plataforma web más compleja.
A key factor at this basic stage would be for the  system to be able to digitize historical records and capture key information in the  registry, such as the names of members or owners and directors of the business.Un factor muy importante en esta etapa inicial sería que el sistema pudiera digitalizar los archivos anteriores y captar información clave, como los nombres de los socios o propietarios y de los directores de la empresa, para incorporarla al registro.
76.76.
Platforms that enable businesses to apply and pay for registration online as  well as to fle annual accounts and update registration details as operations change  can be developed once the State’s technological capacity and rate of digital access  allows.Una vez que la capacidad tecnológica y el grado de acceso digital del Estado lo permitan, se podrán crear plataformas que permitan a las empresas solicitar y pagar su inscripción registral en línea, así como presentar sus cuentas anuales y actualizar los datos de su inscripción si cambian sus actividades.
With regard to online payment of a registration fee, it should be noted that  ICT-supported solutions would depend on a State’s available methods of payment  and on the regulatory framework that establishes the methods of payment that a  public authority can accept.En lo que respecta al pago en línea de las tasas de inscripción, cabe señalar que las soluciones de TIC dependerían de los medios de pago disponibles en el Estado en cuestión y del marco regulador que establezca los medios de pago que puede aceptar un organismo público.
When the jurisdiction has enacted laws that allow for  online payment, the most eifcient option is to combine the fling of the electronic  application and the fee payment into one step.En las jurisdicciones que han promulgado leyes que permiten efectuar pagos en línea, la opción más eficiente es combinar la presentación de la solicitud electrónica con el pago de las tasas en un solo paso.
Error checks should be included in  ICT systems that incorporate this facility, so that applications are not submitted  before payments are completed and registry oifcials can see payment information  along with the application.Los sistemas basados en la TIC que incorporen este servicio deberían tener métodos de verificación de errores, para evitar que se presenten solicitudes sin antes efectuar el pago y para que los funcionarios del registro puedan ver la información sobre el pago junto con la solicitud.
When fee payment is required before registration of  the business, this constitutes a separate procedural step and the use of ICT solutions in order to be user-friendly would require streamlining the procedures  for fling the application and for payment (see also para. 70 (c) above).Cuando se exige que las tasas se paguen antes de inscribir una empresa, el pago constituye un trámite aparte, por lo que deberían simplificarse los procedimientos de presentación de solicitudes y pago de tasas para que las soluciones de TIC sean fáciles de utilizar (véase también el párr. 70 c) supra).
In some  States, the use of mobile payment systems might permit easier and more effective  methods of payment for registration and other related fees.En algunos Estados, el uso de sistemas de pago mediante dispositivos móviles podría permitir pagar las tasas de inscripción y otras tasas conexas de manera más sencilla y eficaz.
In such cases, the same  considerations involved in establishing online payments (e.g. enacting appropriate  laws, as well as designing eifcient options to combine mobile payments and the  fling of registration documents) should be applied in order to develop eifcient  solutions appropriate to the use of mobile technology.En esos casos se deberían tener presentes las mismas consideraciones que conlleva el establecimiento de sistemas de pago en línea (por ejemplo, la promulgación de leyes apropiadas al respecto y el diseño de opciones eficientes que combinen los pagos mediante dispositivos móviles con la presentación de los documentos necesarios para la inscripción) a fin de elaborar soluciones eficientes adecuadas a la utilización de la tecnología móvil.
77.77.
As noted above (see para. 66), when introducing electronic registries, States  should adopt legislation that facilitates the implementation of these electronic solutions, although the obligation to use such solutions should be considered only  when the various stakeholders concerned with the registration process (including  the registrant, public authorities, and other relevant authorities) are prepared to  comply.Como se señaló anteriormente (véase el párr. 66), los Estados que establezcan registros electrónicos deberían aprobar leyes que faciliten la aplicación de esas soluciones electrónicas, si bien solo debería considerarse la posibilidad de hacer obligatorio su uso cuando los diversos interesados en el proceso de inscripción registral (entre ellos el solicitante de la inscripción, los organismos públicos y demás autoridades competentes) estén dispuestos a cumplir.
Furthermore, when developing such laws, States should take into account  that while certain legal requirements can be checked electronically, the most complex aspects of the process may need to be addressed by a registry oifcial.Por otra parte, al elaborar esas leyes, los Estados deberían tener en cuenta que, si bien el cumplimiento de determinados requisitos legales podrá verificarse electrónicamente, es posible que los aspectos más complejos del trámite deban encomendarse a un funcionario del registro.
78.78.
Enacting States should also be aware that establishing an electronic business  registry requires a well-designed body of law that promotes simplicity and lfexibility and avoids, to the greatest extent possible, discretionary power and the making  of exceptions (see paras. 28 above and 147 and 231 below).Los Estados promulgantes también deberían ser conscientes de que para crear un registro electrónico se requiere un texto legal correctamente formulado que promueva la sencillez y la flexibilidad y que evite, tanto como sea posible, conceder facultades discrecionales y permitir excepciones (véanse el párr. 28 supra y
For example, provisions requiring the interpretation of the content of documents and the collection  of various pieces of information are diifcult to adapt to electronic processing;los párrs. 147 y 231 infra). Por ejemplo, las disposiciones que exigen interpretar el contenido de los documentos y reunir diversos tipos de información son difíciles de adaptar al procesamiento electrónico;
the  same applies to granting authority to the registrar to establish fees for the services  of the registry and establishing a complex structure of rules and exceptions.lo mismo cabe decir respecto del otorgamiento al registrador de facultades para disponer que se paguen tasas por los servicios del registro y de la creación de una estructura compleja de normas y excepciones.
79.79.
When a State has developed the ICT infrastructure necessary to achieve full  business registry automation, it could be integrated with other online registration  processes for taxation, social security and other purposes (for sharing of protected  data between public authorities, see para. 114 below).En los Estados que desarrollen la infraestructura de TIC necesaria para lograr la plena automatización del registro de empresas, este podría integrarse con otros trámites de inscripción en línea con fines tributarios, de seguridad social y otros (en cuanto al intercambio de datos protegidos entre organismos públicos, véase el párr. 114 infra).
Even if no integration with  registrations required by other public authorities is built into the system, it would  nevertheless be advisable that States implement data interchange capabilities so  that the relevant business information could be shared across public authorities  (see paras. 70 (c) above and 93 below).Aunque el sistema no prevea la integración con las inscripciones exigidas por otros organismos públicos, sería de todos modos aconsejable que los Estados establecieran mecanismos de intercambio de datos para que todos los organismos públicos pudiesen acceder a la información pertinente sobre las empresas (véanse los párrs. 70 c) supra y 93 infra).
A fnal improvement would be the development of mechanisms for disseminating value-added business information products to interested parties;Una última mejora consistiría en crear mecanismos que permitan hacer llegar a las partes interesadas productos de información de valor añadido sobre las empresas;
such products could substantially contribute to the  fnancial sustainability of the registry (see paras. 190 and 191, and 195 below).esos productos podrían contribuir de manera considerable a la sostenibilidad financiera del registro (véanse los párrs. 190, 191 y 195 infra).
80.80.
One issue that would likely arise when the online registry is able to offer  fully lfedged electronic services would be whether to abolish any paper-based submission of information or to maintain both online and paper-based registration.Una cuestión que probablemente se planteará cuando el registro electrónico esté en condiciones de ofrecer toda la gama de servicios electrónicos es la de si debería eliminarse por completo la posibilidad de presentar información en papel o si deberían mantenerse los dos métodos de inscripción: en papel y en línea.
In  many jurisdictions, registries choose to have mixed solutions with a combination Chapter III. Operation of the business registry 33of electronic and paper documents or electronic and manual processing during  case handling. hTis approach may result in considerable cost for registries, since  the two systems require different tools and procedures.En muchas jurisdicciones, los registros optan por soluciones mixtas, con una combinación de documentos electrónicos y en papel o de procesamiento electrónico y manual de las solicitudes. Este enfoque puede entrañar gastos considerables para los registros, dado que esos dos sistemas requieren herramientas y procedimientos diferentes.
Moreover, if this option is  chosen, it is important to establish rules to determine the time of registration  between electronic and paper-based submissions.Además, si se elige esta opción, es importante dictar normas que determinen la fecha y hora de la inscripción según si esta se solicita por vía electrónica o en papel.
Finally, paper applications must  be processed in any case, so that the information included in a paper document  can be transformed into data that can be processed electronically;Por último, es necesario dar curso de todos modos a las solicitudes que se presenten en papel, para que la información consignada en el documento impreso pueda transformarse en datos susceptibles de ser procesados electrónicamente;
this can be done  by scanning the paper-based application for registration (possibly using optical  character recognition technology so as to make the scanned document electronically searchable).esto puede hacerse mediante el escaneo de las solicitudes de inscripción presentadas en papel (posiblemente utilizando tecnología de reconocimiento óptico de caracteres para que se pueda buscar electrónicamente los documentos escaneados).
However, in order to ensure that the record made by scanning  correctly represents the paper application, the registry will likely have to employ  staff to check that record, thus adding a step that increases costs and reduces the  benefts of using an online system.No obstante, a fin de asegurar que los archivos electrónicos creados mediante escaneo concuerden fielmente con las respectivas solicitudes en papel, es probable que el registro tenga que emplear funcionarios para que comprueben la exactitud de esos archivos, lo que añadirá un paso que aumentará los gastos y reducirá las ventajas de utilizar un sistema en línea.
D. Other registration-related services supported by ICT solutionsD. Otros servicios relacionados con la inscripción registral a los que pueden aplicarse soluciones de TIC
81.81.
Automation should enable the registry to perform other functions in addition  to the processing of applications.La automatización debería permitir que el registro desempeñara otras funciones además de procesar solicitudes de inscripción.
Where States require user-friendly electronic fling and pre-populated forms, 7 for example, it can assist businesses in the mandatory fling of periodic returns and annual accounts. Electronic fling and automated  checks also help reduce processing time by the registry.Cuando los Estados exigen, por ejemplo, que los documentos se presenten electrónicamente de un modo sencillo para los usuarios y que se utilicen formularios autorrellenables{§7} , ello puede ayudar a las empresas a cumplir su obligación de presentar sus resultados periódicos y cuentas anuales. La presentación de documentos en forma electrónica y las verificaciones automatizadas también contribuyen a reducir el tiempo que demora el registro en procesar las solicitudes.
82.82.
Electronically supported registration could also assist the registry with deregistration procedures (see paras. 223 to 225 and rec. 50 below). Such procedures  usually require an oifcial announcement that a business will be deregistered. hTe  use of ICT can provide for the automation of such announcements, from initiating  the process to producing a standard notice, thus helping registries to ensure that  businesses are not deregistered before any time limit has elapsed and to reduce  processing time.El empleo de medios electrónicos para la inscripción también puede ayudar al registro en los procedimientos de cancelación de inscripciones (véanse los párrs. 223 a 225 y la recomendación 50 infra). Esos procedimientos suelen exigir un anuncio oficial de que se va a cancelar la inscripción de una empresa. Esos anuncios pueden automatizarse mediante el uso de la TIC, desde el inicio del trámite hasta que se genera la notificación tipo, lo que ayuda a los registros a evitar que se cancele la inscripción de una empresa antes de que venza el plazo correspondiente y a reducir el tiempo de procesamiento.
In order to be fully effective, however, adoption of an electronic  registry needs to be supported by streamlined procedures that enable the deregistration of businesses in a simplifed and quick way.  Further, ICT solutions could be applied to assist in the fling of fnancial  information in machine-readable format (such as extensible Business Reporting  Language, or XBRL).No obstante, para que un registro electrónico sea plenamente eficaz, su creación debe respaldarse con procedimientos ágiles que permitan cancelar la inscripción de una empresa de manera sencilla y rápida.
83.83.
For example, a platform could be provided to assist in the  conversion of paper-based fnancial statements to XBRL format. Machine-readable 7 Pre-populated forms allow selected felds to be automatically flled based on information previously provided by the registrant or maintained in their user account.When changes in the registrant’s information occur, the  registrant is not required to fll out the entire form again, but only to enter the relevant changes.Además, se podrían aplicar soluciones de TIC para facilitar la presentación de información financiera en un formato de lectura mecánica (como el Extensible Business Reporting Language (XBRL)).
Information  included in the pre-populated form is stored and may be made accessible to and exchangeable with other relevant  authorities.Por ejemplo, se podría proporcionar una plataforma para ayudar a convertir al formato XBRL los estados financieros consignados en papel.
fnancial data facilitates the aggregation and analysis of fnancial information, which  could be of signifcant value to users of the registry.Los datos financieros de lectura mecánica facilitan la agregación y el análisis de la información financiera, lo que puede tener mucho valor para los usuarios del registro.
84.84.
Solutions using ICT could also support follow-up and enforcement procedures  of business registries when businesses fail to comply with registration requirements.También podrían utilizarse soluciones de TIC en apoyo de los procedimientos de seguimiento y ejecución que aplican los registros de empresas cuando una empresa no cumple los requisitos de inscripción.
In one jurisdiction, for example, the back-oifce system of the registry monitors the  records of businesses and detects whether certain circumstances suggest that the  business is not in compliance with statutory requirements.En una jurisdicción, por ejemplo, el sistema interno del registro vigila la información registrada respecto de las empresas y detecta cualquier circunstancia que indique que una empresa no cumple los requisitos exigidos por la ley.
An automatic notice to  the business is then produced in order for it to remedy the situation.En ese momento se genera una notificación automática dirigida a la empresa para que esta corrija la situación.
Should the  business fail to do so within the statutory deadline, the ICT solution starts a new  procedure to forward the case to the district court, which may make a decision on  the compulsory liquidation of the business.Si la empresa no lo hace dentro del plazo fijado en la ley, la solución de TIC pone en marcha un nuevo procedimiento para remitir el caso al tribunal competente, que podrá adoptar una decisión sobre la liquidación forzosa de la empresa.
Upon issuing an order for compulsory  liquidation, the court notifes the registry, which then deregisters the business.Tras dictar la resolución de liquidación forzosa, el tribunal notifica al registro y este procede a cancelar la inscripción de la empresa.
Recommendation 12: Operation of the business registry hTe law should provide that the optimal operation of an eifcient business registry  is electronic.Recomendación 12: Funcionamiento del registro de empresas La ley debería establecer que el método óptimo de funcionamiento de un registro de empresas eficiente es el electrónico.
Should full adoption of electronic services not yet be possible, such an  approach should nonetheless be implemented to as great an extent as permitted by  the current technological infrastructure of the enacting State, as well as its institutional framework and laws, and expanded as that infrastructure improves.Si no fuera posible aún adoptar plenamente los servicios electrónicos, dicho método debería aplicarse de todos modos, en la medida en que lo permitan la infraestructura tecnológica del Estado promulgante, su marco institucional y sus leyes, y su aplicación debería extenderse a medida que mejore esa infraestructura. E.
E. Electronic communications and electronic authentication methodsComunicaciones electrónicas y métodos de autenticación electrónicos
85.85.
As noted above (see, for example, paras. 66 and 76), an eifcient electronic  business registry system should allow users to submit and receive documents in  electronic format, to sign electronically when transmitting information or requests  to the registry and to pay online for business registry services (see also para. 205  below and rec. 44). hTerefore, as a preliminary step, appropriate domestic law  should be in place to regulate all such matters (see also paras. 77 and 78 above).Como se señaló anteriormente (véanse, por ejemplo, los párrs. 66 y 76), un sistema electrónico eficiente de inscripción registral de empresas debería permitir que los usuarios presentaran y recibieran documentos en formato electrónico, que firmaran electrónicamente al transmitir información o solicitudes al registro y que pagaran en línea las tasas correspondientes a los servicios del registro de empresas (véanse también el párr. 205 y la recomendación 44 infra).
States that enact legal regimes on electronic communications, electronic signatures  or other means of identifcation and authentication may wish to consider the legislative texts prepared by UNCITARL to govern electronic transactions. 8 Such texts establish the principles of technological neutrality and functional equivalence (see  also paras. 244 and 245 below) that are needed to ensure equal treatment between 8 Such texts include: the UNCITARL Model Law on Electronic Commerce (1996);Por lo tanto, como medida preliminar, deberían aprobarse leyes nacionales adecuadas que regularan todas esas cuestiones (véanse también los párrs. 77 y 78 supra). Los Estados que promulguen leyes sobre las comunicaciones electrónicas, las firmas electrónicas u otros métodos de identificación y autenticación tal vez deseen tener en cuenta los textos legislativos preparados por la CNUDMI sobre las operaciones electrónicas{§8}
the UNCITARL Model Law on Electronic Signatures (2001) and the United Nations Convention on the Use of Electronic Communications in International Contracts (2005). For further information, see www.uncitral.un.org electronic and paper-based communications;En esos textos se establecen los principios de neutralidad tecnológica y equivalencia funcional (véanse también los párrs. 244 y 245 infra) que son necesarios para garantizar que las comunicaciones electrónicas reciban el mismo tratamiento que las comunicaciones en papel;
they also deal extensively with provisions covering the issues of legal validity of electronic communications and  signatures, 9 authentication, and the time and place of dispatch and receipt of elec tronic messages.dichos textos también contienen disposiciones detalladas sobre las cuestiones relativas a la validez jurídica de las comunicaciones y las firmas electrónicas{§9} , la autenticación, y la fecha y hora y el lugar de envío y recepción de los mensajes electrónicos{§10}
10 Because of the way these texts, and other UNCITARL legislative texts, are negotiated and adopted, they offer solutions appropriate to  different legal traditions and to States at different stages of economic development.Debido a la forma en que se negocian y aprueban esos textos, así como otros textos legislativos de la CNUDMI, ofrecen soluciones que se adaptan a las distintas tradiciones jurídicas y a las circunstancias de Estados que se encuentran en etapas diferentes de desarrollo económico.
Furthermore, domestic legislation based on the UNCITARL texts on electronic  commerce will greatly facilitate cross-border recognition of electronic communications and signatures.Además, la aprobación de leyes nacionales basadas en los textos de la CNUDMI sobre comercio electrónico facilitará enormemente el reconocimiento transfronterizo de las comunicaciones y las firmas electrónicas.
Recommendation 13: Electronic communications and electronic authentication methodsRecomendación 13: Comunicaciones electrónicas y métodos de autenticación electrónicos La ley debería:
(a) Permit and encourage the use of electronic communications as well as of  electronic signatures and other identifcation methods;a) permitir y alentar el uso de las comunicaciones electrónicas, así como de las firmas electrónicas y otros métodos de identificación electrónicos;
and (b)y b)
Regulate such use pursuant to principles whereby electronic communications and signatures are functionally equivalent to their paper-based counterparts  and cannot be denied legal validity or enforceability for the sole reason that they are  in electronic form.reglamentar ese uso de conformidad con los principios según los cuales las comunicaciones y las firmas electrónicas son funcionalmente equivalentes a sus homólogos en papel y no se les puede negar validez jurídica ni fuerza obligatoria por la sola razón de que estén en forma electrónica.
F. A one-stop shop for business registration and registration with other authoritiesF. Ventanilla única para la inscripción en el registro de empresas y en otros organismos
86.86.
As discussed above (see paras. 3, 25 and 57), before a business may operate  in the formal economy, it is otfen required to register with several different public  authorities in addition to the business registry. hTese additional authorities otfen  require the same information that has already been gathered by the business  registry.Como se señaló anteriormente (véanse los párrs. 3, 25 y 57), para que una empresa pueda operar en el sector formal de la economía, a menudo se le exige que se inscriba en varios organismos públicos, además del registro de empresas. Esos otros organismos suelen exigir la misma información que ya se ha proporcionado al registro de empresas.
Entrepreneurs must otfen personally visit each authority and fll out multiple forms.Con frecuencia, los empresarios tienen que acudir personalmente a cada organismo y rellenar varios formularios.
Taxation and social security authorities are usually involved in this  process; other administrative oifces and institutions, specifc to each jurisdiction,  may also be involved. hTis otfen results in multiple procedures governed by 9 hTe principle of “technological neutrality” means that the provisions of the law are ‘neutral’ and do not depend on or presuppose the use of particular types of technology and can be applied to generation, transmission  or storage of all types of information. hTe principle of “functional equivalence” establishes the criteria under which  electronic communications and electronic signatures may be considered equivalent to paper-based communications  and hand-written signatures. According to the principle of “legal validity” communications and signatures cannot  be denied legal effect, validity or enforceability on the sole ground that they are in electronic form. 10 hTis is an aspect that may be relevant due to the time sensitivity of certain submissions, such as establishing the exact time and place at which a business has been registered. different laws, duplication of information and lack of ownership or full control of  the process by the authorities involved. Moreover, the entire process can require  weeks, if not months.En ese proceso intervienen a menudo los organismos tributarios y de seguridad social y es posible que participen también otras instituciones y oficinas administrativas, propias de cada jurisdicción. Esto suele dar lugar a numerosos trámites regidos por distintas leyes, a la duplicación de información y a que los organismos participantes no controlen plenamente el proceso ni lo asuman como propio. Además, todo el trámite puede tardar semanas, o incluso meses.
87.87.
hTe establishment of one-stop shops has thus become one of the most popular  reforms to streamline business registration in recent years.La creación de ventanillas únicas se ha convertido, así, en una de las reformas aplicadas con mayor frecuencia en los últimos años para racionalizar la inscripción registral de empresas. La ventanilla única permite a los empresarios recibir toda la información y los formularios (posiblemente un formulario integrado de inscripción y pago que se presenta ante todos los organismos a través de la ventanilla única)
One-stop shops enable  entrepreneurs to receive all of the information and forms (possibly integrated forms  for registration and payment with all of the authorities in the one-stop shop) they  need in order to complete the necessary procedures to establish their business  through single outlets rather than having to visit several different public authorities.que les hacen falta a fin de realizar los trámites necesarios para constituir sus empresas a través de una sola oficina, sin tener que acudir a varios organismos públicos diferentes.
88.88.
Beyond this general description, the scope of one-stop shops can vary according to the services offered. A common function is registration with the business  registry and taxation authorities, although there are also examples of one-stop shops  dealing with registration for social security and statistical purposes and with obtaining the required licences from municipal and other authorities.Sin perjuicio de esta descripción general, las ventanillas únicas pueden tener diverso alcance según los servicios que ofrezcan. Una función que desempeñan comúnmente es la inscripción en el registro de empresas y en los organismos tributarios, aunque también hay ejemplos de ventanillas únicas que se encargan de la inscripción en el sistema de seguridad social y con fines estadísticos, y de la obtención de los permisos exigidos por las autoridades municipales y otras entidades.
In some cases, onestop shops assist entrepreneurs not only with business licences and permits but also  with investment, privatization procedures, oifcial diaries and journals, intellectual  property and import-export registries, tourism-related issues and State-owned property management, and may provide access to utilities and banking services.En algunos casos, las ventanillas únicas ayudan a los empresarios no solo a obtener permisos y licencias comerciales, sino también en lo relativo a inversiones, procedimientos de privatización, diarios y revistas oficiales, registros de la propiedad intelectual y de importaciones y exportaciones, cuestiones relacionadas con el turismo y la administración de bienes de propiedad del Estado, y pueden proporcionar acceso a empresas de servicios públicos y servicios bancarios.
89.89.
hTe functions of one-stop shops can be carried out through physical oifces  or an electronic platform.Las ventanillas únicas pueden cumplir sus funciones en oficinas físicas o a través de una plataforma electrónica.
Physical premises, when located in rural areas, are particularly appropriate for businesses with limited access to municipal centres;Cuando los locales físicos están ubicados en zonas rurales, son particularmente adecuados para las empresas que tienen un acceso limitado a los centros municipales;
so,  too, are mobile oifces, particularly in places that are too remote for States to have  physical premises.también lo son las oficinas móviles, especialmente en los lugares que están demasiado alejados como para que los Estados tengan instalaciones físicas allí.
In addition to physical premises, online business registration can  be offered as an option available for registering a business.Además de las oficinas físicas, la inscripción en línea es otra opción que puede ofrecerse a efectos de inscribir una empresa en el registro.
Online one-stop shops  take advantage of solutions supported by ICT, which allow for the rapid completion of several formalities due to the use of dedicated sotfware.Las ventanillas únicas en línea aprovechan las soluciones que brinda la TIC, lo que permite realizar varios trámites rápidamente gracias al uso de programas informáticos especiales.
Such online portals  may provide a fully interconnected system or may still entail separate registration  in respect of some requirements, for example, for taxation services.Esos portales en línea pueden ofrecer sistemas plenamente interconectados, o bien seguir exigiendo la inscripción separada a efectos del cumplimiento de algunos requisitos, por ejemplo, los relacionados con los servicios tributarios.
90.90.
When establishing one-stop shops, in particular those performing functions  in addition to business registration, States can choose among different approaches.Al crear una ventanilla única, en particular una que desempeñe otras funciones además de la inscripción en el registro de empresas, los Estados pueden elegir entre diversos métodos.
One form of one-stop shop is the so-called “one window” or “one table” version,  which offers a high level of integration of the different authorities involved in the  establishment of a business.Una forma de ventanilla única es la conocida como “ventana única” o “mostrador único”, que ofrece un alto nivel de integración de los diferentes organismos que participan en la constitución de una empresa.
In this case, the one-stop shop combines the process  for obtaining business and other registrations with public authorities, such as for  taxation and social security, with other arrangements, like publishing the registration in a national gazette or newspapers, when required.En ese caso, la ventanilla única combina el trámite de inscripción en el registro de empresas y en otros organismos públicos, como los tributarios y los de seguridad social, con otras gestiones, como la publicación de la inscripción en el diario o boletín oficial o en periódicos, cuando existe ese requisito.
All relevant documents  are submitted to the one-stop shop administrator who is authorized, and properly  trained, to accept them on behalf of the various public authorities involved.Todos los documentos pertinentes se presentan al administrador de la ventanilla única, que está autorizado, y debidamente capacitado, para aceptarlos en nombre de los diversos organismos públicos participantes.
Documents are then dispatched, electronically or by hand or courier, to the competent authority for processing. hTis type of one-stop shop requires detailed coordination  between the different public authorities, which must modify their procedures to  ensure an effective lfow of information.Posteriormente, los documentos se envían electrónicamente o por un servicio de mensajería, o se entregan personalmente, al organismo competente para que los procese. Este tipo de ventanilla única requiere una coordinación detallada entre los diferentes organismos públicos, que deben modificar sus procedimientos para que la información se transmita eficazmente.
A memorandum of understanding between  the key authorities involved may be needed in order to establish the terms in  respect of the sharing of business information.Puede ser necesario que se celebre un memorando de entendimiento entre los principales organismos participantes a fin de establecer las condiciones que regirán el intercambio de información sobre las empresas.
In some cases, taking such an  approach may also require a change in legislation.En algunos casos, la adopción de este método puede imponer también la necesidad de modificar la legislación.
91.91.
Another form of one-stop shop is the “one door” approach, in which representatives of different public authorities involved in registration are brought  together in one physical place, but the registrant must deal separately with each  representative (for example, the business registry oifcial dealing with the approval  of the business name, the clerks checking the documents, and the taxation oifcial),  although the different authorities liaise among themselves.Otra modalidad de ventanilla única es la denominada “puerta única”, en que los representantes de los distintos organismos públicos que intervienen en el proceso de inscripción se instalan juntos en el mismo espacio físico, pero el solicitante tiene que tratar por separado con cada uno de ellos (por ejemplo, el funcionario del registro de empresas que se ocupa de aprobar el nombre de la empresa, los funcionarios que verifican la documentación y el funcionario del organismo tributario), aunque los distintos organismos coordinen entre ellos.
As may be apparent,  this solution is relatively uncomplicated and would normally not require any  change in law or ministerial responsibilities, but it would involve establishing effective cooperation between the different government ministries.Esta solución parece ser relativamente sencilla y, por lo general, no exigiría modificar ni la ley ni las funciones de los distintos ministerios, aunque sí requeriría que se entablara una cooperación eficaz entre ellos.
One issue States  should consider when opting for this approach would be how much authority the  representatives of each public authority should have;Una cuestión que deberían analizar los Estados que opten por este método es el alcance de las potestades de los representantes de cada organismo público;
for example, whether they  would have the discretion to process the registration forms on site or simply be  acting on behalf of the authority they represent and be required to take the documents to their home authority for further processing.por ejemplo, si deberían tener la facultad discrecional de procesar los formularios de inscripción in situ, o si simplemente podrían actuar en nombre del organismo que representan, con la obligación de llevar la documentación a ese organismo para que este diera curso a la solicitud.
Similarly, it is also important  to consider clarifying the lines of accountability of the various representatives from  the different authorities to the administrator of the one-stop shop.También es importante que se considere la posibilidad de definir claramente la línea jerárquica conforme a la cual los representantes de los diferentes organismos tendrían que rendir cuentas ante el administrador de la ventanilla única.
92.92.
A third approach, which is less common, is based upon the establishment of  a separate entity to coordinate the business registration function and to deal with  other requirements that entrepreneurs must meet, such as making tax declarations,  obtaining the requisite licences, and registering with social security authorities.Un tercer método, menos común, consiste en crear una entidad aparte encargada de coordinar la función de inscripción en el registro de empresas y los demás requisitos que deben cumplir los empresarios, como presentar declaraciones de impuestos, obtener los permisos necesarios e inscribirse en los organismos de seguridad social.
Pursuant to this model, the entrepreneur would apply to the coordinating entity  atfer having registered with the business registry in order to fulfl the various additional aspects of the procedures necessary prior to commencing business operations.Conforme a este modelo, el empresario, después de inscribirse en el registro de empresas, se presenta ante la entidad coordinadora a fin de realizar los demás trámites necesarios para iniciar su actividad comercial.
Although this approach results in adding a step, it could be useful in some  States since it avoids having to restructure the bodies with the main liability for  business registration.Aunque este método supone añadir una etapa al proceso, podría ser útil en algunos Estados, ya que evita tener que reestructurar los órganos principalmente responsables de la inscripción registral de empresas.
On the other hand, the adoption of such a structure could  involve an increase in the cost of the administrative functions and may only reduce  time frames to the extent that it allows the various functions to take place successively or enables participants in the one-stop shop to network with the other  authorities to speed up their operations.Sin embargo, la adopción de tal estructura podría dar lugar a un aumento de los gastos administrativos y reducir los plazos apenas lo necesario para permitir que las distintas funciones se cumplan sucesivamente o que los participantes en la ventanilla única interactúen con los demás organismos a fin de agilizar sus operaciones.
From the user’s perspective, however, the  advantage of being able to deal with a single organization remains.Con todo, desde la perspectiva del usuario, este método sigue ofreciendo la ventaja de poder tratar con una sola entidad.
93.93.
Regardless of the approach chosen for implementation, it is important to  emphasize that a one-stop shop does not require the establishment of a single  public authority with oversight of all of the other authorities related to the one-stop shop.Cualquiera sea el método que se elija para implementarla, es importante destacar que la ventanilla única no exige la creación de un único organismo público con facultades de supervisión sobre todos los demás organismos vinculados a la ventanilla única.
Instead, it involves designating which public authority has oversight of the  single integrated interface, while all of the public authorities participating in the  one-stop shop retain their functional autonomy.Por el contrario, se trata más bien de determinar qué organismo público tendrá a su cargo la supervisión de la interfaz única integrada, mientras que todos los organismos públicos que participen en la ventanilla única mantendrán su autonomía funcional.
In order to enhance the benefts  deriving from the establishment of a one-stop shop, it would be desirable that  States facilitate improved technical and institutional interoperability among the  public authorities participating in the one-stop shop.A fin de aumentar los beneficios que pueden derivarse del establecimiento de una ventanilla única, sería conveniente que los Estados facilitaran una mejor interoperabilidad técnica e institucional entre los organismos públicos que participan en la ventanilla única.
It may thus be necessary to  streamline technical standards and specifcations so that the information collected  and shared is of similar quality and of a standardized nature. hTis will include:  establishing appropriate procedures to handle the exchange of information and  communication of errors between the various collection points for and repositories  of the information, regardless of their location within the State;Por lo tanto, puede ser necesario racionalizar las normas y especificaciones técnicas para que la información que se obtenga y comparta sea de calidad similar y contenido uniforme. Eso supondrá, entre otras cosas: establecer los procedimientos adecuados para gestionar el intercambio de información y la comunicación de errores entre los diversos puntos de reunión y almacenamiento de la información, dondequiera que estén ubicados dentro del Estado;
providing minimum information technology security standards to ensure, at least, secure channels  for data exchange (for example, the use of “https” protocols);dictar unas normas mínimas de seguridad informática, que protejan, al menos, las vías de intercambio de datos (por ejemplo, mediante la utilización de protocolos “https”);
and ensuring the  integrity of data while it is being exchanged.y garantizar la integridad de los datos durante su transmisión.
94.94.
hTe adoption of a unique identifer for each business (see paras. 98 to 105  and rec. 15 below) and a single form for registration with, and payment of fees to,  each authority (see also paras. 9 and 25 above) will also contribute to interoperability among the authorities participating in the one-stop shop.La adopción de un identificador único para cada empresa (véanse los párrs. 98 a 105 y la recomendación 15 infra) y un formulario único que sirva para inscribirse en cada organismo y pagar las tasas correspondientes a cada uno de ellos (véanse también los párrs. 9 y 25 supra) también contribuirá a la interoperabilidad entre los organismos que participen en la ventanilla única.
For example, several  jurisdictions have adopted integrated online registration systems in which an application submitted for business registration includes all of the information required  by business registry, taxation, social security and possibly other authorities.Por ejemplo, varias jurisdicciones han implantado sistemas integrados de inscripción registral en línea en los que las solicitudes presentadas para inscribir una empresa incluyen toda la información exigida por el registro de empresas, los organismos tributarios y de seguridad social y posiblemente otros organismos.
Once  completed, the information in the integrated application is transmitted by the business registry to all relevant authorities.Una vez rellenada una solicitud integrada, el registro de empresas transmite la información contenida en ella a todos los organismos competentes.
Information and any necessary approvals  from the other authorities are then communicated back to the registry, which  immediately forwards the information and approvals to the business.Posteriormente, esos otros organismos comunican al registro la información y las autorizaciones necesarias y este, a su vez, las reenvía de inmediato a la empresa.
While this is  benefcial for all businesses, regardless of their size, it is particularly valuable for  MSMEs, which may not have the resources necessary to cope with the compliance  requirements of multiple public authorities in order to establish their business.Si bien esto beneficia a todas las empresas, cualquiera sea su tamaño, es particularmente útil para las MIPYME, que no siempre disponen de los recursos necesarios para cumplir los requisitos que les exigen los diversos organismos públicos para constituirse como empresas.
95.95.
In States with developed ICT infrastructures, the functions of the authorities  concerned with registration may be fully integrated through the use of a common  electronic platform which is operated by one of the authorities involved and provides simultaneous registration for various purposes, namely business registration,  taxation, and social security, etc. In some jurisdictions, an authority (such as the  tax administration) is responsible for the registration of businesses, or ad hoc entities have been set up to perform simultaneous registration with all relevant authorities.En los Estados que tienen infraestructuras de TIC desarrolladas, las funciones de los organismos que se ocupan de la inscripción de las empresas podrían integrarse plenamente mediante el uso de una plataforma electrónica común gestionada por uno de los organismos participantes, que permitiera efectuar al mismo tiempo las diversas inscripciones, a saber, la inscripción en el registro de empresas, en el organismo tributario, en el sistema de seguridad social, etc. En algunas jurisdicciones se ha encomendado la inscripción registral de las empresas a un organismo (por ejemplo, el tributario) o se han creado entidades especiales que se encargan de inscribir simultáneamente a las empresas en todos los organismos competentes.
In other jurisdictions, advanced interoperability among the different authorities  involved in the registration process has resulted in a consolidated electronic registration form that can be pre-populated 11 with information from the different authorities concerned. In jurisdictions where this approach has been developed,En otras jurisdicciones, como resultado de la gran interoperabilidad existente entre los distintos organismos que intervienen en el proceso de inscripción, se ha comenzado a utilizar un formulario de inscripción consolidado que pueden autorrellenarse{§11} con información proveniente de los distintos organismos participantes.
11 For details on pre-populated forms, see footnote 7, supra. authorities perform regular fle transfers to update the electronic platform as well  as their own records;En las jurisdicciones en que se ha adoptado este método, los organismos transmiten periódicamente sus archivos a fin de actualizar la plataforma electrónica, así como su propia información registrada;
they have direct access to the common platform and use the  same back-oifce systems to update it;tienen acceso directo a la plataforma común y utilizan los mismos sistemas de apoyo para actualizarla;
and the information registered is regularly  verifed by trusted staff of the authorities.y la información registrada es verificada regularmente por personal de confianza de esos organismos.
Such strong coordination among the  relevant authorities is otfen based on regulatory provisions that allocate roles and  responsibilities among those authorities.Esa estrecha coordinación interinstitucional suele basarse en disposiciones reglamentarias por las que se asignan funciones y responsabilidades a los organismos pertinentes.
Moreover, in certain jurisdictions such  integrated delivery and governance of the registration process with the relevant  authorities takes the form of an electronic platform that allows other authorities  involved in the establishment of a business to connect to the platform and share  information on the business.Además, en algunas jurisdicciones, esa prestación y gestión integradas del servicio de inscripción ante los organismos competentes se realiza mediante una plataforma electrónica que permite a otros organismos que intervienen en la creación de una empresa conectarse a la plataforma y compartir información sobre la empresa.
96.96.
One issue that States should consider when establishing a one-stop shop is  its location.Una cuestión que los Estados deberían analizar al establecer la ventanilla única es su ubicación.
It is usually advisable for the one-stop shop to be directly connected  to the business registry oifce, either because it is hosted there or because the  registry is part of the one-stop shop. hTe organization responsible for the one-stop  shop could thus be the same as that which oversees the business registration process. hTis approach should take into account whether such organizations are  equipped to administer the one-stop shop.Por lo general es conveniente que la ventanilla única esté directamente conectada a la oficina del registro de empresas, ya sea porque está situada en el mismo lugar que el registro o porque el registro forma parte de la ventanilla única. La entidad encargada de la ventanilla única podría entonces ser la misma que supervisa el proceso de inscripción registral de las empresas. Este enfoque debería tener en cuenta si esas entidades están preparadas para administrar la ventanilla única.
Examples from various jurisdictions  indicate that where authorities such as executive agencies are responsible for business registration, they possess the skills to perform one-stop shop functions as well.  hTe same can be said of chambers of commerce, government commissions, and  regulatory authorities. hTere are examples of adoption of a one-stop shop approach  also in those States where business registration is under the administrative oversight of the judiciary.Pueden citarse ejemplos de varias jurisdicciones que indican que cuando la inscripción registral de las empresas está a cargo de organismos públicos como los dependientes del poder ejecutivo, estos están capacitados para desempeñar también las funciones de ventanilla única. Lo mismo cabe decir de las cámaras de comercio, las comisiones gubernamentales y las entidades reguladoras. Hay ejemplos de casos en que se ha adoptado el método de la ventanilla única también en los Estados en que la supervisión administrativa de la inscripción registral de empresas es ejercida por el poder judicial.
97.97.
Although one-stop shops do not necessarily require changes to domestic legislation, it is important that the operation of such mechanisms be legally valid,  which may involve adapting existing law to the new structure and method of proceeding.Aunque para crear una ventanilla única no es imprescindible modificar la legislación nacional, es importante que el funcionamiento de ese mecanismo sea jurídicamente válido, para lo cual podría ser necesario adaptar la ley vigente a la nueva estructura y modo de proceder.
For example, effective functioning of the one-stop shop may require provi sions governing the collection of information by public authorities as well as the  exchange of information among such authorities. hTe extent of the changes required  will thus vary according to the different needs of the State and the structure of its  system of registration with public authorities mandatorily involved in the establishment of a business.Por ejemplo, para que la ventanilla única funcione eficazmente es posible que deban dictarse disposiciones que rijan la recopilación de información por parte de los organismos públicos y el intercambio de información entre ellos. La magnitud de los cambios exigidos variará, entonces, según las diferentes necesidades del Estado y la estructura de su sistema de inscripción en los organismos públicos que intervienen obligatoriamente en la constitución de una empresa.
For example, in several States, enhanced interoperability  between the business registry, taxation and social security authorities through the  one-stop shop may have to take into consideration the fact that while registration  with taxation and social security authorities is usually mandatory, registration with  the business registry may be on a voluntary basis.Por ejemplo, en varios Estados, al aumentar la interoperabilidad entre el registro de empresas y los organismos tributarios y de seguridad social a través de la ventanilla única, quizás deba tenerse en cuenta el hecho de que, si bien la inscripción en los organismos tributarios y de seguridad social suele ser obligatoria, la inscripción en el registro de empresas puede ser voluntaria.
In addition, States should determine how to fnance the one-stop shop: the goal should be to ensure wide user  accessibility, while providing for low maintenance cost and fnancial sustainability  of the one-stop shop.Además, cada Estado debería determinar la manera de financiar la ventanilla única: el objetivo debería ser garantizar el amplio acceso de los usuarios, velando al mismo tiempo por que la ventanilla única tenga un bajo costo de mantenimiento y sea sostenible desde el punto de vista financiero.
Finally, one-stop shops should be staffed with well-trained  personnel, and they should have their performance regularly monitored by the  supervising authority in accordance with user feedback.Por último, la ventanilla única debería contar con un personal debidamente capacitado, cuyo desempeño debería ser examinado periódicamente por el organismo de supervisión correspondiente, teniendo en cuenta las observaciones de los usuarios.
Recommendation 14: A one-stop shop for business registration and registration with other authorities hTe law should establish a one-stop shop for business registration and registration  with other public authorities, including designating which public authority should  oversee the functioning of the single interface.Recomendación 14: Ventanilla única para la inscripción en el registro de empresas y en otros organismos La ley debería prever la creación de una ventanilla única para la inscripción en el registro de empresas y en otros organismos públicos, e indicar el organismo público que supervisará el funcionamiento de la interfaz única.
Such an interface:Esa interfaz:
(a) May consist of an electronic platform or physical oifces;a) podría consistir en una plataforma electrónica o en oficinas físicas;
(b) Should ensure interconnected services of as many authorities as possible,  including, but not limited to, business registry, taxation and social security authorities;b) debería garantizar la interconexión de los servicios del mayor número posible de organismos, entre ellos, por ejemplo, el registro de empresas y los organismos tributarios y de seguridad social;
and (c)y c)
Should provide for the sharing of information on the business among the  interconnected authorities and the use of a single, integrated application form for  registration with, and payment to, those authorities, along with a unique identifer.debería prever el intercambio de información sobre las empresas entre los organismos interconectados, el uso de un formulario único integrado de solicitud de inscripción y pago respecto de esos organismos, y la asignación de un identificador único.
G. Use of unique identiifersG. Utilización de identificadores únicos
98.98.
In those jurisdictions where the public authorities with which businesses are  required to register operate in isolation from each other, it is not unusual for this  procedure to result in duplication of systems, processes and efforts. hTis approach  is not only expensive but may cause errors.En las jurisdicciones en que los organismos públicos en que deben inscribirse obligatoriamente las empresas operan aislados unos de otros, no es infrecuente que ese procedimiento dé lugar a la duplicación de sistemas, procesos y tareas. Este enfoque no solo resulta caro, sino que puede dar lugar a errores.
Moreover, if each authority assigns a  registration number to the business when it registers with that authority, and the  use and uniqueness of that number is restricted to the authority assigning it, information exchange among the authorities requires each authority to map the different  identifcation numbers applied by the other authorities.Además, si cada organismo asigna un número de inscripción a las empresas que se inscriben en él, y el uso y la exclusividad de ese número quedan restringidos al organismo que lo asigna, para que pueda haber intercambio de información entre esos organismos es necesario que cada uno de ellos lleve un registro de los distintos números de identificación asignados por los demás.
99.99.
States wishing to foster advanced integration among different authorities, in  order to minimize duplication of procedures and facilitate exchange of information  among relevant public authorities, may wish to consider that in recent years, tools  have been developed to facilitate inter-agency cooperation.Los Estados que deseen fomentar una integración avanzada entre distintos organismos a fin de reducir al mínimo la duplicación de procedimientos y facilitar el intercambio de información entre los organismos públicos competentes tal vez deseen tener en cuenta que en los últimos años se han elaborado instrumentos para facilitar la cooperación interinstitucional.
For example, one  international organization has developed an online system that allows for the  interoperability of the various public authorities involved in business registration  with minimal or no change at all in the internal processes of the participating  authorities nor in their computer systems.Por ejemplo, una organización internacional ha creado un sistema en línea que permite la interoperabilidad de los diversos organismos públicos que intervienen en la inscripción registral de empresas, sin modificar los procesos internos de los organismos participantes ni sus sistemas informáticos, o haciendo modificaciones mínimas en esos procesos.
100.100.
Some States have introduced a more sophisticated approach, which considerably improves information exchange throughout the life cycle of a business. hTis  approach, which is based on enhanced technical and institutional interoperability  of the authorities involved (such as the ability of different ICT infrastructures to  exchange and interpret data;Algunos Estados han adoptado un método más avanzado, que mejora considerablemente el intercambio de información durante todo el ciclo de vida de una empresa. Ese método, que se basa en una mayor interoperabilidad técnica e institucional entre los organismos participantes (como la capacidad de las distintas infraestructuras de TIC para intercambiar e interpretar datos;
or semantic interoperability – see paras. 110 and 111  below), requires the use of a unique identifer, which ties information to a given business and allows the business to be uniquely identifed in its interactions with  the business registry, taxation and social security authorities as well as other public  authorities and possibly private agencies.o la interoperabilidad semántica (véanse los párrs. 110 y 111 infra)), exige utilizar un identificador único que vincula la información a una empresa determinada y permite identificarla de manera inequívoca cuando esta interactúa con el registro de empresas o los organismos tributarios y de seguridad social, así como con otros organismos públicos y posiblemente con entidades privadas.
101.101.
A unique identifer is structured as a set of characters (numeric or alphanumeric) which distinguish registered businesses from each other.El identificador único consiste en un conjunto de caracteres (numéricos o alfanuméricos) que distinguen a unas empresas inscritas de otras.
When creating a  unique identifer, it may be advisable to build some lfexibility in the structure of  the identifer (for example, by allowing the addition of new characters to the identifer at a later stage) so that the identifer can be easily adaptable to new system  requirements in a national or international context, or both. hTe unique identifer  is usually allocated by an authority with which the business is required to register  and will not be reallocated during the existence of that business,Cuando se crea un identificador único, puede ser conveniente introducir cierta flexibilidad en su estructura (por ejemplo, permitiendo que se le añadan nuevos caracteres en una etapa posterior) de modo que pueda adaptarse fácilmente a los nuevos requisitos de los sistemas en el plano nacional o internacional, o en ambos. El identificador único es asignado normalmente por un organismo en el cual la empresa está obligada a inscribirse y no puede asignarse a ninguna otra empresa mientras exista la empresa a la que se asignó originalmente{§12} ni después de cancelada su inscripción.
12 nor atfer its deregistration. hTe same unique identifer is used for that business by all public  authorities (and possibly private agencies), which permits information about that  particular registered business to be shared.Todos los organismos públicos (y posiblemente las entidades privadas también) utilizan el mismo identificador único respecto de esa empresa inscrita, lo que les permite compartir la información relativa a ella.
Moreover, the unique identifer is  intended to replace all other registration or identifcation numbers that any such  authorities (and private agencies) may use in reference to a business.Además, el objetivo es que el identificador único reemplace a todos los otros números de inscripción o identificación que puedan utilizar esos organismos públicos (y entidades privadas) en relación con una empresa{§13}
102. hTe experience of States that have adopted unique identifers has demonstrated the usefulness of such tools.102. La experiencia de los Estados que han introducido el identificador único ha demostrado la utilidad de esa herramienta.
As noted above, they permit all public authorities to identify easily new and existing businesses, and to verify information in  respect of them. In addition, the use of unique identifers improves the quality of  the information contained in the business registry, and in the records of the other  interconnected authorities, since the identifers ensure that information is linked  to the correct entity even if its identifying attributes (for example name, address,  and type of business) change. Moreover, unique identifers prevent the situation  where, intentionally or unintentionally, businesses are assigned the same identifcation;Como ya se señaló, el identificador único permite que todos los organismos públicos identifiquen fácilmente a las empresas nuevas o ya existentes y verifiquen la información relativa a ellas. Además, el uso de identificadores únicos mejora la calidad de la información contenida en el registro de empresas y en los registros de los demás organismos interconectados, puesto que vinculan la información a la entidad correcta, incluso aunque cambien sus atributos de identificación (por ejemplo, el nombre, la dirección o el tipo de empresa).
this can be especially signifcant where fnancial benefts are granted to legal  entities or where liability to third parties is concerned. Unique identifers have been  found to produce benefts for businesses as well, in that they considerably simplify  business administration procedures: entrepreneurs do not have to manage different  identifers from different authorities, nor are they required to provide the same or  similar information to different authorities. 103.Por otra parte, los identificadores únicos evitan que se asigne a más de una empresa, en forma deliberada o voluntaria, el mismo identificador; de lo contrario, pueden producirse consecuencias graves, especialmente cuando se conceden beneficios financieros a personas jurídicas o cuando se ve afectada la responsabilidad frente a terceros.
One issue a State may have to consider when introducing unique identifers  is that of individual businesses that do not possess a separate legal status from their  owners. In such cases, taxation, social security or other authorities may otfen prefer 12 While the unique identifer does not change throughout the lifetime of a business, if the business changes its legal form, a new unique identifer may be allocated.Se ha demostrado que los identificadores únicos también benefician a las empresas, en la medida en que simplifican considerablemente los procedimientos de administración empresarial: los empresarios no tienen que utilizar identificadores diferentes otorgados por distintos organismos, ni proporcionar la misma información, o información similar, a diversos organismos. 103.
13 In certain cases, authorities may keep their own numbering system in addition to using the unique identifer because of “legacy data”, i.e. an obsolete format of identifying a business that cannot be converted into unique  identifers.Una cuestión que los Estados quizás deban tener en cuenta al introducir el identificador único es la situación de las empresas unipersonales que no tienen una personalidad jurídica separada de la de sus propietarios.
In order to access such information, the registry must maintain the old identifcation number for internal  purposes. In dealing with the public, however, the public authority should use for all purposes the unique identifer  assigned to the business.En esos casos, es posible que los organismos tributarios, de seguridad social u otros prefieran basarse en el identificador individual, que puede ser el de una persona física, en lugar de utilizar el identificador de la empresa.
to rely on the identifer for the individual, who may be a natural person, rather  than on the business identifer. However, States may also opt to assign a separate  identifer to a sole proprietor in a business capacity and in a personal capacity.No obstante, los Estados también pueden optar por asignar a los empresarios individuales un identificador diferente que los identifique al mismo tiempo como empresas y como personas físicas.
104.104.
Situations may arise in which different authorities in the same jurisdiction  allocate identifers to businesses based on the particular legal form of the business.Pueden darse situaciones en que distintos organismos de una misma jurisdicción asignen identificadores a las empresas en función de la forma jurídica específica de estas.
States should thus consider adopting a verifcation system to avoid multiple unique  identifers being allocated to the same business by different public authorities.Así pues, los Estados deberían considerar la posibilidad de adoptar un sistema de verificación que impida que los distintos organismos públicos asignen múltiples identificadores únicos a una misma empresa.
If  the identifer is assigned through a single jurisdictional database, the risk of several  identifers being allocated to one business or of several businesses receiving the  same identifer is considerably reduced.Si el identificador se asigna a través de una base de datos única para toda la jurisdicción, se reduce considerablemente el riesgo de que se asignen varios identificadores a una misma empresa o de que varias empresas reciban el mismo identificador.
105.105.
hTe effective use of unique identi fers is enhanced by the complete adoption  of electronic solutions that do not require manual intervention.La adopción de soluciones electrónicas que no requieren intervención manual refuerzan la eficacia del uso de identificadores únicos.
However, electronic solutions are not a mandatory prerequisite to introducing unique identifers,  as they can also be effective in a paper-based environment.Sin embargo, las soluciones electrónicas no son un requisito obligatorio para la introducción del identificador único, pues este también puede resultar eficaz en los entornos basados en el uso del papel.
When unique identifers  are connected to an online registration system, it is important that the solution  adopted ft the existing technology infrastructure.Cuando los identificadores únicos están conectados a un sistema de inscripción registral en línea, es importante que la solución adoptada sea compatible con la infraestructura tecnológica existente.
1.1.
Allocation of unique identiifersAsignación del identificador único
106. hTe use of unique identifers requires sustained cooperation and coordination  among the authorities involved, and a clear defnition of their roles and responsibilities, as well as trust and collaboration between the public and business sectors.106. El uso de identificadores únicos exige que se entable una cooperación y coordinación sostenidas entre los organismos participantes, que se definan claramente las funciones y responsabilidades de esos organismos y que exista confianza y colaboración entre el sector público y el empresarial.
Since  the introduction of a unique identifer does not of itself prevent public authorities  from asking a business for information that has already been collected by other  authorities, States should ensure that any reform process in this respect starts with  a clear and common understanding of the reform objectives among all the stakeholders involved.Dado que la introducción del identificador único no impide, de por sí, que un organismo público pida a una empresa información ya recopilada por otros organismos, los Estados deberían velar por que el punto de partida de todo proceso de reforma a ese respecto sea una comprensión clara y una interpretación común de los objetivos de la reforma por parte de todos los interesados.
Moreover, States should ensure that there is strong political commitment to the reform.Además, los Estados deberían asegurarse de que exista un firme compromiso político con la reforma.
Potential partners ideally include the business registry,  taxation and social security authorities, at a minimum, and if possible, the statistics  oifce, the pension fund, and any other relevant authorities.Lo ideal sería que participaran en el proceso de reforma el registro de empresas y los organismos tributarios y de seguridad social, como mínimo, y también, de ser posible, la oficina de estadística, el fondo de pensiones y todo otro organismo pertinente.
If agreement among  these stakeholders is elusive, at least the business registry, taxation and social security authorities should be involved.Si no se llega a un acuerdo entre esas partes interesadas, al menos deberían participar el registro de empresas y los organismos tributarios y de seguridad social.
Information on the identifers in use by the other  authorities and within the business sector is also a prerequisite for reform, as is a  comprehensive assessment to identify the needs of all stakeholders.Otra condición necesaria para la reforma es obtener la información relativa a los identificadores utilizados por otros organismos y en el sector empresarial, así como realizar una evaluación exhaustiva para determinar las necesidades de todas las partes interesadas.
107.107.
In order to permit the introduction of a unique identifer, the law should  include provisions on a number of issues including:A fin de permitir la introducción del identificador único, la ley debería contener disposiciones que previeran, entre otras cosas:
(a) Identifcation of the authority charged with allocating the unique  identifer;a) cuál será el organismo encargado de asignar los identificadores únicos;
(b) Allocation of the unique identifer before or immediately atfer registration  with the authorities involved in the establishment of a business;b) si el identificador único se asignará antes o inmediatamente después de la inscripción en los organismos que intervienen en la constitución de una empresa;
(c) Listing of the information that will be related to the identifer, including at  least the name, address and type of business;c) la información que estará vinculada al identificador, la que comprenderá, como mínimo, el nombre y la dirección de la empresa y el tipo de empresa de que se trate;
(d) hTe legal mandate of the public authorities to use the unique identifer and  related information, as well as any restrictions on requesting information from  businesses;d) el mandato legal conferido a los organismos públicos para que utilicen el identificador único y la información conexa, así como las restricciones que, en su caso, pesarán sobre la posibilidad de solicitar información a las empresas;
(e) Access to registered information by public authorities and the private  sector;e) el acceso de los organismos públicos y el sector privado a la información registrada;
(f) Communication of business registration and amendments among the public  authorities involved;f) la transmisión de información entre los organismos públicos participantes sobre las inscripciones de empresas y las modificaciones de esas inscripciones;
and (g)y g)
Communication of deregistration of businesses that cease to operate.la comunicación de la cancelación de la inscripción de las empresas que dejen de funcionar.
2.2.
Implementation of unique identiifersImplementación del método del identificador único
108.108.
Adoption of a unique identifer normally requires a centralized database  linking the business to all relevant public authorities whose information and communication systems must be interoperable. hTis requirement can be a major obstacle to implementation if the technological infrastructure of the State is not  suifciently advanced.Para poder adoptar el método del identificador único normalmente se requiere una base de datos centralizada que vincule a las empresas con todos los organismos públicos competentes, y que exista interoperabilidad entre los sistemas de información y comunicaciones de esos organismos. Esto suele ser un obstáculo importante para la implementación del método, si la infraestructura tecnológica del Estado no está suficientemente desarrollada.
109.109.
States can introduce the unique identifer in one of two ways.Los Estados pueden aplicar dos criterios diferentes para introducir el identificador único.
In the frst  approach, business registration is the frst step and includes the allocation of a  unique identifer, which is made available (together with the identifying information) to the other authorities involved in the registration process (for example,  taxation and social security authorities), and which is re-used by those authorities.Según el primer criterio, la inscripción registral de la empresa es el primer paso e incluye la asignación de un identificador único, que se pone a disposición (junto con la información de identificación) de los demás organismos que participan en el proceso de inscripción (por ejemplo, los organismos tributarios y de seguridad social) y que estos comienzan a utilizar también.
In the second approach, the allocation of a unique identifer represents the beginning of the process. hTe unique identifer and all relevant information are then  made available to the authorities involved in business registration, including the  business registry, and is then re-used by all authorities.Conforme al segundo criterio, el proceso se inicia con la asignación del identificador único. A continuación, el identificador único y toda la información conexa se ponen a disposición de los organismos públicos que intervienen en la inscripción de la empresa, incluido el registro de empresas, y todos ellos comienzan a utilizar el mismo identificador.
Either of these two  approaches can be followed by the authority entrusted with allocating unique identifers, regardless of whether the authority is the business registry, a facility shared  by public authorities or the taxation authority. hTe enacting State should determine  the format of the unique identifer and which authority would have the authority  to assign it.El organismo encargado de asignar el identificador único, ya se trate del registro de empresas, de un servicio compartido por los organismos públicos o del organismo tributario, puede aplicar cualquiera de esos dos criterios. El Estado promulgante debería determinar el formato del identificador único y designar al organismo facultado para asignarlo.
110.110.
Introducing a unique identifer usually requires adaptation both by public  authorities in processing and fling information and by businesses in communicating with public authorities or other businesses.La introducción del identificador único suele requerir un proceso de adaptación, tanto de los organismos públicos en lo que respecta a procesar y almacenar la información, como de las empresas en cuanto a comunicarse con los organismos públicos o con otras empresas.
A unique identifer requires the  conversion of existing identifers, which can be accomplished in various ways.Para introducir el método del identificador único es necesario convertir los códigos de identificación ya existentes, lo que puede hacerse de diversas maneras.
Taxation identifers are otfen used as a starting point in designing a new identifer, since  the records of the taxation authorities cover most types of businesses and are otfen  the most current.A menudo se recurre a los identificadores tributarios como punto de partida para diseñar un nuevo identificador, ya que los registros de los organismos tributarios abarcan a la mayoría de los tipos de empresas y suelen ser los más actualizados.
Examples also exist in which, rather than introducing a completely new number, the taxation number itself is retained as the unique business  number.También existen ejemplos de casos en que, en lugar de introducir un número totalmente nuevo, se conserva el número de identificación tributario como identificador único de la empresa.
New identifcation numbers can also be created using other techniques  according to a State’s registration procedures.También pueden crearse números de identificación nuevos utilizando otras técnicas que estén en consonancia con los procedimientos de inscripción registral del Estado de que se trate.
In such a situation, it is important  that each business, once assigned a new number, verify the related identifying information, such as its name, address, and type of activity.En ese caso, es importante que cada empresa a la que se asigne un nuevo número verifique la información de identificación vinculada a ese número, como el nombre, la dirección y el tipo de actividad de la empresa.
111.111.
hTe interoperability of the ICT systems of different authorities could be a  major obstacle when implementing unique identifers. hTe ability of different infor mation technology infrastructures to exchange and interpret data, however, is only  one aspect of interoperability that States should consider.La interoperabilidad de los sistemas de TIC de los diferentes organismos podría ser un obstáculo importante para la implementación del método del identificador único. No obstante, la capacidad de las distintas infraestructuras de tecnología de la información para intercambiar e interpretar datos es solo uno de los aspectos de
Another issue is that of  semantic interoperability, which can also pose a serious threat to a successful exchange  of information among the authorities involved as well as between relevant authorities  and users in the private sector.la interoperabilidad que los Estados deberían tener en cuenta. Otro aspecto es la interoperabilidad semántica, que también puede poner en grave peligro el intercambio fluido de información entre los organismos participantes, así como entre los organismos competentes y los usuarios del sector privado.
For this reason, it is important to ensure that the  precise meaning of the information exchanged is understood and preserved throughout the process and that semantic descriptions are available to all of the stakeholders  involved.De ahí la importancia de asegurar que durante todo el proceso se entienda y se conserve el significado exacto de la información que se transmite, y que existan descripciones semánticas a disposición de todas las partes interesadas.
Measures to ensure interoperability would thus require State action on a  dual level: agreement on common defnitions and terminology on the one hand, and  the development of appropriate technology standards and formats on the other. hTis  approach should be based on a mutual understanding of the legal foundation, responsibilities and procedures among all those involved in the process.Por lo tanto, los Estados deberían tomar medidas en dos frentes para garantizar la interoperabilidad: por una parte, deberían acordar la terminología y unas definiciones comunes y, por la otra, deberían elaborar normas y formatos tecnológicos adecuados. Este enfoque debería basarse en una interpretación del fundamento jurídico, las responsabilidades y los procedimientos con la que estén de acuerdo todos los participantes en el proceso.
3.3.
Cross-border exchange of information among business registriesIntercambio transfronterizo de información entre registros de empresas
112.112.
States are increasingly aware of the importance of improving the cross-  border exchange of data and information between registries, and sustained progress  in respect of ICT development now allows this aspect to be addressed.Los Estados son cada vez más conscientes de la importancia de mejorar el intercambio transfronterizo de datos e información entre los registros{§14} , y actualmente es posible lograrlo gracias a los avances sostenidos que se vienen produciendo en el ámbito de la TIC.
14 Introduc ing unique identifers that enable different public authorities to exchange information about a business could thus be relevant not only at the national level, but also  in an international context.Así pues, la introducción de identificadores únicos que permitan a los distintos organismos públicos intercambiar información sobre una empresa podría ser importante no solo en el plano nacional, sino también en el contexto internacional.
Unique identifers can allow more eifcient cross-border  cooperation among business registries located in different States, as well as between  business registries and public authorities in different States. Implementation ofLos identificadores únicos pueden permitir una cooperación transfronteriza más eficiente entre registros de empresas ubicados en distintos Estados, así como entre los registros de empresas y los organismos públicos de distintos Estados.
14 For example, there are some regional examples of cross-border information-sharing on businesses between States, but these are cases where the information-sharing was a component of a broader project involving signifcant  economic integration of the relevant States. cross-border exchange of data and information can result in more dependable information for consumers and existing or potential business partners, including small  businesses that provide cross-border services, as well as for potential sources of  fnance for the business (see paras. 196 and 197 and rec. 40 below).La implementación del intercambio de datos a través de fronteras puede aumentar la fiabilidad de la información que se ofrece a los consumidores y los socios comerciales actuales o futuros, incluidas las pequeñas empresas que prestan servicios transfronterizos, así como a los posibles proveedores de financiación para las empresas (véanse los párrs. 196 y 197 y la recomendación 40 infra).
113.113.
Accordingly, States implementing reforms to streamline business registration  may wish to consider adopting solutions that will, in future, facilitate such information exchanges between registries from different jurisdictions and to consult with  States that have already implemented approaches that allow for such interoperability.Por consiguiente, los Estados que implementen reformas para mejorar sus sistemas de inscripción registral de empresas tal vez deseen considerar la posibilidad de adoptar soluciones que, en el futuro, faciliten el intercambio de información entre registros de distintas jurisdicciones, y consultar a los Estados que ya hayan aplicado métodos que permitan esa interoperabilidad{§15}
15 One such reform could include developing a system of business prefxes that would make the legal form of the business immediately recognizable across  international and other borders.Una de esas reformas podría incluir la creación de un sistema de prefijos comerciales que permitan reconocer de inmediato la forma jurídica de una empresa a través de las fronteras internacionales y otros límites jurisdiccionales.
Recommendation 15: Use of unique identiifers hTe law should provide that a unique identifer be allocated to each registered business and:Recomendación 15: Utilización de identificadores únicos La ley debería disponer que se asigne a cada empresa inscrita en el registro un identificador único que reúna las siguientes características:
(a) Be structured as a set of numeric or alphanumeric characters;a) esté compuesto por en un conjunto de caracteres numéricos o alfanuméricos;
(b) Be unique to the business to which it has been allocated;b) sea exclusivo de la empresa a la que se haya asignado;
and (c) Remain unchanged and not be reallocated following any deregistration of  the business.y c) no se modifique ni se reasigne una vez cancelada la inscripción de la empresa.
Recommendation 16: Allocation of unique identiifers hTe law should specify that the allocation of a unique identifer should be carried out  either by the business registry upon registration of the business, or before registration by the designated authority. In either case, the unique identifer should then be  made available to all other public authorities involved in the registration of a business  and in the sharing of the information associated with that identifer, and should be  used in all oifcial communications in respect of that business. 15 Some States with more integrated economies have developed an application that allows users to carry out si multaneous searches of the registries in both States by using their smartphones or mobile devices.Recomendación 16: Asignación del identificador único La ley debería disponer que el identificador único sea asignado o bien por el registro de empresas en el momento de la inscripción de la empresa, o bien por el organismo que se designe a tal efecto, antes de la inscripción de la empresa. En cualquiera de los dos casos, el identificador único de la empresa debería, acto seguido, ponerse a disposición de todos los demás organismos públicos que intervengan en la inscripción de la empresa y compartan la información vinculada a dicho identificador, y utilizarse en todas las comunicaciones oficiales relacionadas con esa empresa.
Recommendation 17: Implementation of unique identiifers hTe law should ensure that, when adopting a system for the use of a unique identifer:Recomendación 17: Implementación del método del identificador único La ley debería garantizar que, al adoptar un sistema que permita el uso del identificador único:
(a) hTere is interoperability between the technological infrastructure of the  business registry and of the other public authorities sharing the information associated with the identifer;a) exista interoperabilidad entre la infraestructura tecnológica del registro de empresas y la de los demás organismos públicos que compartan la información vinculada al identificador;
and (b) hTat existing identifers are linked to, or replaced by, the unique identifer.y b l)os identificadores ya existentes queden vinculados al identificador único o sean sustituidos por él.
H. Sharing of protected data between public authoritiesH. Intercambio de datos protegidos entre organismos públicos
114.114.
Although the adoption of a system of unique identifers facilitates information sharing between public authorities, it is important that sensitive data and privacy be protected.Si bien la adopción de un sistema de identificadores únicos facilita el intercambio de información entre organismos públicos, es importante que se protejan los datos confidenciales y la privacidad.
For this reason, when a State introduces interoperability among  different authorities, it should address how public authorities may share protected  data relating to individuals and businesses so that there is no infringement of the  rights of data owners.Por esa razón, todo Estado que introduzca la interoperabilidad entre distintos organismos debería prever la forma en que estos podrán compartir los datos protegidos relacionados con personas y empresas para que, al hacerlo, no vulneren los derechos de los titulares de los datos.
States should thus ensure that all information sharing among  public authorities occurs in accordance with the applicable law, which should establish the conditions under which such sharing is permitted.Los Estados deberían velar por que todo intercambio de información entre organismos públicos se lleve a cabo de conformidad con la ley aplicable, en la que deberían fijarse las condiciones en que se permitirá ese intercambio.
Moreover, the law  should clearly identify which public authorities are involved, the information  shared and the purpose for sharing, and establish that the owners of the data should  be informed of the purposes for which their protected data may be shared among  public authorities.Además, deberían establecerse claramente en la ley los organismos públicos que participarán en el intercambio, el tipo de información que se podrá compartir y con qué propósito, y la obligación de comunicar a los titulares de los datos los fines con que su información protegida podrá transmitirse de un organismo público a otro.
Information-sharing should be based on the principle that only  the minimum information necessary to achieve the public authority’s purpose may  be shared and that appropriate measures are in place to protect the rights to privacy  of the business.El intercambio de datos debería basarse en el principio de que solo se permitirá compartir la información mínima necesaria para que se logre el propósito del organismo público de que se trate, y siempre y cuando se hayan adoptado las medidas adecuadas para proteger el derecho de la empresa a la privacidad.
When devising appropriate law or policy on the sharing of protected data between public authorities, it is important for States to consider the  interoperability of those public authorities.Es importante que, al elaborar leyes o políticas apropiadas sobre el intercambio de datos protegidos entre organismos públicos, los Estados tengan en cuenta la interoperabilidad entre esos organismos.
Recommendation 18: Sharing of protected data between public authorities hTe law should establish the conditions on which protected data can be shared  between public authorities pursuant to a unique identifer system.Recomendación 18: Intercambio de datos protegidos entre organismos públicos La ley debería establecer las condiciones con arreglo a las cuales los organismos públicos podrán intercambiar datos protegidos en el marco de un sistema de identificadores únicos.
IV.IV.
Registration of a businessInscripción de empresas en el registro
A. Scope of examination by the registryA. Alcance del examen realizado por el registro
In this regard, a State aiming at reforming  its business registry must frst decide which approach it will take to determine the  scope of the examination that will have to be carried out by the registry. hTe State  may thus choose to have a system where the registry only records information submitted to it by the registrant or a system where the registry is required to perform  legal verifcations and decide whether the business meets the criteria to register.el párr. 54 supra). En tal sentido, todo Estado que desee reformar su registro de empresas tendrá que decidir, en primer lugar, qué criterio aplicará para determinar el alcance del examen que habrá de realizar el registro. Así pues, podrá optar por un sistema en que el registro se limite a incorporar al fichero registral la información que le presente el solicitante de la inscripción, o por un sistema en que el registro esté obligado a verificar aspectos jurídicos y decidir si la empresa reúne los requisitos necesarios para inscribirse.
116.116.
States opting for ex ante verifcation of legal requirements and authorization  before businesses can register (referred to as an “approval system”) otfen have the  registration process under the oversight of the judiciary in which intermediaries  such as notaries and lawyers perform a key role.En los Estados que han optado por la verificación ex ante de los requisitos legales y la obtención de una autorización antes de que una empresa pueda inscribirse en el registro (lo que se denomina “sistema de aprobación”), el proceso de inscripción registral suele estar sometido a la supervisión del poder judicial y los intermediarios como los notarios y abogados desempeñan una función esencial en él.
Other States structure their business registration as a “declaratory system”, in which no ex ante approval is required  before the establishment of a business and where registration is an administrative  process.En otros Estados, la inscripción registral de empresas está estructurada como un “sistema declarativo”, en el que no se exige una autorización previa para que se pueda constituir una empresa y la inscripción es un trámite administrativo.
In such declaratory systems, registration is under the oversight of a government department or authority, which can choose whether to operate the business  registry itself or to adopt other arrangements. hTere are also States that do not fall  neatly within either category and in which there is a certain variation in the level  and type of verifcation carried out as well as in the level of judiciary oversight.En esos sistemas declarativos, la inscripción registral es supervisada por un órgano u organismo del Estado, que puede decidir encargarse él mismo de la gestión del registro de empresas o adoptar otras modalidades. También hay Estados que no encajan claramente en ninguna de esas dos categorías, y en que el grado y el tipo de verificación efectuada, así como el nivel de supervisión judicial aplicado, varían en cierta medida.
117.117.
Both the approval and the declaratory system have their advantages.Tanto el sistema de aprobación como el declarativo tienen sus ventajas.
Approval systems intend to protect third parties by preventing errors or omissions  prior to registration.En los sistemas de aprobación se trata de proteger a los terceros evitando errores u omisiones antes de la inscripción.
Courts and intermediaries exercise a formal review and, when  appropriate, a substantive review of the prerequisites for the registration of a business.Los órganos judiciales o los intermediarios examinan los aspectos de forma y, cuando procede, los aspectos de fondo de los requisitos exigidos para la inscripción de la empresa.
On the other hand, declaratory systems are said to reduce the inappropriate  exercise of discretion;En cambio, del sistema declarativo se dice que reduce el ejercicio indebido de la discrecionalidad;
furthermore, they may reduce costs for registrants by negating the need to hire an intermediary and appear to have lower operational costs.además, puede resultar más económico para los solicitantes de inscripciones al eliminar la necesidad de contratar a un intermediario y, al parecer, tiene un costo de funcionamiento menor.
Some systems have been said to merge advantages of both the declaratory system  and the approval system by combining ex ante verifcation of the requirements for  establishing a business with a reduced role for the courts and other intermediaries,  thus simplifying procedures and shortening processing times.Hay otros sistemas que, según se ha dicho, reúnen las ventajas del sistema declarativo y del de aprobación, ya que combinan la verificación ex ante de los requisitos exigidos para constituir una empresa con una menor participación de los órganos judiciales y otros intermediarios, con lo cual se simplifican los procedimientos y se acorta la duración del trámite. B.
B. Accessibility of information on how to registerFacilidad de acceso a la información sobre el modo de inscribirse en el registro
118.118.
In order for the business registry to facilitate trade and interactions between  business partners, the public and the State, easy access to business registry services  should be provided both to businesses that want to register and to interested users  who want to search the information on the business registry.Tanto las empresas que desean inscribirse como los usuarios interesados en consultar la información registrada deberían tener la posibilidad de acceder fácilmente a los servicios ofrecidos por el registro de empresas, para que este pueda facilitar el comercio y la interacción entre socios comerciales, el público y el Estado.
119.119.
Many microbusinesses may not be aware of the process of registration nor  of its costs: they otfen overestimate time and cost, even atfer the registration process has been simplifed.Es posible que muchas microempresas no conozcan el trámite de inscripción registral ni sus costos, ya que a menudo sobrestiman el tiempo y los gastos que implica, incluso después de simplificado el procedimiento de inscripción.
Easily retrievable information on the registration process  should be made available (e.g. a list of the steps needed to achieve the registration;Se debería facilitar el acceso a la información relativa al trámite de inscripción registral (por ejemplo, una lista de los pasos necesarios para obtener la inscripción;
the necessary contacts;los datos de contacto necesarios;
the data and documents required;la información y los documentos exigidos;
the results to be expected;los resultados que cabe esperar;
how long the process will take;la duración del trámite;
methods of lodging complaints; and possible legal  recourse), including on the advantages offered by a one-stop shop (where available) (see also paras. 86 to 97 and rec. 14 above) as well as on the relevant fees.  hTis approach can reduce compliance costs, and make the outcome of the application more predictable, thus encouraging entrepreneurs to register. Restricted access  to such information, on the other hand, might require meetings with registry oifcials in order to be apprised of the registration requirements or the involvement  of intermediaries to facilitate the registration process.la forma de presentar reclamaciones, y los recursos legales disponibles), en particular sobre las ventajas que ofrece una ventanilla única (si la hubiera) (véanse también los párrs. 86 a 97 y la recomendación 14 supra), así como sobre las tasas aplicables. Esta medida puede reducir los gastos inherentes al cumplimiento de los requisitos y hacer más previsible el resultado de la solicitud, lo que animaría a los empresarios a inscribirse en el registro. En cambio, un acceso restringido a esa información podría conllevar la necesidad de mantener reuniones con los funcionarios del registro para que estos informaran acerca de los requisitos de inscripción, o de recurrir a intermediarios para facilitar el trámite de inscripción.
120.120.
In jurisdictions with developed ICT infrastructures, information on the registration process and documentation requirements should be available on the registry website or the website of the public authority overseeing the process.En las jurisdicciones que disponen de una infraestructura de TIC avanzada, la información sobre el trámite de inscripción y la documentación necesaria debería figurar en el sitio web del registro o en el sitio web del organismo público que supervise el proceso.
Moreover, the possibility of establishing direct contact with registry personnel  through a designated electronic address of the registry, electronic contact forms or  client service telephone numbers should also be provided.También debería darse a los usuarios la posibilidad de ponerse en contacto directo con el personal del registro a través de una dirección electrónica designada del registro, o formularios de contacto electrónicos, o servicios telefónicos de atención al cliente.
As discussed below (see  paras. 194 and 197 below), States should consider whether the information  included on the website should be offered in a foreign language in addition to  oifcial and local languages.Como se señala más adelante (véanse los párrs. 194 y 197 infra), los Estados deberían evaluar la conveniencia de que la información publicada en el sitio web esté disponible en un idioma extranjero, además de los idiomas oficiales y locales.
States with more than one oifcial language should  make the information available in all such languages in accordance with the language laws of the State, if any (see also paras. 133 to 135 below).En los Estados que tengan más de un idioma oficial, la información debería estar disponible en todos los idiomas oficiales, con arreglo a las leyes del Estado relativas al idioma, si las hubiera (véanse también los párrs. 133 a 135 infra).
121.121.
A lack of advanced technology, however, should not prevent access to information that could be ensured through other means, such as through the posting  of communication notes at the premises of the relevant agency or dissemination  through public notices.Sin embargo, la falta de tecnología avanzada no debería impedir el acceso a la información, que debería proporcionarse por otros medios, como la colocación de anuncios informativos en los locales del organismo pertinente o la difusión de avisos públicos.
In some jurisdictions, for example, it is a requirement to  have large signs in front of business registry oifces advising of their procedures,  time requirements and fees.En algunas jurisdicciones, por ejemplo, es obligatorio colocar letreros de gran tamaño delante de las oficinas del registro con información sobre los trámites, los plazos y las tasas que es preciso abonar.
In any event, information for businesses to register  should be made available at no cost.En cualquier caso, la información necesaria para que las empresas se inscriban en el registro debería proporcionarse en forma gratuita.
122.122.
It is equally important that potential registry users be given clear information on the logistics of registration and on the public availability of information Chapter IV.Es igualmente importante que los posibles usuarios del registro reciban información clara sobre los aspectos logísticos de la inscripción y el acceso público a la información relativa al registro de empresas.
Registration of a business 49on the business registry. hTis may be achieved, for example, through the dissemination of guidelines and tutorials (ideally in both printed and electronic form) and  through the availability of in-person information and training sessions.Esto puede lograrse, por ejemplo, mediante la difusión de directrices y manuales prácticos (en lo posible tanto en formato impreso como electrónico) y la organización de sesiones presenciales de información y capacitación.
In some  States, for example, prospective users of the system are referred to classroom-based  or e-learning opportunities available through local educational institutions or professional associations.En algunos Estados, por ejemplo, se ofrece a los usuarios previstos del sistema la posibilidad de participar en actividades de aprendizaje en aulas o por vía electrónica impartidas por instituciones de enseñanza o asociaciones profesionales locales.
Recommendation 19: Accessibility of information on how to register hTe law should require the registrar to ensure that information on the business registration process and any applicable fees are widely publicized, readily retrievable, and  available free of charge.Recomendación 19: Facilidad de acceso a la información sobre el modo de inscribirse en el registro La ley debería exigir al registrador que adopte medidas para garantizar que la información relativa al trámite de inscripción de empresas y a las tasas que, en su caso, fueran aplicables se publique ampliamente y pueda consultarse con facilidad y de manera gratuita.
C. Businesses permitted or required to registerC. Empresas que pueden o deben inscribirse en el registro
123.123.
One of the key objectives of business registration is to permit businesses of  all sizes and legal forms to improve their visibility in the marketplace and to the  public. hTis objective is of particular importance in assisting MSMEs to participate  effectively in the economy and to take advantage of State programmes available to  assist them.Uno de los principales objetivos de la inscripción registral de empresas es permitir que empresas de todos los tamaños y formas jurídicas adquieran visibilidad en el mercado y ante el público. Este objetivo es especialmente importante para ayudar a las MIPYME a participar efectivamente en la economía y aprovechar los programas que el Estado pone a su disposición para ayudarlas.
States should enable businesses of all sizes and legal forms to register  in an appropriate business registry, or create a single business registry that is tailored to accommodate registration by a range of different sizes and different legal  forms of business.Los Estados deberían permitir la inscripción de empresas de todos los tamaños y formas jurídicas en un registro de empresas apropiado, o crear un único registro de empresas concebido de modo tal que puedan inscribirse en él empresas de diferentes tamaños y formas jurídicas.
124.124.
States must also defne which particular legal forms of businesses are required  to register under the applicable law.Los Estados también deben definir qué formas jurídicas de empresas estarán obligadas a inscribirse de conformidad con la ley aplicable.
In some legal traditions, it is common to require  registration of all businesses, including sole proprietorships and professionals;Según algunas tradiciones jurídicas, es común que se exija la inscripción de todas las empresas, incluidas las empresas unipersonales y los profesionales;
in  others, certain businesses, usually the smallest, are not required to register due to  their size and legal form;según otras, hay determinadas empresas, por lo general las más pequeñas, que no están obligadas a inscribirse debido a su tamaño y forma jurídica;
in yet other legal traditions, only corporations and similar  entities (with legal personality and limited liability) are required to register. hTis  latter approach can exclude businesses like partnerships and sole proprietorships  from mandatory registration.y en otros sistemas de derecho solo se exige que se inscriban las sociedades de capital y otras entidades similares (con personalidad jurídica y responsabilidad limitada). En los ordenamientos que aplican este último criterio, es posible que algunas empresas, como las sociedades de personas o las empresas unipersonales, no estén obligadas a inscribirse.
However, variations on these regimes also exist, and  some jurisdictions permit voluntary registration for businesses that would not otherwise be required to register, such as sole traders and professional associations.Sin embargo, también existen variantes de esos regímenes, y en algunas jurisdicciones se permite la inscripción voluntaria de empresas que de otro modo no estarían obligadas a inscribirse, como los comerciantes individuales y las asociaciones profesionales.
125.125.
Enabling the registration of businesses that would not otherwise be required  to register with the business registry (but may be subject to mandatory registration  with other public authorities, such as taxation and social security) allows such  businesses to beneft from a number of services offered by the State, by the registry  and other entities, including the protection of a business or a trade name, facilitating access to credit, accessing additional opportunities for growth, improving visibility to the public and to markets.Cuando se permite la inscripción de empresas no obligadas a inscribirse en el registro de empresas (pero que pueden tener que inscribirse necesariamente en otros organismos públicos, como los organismos tributarios y de seguridad social), se da a esas empresas la posibilidad de aprovechar una serie de servicios ofrecidos por el Estado, el registro y otras entidades, entre ellos la protección del nombre o denominación de la empresa, la facilitación del acceso al crédito, el acceso a otras oportunidades de crecimiento y una mayor visibilidad ante el público y los mercados.
In any event, registration is always  required for the separation of personal assets from assets devoted to the business  or for limiting the liability of the owner of the business. hTe law should establish  registration obligations (e.g. timely fling of periodic returns, updating of registered  information, accuracy of information submitted) also for businesses that voluntar ily register with the business registry as well as appropriate sanctions for noncompliance with those obligations, in order to ensure a consistent approach with  the regime established for those businesses that are required to register.En todo caso, siempre es necesaria la inscripción para separar los bienes personales de los bienes destinados al negocio o para limitar la responsabilidad del propietario de la empresa. La ley debería establecer obligaciones relacionadas con la inscripción registral (por ejemplo, la presentación puntual de los resultados periódicos, la actualización de la información registrada y la exactitud de la información presentada) también para las empresas que se inscriban voluntariamente en el registro, así como sanciones apropiadas para el caso de que incumplan esas obligaciones, a fin de aplicarles el mismo criterio que a las empresas que están obligadas a inscribirse.
126.126.
Even when business registration is voluntary, it may still prove burdensome  for MSMEs and outweigh the benefts the business could gain as a registered business, thus discouraging registration.Aun cuando la inscripción en el registro de empresas sea voluntaria, puede resultar onerosa para las MIPYME e imponerles una carga superior a los beneficios que podrían obtener si estuvieran inscritas, lo que desalentaría la inscripción.
Some jurisdictions have carried out reforms  to simplify the registration process by decreasing its cost (see paras. 199 to 201  and rec. 41 below) and by removing administrative obstacles.En algunas jurisdicciones se han llevado a cabo reformas para simplificar el trámite de inscripción reduciendo su costo (véanse los párrs. 199 a 201 y la recomendación 41 infra) y eliminando obstáculos administrativos.
In any event, States  should encourage micro and small businesses to register by adopting policies especially tailored to the needs of such businesses in order to convey to them the  advantages of registration, including specifc incentives available for MSMEs.En cualquier caso, los Estados deberían alentar a las microempresas y las pequeñas empresas a inscribirse, adoptando políticas especialmente adaptadas a las necesidades de esas empresas para hacerles conocer las ventajas de la inscripción, incluidos los incentivos específicos que se ofrecen a las MIPYME.
Recommendation 20: Businesses permitted or required to register hTe law should specify:Recomendación 20: Empresas que pueden o deben inscribirse La ley debería:
(a) Which legal forms of businesses are required to register;a) establecer qué formas jurídicas de empresas estarán obligadas a inscribirse en el registro;
and (b) hTat businesses of all sizes and legal forms are permitted to register.y b) permitir que se inscriban empresas de todos los tamaños y formas jurídicas.
D. Minimum information required for registrationD. Información mínima exigida para la inscripción
127.127.
Businesses must meet certain information requirements in order to be registered;Para inscribirse en el registro, las empresas deben cumplir determinados requisitos de información establecidos por el Estado.
those requirements are determined by the State. hTe information required  usually varies depending on the legal form of business being registered – for example, sole proprietorships and simplifed business entities may be required to submit  relatively simple details (if at all) in respect of their business, while businesses such  as public and private limited liability companies will be required to provide more  complex and detailed information depending on the requirements established by  the law in respect of those types of business.La información exigida suele depender de la forma jurídica de la empresa que se inscribe; por ejemplo, es posible que las empresas unipersonales y las entidades mercantiles simplificadas solo tengan que presentar (si acaso) datos relativamente sencillos con respecto a su actividad comercial, mientras que otras empresas, como las sociedades de capital, coticen o no en la bolsa, estarán obligadas a proporcionar información más compleja y detallada, dependiendo de los requisitos establecidos en la ley respecto de ese tipo de entidades.
Although the requirements for registration of each legal form of business will vary according to the applicable law,  there are, however, some requirements that can be said to be common for many  businesses in most States, both during the initial registration process and throughout the lifecycle of the business.Si bien los requisitos de inscripción correspondientes a cada forma jurídica variarán en función de la ley aplicable, podría decirse que algunos requisitos son comunes a muchas empresas en la mayoría de los Estados, tanto durante el trámite inicial de inscripción como a lo largo del ciclo de vida de la empresa.
128128.
(a) hTe name of the business;a) el nombre de la empresa;
(b) hTe address at which the business can be deemed to receive correspondence  (such an address can be a “service address” and need not be the residential address  of the registrants or the managers of the business);b) la dirección en que puede considerarse que la empresa recibe correspondencia (esa dirección puede ser el “domicilio constituido” y no necesariamente el domicilio particular de los solicitantes de la inscripción o de los administradores de la empresa);
(c) hTe name(s) and contact details of the registrant(s);c) el nombre y los datos de contacto del solicitante o solicitantes de la inscripción;
(d) hTe identity of the person or persons who are authorized to sign on behalf  of the business or who serve as the business’s legal representative(s);d) la identidad de la persona o personas que están autorizadas a firmar en nombre de la empresa o que actúan en calidad de representantes legales de esta; y
and (e) hTe legal form of the business that is being registered and its unique identifer, if such an identifer has already been assigned (see paras. 106 and 107 above).e) la forma jurídica de la empresa que se inscribe y su identificador único, si ya se le hubiera asignado (véanse los párrs. 106 y 107 supra).
129.129.
Other information that may be required for registration, depending on the  jurisdiction of the registry and the legal form of the business being registered, can  include:Según la jurisdicción en que se encuentre el registro y la forma jurídica de la empresa que se inscribe, puede ser necesario proporcionar otra información, como la siguiente:
(a) hTe names and addresses of the persons associated with the business, which  may include managers, directors and oifcers of the business;a) el nombre y la dirección de las personas vinculadas a la empresa, que pueden ser, entre otras, los administradores, directores y funcionarios directivos de la empresa;
(b) hTe rules governing the organization or management of the business;b) las normas que rigen la organización o la administración de la empresa;
and (c) Information relating to the capitalization of the business.y c) información relativa a la capitalización de la empresa.
130.130.
Business registries may request information on the gender identifcation,  ethnicity or language group of the registrant and other persons associated with the  business, but the provision of such information should not be a requirement for  registration.Los registros de empresas pueden solicitar información relacionada con el género, el origen étnico o el grupo lingüístico del solicitante de la inscripción y otras personas vinculadas a la empresa, pero no debería ser obligatorio suministrar esos datos para la inscripción.
It should be noted, however, that while such information can be  important for statistical purposes, particularly in light of State programmes that  may exist to support under-represented groups, its collection could raise privacy  issues.Sin embargo, cabe señalar que, si bien esa información puede ser importante desde el punto de vista estadístico, especialmente en vista de los programas estatales que puedan existir para prestar apoyo a los grupos insuficientemente representados, la reunión de esa información podría plantear problemas de privacidad.
Such information should thus be requested only on a voluntary basis, should  be treated as protected data and made available, if at all, only on a statistical basis.Esa clase de datos debería solicitarse únicamente con carácter voluntario, tratarse como información protegida y poder consultarse, si acaso, únicamente con fines estadísticos.
131.131.
Depending on the legal form of the business being registered, other details  may be required in order to fnalize the registration process.Dependiendo de la forma jurídica de la empresa que se inscribe, puede ser necesario suministrar otros datos para finalizar el trámite de inscripción.
In some jurisdictions,  proof of the share capital, information on the type of commercial activities engaged  in by the business (see however paras. 242 and 243 below), and agreements in  respect of non-cash property constitute information that may also be required in  respect of certain legal forms of business. In addition, in several jurisdictions, registration of shareholder details and any changes therein may be required; in a few  cases, registration of shareholder details is carried out by a different authority.En algunas jurisdicciones es posible que las empresas de determinadas formas jurídicas también estén obligadas a presentar pruebas del capital social, una descripción del tipo de actividades comerciales que realiza la empresa (véanse, no obstante, los párrs. 242 y 243 infra) e información sobre lo que se haya acordado respecto de los bienes que no consistan en dinero. Además, en varias jurisdicciones puede ser obligatorio comunicar al registro los datos de los accionistas y los cambios que se produzcan en esos datos; en unos pocos casos, es un organismo diferente el que lleva un registro de los datos de los accionistas.
States should, however, be mindful that requesting a prospective business to submit  complex and extensive information may result in making registration more diifcult  and expensive and thus may discourage MSMEs from registering.Sin embargo, los Estados deben ser conscientes de que, si se pide a las empresas que están considerando constituirse que presenten información compleja y extensa, el trámite de inscripción puede volverse más difícil y costoso y, en consecuencia, disuadir a las MIPYME de inscribirse.
132.132.
It should also be noted that in some jurisdictions, registration of the identity  of the business owner(s) is considered a key requirement;other jurisdictions now  make it a practice to register benefcial ownership details and changes in those  details, although the business registry is not always the authority entrusted with  this task. 16 Transparency in the benefcial ownership of businesses can help prevent the misuse of corporate vehicles, including MSMEs, for illicit purposes.17Asimismo, cabe señalar que en algunas jurisdicciones se considera un requisito fundamental que en la información que se presenta al registro figure la identidad de los propietarios de las empresas; en otras jurisdicciones ha arraigado la práctica de comunicar al registro los datos de los beneficiarios finales y cualquier cambio que se produzca en esos datos, aunque el organismo al que se confía esa tarea no siempre es el registro de empresas{§16}La transparencia en cuanto a los beneficiarios finales de las empresas puede contribuir a evitar el uso indebido de los mecanismos societarios, incluidas las MIPYME, con fines ilícitoshttp://www.fatf-gafi.org/media/fatf/documents/recommendations/pdfs/FATF-40-Rec-2012-Spanish.pdf{§17}
Recommendation 21: Minimum information required for registration hTe law should establish the required information and supporting documents for the  registration of a business, including at least:Recomendación 21: Información mínima exigida para la inscripción La ley debería establecer la información y los documentos justificativos que será necesario presentar para inscribir una empresa en el registro y que incluirán, como mínimo, lo siguiente:
(b) hTe address at which the business can be deemed to receive correspondence or, in cases where the business does not have a standard form address, the precise description of the geographical location of the business; (c) hTe identity of the registrant(s); (e) hTe legal form of the business being registered and its unique identifer, if  such an identifer has already been assigned. 16 A “benefcial owner” is the natural person(s) who ultimately owns or controls a legal person or arrangement even when the ownership or control is exercised through a chain of ownership or by means of control other than  direct control. hTese vehicles may include not only corporations, trusts, foundations, and limited partnerships, but  also simplifed business forms, and may involve the creation of a chain of cross-border company law vehicles created  in order to conceal their ownership. 17 It should be noted that the Financial Action Task Force (FATF) Recommendation 24 in respect of trans parency and benefcial ownership of legal persons encourages States to conduct comprehensive risk assessments  of legal persons and to ensure that all companies are registered in a publicly available company registry. hTe basic  information required is: (a) the company name; (b) proof of incorporation ;(c) legal form and status; (d) the address of the registered oifce; (e) its basic regulating powers; and (f) a list of directors. In addition, companies are  required to keep a record of their shareholders or members.a) el nombre de la empresa; b) la dirección en que puede considerarse que la empresa recibe correspondencia o, si la empresa carece de una dirección corriente, la descripción precisa de su ubicación geográfica; c) la identidad del solicitante o solicitantes de la inscripción; d) la identidad de la persona o personas que están autorizadas a firmar en nombre de la empresa o que actúan en calidad de representantes legales de esta; y e) la forma jurídica de la empresa que se inscribe y su identificador único, si ya se le hubiera asignado.
E. Language in which information is to be submittedE. Idioma en que debe presentarse la información
133.133.
When requiring the submission of information for business registration, one  important issue for the State to consider is the language in which the required  information must be submitted.Una cuestión importante que los Estados deberían tener presente cuando exijan que se presente información para la inscripción registral de una empresa es el idioma en que debe presentarse esa información.
Language can be a barrier and can cause delays in  registration if documents need to be translated into the language of the registry.El idioma puede constituir una barrera y causar demoras en la inscripción si es necesario traducir los documentos al idioma del registro.
On the other hand, a business can be registered only if the content of the information is legible to the registry staff.Por otra parte, solo es posible inscribir una empresa si el contenido de la información es legible para el personal del registro.
For this reason, it is not common for jurisdictions  to allow documents or electronic records to be submitted in a non-oifcial language.Por ese motivo, no es una práctica común que las jurisdicciones permitan que los documentos en papel o electrónicos se presenten en un idioma no oficial.
States, however, may consider whether such documents can be accepted. hTere are  some States that allow all or some of the information relating to the business registration to be submitted in a non-oifcial language.Sin embargo, los Estados pueden considerar la posibilidad de aceptar esos documentos. Algunos Estados permiten que la totalidad o parte de la información relacionada con la inscripción de una empresa se presente en un idioma no oficial.
Should States opt for this  approach, they may wish to require that the documents or electronic records must  be accompanied by an oifcial translation into the registry’s oifcial language(s) or  any other form of authenticating the documents that is used in the State.Los Estados que decidan aplicar ese criterio quizás podrían exigir que los documentos en papel o electrónicos se presentasen acompañados de una traducción oficial a uno de los idiomas oficiales del registro, o con arreglo a cualquier otra forma de autenticación de documentos que se utilice en el Estado de que se trate.
134.134.
Another issue is whether the documents submitted to the business registry  include information, such as names and addresses, that uses a set of characters  different from the characters used in the language of the registry.Otra cuestión que puede plantearse es que en los documentos presentados al registro de empresas figure información, como nombres y direcciones, consignada en caracteres diferentes de los que se utilizan en el idioma del registro.
In such a situa tion, the State should provide guidance on how the characters are to be adjusted  or transliterated to conform to the language of the registry.En ese caso, los Estados deberían dar directrices sobre la forma de transliterar o adaptar esos caracteres al idioma del registro.
135.135.
A number of States have more than one oifcial language or no oifcial language.Algunos Estados no tienen idioma oficial, o tienen más de uno.
In these States, the language in which the information is to be submitted to  the business registry is usually determined by the language laws of the State, if any  (see also para. 120 above).En esos Estados, el idioma en que debe presentarse la información al registro de empresas suele estar determinado en las leyes nacionales relativas al idioma, si las hubiera (véase también el párr. 120 supra).
When States decide to accommodate registration in  more than one language, different approaches can be adopted.Los Estados que decidan permitir que la inscripción se solicite en más de un idioma pueden aplicar distintos criterios.
For example, States  may require parties to make their registration in all oifcial languages;Por ejemplo, pueden exigir a las partes que soliciten la inscripción en todos los idiomas oficiales;
or they may  permit fling in one language only, but then require the registry to prepare and  register duplicate copies in all oifcial languages.o pueden permitir que la solicitud de inscripción se presente en un solo idioma, pero luego exigir al registro que prepare e inscriba ejemplares de la solicitud en todos los idiomas oficiales.
Both these approaches, however,  may be costly and invite error.No obstante, ambos criterios pueden resultar bastante costosos y prestarse a que se cometan errores.
A more eifcient method to deal with multiple  oifcial languages, any one of which may be used to register, would be to allow  registrants to carry out registration in only one of those oifcial languages. hTis  approach would also take into account the fnancial constraints of MSMEs and  additional circumstances, such as possible literacy issues, when entrepreneurs may  not be equally lfuent in all oifcial languages in a State.Un método más eficiente para resolver las dificultades que plantea la pluralidad de idiomas oficiales, cuando se puede utilizar cualquiera de ellos para inscribir una empresa en el registro, sería permitir que las solicitudes de inscripción se presentaran en uno solo de los idiomas oficiales. Este método también tendría en cuenta las limitaciones económicas de las MIPYME y otras circunstancias, como la posible falta de conocimientos lingüísticos, por ejemplo en el caso de los empresarios que no dominaran por igual todos los idiomas oficiales de un Estado.
Whichever approach is  taken, States will have to consider ways to address this matter so as to ensure that  the registration and any subsequent change can be carried out in a cost-effective  way for both the registrant and the registry and, at the same time, ensure that  information can be understood by the registry’s users.Cualquiera sea el método que se adopte, los Estados tendrán que estudiar la forma de resolver esta cuestión de modo que la inscripción y cualquier modificación posterior puedan realizarse de manera económica tanto para el solicitante como para el registro, garantizando, al mismo tiempo, que la información sea comprensible para los usuarios del registro.
Recommendation 22: Language in which information is to be submitted  hTe law should provide that the information and documents submitted to the business registry must be expressed in the language or languages specifed, and in the  character set as determined and publicized by the business registry.Recomendación 22: Idioma en que debe presentarse la información La ley debería disponer que la información y los documentos que se presenten al registro de empresas estén en el idioma o los idiomas que se especifiquen y en el conjunto de caracteres que determine y anuncie públicamente el registro de empresas.
F. Notice of registrationF. Notificación de la inscripción
136.136.
hTe business registry should notify the registrant whether or not the registration of the business was effective as soon as practicable, and, in any event, without undue delay.El registro de empresas debería notificar al solicitante de la inscripción, tan pronto como sea factible y, en todo caso, sin demora indebida, si la empresa ha quedado efectivamente inscrita o no.
Requiring the registry to inform promptly the registrant of the  registration helps to ensure the integrity and security of the registry record.El hecho de exigir al registro que informe sin demora al solicitante de la inscripción de que la empresa ha quedado inscrita contribuye a garantizar la integridad y seguridad del fichero registral.
In  States where online registration is used, the registrant should receive an online  notifcation of the registration of the business.En los Estados en que se utiliza el método de inscripción en línea, el solicitante de la inscripción debería recibir una notificación en línea de la inscripción de la empresa.
Recommendation 23: Notice of registration hTe law should require the business registry to notify the registrant, as soon as practicable, and, in any event, without undue delay, whether the registration of its business is effective.Recomendación 23: Notificación de la inscripción La ley debería exigir al registro de empresas que notifique al solicitante de la inscripción, tan pronto como sea factible y, en todo caso, sin demora indebida, si la empresa ha quedado efectivamente inscrita.
In an online registration system, the business registry should send an  online notifcation to the registrant immediately atfer all of the requirements for the  registration of the business have been successfully fulflled.En un sistema de inscripción registral en línea, el registro de empresas debería enviar una notificación en línea al solicitante de la inscripción inmediatamente después de que se hayan cumplido de manera satisfactoria todos los requisitos exigidos para la inscripción de la empresa.
G. Content of notice of registrationG. Contenido de la notificación de la inscripción
137.137.
hTe notice of registration should include the minimum information in  respect of the registered business necessary to provide conclusive evidence that all  requirements for registration have been complied with and that the business is duly  registered according to the law of the enacting State.La notificación de la inscripción debería contener la información mínima sobre la empresa inscrita que sea necesaria para demostrar de manera concluyente que se han cumplido todos los requisitos de inscripción y que la empresa ha quedado debidamente inscrita en el registro de conformidad con la ley del Estado promulgante.
Recommendation 24: Content of notice of registration hTe law should provide that the notice of registration may be in the form of a cer tifcate, notice or card, and that it should contain at least the following information:Recomendación 24: Contenido de la notificación de la inscripción La ley debería establecer que la notificación de la inscripción podrá emitirse en forma de certificado, notificación o tarjeta y que deberá contener, como mínimo, la siguiente información:
(a) hTe unique identifer of the business;a) el identificador único de la empresa;
(b) hTe date and time of its registration;b) la fecha y hora de inscripción; c)
(c) hTe name of the business;el nombre de la empresa;
(d) hTe legal form of the business;d) la forma jurídica de la empresa; y
and (e) hTe law under which the business has been registered.e) la ley en virtud de la cual se ha inscrito la empresa.
H. Period of effectiveness of registrationH. Período de vigencia de la inscripción
138.138.
States may adopt one of two approaches to determine the period of effec tiveness of the registration of a business.Los Estados pueden aplicar dos criterios diferentes para determinar el período de vigencia de la inscripción registral de una empresa.
In some States, the registration of the  business is subject to a maximum period of duration established by law.En algunos Estados, la inscripción tiene un período máximo de duración establecido en la ley.
It follows  that unless the registration is renewed, the registration of the business will expire  on the date stated in the notice of registration or upon the termination of the  business.Esto significa que, a menos que se renueve, la inscripción de la empresa caduca en la fecha indicada en la notificación de la inscripción o cuando la empresa deja de existir{§18}
18 hTis approach imposes a burden on the registered business, which could be particularly problematic for MSMEs, as they otfen operate with minimal staff  and limited knowledge of the applicable rules.Este criterio impone a las empresas inscritas una carga que puede resultar especialmente problemática para las MIPYME, que a menudo operan con muy poco personal y con escaso conocimiento de las normas aplicables.
Further, if additional information is  required and not furnished by the business, renewal of its registration could also  be refused.Además, si se necesitara información adicional que no fuera facilitada por la empresa, también se le podría denegar la renovación de su inscripción.
139.139.
Under the second approach, no maximum period of validity is established  for the registered business and the registration is effective until the business ceases  to operate and is deregistered. hTis approach simplifes the intake process and both  encourages registration and reduces its burden on all businesses.Conforme al segundo criterio, no se fija un período máximo de vigencia de la inscripción, la que mantiene sus efectos hasta que la empresa deja de operar y se cancela su inscripción en el registro. Este criterio simplifica el proceso de ingreso de información, lo que alienta a las empresas a inscribirse y, al mismo tiempo, reduce la carga que supone la inscripción para todas ellas.
However, States  that opt for this approach should ensure the adoption of appropriate methods (e.g.  sending regular prompts to businesses, establishing advertising campaigns as  reminders, or, as a last resort, enforcement procedures) to encourage businesses to  keep their registered information current (see paras. 157 to 161 and rec. 30 below).Sin embargo, los Estados que opten por este criterio deberían adoptar métodos apropiados (por ejemplo, el envío de avisos periódicos a las empresas, campañas publicitarias a modo de recordatorio o, como último recurso, medidas coercitivas) para alentar a las empresas a mantener actualizada la información que respecto de ellas conste en el registro (véanse los párrs. 157 a 161 y la recomendación 30 infra).
140.140.
In some cases, both approaches have been adopted: a maximum period of  registration, subject to renewal, may apply to registered businesses that are of a  legal form that does not have legal personality, while an unlimited period of registration may apply to businesses that have legal personality. hTis duality of  approach relfects the fact that the consequences of the expiry of registration of a  business that possesses legal personality are likely to be more serious and may affect  the very existence of the business and the limited liability protection afforded to  its owners. 18 It should be noted that the general law of the enacting State for calculating time periods would apply to the calculation of the period of effectiveness, unless speci fc legal provisions applicable to registration provide  otherwise. For example, the general law of the enacting State may provide that, if the applicable period is expressed  in whole years from the day of registration, the year runs from the beginning of that day.En algunos casos se han adoptado ambos criterios: se aplica un período máximo de vigencia de la inscripción, susceptible de renovación, a las empresas inscritas cuya forma jurídica no les otorga personalidad jurídica, mientras que a las empresas que tienen personalidad jurídica se les aplica un período ilimitado de vigencia de la inscripción. Esta dualidad de criterio permite concluir que el vencimiento de la inscripción de una empresa con personalidad jurídica probablemente tendrá consecuencias más graves y podrá afectar a la existencia misma de la empresa y a la protección que la responsabilidad limitada confiere a sus propietarios.
141.141.
Although some jurisdictions require registered businesses to renew their  registration periodically, the practice of establishing registration without a maximum period of validity is a more desirable approach as it meets the needs of businesses for simplifed and fast procedures, while relieving them, in particular  MSMEs, of a potential burden.Si bien en algunas jurisdicciones se exige que las empresas inscritas renueven su inscripción periódicamente, la práctica de no fijar un plazo máximo de vigencia de la inscripción registral es un criterio más conveniente, puesto que responde a la necesidad de las empresas de contar con procedimientos simplificados y rápidos, y las exime, en particular a las MIPYME, de una posible carga.
Recommendation 25: Period of effectiveness of registration hTe law should establish that the registration is valid until the business is deregistered.Recomendación 25: Período de vigencia de la inscripciónLa ley debería establecer que la inscripción registral de una empresa surtirá efectos hasta que se cancele.
I. Time and effectiveness of registrationI. Fecha y hora de la inscripción y momento a partir del cual surte efecto
142.142.
In the interests of transparency and predictability of a business registry,  States should determine the moment at which the registration of a business or any  later change made to the registered information is effective.En aras de la transparencia y la predictibilidad del registro de empresas, los Estados deberían determinar el momento a partir del cual surtirán efecto la inscripción registral de una empresa o las modificaciones que posteriormente se realicen en la información registrada.
States usually determine that a business registration or any subsequent change made to it is effective  either at the time of the entry of that information into the registry record or when  the application for registration (or a change to that information) is received by the  registry.Los Estados suelen disponer que la inscripción registral de una empresa o las modificaciones que posteriormente se le introduzcan comiencen a surtir efecto o bien en el momento en que la información se incorpora al fichero registral, o bien cuando el registro recibe la solicitud de inscripción (o de modificación de esa información).
Whichever approach is chosen, the most important factor is that the State  make it clear at which moment the registration or change is effective.Cualquiera sea el criterio adoptado, lo más importante es que el Estado indique claramente en qué momento surtirá efecto la inscripción o la modificación.
In addition,  the effective time of registration of the business or any later change to the registered  information should be indicated in the registry record relating to the relevant  business.Además, en la ficha registral correspondiente a la empresa de que se trate deberá hacerse constar la fecha y hora de entrada en vigor de su inscripción o de cualquier modificación que se introduzca posteriormente en la información registrada.
143.143.
In some jurisdictions, businesses may also apply for the protection of certain  rights in the period prior to registration.En algunas jurisdicciones, las empresas también pueden solicitar la protección de determinados derechos en el período anterior a la inscripción.
For example, the provisional registration  of the trade name of the business to be registered may protect that name from  being used by any other entity until the registration of the business is effective.Por ejemplo, la inscripción provisional puede proteger el nombre de la empresa que solicita la inscripción para que no sea utilizado por ninguna otra entidad hasta que la inscripción surta efecto.
In  such cases, States should be equally clear to establish the moment at which such  pre-registration rights are effective and the period of their effectiveness.En esos casos, los Estados deberían determinar con igual claridad el momento en que comenzarán a surtir efecto esos derechos anteriores a la inscripción y el período durante el cual estarán vigentes.
144.144.
If the registry is designed to enable users to submit or amend registered  information electronically without the intervention of registry staff and to use  online payment methods for the registration, the registry sotfware should ensure  that the information becomes effective immediately or nearly immediately atfer it  is transmitted.Si el registro se diseña de modo tal que permita a los usuarios enviar electrónicamente la información que se desea inscribir o modificar sin necesidad de que intervenga el personal del registro y utilizar métodos de pago en línea para la inscripción, el programa informático del registro debería garantizar que la información entre en vigor inmediatamente o casi inmediatamente después de su transmisión.
As a result, any delay between the time of the electronic transmission of the information and the effective time of registration of the business will  be eliminated.De ese modo no habría ninguna demora entre el momento de la transmisión electrónica de la información y el momento en que quedaría efectivamente inscrita la empresa.
145.145.
In registry systems in which the registry staff must enter the information  into the registry record (whether it is received electronically or in paper form), there will inevitably be some delay between the time when the information is  received in the registry oifce and the time when the information is entered into  the registry record.En los sistemas registrales en que el personal del registro debe ingresar la información en el fichero registral (independientemente de que la reciba por vía electrónica o en papel), es inevitable que haya cierta demora entre el momento en que la oficina del registro recibe la información y el momento en que esta se ingresa en el fichero registral.
In these cases, the law should provide that the registry must  enter the information received into the registry record as soon as practicable and  possibly set a deadline by which that entry should be completed.En esos casos, la ley debería exigir que el registro ingrese en el fichero registral, tan pronto como sea factible, la información recibida, y, quizás, fijar un plazo para que la información quede ingresada.
In a mixed registry system which allows information to be submitted in both electronic and paper  form, registrants who elect to use the paper form should be alerted that this method  may result in some delay in the time of effectiveness of the registration.En los sistemas registrales mixtos, que permiten presentar la información tanto en formato electrónico como en papel, se debería alertar a los solicitantes que opten por utilizar formularios en papel de que el uso de ese método podría retrasar en cierta medida el momento de entrada en vigor de la inscripción.
Finally, a  business registry usually processes applications for registration in the order in  which they have been received, although some jurisdictions may permit expedited  processing of applications, subject to the payment of an additional fee.Por último, los registros de empresas normalmente dan curso a las solicitudes de inscripción en el orden en que las reciben, aunque en algunas jurisdicciones puede estar permitida la tramitación acelerada de las solicitudes a cambio del pago de una tasa adicional.
Recommendation 26: Time and effectiveness of registrationRecomendación 26: Fecha y hora de la inscripción y momento a partir del cual surte efecto La ley debería:
(a) Require the business registry to record the date and time that applications  for registration are received and to process them in that order as soon as practicable  and, in any event, without undue delay;a) exigir al registro de empresas que deje constancia de la fecha y hora de recepción de las solicitudes de inscripción y que les dé curso en el orden en que las reciba y tan pronto como sea factible y, en todo caso, sin demora indebida;
(b) Establish clearly the moment at which the registration of the business is  effective;b) establecer claramente el momento a partir del cual surtirá efecto la inscripción de una empresa; y
and (c) Specify that the registration of the business must be entered into the business registry as soon as practicable thereatfer, and in any event without undue delay.c) exigir que toda inscripción de una empresa se incorpore al fichero del registro de empresas tan pronto como sea factible y, en todo caso, sin demora indebida.
J. Rejection of an application for registrationJ. Rechazo de una solicitud de inscripción
1.1.
Rejection due to errors in the application for registrationRechazo debido a errores en la solicitud de inscripción
146.146.
A series of checks and control procedures are required to ensure that the  necessary information is provided in order to register the business;Para inscribir una empresa en el registro es preciso realizar una serie de verificaciones y controles a fin de comprobar que se haya presentado la información necesaria;
however, the  extent of such controls varies according to the jurisdiction.no obstante, el alcance de esos controles varía según la jurisdicción.
In those legal regimes  where the registry performs simple control procedures, if all of the basic legal and  administrative requirements established by applicable law are met, the registrar  must accept the information as fled, record it, and register the business.En los regímenes legales en que el registro realiza controles sencillos, si se cumplen todos los requisitos jurídicos y administrativos básicos establecidos en la ley aplicable, el registrador está obligado a aceptar la información presentada, incorporarla al fichero registral e inscribir a la empresa.
When the  legal regime requires a more thorough verifcation of the information fled, registries may have to check whether mandatory provisions of the law are met by the  content of the application and information submitted, or by any amendments  thereto.Cuando el régimen legal exige una verificación más minuciosa de la información presentada, los registros pueden tener que comprobar si el contenido de la solicitud y la información presentada, o las modificaciones de la información registrada, se ajustan a las disposiciones imperativas de la ley.
Whichever approach is chosen, States should defne in their law which  requirements the information to be submitted to the registry must meet.Cualquiera sea el criterio que se elija, los Estados deberían definir en su ley los requisitos que debe reunir la información que se presenta al registro.
In certain jurisdictions, the registrar is given the authority to impose requirements as to the  form, authentication and manner of delivery of information to be submitted to the  registry.En algunas jurisdicciones se autoriza al registrador a imponer requisitos en cuanto a la forma, la autenticación y el modo de envío de la información que se presenta al registro.
When an MSME is seeking to register, such requirements should be kept  to a minimum in order to facilitate the registration process for MSMEs. hTis will  reduce administrative hurdles and help in promoting business registration among  such businesses.Con respecto a las MIPYME que deseen inscribirse, sería conveniente que esos requisitos se redujeran al mínimo a fin de facilitarles el trámite de inscripción. De esa manera se reducirían los obstáculos administrativos y se contribuiría a fomentar la inscripción registral de esas empresas.
147.147.
Registration of MSMEs may also be facilitated if the registrar is granted the  power to accept and register documents that do not fully comply with the requirements for the form of the submission, and to rectify clerical errors, including its  own incidental errors, in order to bring the entry in the business registry into  conformity with the documents submitted by the registrant. hTis will avoid imposing the potentially costly and time-consuming burden of requiring the registrant  to resubmit its application for registration.También se puede facilitar la inscripción de las MIPYME si se confiere al registrador la facultad de aceptar e inscribir documentos que no se ajusten totalmente a los requisitos de forma exigidos y de subsanar errores de copia, incluso los que cometa involuntariamente el propio registro, a fin de que el asiento registral concuerde con los documentos presentados por el solicitante de la inscripción. De esa manera se evitaría imponer al solicitante de la inscripción la carga potencialmente onerosa, en términos de tiempo y dinero, que implicaría exigirle que volviera a presentar su solicitud de inscripción.
Entrusting the registrar with these  responsibilities may be particularly important if registrants do not have direct  access to electronic submission of documents and where such submission, or the  entry of data, requires the intervention of the registry staff.Puede ser especialmente importante encomendar esas funciones al registrador si los solicitantes de inscripciones no tienen acceso directo a medios electrónicos de presentación de documentos, o cuando se requiera la intervención del personal del registro para el envío de documentos o el ingreso de datos.
In States where it is  possible for registrants to submit applications for registration directly online, the  electronic registration system usually provides automated scrutiny of the data  entered in the application.En los Estados en que los usuarios pueden enviar solicitudes de inscripción directamente en línea, por lo general el sistema electrónico de inscripción examina automáticamente los datos consignados en la solicitud.
When the registrar is granted the authority to correct  its own errors as well as any incidental errors that may appear in the information  submitted in support of the registration of the business, the law of the enacting  State should strictly determine under which conditions those responsibilities may  be discharged (see also paras. 231 and 232 and rec. 53 below).Cuando el registrador tiene facultades para rectificar sus propios errores, así como cualquier error involuntario que pudiera aparecer en la información presentada en apoyo de la inscripción de una empresa, la ley del Estado promulgante debería determinar exactamente las condiciones en que podrán ejercerse esas facultades (véanse también los párrs. 231 y 232 y la recomendación 53 infra).
Clear rules in this  regard will ensure the integrity and security of the registry record and minimize  any risk of abuse from or corruption by the registry staff (see also paras. 212 to  217 and rec. 47 below). hTe law of the enacting State should thus establish that  the registry may only exercise its discretion to correct errors upon having provided  prior notifcation of the intended corrections to the registrant and having received  the consent of the registrant in return, although this approach could create a delay  in the registration of the business while the registrar seeks such consent.Unas normas claras al respecto garantizarían la integridad y la seguridad del fichero registral y reducirían al mínimo los riesgos de que el personal del registro cometa abusos o actos de corrupción (véanse también los párrs. 212 a 217 y la recomendación 47 infra). Por lo tanto, la ley del Estado promulgante debería establecer que el registro solo podrá ejercer sus facultades discrecionales para corregir errores una vez que haya notificado al solicitante de la inscripción las rectificaciones que se propone hacer y que haya recibido el consentimiento del solicitante en respuesta a la notificación, aunque la aplicación de este criterio podría retrasar la inscripción de la empresa hasta que el registrador obtenga dicho consentimiento.
When  the information provided by the business is not suifcient to comply with the  requirements for registration, the registrar should be granted the authority to  request from the business additional information in order to fnalize the registration  process. hTe law of the enacting State should specify an appropriate length of time  within which the registrar should make such a request.Cuando la información suministrada por la empresa no sea suficiente para cumplir los requisitos de inscripción, el registro debería tener facultades para solicitar a la empresa la información complementaria que sea necesaria para finalizar el trámite de inscripción. La ley del Estado promulgante debería fijar un plazo apropiado para que el registrador solicite esa información.
148.148.
hTe rejection of an application for registration is likely to be processed dif ferently depending on whether the registry is electronic, paper-based, or mixed.Es probable que el rechazo de una solicitud de inscripción se lleve a cabo de manera diferente según si el registro es electrónico, en papel, o mixto.
In  a registry system that allows registrants to submit applications and relevant information directly to the registry electronically, the system should be designed, when  permitted by the State’s technological infrastructure, so as to automatically require  correction of the application if it is submitted with an error, and to automatically reject the submission of incomplete or illegible applications, displaying the reasons  for the rejection on the registrant’s screen.En los casos en que se permite que los usuarios envíen directamente al registro, por vía electrónica, las solicitudes de inscripción y la información pertinente, el sistema debería diseñarse, si la infraestructura tecnológica del Estado lo permite, de modo tal que pida automáticamente que se corrijan las solicitudes que se presenten con errores y rechace automáticamente las solicitudes incompletas o ilegibles, mostrando los motivos del rechazo en la pantalla del solicitante.
In cases where the application for registration of a business is submitted in paper form and the reason for its rejection  is that the application was incomplete or illegible, there might be some delay  between the time of receipt of the application by the registry and the time of communication of its rejection, and the reasons therefor, to the registrant.En los casos en que la solicitud de inscripción de una empresa se presenta en papel y el motivo por el que se rechaza es que está incompleta o es ilegible, podría haber cierta demora entre el momento en que el registro recibe la solicitud y el momento en que se comunica al solicitante el rechazo de la solicitud y los motivos por los que se rechazó.
In mixed  registry systems which allow applications to be submitted using both paper and  electronic means, the design of the electronic medium should include the technical  specifcations that allow for automatic requests for correction or automatic rejection of an application.En los sistemas registrales mixtos, en que se permite que las solicitudes se presenten tanto en papel como por vía electrónica, al diseñar el soporte electrónico se deberían incluir las especificaciones técnicas que permitan generar en forma automática el pedido de corrección de los errores o rechazar automáticamente una solicitud.
Moreover, registrants who elect to use the paper form when  such a choice is possible should be alerted that this method may result in some  delay between the time of receipt of the application by the registry and the time  of communication of any rejection, and the reasons therefor.Además, se debería advertir a los solicitantes de inscripciones que opten por el uso del papel, cuando esa opción esté permitida, que ese método puede dar lugar a cierta demora entre el momento en que el registro recibe la solicitud y el momento en que se comunica un posible rechazo y sus motivos.
2.2.
Rejection of an application for failure to meet the requirements prescribed by lawRechazo de una solicitud por no reunir los requisitos exigidos por la ley
149.149.
States should provide that registries must reject the registration of a business  only if its application does not meet the requirements prescribed by the applicable  law of the State. 19 hTis approach is implemented in several jurisdictions regardless of their legal tradition.Los Estados deberían disponer que los registros estén obligados a rechazar la solicitud de inscripción de una empresa solo en el caso de que la solicitud no cumpla los requisitos exigidos por la ley aplicable del Estado{§19} Este criterio se aplica en varias jurisdicciones, con independencia de su tradición jurídica.
In order to prevent any arbitrary use of such power, however,  the registrar must provide, in writing, a notice of the rejection of an application for  registration and the reasons for which it was rejected, and the registrant must be  allowed time to appeal against that decision as well as to resubmit its application.No obstante, para evitar que esa facultad se ejerza de manera arbitraria, el registrador debe enviar por escrito una notificación del rechazo de la solicitud de inscripción, indicando los motivos del rechazo y otorgando un plazo al solicitante para que impugne esa decisión y para que vuelva a presentar su solicitud.
Recommendation 27: Rejection of an application for registration hTe law should provide that the registrar:Recomendación 27: Rechazo de una solicitud de inscripción La ley debería disponer que el registrador:
(a) Must reject an application for the registration of a business only if the  application does not meet the requirements specifed in the law; (b) Is required to provide to the registrant in written form the reason for any  such rejection;a) esté obligado a rechazar la solicitud de inscripción de una empresa solamente en el caso de que la solicitud no cumpla los requisitos establecidos en la ley;
andb) tenga la obligación de comunicar por escrito al solicitante de la inscripción los motivos del rechazo; y
(c) Is granted the authority to correct its own errors as well as any incidental  errors that may appear in the information submitted in support of the registration of Instances in which the registry improperly accepts an application and registers a business that does not meet the requirements prescribed by law should be governed by the provisions establishing liability of the business  registry, if any (see paras. 212 to 217 of the Guide). Moreover, the law of the State should establish how rectifcation  of business registration should be carried out in such instances. the business, provided that the conditions under which the registrar may exercise this  authority are clearly established.c) esté facultado para rectificar sus propios errores, así como cualquier error involuntario que pudiera aparecer en la información presentada en apoyo de la inscripción de una empresa, siempre y cuando estén claramente establecidas las condiciones conforme a las cuales el registrador podrá ejercer esa facultad.
K.K.
Registration of branchesInscripción de sucursales
150.150.
Registration of branches of a business is a common practice, although there  are jurisdictions in which such registration is not required.La inscripción registral de sucursales de empresas es una práctica común, aunque existen jurisdicciones en las que esa inscripción no es obligatoria.
Most States require the  registration of national branches of a foreign business in order to permit those  branches to operate in their jurisdiction and to ensure the protection of domestic  creditors, businesses and other interested parties that deal with those branches.La mayoría de los Estados exigen que las sucursales nacionales de las empresas extranjeras se inscriban en el registro para permitirles operar en su jurisdicción y para proteger a los acreedores, empresas y demás interesados nacionales que tengan tratos con ellas.
In  several States, registration of a national branch of a national company is also  required or permitted.En varios Estados también se exige o se permite la inscripción de las sucursales nacionales de empresas nacionales.
Registration of a business branch might not appear to be  immediately relevant for MSMEs, whose main concern is more likely to be to  consolidate their business without exceeding their human and fnancial capacity.Podría parecer que la inscripción de una sucursal en el registro no es algo que revista un interés inmediato para las MIPYME, que probablemente estén más preocupadas por consolidar su actividad comercial sin sobrepasar su capacidad humana y financiera.
However, this issue is relevant for those slightly larger businesses that, being of a  certain size and having progressed to a certain volume of business, look to expand  beyond their local or domestic market.En cambio, la cuestión sí es de interés para las entidades mercantiles un poco más grandes que, por su tamaño y por haber alcanzado un determinado volumen de negocios, aspiran a expandirse más allá del mercado local o nacional.
151.151.
States have their own rules for governing the operation of foreign businesses,  and there may be considerable differences among those States that permit the registration of branches of foreign businesses in terms of what triggers the obligation  to register them.Cada Estado tiene sus propias normas para regular las actividades de las empresas extranjeras y puede haber diferencias considerables entre los Estados que permiten la inscripción de sucursales de empresas extranjeras en cuanto a los factores que hacen nacer la obligación de inscribirlas.
Some approaches are based on a broad interpretation of the concept of foreign establishment, for example, those that include not only a branch,  but also any establishments with a certain degree of permanence or recognizability,  such as a place of business in the foreign State.Algunos criterios se basan en una interpretación amplia del concepto de establecimiento extranjero y, por ejemplo, incluyen en esa categoría no solo a las sucursales, sino también a cualquier negocio con cierto grado de permanencia o que pueda ser reconocido como establecimiento de una empresa en un Estado extranjero.
Other approaches defne more  precisely the elements that constitute a branch which needs to be registered, possibly including the presence of some sort of management, the maintenance of an  independent bank account, the relation between the branch and the original or  main business, or the requirement that the original or main business has its main  oifce registered abroad.Otros criterios definen con mayor exactitud los elementos que caracterizan a las sucursales que deben inscribirse, que pueden ser, entre otros, la presencia de algún tipo de órgano de administración, el mantenimiento de una cuenta bancaria independiente, la relación entre la sucursal y la empresa original o principal, o el requisito de que la empresa original o principal tenga su sede central inscrita en el extranjero.
Not all States defne a branch in their laws, or state under  which circumstances a foreign establishment in the State must be registered: laws  may simply refer to the existence of a foreign branch.No todos los Estados definen el término “sucursal” en sus leyes, ni enuncian las circunstancias en que un establecimiento extranjero estará obligado a inscribirse en el Estado: cabe la posibilidad de que las leyes se refieran simplemente a la existencia de una sucursal extranjera.
In these cases, registries may  fll the gap by issuing guidelines that clarify the conditions under which such a  registration should be carried out.En esos casos, los registros podrían llenar esa laguna emitiendo directrices que aclaren las circunstancias en que deberá realizarse la inscripción.
When this occurs, the registration guidelines  should not be seen as an attempt to legislate by providing a discrete defnition of  what constitutes a branch, but rather as a tool to explain the features required by  a branch of a business in order to be registered.Cuando eso ocurra, las directrices relativas a la inscripción no deberían considerarse un intento de legislar, dando una definición separada de lo que constituye una sucursal, sino más bien un medio de explicar las características que debe reunir la sucursal de una empresa para poder inscribirse en el registro.
152.152.
When simplifying or establishing a business registry, States should consider  enacting provisions governing the registration of branches of businesses from other  jurisdictions. hTose provisions should address, at a minimum, issues such as timing  of registration, disclosure requirements, information on the persons who can legally represent the branch and the language in which the registration documents should  be submitted.Al simplificar o crear un registro de empresas, los Estados deberían considerar la posibilidad de aprobar normas legales que rijan la inscripción registral de las sucursales de empresas de otras jurisdicciones. En esas normas deberían preverse, como mínimo, cuestiones como el momento en que debe realizarse la inscripción, la información que se debe proporcionar, los datos de las personas que pueden representar legalmente a la sucursal y el idioma en que deben presentarse los documentos necesarios para la inscripción.
Duplication of names could represent a major issue when registering  foreign company branches, and it is important to ensure that the identity of a business is consistent in different jurisdictions.La repetición de nombres puede ser un grave problema cuando se inscriben sucursales de empresas extranjeras, por lo que es importante verificar que la identidad de la empresa coincida con la declarada en las distintas jurisdicciones.
In this regard, an optimal approach  could be for a business registry to use unique identifers to ensure that the identity  of a business remains consistent and clear within and across jurisdictions (see paras.  98 to 105 above).Al respecto, un método óptimo podría ser que el registro de empresas utilizara identificadores únicos para que no hubiera dudas ni incongruencias en cuanto a la identidad de las empresas, tanto dentro de una misma jurisdicción como entre distintas jurisdicciones (véanse los párrs. 98 a 105 supra).
Recommendation 28: Registration of branches hTe law should establish:Recomendación 28: Inscripción de sucursales La ley debería:
(a) Whether the registration of a branch of a business is required or permitted;a) establecer si la inscripción de la sucursal de una empresa es de carácter obligatorio u opcional;
(b) A defnition of “branch” for registration purposes that is consistent with  the defnition provided elsewhere in the law;b) incluir a los efectos de la inscripción registral, una definición del término “sucursal” que coincida con la definición que figure en las demás disposiciones de la ley;
and (c) Provisions regarding the registration of a branch to address the following  issues:y c) contener disposiciones relativas a la inscripción de sucursales que prevean las cuestiones siguientes:
(i)i)
Disclosure requirements, including: the name and address of the registrants;la información que deberá proporcionarse, en particular: el nombre y la dirección de los solicitantes de la inscripción;
the name and address of the branch;el nombre y la dirección de la sucursal;
the legal form of the  original or main business seeking to register a branch;la forma jurídica de la empresa original o principal que solicita la inscripción de la sucursal;
and current  proof of the existence of the original or main business issued by a  competent authority of the State or other jurisdiction in which that  business is registered;y prueba actual de la existencia de la empresa original o principal emitida por un organismo competente del Estado o jurisdicción en que está inscrita esa empresa; y
and (ii)ii)
Information on the person or persons who can legally represent the  branch.información sobre la persona o personas que pueden representar legalmente a la sucursal.
V. Post-registrationV. Etapa posterior a la inscripción
153.153.
While a key function of a business registry is, of course, the registration of  a business, registries typically support businesses throughout their life cycle.Si bien una función esencial de todo registro de empresas es, naturalmente, la inscripción de empresas, los registros suelen prestar apoyo a las empresas durante todo su ciclo de vida.
Once  a business’s information is collected and properly recorded in the business registry,  it is imperative that it be kept current in order for it to continue to be of value to  users of the registry.Una vez que la información relativa a una empresa se ha recibido e incorporado debidamente al registro de empresas, es indispensable que se mantenga actualizada a fin de que siga siendo de utilidad para los usuarios del registro.
Both the registered business and the registry play roles in  meeting these goals.Tanto la empresa inscrita como el registro contribuyen al logro de ese objetivo.
154.154.
In order for a business to remain registered, it must submit certain information during the course of its life, either periodically or when changes in its registered information occur, so that the registry is able to maintain the information on  that business in as current a state as possible. hTe registry also plays a role in  ensuring that its information is kept as current as possible, and may use various  means to do so, such as those explored in greater detail below.Para que una empresa siga estando inscrita, es necesario que presente determinada información a lo largo de su ciclo de vida, ya sea periódicamente o cuando se produzcan cambios en la información registrada respecto de ella, a fin de que el registro pueda mantener la información relativa a esa empresa lo más actualizada posible. El registro también contribuye a que la información que consta en él esté lo más actualizada posible, para lo cual puede emplear diversos métodos, como los que se analizan en mayor detalle a continuación.
Both of these functions permit the registry to provide accurate business information to its users, thus  ensuring transparency and supplying interested parties, including potential business partners and sources of fnance, the public and the State, with a trustworthy  source of information.El papel que desempeñan en este aspecto tanto las empresas como el registro permite que este proporcione a sus usuarios información exacta sobre las empresas, garantizando así la transparencia y ofreciendo a los interesados, entre ellos los posibles socios comerciales y proveedores de financiación, el público y el Estado, una fuente de información fiable. A.
A. Information required after registrationInformación que debe proporcionarse después de la inscripción
155.155.
In many jurisdictions, entrepreneurs have a legal obligation to inform the registry of any changes occurring in the business, whether these are factual changes (for  example, address or telephone number) or whether they pertain to the structure of  the business (for example, a change in the legal form of business).En muchas jurisdicciones, los empresarios tienen la obligación legal de informar al registro de los cambios que se produzcan en su empresa, ya se trate de cambios en las circunstancias de hecho (por ejemplo, la dirección o el número de teléfono) o en la estructura de la empresa (por ejemplo, la forma jurídica de esta).
Information  exchange between business registries and different public authorities operating in the  same jurisdiction serves the same purpose.El intercambio de información entre los registros de empresas y diferentes organismos públicos que actúan en la misma jurisdicción obedece al mismo fin.
In some cases, business registries publish  annual accounts, fnancial statements or periodic returns of businesses that are useful  sources of information in that jurisdiction for investors, business clients, potential  creditors and public authorities.En algunos casos, los registros publican las cuentas anuales, los estados financieros o los resultados periódicos de las empresas, que son fuentes útiles de información en esa jurisdicción para los inversionistas, los clientes de las empresas, los posibles acreedores y los organismos públicos.
Although the submission and publication of detailed  fnancial statements might be appropriate for public companies, depending on their  legal form, submission of fnancial information by MSMEs, if any, should be voluntary and far less detailed.Si bien podría ser apropiado que las empresas que cotizan en la bolsa, dependiendo de su forma jurídica, presentaran y publicaran estados financieros detallados, la presentación de información financiera debería ser voluntaria para
Moreover, that information should only be made public by  the registry if approved by the MSME.las MIPYME o, en su caso, abarcar información mucho menos detallada. Además,
However, to promote accountability and  transparency and to improve their access to credit or attract investment, MSMEs may Chapter V. Post-registration 63 wish to submit and make public their fnancial information. 20 In order to encourage MSMEs to do so, States should allow MSMEs to decide on an annual basis whether  to opt for disclosure of such information or not.el registro solo debería hacer pública esa información si la MIPYME lo autorizara. No obstante, es posible que las MIPYME deseen presentar y hacer pública su información financiera para fomentar la rendición de cuentas y la transparencia y mejorar sus posibilidades de acceder al crédito o atraer inversiones{§20} A fin de alentarlas a que lo hagan, los Estados deberían permitir a las MIPYME decidir, una vez al año, si desean o no divulgar esa información.
156.156.
hTe submission of information that a business is required to provide in order  to remain registered may be prompted by periodic returns that are required by the  registry at regular intervals in order to keep the information in the registry current  or it may be submitted by the business as changes to its registered information  occur. Information required in this regard may include:Una empresa puede proporcionar la información necesaria para seguir estando inscrita cuando presenta al registro los resultados periódicos que este le exige a intervalos regulares a fin de mantener actualizada la información contenida en el registro, o puede presentar esa información cuando se producen cambios en la información que consta en el registro respecto de ella .La información que debe proporcionarse a esos efectos puede incluir:
(a) Amendments to any of the information that was initially or subsequently  required for the registration of the business as set out in recommendation 21; (b) Changes in the name(s) and address(es) of the person(s) associated with  the business;a) modificaciones en cualquiera de los datos exigidos al principio o posteriormente para la inscripción de la empresa, detallados en la recomendación 21; b) cambios en el nombre o la dirección de la persona o personas vinculadas a la empresa;
(c) Financial information in respect of the business, depending on its legal form;c) información financiera sobre la empresa, dependiendo de su forma jurídica; y
and (d)d)
Information concerning insolvency proceedings, mergers or winding-up  (see para. 58 above). Recommendation 29: Information required after registration hTe law should specify that atfer registration, the registered business must at least  fle with the business registry information on any changes or amendments to the  information that was initially required for the registration of the business pursuant  to recommendation 21.información relacionada con procedimientos de insolvencia, fusiones o liquidaciones (véase el párr. 58 supra). Recomendación 29: Información que debe proporcionarse después de la inscripción La ley debería establecer que, después de su inscripción, las empresas inscritas tendrán la obligación de comunicar al registro de empresas, como mínimo, los cambios o modificaciones que se produzcan en la información exigida inicialmente para su inscripción en el registro, detallada en la recomendación 21.
B. Maintaining a current registryB. Mantenimiento de un registro actualizado
157.157
States should enact provisions that enable the business registry to keep its  information as current as possible.Los Estados deberían promulgar normas legales que permitieran al registro de empresas mantener su información lo más actualizada posible.
A common approach through which that may  be accomplished is for the State to require registered businesses to fle at regular  intervals, for example once a year, a declaration stating that certain core informationUn método que se utiliza comúnmente para lograr ese objetivo es que el Estado exija a las empresas inscritas que presenten al registro periódicamente, por ejemplo una vez al año,
contained in the register concerning the business is accurate or stating what changes  should be made.una declaración en la que confirmen la exactitud de determinados datos esenciales sobre la empresa que figuran en el registro, o en la que indiquen las modificaciones que deban introducirse.
Although this approach may be valuable as a means of identifying  businesses that have permanently ceased to operate and may be deregistered, and  may not be burdensome for larger business with suifcient human resources, such  a requirement could be quite demanding for MSMEs, in particular if there is an  associated cost.Si bien este método puede ser muy útil para determinar qué empresas han dejado de funcionar de manera permanente, lo que permitiría eliminarlas del registro, y quizás no implique una carga importante para las empresas más grandes, con recursos humanos suficientes, podría resultar bastante gravoso para las MIPYME, especialmente si tienen que incurrir en gastos.
158.158.
Another approach, which may be preferable in the case of MSMEs, is to  require the business to update its information in the registry whenever a change in  any of the registered information occurs. hTe risk of this approach, which is largely  dependent on the business complying with the rules, may be that the fling of  changes is delayed or does not occur.Otro método, que tal vez sea preferible en el caso de las MIPYME, consiste en exigir a las empresas que actualicen la información que conste en el registro respecto de ellas cada vez que se produzca un cambio en esa información. El riesgo que se corre con este método, cuya eficacia depende en gran medida de que las empresas cumplan las normas, es que las empresas demoren en comunicar los cambios al registro, o que no lo hagan.
To prevent this, States could adopt a system  pursuant to which regular prompts are sent, usually electronically, to businesses to  request them to ensure that their registered information is current.Para evitar que eso suceda, los Estados podrían adoptar un sistema que permita enviar recordatorios periódicos a las empresas, normalmente por vía electrónica, solicitándoles que verifiquen que su información registrada esté actualizada.
In order to minimize the burden for registries and to help them make the most effective use of their  resources, prompts that registries regularly send out to remind businesses to submit  their periodic returns could also include generic reminders to update registered  information.A fin de reducir al mínimo la carga que esto supondría para los registros y ayudarlos a hacer el uso más eficaz posible de sus recursos, en los recordatorios que los registros enviaran periódicamente a las empresas para instarlas a presentar sus resultados periódicos se podrían incluir también recordatorios generales sobre la necesidad de actualizar la información registrada.
If the registry is operated in a paper-based or mixed format, the registry  should identify the best means of performing this task, since sending paper-based  prompts to individual businesses would be time and resource consuming and may  not be a sustainable approach.Si el registro funciona utilizando el formato papel o un formato mixto, sería conveniente que determinara la mejor manera de realizar esta tarea, ya que el envío de recordatorios en papel a cada empresa requeriría tiempo y recursos considerables y podría no ser un método sostenible.
In one State, where the registry is not operated electronically, reminders to businesses to update their registered information are routinely published in newspapers.En un Estado en que el registro no funciona electrónicamente, los recordatorios dirigidos a las empresas inscritas para que actualicen su información registrada se publican de ordinario en los periódicos.
159.159.
Regardless of the approach chosen to prompt businesses to inform the registry of any changes in their registered information, States may adopt enforcement  measures for businesses that fail to meet their obligations to fle amendments.Independientemente del método que elijan para recordar a las empresas que deben comunicar al registro cualquier cambio que se produzca en su información registrada, los Estados pueden adoptar medidas coercitivas para obligar a las empresas incumplidoras a que presenten las modificaciones que corresponda.
For  example, a State could adopt provisions establishing the liability of the registered  business to a fne on conviction if changes are not fled with the business registry  within the time prescribed by law (see paras. 210 and 211 and rec. 46 below).Por ejemplo, un Estado podría aprobar disposiciones por las que se sancionara con el pago de una multa a las empresas inscritas que no comunicaran los cambios pertinentes al registro de empresas en el plazo establecido por la ley (véanse los párrs. 210 y 211 y la recomendación 46 infra).
160.160.
A more general method that may help mitigate any potential deterioration  of the information collected in the business registry would include enhancing the  interconnectivity and the exchange of information between business registries and  taxation and social security authorities as well as other public authorities. hTe  adoption of integrated electronic interfaces among the authorities involved in the  business registration process allowing for their technical interoperability and the  use of unique identifers could play a key role (see paras. 93, 94 and 98 to 105  above).Un método más general que podría contribuir a mitigar el posible deterioro de la información almacenada en el registro de empresas consistiría en aumentar la interconectividad y el intercambio de información entre los registros de empresas y los organismos tributarios y de seguridad social, así como con otros organismos públicos. La adopción de interfaces electrónicas integradas entre los organismos que intervienen en el proceso de inscripción registral de empresas, que permitan su interoperabilidad técnica y el uso de identificadores únicos, podría desempeñar un papel clave (véanse los párrs. 93, 94 y 98 a 105 supra).
Moreover, the registrar could identify sources of information on the registered business that would assist in maintaining a current registry record.Además, el registrador podría identificar las fuentes de información sobre las empresas inscritas que ayudarían a mantener un fichero registral actualizado.
161.161.
Once the registry has received the updated information, it should ensure  that all amendments are entered in the registry record without undue delay.Una vez que el registro recibe la información actualizada, debe incorporar al fichero registral, sin demora indebida, todas las modificaciones presentadas.
Again,  the form in which the registry is operated is likely to dictate what might constitute Chapter V. Post-registration 65an undue delay.También en este aspecto, es probable que la forma en que funcione el registro determine lo que podría constituir una demora indebida.
If the registry allows users to submit information electronically  without the intervention of the registry staff, the registry sotfware should permit  the amendments to become immediately or nearly immediately effective.Si el registro permite que los usuarios envíen información electrónicamente, sin que intervenga el personal del registro, el programa informático del registro debería permitir que las modificaciones surtan efecto inmediatamente o casi inmediatamente.
Where  the registry system (whether electronic, paper-based or mixed) requires the registry  staff to enter the information on behalf of the business, all amendments should be  relfected in the registry as soon as possible, and a maximum time period in which  that should be accomplished could be stipulated.Cuando el sistema registral (ya sea electrónico, en papel o mixto) exige que el personal del registro ingrese la información al fichero registral en nombre de la empresa, todas las modificaciones deberían incorporarse al registro lo antes posible, y podría fijarse un plazo máximo para el cumplimiento de esa tarea.
Recommendation 30: Maintaining a current registry hTe law should require the registrar to ensure that the information in the business  registry is kept current, including through:Recomendación 30: Mantenimiento de un registro actualizado La ley debería exigir al registrador que se asegure de que la información contenida en el registro de empresas se mantenga actualizada, incluso por los siguientes medios:
(a) Sending an automated request to registered businesses to prompt them to  report whether the information maintained in the registry continues to be accurate  or to state what changes should be made;a) el envío de una solicitud automatizada a las empresas inscritas para recordarles que deben comunicar si la información que consta en el registro sigue siendo exacta o, de lo contrario, indicar las modificaciones que deban introducirse;
(b) Displaying notices of the required updates in the registry oifce and suboifces and routinely publishing reminders on the registry website and social media  and in national and local electronic and print media;b) la exhibición de anuncios en las oficinas y suboficinas del registro sobre la necesidad de actualizar la información, así como la publicación frecuente de recordatorios en el sitio web del registro, en las redes sociales y en los medios de difusión impresos y electrónicos locales y nacionales;
(c) Identifcation of sources of information on the registered businesses that  would assist in maintaining the currency of the registry;c) la identificación de las fuentes de información sobre las empresas inscritas que ayudarían a mantener actualizado el registro; y
and (d) Updating the registry as soon as practicable following the receipt of  amendments to registered information and, in any event, without undue delay  thereatfer.d) la actualización del fichero registral tan pronto como sea factible y, en todo caso, sin demora indebida, a partir de que se reciban modificaciones de la información registrada.
C.C.
Making amendments to registered informationIntroducción de modificaciones en la información registrada
162.162.
States should also determine the time at which changes to the registered  information are effective in order to promote the transparency and predictability  of the business registry.A fin de promover la transparencia y la predictibilidad del registro de empresas, los Estados también deberían determinar el momento a partir del cual surtirán efecto las modificaciones introducidas en la información registrada.
Changes should become effective when the information  contained in the notifcation of amendments is entered into the registry record  rather than when the information is received by the registry, and the time of the  change should be indicated in the registry record of the relevant business.Las modificaciones deberían entrar en vigor cuando la información contenida en la notificación de modificación se incorpore al fichero registral, y no cuando el registro reciba esa información, y la fecha y hora de la modificación debería hacerse constar en la ficha registral de la empresa en cuestión.
In order  to preserve information on the history of the business, amendments to previously  registered information should be added to the registry record without deleting  previously entered information.A fin de conservar la información sobre el historial de la empresa, las modificaciones que se introduzcan en la información registrada con anterioridad deberían añadirse al fichero registral sin eliminar la información ingresada anteriormente.
163.163.
As in the case of business registration, if the registry allows users to submit  amendments electronically without the intervention of the registry staff, the  amendments should become effective immediately or nearly immediately atfer they are transmitted.Al igual que cuando se inscribe una empresa, si el registro permite que los usuarios comuniquen las modificaciones por vía electrónica, sin que intervenga el personal del registro, estas deberían surtir efecto inmediatamente o casi inmediatamente después de su transmisión.
If the registry staff must enter the amendments into the registry  on behalf of the business, amendments received should be entered into the registry  record as soon as practicable, possibly within a maximum time.Si el personal del registro tiene que ingresar las modificaciones en el fichero registral en nombre de la empresa, las modificaciones recibidas deberían incorporarse a dicho fichero tan pronto como sea factible, posiblemente dentro de un plazo máximo que se fije.
In a mixed registry  system that allows amendments to be submitted using both paper and electronic  means, registrants who elect to use the paper form should be alerted that this  method may result in some delay in the effectiveness of the amendments.En los sistemas registrales mixtos, que permiten que las modificaciones se presenten tanto en papel como por vía electrónica, se debería alertar a los solicitantes de inscripciones que opten por utilizar el formato papel de que el uso de ese método puede retrasar en cierta medida la entrada en vigor de las modificaciones.
Recommendation 31: Making amendments to registered informationRecomendación 31: Introducción de modificaciones en la información registrada La ley debería:
(a) Require the business registry to:a) exigir al registro de empresas:
(i) process amendments to the registered information in the order in  which they are received;i) que dé curso a las modificaciones de la información registrada en el orden en que se reciban;
(ii) record the date and time when the amendments are entered into the  registry record;ii) que deje constancia de la fecha y hora en que las modificaciones se incorporen al fichero registral; y
and (iii) notify the registered business as soon as practicable, and in any  event, without undue delay, that its registered information has been  amended;iii) que notifique a la empresa inscrita, tan pronto como sea factible y, en todo caso, sin demora indebida, que la información registrada respecto de ella ha sido modificada;
and (b) Establish when an amendment to the registered information is effective.y b) establecer el momento a partir del cual surtirán efecto las modificaciones introducidas en la información registrada.
VI.VI.
Accessibility and information-sharingAccesibilidad e intercambio de información
A. Hours of operation of the business registryA. Horario de funcionamiento del registro de empresas
164.164.
Establishing the operating days and hours of the business registry depends  on whether the registry is designed to allow direct electronic registration and  information access by users or whether it requires their physical presence at an oifce  of the registry.La determinación de los días y el horario de funcionamiento del registro dependerá de si este ha sido diseñado de un modo que permita a los usuarios acceder directamente a él por vía electrónica para realizar inscripciones y obtener información, o es necesario que los usuarios comparezcan físicamente ante una oficina del registro.
In the former case, electronic access should be available continuously  except for brief periods to undertake scheduled maintenance;En el primer caso, el acceso electrónico debería estar disponible de manera continua, salvo por las breves interrupciones necesarias para realizar las tareas de mantenimiento programadas;
in the latter case,  registry oifces should operate during dependable and consistent hours that are  compatible with the needs of potential registry users.en el segundo caso, las oficinas del registro deberían funcionar durante un horario fiable y regular que sea compatible con las necesidades de los posibles usuarios del registro.
In view of the importance of  ensuring ease of access to the business registry for all users, the above criteria should  be incorporated in the law of the enacting State or in administrative guidelines  published by the registry, and the registry should ensure that its operating days and  hours are widely publicized.En vista de la importancia de facilitar el acceso de todos los usuarios al registro de empresas, los criterios antes mencionados deberían recogerse en la ley del Estado promulgante o en directrices administrativas publicadas por el registro, y el registro debería dar amplia difusión a la información sobre sus días y horario de funcionamiento.
165.165.
If the registry provides services (e.g. registration of a business, provision of  information services) through a physical oifce, the minimum hours and days of  operation should be the normal business days and hours of public oifces in the  State.Si el registro presta servicios (por ejemplo, de inscripción de empresas o de suministro de información) a través de una oficina física, los días y el horario en que, como mínimo, tendría que funcionar esa oficina deberían coincidir con los días y el horario de funcionamiento normales de las oficinas públicas del Estado.
To the extent that the registry requires or permits paper-based submissions,  the registry should aim to ensure that the paper-based information is entered into  the registry record and made available as soon as practicable, but preferably on the  same business day that the information is received by the registry.Cuando el registro exija o permita que se presenten documentos en papel, debería procurar que la información presentada en papel se incorpore al fichero registral y se ponga a disposición del público tan pronto como sea factible, preferentemente el mismo día hábil en que reciba la información.
Information  requests submitted in paper form should likewise be processed on the same day  they are received.De manera similar, debería darse curso a las solicitudes de información presentadas en papel el mismo día en que se reciban.
To achieve this goal, the deadline for submitting paper-based  information requests may be set independently from the business hours of the  registry oifce.Para lograr este objetivo, la hora límite fijada para presentar solicitudes de información en papel podría ser independiente del horario de funcionamiento de la oficina del registro{§21}
21 Alternatively, the business registry could continue to receive paper submissions and information requests throughout its business hours, but set a “cut  off” time atfer which information received may not be entered into the registry  record, or information searches performed, until the next business day. A third  approach would be for the registry to undertake that information will be entered 21 For example, the law or administrative guidelines of the registry could stipulate that, while the registry oifce is open between 9 a.m. and 5 p.m., all applications, changes and search requests must be received by an  earlier time (for example, by 4 p.m.) to ensure that the registry staff has suifcient time to enter the information  included in the application into the registry record or conduct the searches. into the registry record and searches for information will be performed within a  stated number of business hours atfer receipt of the application or information  request.Otra posibilidad sería que la oficina del registro siguiera recibiendo solicitudes de inscripción y de información en papel durante todo su horario de funcionamiento, pero fijase una “hora de corte”, de modo tal que la información que se recibiera después de esa hora no podría ingresarse en el fichero registral sino hasta el día hábil siguiente, y la información que se solicitara después de esa hora no se buscaría sino hasta el día hábil siguiente. Un tercer método consistiría en que el registro se comprometiese a ingresar en el fichero registral la información recibida o a buscar la información solicitada en un lapso establecido de determinado número de horas hábiles a partir de la recepción de la solicitud de inscripción o información.
166166.
. hTe law could also enumerate, in either an exhaustive or an indicative way,  the circumstances under which access to the business registry may temporarily be  suspended.En la ley también cabría enumerar, en forma taxativa o bien a título de ejemplo, las circunstancias en que podría suspenderse temporalmente el acceso al registro de empresas.
An exhaustive list would provide more certainty, but there is a risk that  it might not cover all possible circumstances.Una lista taxativa daría mayor certeza, pero se correría el riesgo de que no abarcara todas las circunstancias posibles.
An indicative list would provide more  lfexibility but less certainty.Una enumeración a título de ejemplo permitiría tener más flexibilidad, pero menos certeza.
Circumstances justifying a suspension of registry services would include any event that makes it impossible or impractical to provide  those services (for example, due to force majeure such as fre, lfood, earthquake  or war, or to a breakdown in the Internet or network connection).Las circunstancias que justificarían una suspensión de los servicios registrales abarcarían cualquier acontecimiento que hiciera imposible o inviable prestar esos servicios (por ejemplo, por causa de fuerza mayor, como en caso de incendio, inundación, terremoto o guerra, o debido a interrupciones de la conexión a Internet o a la red).
Recommendation 32: Hours of operation of the business registry hTe law should ensure that:Recomendación 32: Horario de funcionamiento del registro de empresas La ley debería establecer que:
(a) If access to the services of the business registry is provided electronically,  access is available at all times;a) si el acceso a los servicios del registro de empresas se ofrece por vía electrónica, dicho acceso estará disponible en todo momento;
(b) If access to the services of the business registry is provided through a  physical oifce:b) si el acceso a los servicios del registro de empresas se ofrece a través de una oficina física:
(i) Each oifce of the registry is open to the public during the days and  hours to be specifed by the enacting State;i) cada oficina del registro estará abierta al público los días y en el horario que especifique el Estado promulgante; y
and (ii) Information about any registry oifce locations and their opening  days and hours is publicized on the registry’s website, if any, or otherwise widely publicized, and the opening days and hours of registry  oifces are posted at each oifce;ii) la información relativa a la ubicación de las oficinas del registro y sus días y horario de atención al público se publicará en el sitio web del registro, si lo hubiere, o se difundirá ampliamente de alguna otra manera, y los días y el horario de atención al público de las oficinas del registro se indicarán en un anuncio fijado en cada oficina;
and (c) Notwithstanding subparagraphs (a) and (b) of this recommendation,  the business registry may suspend access to the services of the registry in whole  or in part in order to perform maintenance or provide repair services to the registry, provided that:y c) no obstante lo dispuesto en los apartados a) y b) de la presente recomendación, el registro de empresas podrá suspender el acceso a sus servicios total o parcialmente para realizar tareas de mantenimiento o de reparación, siempre que:
(i) hTe period of suspension of the registration services is as short as  practicable;i) el período de suspensión de los servicios de inscripción sea lo más breve posible;
(ii) Notifcation of the suspension and its expected duration is widely  publicized;ii) se publique ampliamente el aviso de la suspensión y su duración prevista; y
and (iii) Such notice should be provided in advance and, if not feasible, as  soon atfer the suspension as is reasonably practicable.iii) el aviso se publique con antelación y, de no ser posible, tan pronto como sea razonablemente factible después de la suspensión.
B.B.
Access to services of the business registryAcceso a los servicios del registro de empresas
168.168.
Access of potential registrants to the registration services of the business  registry should only be subject to compliance with minimum age requirements,  and with procedural requirements for the use of the registration services of the  registry, such as: that the request for registration be submitted via an authorized  medium of communication and on the prescribed form; and that the registrant  provide identifcation in the form requested by the registry (see paras. 128 and  129 above and rec. 21) and pay any fee required for registration (see paras. 198  and 199 and rec. 41 below).El acceso de los posibles solicitantes de inscripciones a los servicios de inscripción del registro de empresas debería estar condicionado únicamente al cumplimiento de los requisitos de edad mínima y de los requisitos de procedimiento aplicables a la utilización de esos servicios, entre ellos, por ejemplo, los siguientes: que la solicitud de inscripción se presente por un medio de comunicación autorizado y utilizando el formulario establecido, y que el solicitante de la inscripción se identifique en la forma requerida por el registro (véanse los párrs. 128 y 129 y la recomendación 21 supra) y pague las tasas de inscripción correspondientes (véanse los párrs. 198 y 199 y la recomendación 41 infra).
169.169.
hTe registry should maintain a record of the identity of the registrant.El registro debería conservar una constancia de la identidad de las personas que soliciten inscripciones.
In  order to ensure a simple and straightforward registration process, the evidence of  identity required of a registrant should be that which is generally accepted as suffcient in day-to-day commercial transactions in the enacting State.A fin de que el trámite de inscripción sea sencillo y claro, la prueba de identidad exigida a los solicitantes de inscripciones debería ser la que se acepta generalmente como suficiente en las operaciones comerciales cotidianas en el Estado promulgante.
When registries  are operated electronically and allow for direct access by users, potential registrants  should be given the option of setting up a protected user account with the registry  in order to transmit information to the registry. hTis would facilitate access by  frequent users of the registration services of the business registry (such as business  registration intermediaries or agents), since they would need to provide the  required evidence of their identity only when initially setting up the account.Cuando los registros funcionan de manera electrónica y permiten el acceso directo de los usuarios, debería darse a los posibles solicitantes de inscripciones la opción de crear una cuenta protegida de usuario del registro a fin de transmitir información a este. Ello facilitaría el acceso de los usuarios frecuentes de los servicios de inscripción del registro de empresas (como los intermediarios o agentes de inscripción de empresas), que tendrían que presentar la prueba exigida de su identidad solo al principio, cuando crearan la cuenta.
170.170.
Once the registrant has complied with the requirements mentioned in paragraph 168 above (and any others established by the law of the State) for accessing  the registry, the registry cannot deny access to the registration services of the registry. hTe only scrutiny that the registry may conduct at this stage (which is carried  out automatically in an electronic registry) is to ensure that legible information  (even if incomplete or incorrect) is entered in the form for business registration.Una vez que el solicitante de la inscripción ha cumplido los requisitos para acceder al registro de empresas mencionados en el párrafo 168 (y demás requisitos que puedan estar previstos en la ley del Estado), el registro no puede denegar el acceso a sus servicios de inscripción. El único control que podrá hacer en esta etapa (y que se realiza en forma automática en los registros electrónicos) es verificar que la información consignada en el formulario de inscripción de empresas sea legible (aunque esté incompleta o sea incorrecta).
If the registrant did not meet the objective conditions for access to the registration  services of the business registry, the registry should provide the reasons for denying  access (e.g. the registrant failed to provide valid identifcation) in order to enable  the registrant to address the problem. hTe registry should provide such reasons as  soon as practicable (in this respect see paras. 146 to 149 and rec. 27 above).Si el solicitante de la inscripción no cumple las condiciones objetivas necesarias para acceder a los servicios de inscripción del registro de empresas, el registro debería indicar los motivos por los que denegó el acceso (por ejemplo, que el solicitante de la inscripción no proporcionó un documento de identidad válido) para que el solicitante pueda resolver el problema. El registro debería comunicar esos motivos tan pronto como fuese factible (al respecto, véanse los párrs. 146 a 149 y la recomendación 27 supra).
171.171.
Certain rules relating to access to the registration services of the business  registry may also be addressed in the “terms and conditions of use” established by  the registry. hTese may include offering the user the opportunity to open an  account to facilitate quick access to the registration services of the registry and any  necessary payment of fees for those services. hTe terms and conditions of access  may also address the concerns of registrants regarding the security and confdentiality of their fnancial and other information or the risk of changes being made to  registered information without the authority of the business.Hay determinadas normas sobre el acceso a los servicios de inscripción del registro de empresas que pueden enunciarse también en las “condiciones de uso” establecidas por el registro. Puede tratarse de ofrecer al usuario la oportunidad de abrir una cuenta con el fin de facilitar el acceso rápido a los servicios de inscripción y el pago de tasas por esos servicios, si las hubiere. Además, las condiciones de acceso pueden tener en cuenta la preocupación de los solicitantes de inscripciones por la seguridad y la confidencialidad de su información financiera o de otra índole o por el riesgo de que se modifique la información registrada sin la autorización de la empresa.
Assigning a unique  user name and a password to the registrant, or employing other modern security  techniques would help reduce such risks, as would requiring the registry to notify  the business of any changes made by others in the user account information.La asignación de un nombre de usuario exclusivo y una contraseña al solicitante de la inscripción o la utilización de otras técnicas modernas de seguridad contribuiría a reducir esos riesgos, al igual que exigir al registro que notifique a la empresa cualquier modificación efectuada por otras personas en la información que figure en la cuenta del usuario.
Recommendation 33: Access to services of the business registry hTe law should permit access to the business registry without discrimination based  on any ground such as race, colour, gender, language, religion, political or other opinion, national or social origin, property, birth or other status.Recomendación 33: Acceso a los servicios del registro de empresas La ley debería permitir el acceso al registro de empresas sin discriminación por motivos de raza, color, género, idioma, religión, opinión política o de otra índole, origen nacional o social, posición económica, nacimiento o cualquier otra condición.
C. Equal rights of women to access the registration services of the business registryC. Igualdad de derechos de la mujer para acceder a los servicios de inscripción del registro de empresas
172.172.
While the non-discrimination principle set out in recommendation 33  clearly encompasses all types of discrimination, including that based on gender,  this Guide supports the view, consistent with goals and resolutions of the  United Nations,Si bien el principio de no discriminación enunciado en la recomendación 33 abarca claramente todas las formas de discriminación, incluida la basada en el género, en la presente Guía, y en consonancia con los objetivos y resoluciones de las
22 that empowerment of women should be a main concern for States and international organizations in light of the key role women play in promoting sustainable development and the persistent social, economic and political  inequalities they experience.Naciones Unidas{§22} , se respalda la opinión de que el empoderamiento de la mujer debería ser una de las principales preocupaciones de los Estados y las organizaciones internacionales, en vista del importante papel que desempeñan las mujeres en la promoción del desarrollo sostenible y de las persistentes desigualdades sociales, económicas y políticas que padecen.
In this respect, it should be noted that in many regions  around the world, businesses owned by women, in particular micro and small businesses, represent a signifcant percentage of all MSMEs and in certain States such  businesses have an average growth rate higher than businesses owned by men.Al respecto, cabe observar que en muchas regiones del mundo hay un alto porcentaje de MIPYME, especialmente microempresas y pequeñas empresas, que pertenecen a mujeres, y en algunos Estados esas empresas tienen una tasa media de crecimiento mayor que las dirigidas por hombres.
Across all regions, however, MSMEs owned by women are otfen over-represented  in the informal economy and in many regions, such businesses experience high  barriers in their commercial activities. hTese barriers may range from lower access  to fnance (e.g. women are less likely to take out a loan, or the terms of borrowing  can be less favourable for them), to the legal and regulatory environment (e.g. weak  property rights or legal capacity), to education gaps (e.g. lower access to educationNo obstante, en todas las regiones una gran proporción de las MIPYME de propiedad de mujeres operan con frecuencia en el sector informal de la economía, y en muchas regiones esas empresas se enfrentan a grandes obstáculos en sus actividades comerciales. Esos obstáculos pueden abarcar desde un menor acceso a la financiación (por ejemplo, una mujer tiene menos probabilidades de obtener un préstamo o, si lo consigue, las condiciones pueden ser menos favorables) o restricciones previstas en el marco legislativo y reglamentario (por ejemplo,
22 See, for example, “Transforming our world: the 2030 Agenda for Sustainable Development” (General Assembly resolution 70/1). Chapter VI. Accessibility and information-sharing 71or lower fnancial literacy), and to social and cultural norms (e.g. restrictions on  mobility or on engagement with people outside the home or on the types of activities women can engage in).con respecto al derecho de propiedad o la capacidad jurídica), hasta diferencias en materia de educación (por ejemplo, menor acceso a la enseñanza superior o menos conocimientos sobre finanzas) y limitaciones impuestas por las normas sociales y culturales (por ejemplo, con respecto a la movilidad, la interacción con personas fuera del hogar o el tipo de actividad que las mujeres pueden realizar).
173.173.
In certain States, gender inequality may even result in different formal  requirements or restrictions for women who want to start a business, including  requirements for registration of a business.En algunos Estados, la desigualdad de género puede dar lugar incluso a que haya requisitos de forma o restricciones diferentes para las mujeres que desean emprender un negocio, en particular requisitos aplicables a la inscripción registral de empresas.
In those States, for example, women  may have to submit additional documents in order to register a business or may  not be permitted to register a business without spousal consent.En esos Estados, por ejemplo, es posible que las mujeres tengan que presentar más documentos para inscribir una empresa, o que no les permita inscribirla sin el consentimiento del cónyuge.
In other States,  even when the principle of economic equality of women is incorporated into  fundamental laws (e.g. the Constitution), its practical effect may be limited by  practical impediments, customary practices, or parallel legal systems that infringe  the rights of many women.En otros Estados, aun cuando el principio de la igualdad económica de la mujer esté consagrado en las leyes fundamentales (por ejemplo, en la Constitución), su eficacia puede estar limitada, en la práctica, por impedimentos de hecho, por determinadas costumbres, o por regímenes jurídicos paralelos que vulneran los derechos de muchas mujeres.
174.174.
States aiming to improve their business environment should take an inclusive approach in promoting entrepreneurship and address the legal, social and  regulatory barriers that prevent equal and effective economic participation of all  businesses, with particular emphasis on MSMEs owned by women.Los Estados que se propongan mejorar su entorno comercial deberían adoptar un criterio inclusivo para promover el espíritu empresarial y tomar medidas para eliminar los obstáculos jurídicos, sociales y reglamentarios que impiden la participación económica efectiva de todas las empresas en pie de igualdad, haciendo hincapié especialmente en las MIPYME de propiedad de mujeres67/202{§23}
23 hTis responds to the commitment undertaken by all States under internationally agreed goals and  targets to achieve gender equality and empowerment of women and girls, including  economic empowerment, at the global, regional and national levels.Esto responde al compromiso contraído por todos los Estados, de conformidad con los objetivos y metas convenidos internacionalmente, de lograr la igualdad entre los géneros y el empoderamiento de las mujeres y las niñas, incluido su empoderamiento económico, a nivel mundial, regional y nacional.
Such steps are  also in compliance with the non-discrimination commitments of States under international human rights instruments, such as the Universal Declaration of Human  rights, as well as with the obligations of States parties to the United Nations Conventions on the Elimination of All Forms of Discrimination against Women  (CEDAW) and other United Nations treaties for the elimination of discrimination  based on gender.Esas medidas también están en consonancia con los compromisos de no discriminación asumidos por los Estados en virtud de los instrumentos internacionales de derechos humanos, como la Declaración Universal de Derechos Humanos, y con las obligaciones de los Estados partes en la Convención de las Naciones Unidas sobre la Eliminación de Todas las Formas de Discriminación contra la Mujer y otros tratados de las Naciones Unidas cuyo propósito es eliminar la discriminación basada en el género.
175.175.
States should also institute policies to collect anonymized, sex-disaggregated  data for business registration on a voluntary basis through the business registry  (see also paras. 56 above and 190 below). hTe lack of sex-disaggregated data affects  a State’s ability to determine the extent of informal barriers to establish a genderneutral business registration framework.Los Estados también deberían implantar políticas con el fin de reunir, por conducto del registro de empresas, datos anonimizados y desglosados por sexo suministrados voluntariamente por las empresas a los efectos de su inscripción en el registro (véanse también los párrs. 56 supra y 190 infra). La falta de datos desglosados por sexo va en desmedro de la capacidad de los Estados para determinar la magnitud de los obstáculos informales que impiden la creación de un régimen de inscripción registral de empresas que sea neutral en cuanto al género.
Recommendation 34: Equal rights of women to access the registration services of the business registryRecomendación 34: Igualdad de derechos de la mujer para acceder a los servicios de inscripción del registro de empresas La ley debería:
(a) Provide that women have equal and enforceable rights of access to the  registration services of the business registry in order to start a business;a) establecer que las mujeres tendrán iguales y legítimos derechos de acceso a los servicios de inscripción del registro de empresas a los efectos de crear una empresa;
(b) Ensure that requirements for business registration do not discriminate  against potential registrants because of their gender;b) garantizar que los requisitos exigidos para la inscripción registral de empresas no discriminen a los posibles solicitantes de inscripciones por razón de su género; y
and (c) Provide for the adoption of policies to collect anonymized sex-  disaggregated data for business registration through the business registry.c prever la adopción de políticas con el fin de reunir, por conducto del registro de empresas, datos anonimizados y desglosados por sexo suministrados a los efectos de la inscripción de empresas en el registro.
D. Public availability of informationD. Acceso del público a la información
176.176.
In keeping with its functions as a collector and disseminator of businessrelated information (see also para. 52 (b) above), the registry should make available  all public information on a registered business. hTis may allow interested users to  make more informed decisions about who they wish to do business with, and for  organizations and other stakeholders to gather business intelligence.En consonancia con sus funciones de reunión y difusión de información relacionada con las empresas (véase también el párr. 52 b) supra), el registro debería dar acceso a toda la información de carácter público sobre las empresas inscritas. Esto puede permitir que los usuarios interesados decidan con mayor conocimiento de causa con quién desean hacer negocios, y que las organizaciones y otros interesados obtengan información comercial esencial.
Moreover,  since access to the publicly available registered information by general users also  enhances certainty of and transparency in the way the registry operates, the principle of public access to this information should be stated in the law of the enacting  State.Por otra parte, dado que el acceso de los usuarios en general a la información registrada que está a disposición del público también aumenta la certeza y la transparencia en lo que respecta al funcionamiento del registro, el principio del acceso público a esa información debería estar consagrado en la ley del Estado promulgante.
In most States, public access to registered information is generally allowed.Por lo general, en la mayoría de los Estados se permite el acceso del público a la información registrada.
However, confdentiality of certain registered information may need to be protected.Sin embargo, puede ser necesario proteger la confidencialidad de determinados datos inscritos.
For this reason, it is recommended that the registry be fully accessible to  the public, unless the registered information is protected under the applicable law.Por ese motivo, se recomienda que el público tenga pleno acceso al registro, salvo cuando la información registrada esté protegida en virtud de la ley aplicable.
177.177.
While providing disclosure of the publicly available registered information  is an approach followed in most States, the way in which users access information,  the format in which the information is presented and the type of information avail able varies greatly from State to State. hTis variation is not only a function of the  technological development of a State, but of the framework for accessing such  information, for example, in respect of different criteria that may be used to search  the registry.Si bien en la mayoría de los Estados se aplica el criterio de permitir la consulta de la información registrada de acceso público, la forma en que los usuarios acceden a esa información, el formato en que esta se presenta y el tipo de información disponible varían enormemente de un Estado a otro. Esas diferencias no solo dependen del desarrollo tecnológico de cada Estado, sino también del marco en que se accede a esa información, por ejemplo, con respecto a los distintos criterios de búsqueda que pueden utilizarse para consultar el registro.
178.178.
It is not recommended that States restrict access to search the information  on the business registry or that users be required to demonstrate a reason to request  access.No se recomienda que los Estados restrinjan el acceso al servicio de consulta de la información contenida en el registro de empresas, ni que exijan a los usuarios que demuestren los motivos por los que solicitan acceder al servicio.
Such a policy could seriously compromise the core function of the registry  to publish and disseminate information on registered businesses.Esa política podría poner en grave peligro la función esencial del registro de publicar y difundir información sobre las empresas inscritas.
Moreover, if a  discretionary element is injected into the granting of an information request, equal  public access to the information in the registry could be impaired, and some potential users might not have access to information that was available to others.Además, la introducción de un elemento de discrecionalidad en la aceptación de una solicitud de información podría coartar la igualdad de acceso del público a la información contenida en el registro e impedir el acceso de algunos usuarios a la información que sí está disponible para otros.
179.179.
Access to the business registry can be made subject to certain procedural  requirements, such as requiring users to submit their information request in a prescribed form and to pay any prescribed fee.El acceso al registro de empresas puede condicionarse al cumplimiento de determinados requisitos de procedimiento, entre ellos, que los usuarios presenten las solicitudes de información en un formulario preestablecido y que paguen las tasas que pudiera corresponder.
If a user does not use the prescribed  registry form or pay the necessary fee, the user may be refused access to search  the registry.Si un usuario no utiliza el formulario registral preestablecido o no abona las tasas necesarias, se le puede denegar el acceso al servicio de consulta que ofrece el registro.
As in the case of refusing access to registration of a business, the registry should be obliged to give the specifc reason for refusing access to information services as soon as practicable so that the user can remedy the problem.Como sucede cuando se rechaza la solicitud de inscripción de una empresa, el registro debería estar obligado a comunicar al usuario, tan pronto como fuese factible, el motivo concreto por el que se le denegó el acceso a los servicios de información, para que el usuario pueda subsanar el problema.
180.180.
Unlike the approach adopted for registrants, the registry should not request  and maintain evidence of the identity of a user as a precondition to obtaining access  to the information on the business registry, since a user is merely retrieving information contained in the public registry record.A diferencia del criterio adoptado respecto de los solicitantes de inscripciones, el registro de empresas no debería solicitar a los usuarios que aportaran pruebas de su identidad como condición previa para darles acceso a la información almacenada en él, ni conservar esas pruebas, ya que los usuarios simplemente estarán consultando la información contenida en el fichero registral de acceso público.
Identifcation should be requested  of users only if it is necessary for the purposes of collecting any fees applicable to  the retrieval of such information.Debería pedirse a los usuarios que presentaran prueba de su identidad solo cuando fuese necesario a los efectos del cobro de las tasas que, en su caso, fuesen aplicables a la consulta de esa información.
181.181.
hTe registry may also reject an information request if the user does not enter  a search criterion in a legible manner in the designated feld but the registry should  provide the grounds for any rejection as soon as practicable, as in the case of noncompliance with the objective conditions for registration by registrants (see paras.  168 and 170 above).El registro también puede rechazar cualquier solicitud de información en la que el usuario no haya indicado un criterio de búsqueda de manera legible en el espacio previsto para ello, pero debería comunicar los motivos de la denegación lo antes posible, al igual que en el caso de los solicitantes de inscripciones que no hayan cumplido las condiciones objetivas exigidas para la inscripción (véanse los párrs. 168 y 170 supra).
In registry systems that allow users to submit information  requests electronically to the registry, the sotfware should be designed to prevent  automatically the submission of information requests that do not include a legible  search criterion in the designated feld and to display the reasons for refusal on the  user’s screen.En los sistemas registrales que permiten a los usuarios enviar solicitudes de información al registro por vía electrónica, el programa informático debería estar diseñado de modo que impida automáticamente el envío de solicitudes de información en las que no se haya indicado de manera legible un criterio de búsqueda en el espacio previsto y que muestre los motivos del rechazo en la pantalla del usuario.
182.182.
Further, in order to facilitate dissemination of the information, States should  be encouraged to abolish or keep to a minimum fees charged to access basic information on registered businesses (see para. 203 below). hTis approach may be  greatly facilitated by the development of electronic registries that allow users to  submit requests or make searches electronically without the need to rely on intermediation by registry personnel.Además, a fin de facilitar la difusión de la información, debería alentarse a los Estados a eliminar o reducir al mínimo las tasas de acceso a la información básica sobre las empresas inscritas en el registro (véase el párr. 203 infra). La aplicación de este criterio puede facilitarse en gran medida mediante la creación de registros electrónicos que permitan a los usuarios enviar solicitudes de inscripción o consultar el registro en forma electrónica sin necesidad de recurrir a la intermediación del personal del registro.
Such an approach is also much cheaper for the  registry.Además, este criterio resulta mucho más económico para el registro.
Where registration systems are paper-based, users may be required to  either visit the registry oifce and conduct the search on site (whether manually  or using ICT facilities that are available) or have information sent to them on paper.En el caso de los sistemas registrales basados en el uso del papel, los usuarios pueden estar obligados a acudir a la oficina del registro y consultar el fichero registral in situ (ya sea manualmente o utilizando los equipos de TIC disponibles), o a pedir que se les envíe la información en papel.
In both cases, registry staff may need to assist the user to locate the information  and prepare it for disclosure.En ambos casos, es posible que el personal del registro tenga que ayudar a los usuarios a encontrar la información y prepararla para su divulgación.
Again, paper-based information access is associated  with delay, higher costs, the potential for error, and the possibility that the information obtained is less current.También en este caso, el acceso a la información en papel puede entrañar demoras, mayores costos, la posibilidad de errores y el riesgo de que la información obtenida no esté actualizada.
183.183.
Finally, States should devise effective means to encourage the use of infor mation services provided by the registry. hTe adoption of electronic registries that  allow direct and continuous access for users (except for periods of scheduled maintenance) will promote the actual use of the information.Por último, los Estados deberían idear medios eficaces de promover el uso de los servicios de información prestados por el registro. La introducción de registros electrónicos que permitan el acceso directo y continuo de los usuarios (salvo durante los períodos previstos de mantenimiento del sistema) promoverá el uso efectivo de la información.
Communication campaigns on the services available from the business registry will also contribute to  the active take-up of information services.Las campañas de comunicación sobre los servicios que ofrece el registro de empresas también contribuirán a que se utilicen más intensamente los servicios de información.
Recommendation 35: Public availability of information  hTe law should specify that all registered information is fully and readily available to  the public unless it is protected under the applicable law.Recomendación 35: Acceso del público a la información La ley debería establecer que toda la información registrada estará a disposición del público sin restricciones y en forma inmediata, a menos que esté protegida de conformidad con la ley aplicable.
E. Where information is not made publicE. Casos en que la información no se pone a disposición del público
184.184.
As noted above (see paras. 176 and 177), access to the business registry  should be granted to all interested entities and to the public at large.Como se señaló anteriormente (véanse los párrs. 176 y 177), todas las entidades interesadas y el público en general deberían tener acceso al registro de empresas.
In order to  maintain the integrity and reputation of the registry as a trusted collector of information that has public relevance, access to sensitive information should be controlled to avoid any breach of confdentiality.A fin de mantener la integridad y la reputación del registro como recopilador fiable de información de interés público, debería controlarse el acceso a la información reservada para garantizar que se respete su confidencialidad.
States should thus put in place proper  disclosure procedures. hTey may do so by adopting provisions that list which information is not available for public disclosure or they may follow the opposite  approach and adopt provisions that list the information that is publicly accessible,  indicating that information that is not listed cannot be disclosed.Por lo tanto, los Estados deberían establecer procedimientos de divulgación adecuados. Pueden hacerlo aprobando disposiciones en las que se detalle la información que no estará a disposición del público, o pueden aplicar el criterio opuesto y adoptar disposiciones en las que se especifique la información que será de acceso público, indicando que no se podrá divulgar ninguna información que no sea la allí mencionada.
185.185.
Legislation in each State otfen includes provisions on data protection and  privacy.Por lo general, en la legislación de todos los Estados existen disposiciones relativas a la protección de datos y la privacidad.
When establishing a registry, in particular an electronic registry, States  must consider issues concerning the treatment of protected data that is included  in the application for registration and its protection, storage and use.Al crear un registro, sobre todo si se trata de un registro electrónico, los Estados deben tener en cuenta las cuestiones relacionadas con el tratamiento de los datos protegidos consignados en las solicitudes de inscripción y con la protección, el almacenamiento y el uso de esos datos.
Appropriate  legislation should be in place to ensure that such data are protected, including rules  on how data may be shared between different public authorities (see para. 114 and  rec. 18 above).Deberían existir leyes adecuadas que garanticen la protección de esos datos y que regulen, entre otras cosas, la forma en que los distintos organismos públicos podrán intercambiar esa información (véanse el párr. 114 y la recomendación 18 supra).
States should also be mindful that a major trend towards increased  transparency in order to avoid the misuse of corporate vehicles for illicit purposes  has resulted from international efforts to fght money-laundering, terrorist, and  other illicit activities.Los Estados también deberían tener presente que, como resultado de las medidas internacionales de lucha contra el blanqueo de dinero, el terrorismo y otras actividades ilícitas{§24} , existe una tendencia importante a aumentar la transparencia para evitar el uso indebido de mecanismos societarios con fines ilícitos.
24 States should thus adopt a balanced approach that achieves both transparency and the need to protect access to sensitive information maintained in the registry.En consecuencia, los Estados deberían adoptar un enfoque equilibrado que les permita garantizar la transparencia y, al mismo tiempo, proteger el acceso a la información confidencial almacenada en el registro.
Recommendation 36: Where information is not made public In cases where information in the business registry is not made public, the law should:Recomendación 36: Casos en que la información no se pone a disposición del público En los casos en que no se haga pública determinada información contenida en el registro de empresas, la ley debería:
(a) Establish which information concerning the registered business is subject  to the applicable law on public disclosure of protected data and which types of information cannot be publicly disclosed;a) establecer qué información sobre las empresas inscritas se regirá por la ley aplicable en materia de divulgación al público de datos protegidos y qué clase de información no podrá divulgarse al público;
andy
(b) Specify the circumstances in which the registrar may use or disclose information that is subject to confdentiality restrictions. 24 See supra, footnote 17 for additional information in respect of FATF Recommendation 24.b) especificar las circunstancias en que el registrador podrá utilizar o divulgar información que esté sujeta a restricciones por motivos de confidencialidad.
F. Direct electronic access to registry servicesF. Acceso electrónico directo a los servicios del registro
186.186.
If the State opts to implement an electronic business registry, the registry  should be designed, if possible, to allow users to submit directly and to conduct  searches from any electronic device, including mobile devices, as well as from computer facilities made available to the public at oifces of the registry or other locations.Si un Estado decide implantar un registro de empresas electrónico, debería diseñarlo, de ser posible, de un modo que permita a los usuarios enviar directamente solicitudes de inscripción e información desde cualquier dispositivo electrónico, incluidos los dispositivos móviles, así como desde las computadoras de uso público instaladas en las oficinas del registro o en otros lugares.
To further facilitate access to business registry services, the registry conditions  of use may allow intermediaries (for example, lawyers, notaries or private sector  third-party service providers) to carry out registration and information searches  on behalf of their clients when the applicable law allows or requires the involvement of such intermediaries.A fin de facilitar aún más el acceso a los servicios del registro de empresas, en las condiciones de uso del registro se podría autorizar a los intermediarios (por ejemplo, abogados, notarios o terceros proveedores de servicios del sector privado) a solicitar inscripciones o consultar el registro en nombre de sus clientes, cuando la ley aplicable permita o exija la intervención de esos intermediarios.
187.187.
When the registry allows for direct electronic access, the registry user  (including an intermediary) bears the burden of ensuring the accuracy of any  request for registration or amendment, or of any search of the registry.Cuando el registro permite el acceso electrónico directo, los usuarios del registro (incluidos los intermediarios) tienen la carga de verificar la exactitud de las solicitudes de inscripción o modificación que presenten o de las consultas que hagan al registro.
Since the  required digital forms are completed by registry users without assistance from the  registry staff, the potential for alteration of those forms by the registry staff is greatly  minimized, as their duties are essentially limited to managing and facilitating electronic access by users, processing any fees, overseeing the operation and maintenance of the registry system and gathering statistical data.Dado que los usuarios rellenan los formularios digitales necesarios sin la ayuda del personal del registro, se reduce al mínimo el riesgo de que los funcionarios del registro alteren esos formularios, ya que sus funciones se limitan esencialmente a gestionar y facilitar el acceso electrónico de los usuarios, procesar el pago de las tasas (si correspondiera), supervisar el funcionamiento y el mantenimiento del sistema registral y recopilar datos estadísticos.
Even when direct  electronic access is allowed, however, the possibility of error or misconduct on the  part of the registry staff may exist if the registry staff is still required to intervene  and enter information submitted to it electronically into the business registry  record (see also para. 213 below).No obstante, incluso cuando se permite el acceso electrónico directo, existe la posibilidad de que el personal del registro cometa errores o faltas de conducta si su intervención sigue siendo necesaria, entre otras cosas para incorporar al fichero registral la información enviada electrónicamente al registro de empresas (véase también el párr. 213 infra).
188.188.
Direct electronic access signifcantly reduces the costs of operation and  maintenance of the system, increases accessibility to the registry (including when  registration or searches are carried out through intermediaries) and enhances the  eifciency of the registration process by eliminating any time lag between the submission of information to the registry and the actual entry of that information into  the record.El acceso electrónico directo reduce en gran medida los gastos de funcionamiento y mantenimiento del sistema, amplía las posibilidades de acceder al registro (incluso cuando las inscripciones o consultas se realizan a través de intermediarios) y aumenta la eficiencia del procedimiento de inscripción al eliminar el desfase temporal entre la presentación de información al registro y la incorporación efectiva de esa información al fichero registral.
In some States, electronic access (from the premises of a registrant or  a business, or from an oifce of the registry) is the only available mode of access  to business registry services.En algunos Estados, el acceso electrónico (ya sea desde el local de un usuario o de una empresa, o desde una oficina del registro) es el único medio disponible de acceso a los servicios del registro de empresas.
In fact, in many States, where the registry is both  electronic and paper-based, by far the most prevalent mode of accessing the registry  services is electronically.De hecho, en muchos Estados en que el registro utiliza tanto el soporte electrónico como el papel, la modalidad más utilizada para acceder a los servicios del registro es, con mucho, la electrónica.
189.189.
It is thus recommended that, to the extent possible, States should establish  a business registry that is computerized and that permits direct electronic access  by users.Por lo tanto, se recomienda que, en la medida de lo posible, los Estados establezcan registros de empresas computarizados que permitan el acceso electrónico directo de los usuarios.
Given the practical considerations involved in establishing an electronic  registry, multiple modes of access should be made available to users at least in the  early stages of implementation in order to reassure those who are unfamiliar with  the system.En vista de las consideraciones prácticas que conlleva el establecimiento de un registro electrónico, se debería ofrecer a los usuarios múltiples medios de acceso, al menos en las etapas iniciales de implementación, para tranquilidad de quienes no conozcan bien el sistema.
To facilitate its use, the registry should be organized to provide for  multiple points of access. hTe overall objective of access to business registry services is the same for both electronic and paper-based or mixed registries: to  make the registration and information retrieval process as simple, transparent, eifcient, inexpensive and publicly accessible as possible.Para facilitar su utilización, el registro debería organizarse de modo que existan numerosos puntos de acceso. El objetivo general del acceso a los servicios del registro de empresas es el mismo, tanto en el caso de los registros electrónicos como en el de los que utilizan el papel o son mixtos, a saber: lograr que los trámites de inscripción registral y obtención de información sean lo más sencillos, transparentes, eficientes y económicos posibles y de amplio acceso público.
Recommendation 37: Direct electronic access to registry services hTe law should establish that, in keeping with other applicable law of the enacting  State, where information and communications technology is available, the submission of applications for the registration of a business and requests for amendment of  the registered information of a business may be done remotely through electronic  means.Recomendación 37: Acceso electrónico directo a los servicios del registro La ley debería establecer que, en consonancia con otras leyes aplicables del Estado promulgante, cuando se disponga de tecnología de la información y las comunicaciones, la presentación de solicitudes de inscripción de empresas y de modificación de la información registrada con respecto a una empresa podrá hacerse a distancia por medios electrónicos.
Recommendation 38: Direct electronic access to search the registry hTe law should establish that, where information and communications technology  is available, searches of the registry may be done remotely through electronic means.Recomendación 38: Acceso electrónico directo para consultar el registro La ley debería establecer que, cuando se disponga de tecnología de la información y las comunicaciones, la información contenida en el registro podrá consultarse a distancia por medios electrónicos.
G. Facilitating access to informationG. Facilitar el acceso a la información
1.1.
Type of information providedTipo de información proporcionada
190.190.
Information can be of particular value to users if it is available to the public,  although the type of registered information that is available will depend on the  legal form of the business being searched and on the applicable law regarding what  registered information is protected and what may be made available to the public.La información puede ser especialmente valiosa para los usuarios si es de acceso público, aunque el tipo de información registrada que estará disponible dependerá de la forma jurídica de la empresa objeto de la consulta y de la ley aplicable en lo que respecta a cuál es la información registrada que está protegida y cuál es la que puede ponerse a disposición del público.
Valuable information on a business that may be available on the registry includes  the following: the profle of the business and its oifcers (directors, auditors);La información valiosa sobre una empresa que puede estar disponible en el registro abarca: el perfil de la empresa y su personal superior (directores, auditores, etc.);
annual accounts;las cuentas anuales;
a list of the business’s divisions or places of business;una lista de las divisiones comerciales de la empresa o los lugares donde está establecida;
the notice  of registration or incorporation;la notificación de la inscripción o de la constitución en sociedad;
the publication of the business’s memoranda, articles of association, or other rules governing the operation or management of the  business;la publicación del estatuto, acta de constitución, reglamento u otras normas que rijan el funcionamiento o la administración de la empresa;
existing names and history of the business;los nombres actuales y el historial de la empresa;
insolvency-related information;información en materia de insolvencia;
any share capital;el capital accionario, si lo hubiera;
certifed copies of registry documents;copias autenticadas de documentos registrales;
and notifcations of  events (late fling of annual accounts, newly submitted documents, etc.).y notificaciones de novedades (cuentas anuales presentadas fuera de plazo, nuevos documentos presentados, etc.).
Other  valuable information relating to the business registry may include the identifcation  of relevant additional laws and regulations, or information on the expected turnaround time in the provision of registry information services and fees for such ser vices.Otra información valiosa relacionada con el registro de empresas puede referirse a otras leyes y reglamentos que sean pertinentes, o al tiempo que normalmente tarda el registro en prestar sus servicios de información y las tasas correspondientes a esos servicios.
In addition, some registries prepare reports relating to the operation of the  business registry that may provide registry designers, policymakers and academic  researchers with useful data (for example, on the volume of registrations and  searches, operating costs, or registration and search fees collected over a given period).Además, algunos registros de empresas preparan informes sobre su propio funcionamiento que pueden proporcionar datos de utilidad para diseñadores de registros, las autoridades encargadas de formular políticas e investigadores académicos (por ejemplo, con respecto al número de inscripciones y consultas, los gastos de funcionamiento o las tasas de inscripción y consulta recaudadas en un período determinado).
Information on business data, annual accounts and periodic returns, as  well as information about fees for registry services, are usually the most popular  pieces of information and the most requested by the public.La información que normalmente despierta mayor interés y es más solicitada por el público se refiere a las propias empresas, sus cuentas anuales y resultados periódicos, así como la relativa a las tasas que se cobran por los servicios registrales.
When registration  procedures permit, and subject to the law of the enacting State, business registries  may also make available to users disaggregated statistical information that has voluntarily been submitted in respect of the gender, ethnicity, or language group of  persons associated with the business.Cuando los procedimientos de inscripción lo permiten, y en función de lo que disponga la ley del Estado promulgante, los registros de empresas también pueden poner a disposición de los usuarios información estadística desglosada por género, origen étnico o grupo lingüístico sobre las personas vinculadas a la empresa que esta haya presentado voluntariamente.
Such information can be of particular importance for States wishing to develop policies and programmes to support underrepresented societal groups (see paras. 56 and 130 above).Esa información puede ser de particular importancia para los Estados que deseen elaborar políticas y programas en apoyo de los grupos sociales insuficientemente representados (véanse los párrs. 56 y 130 supra).
191.191.
If the State is one in which member or shareholder details must be registered, the public may also be granted access to such information.En los Estados en que debe proporcionarse al registro los datos de los miembros, socios o accionistas de las empresas, a veces también se permite que el público acceda a esa información.
A similar approach  may be taken with respect to information on the benefcial ownership of a business,  which may be made available to the public in order to allay concerns over the  potential misuse of business entities.Es posible aplicar un criterio similar con respecto a los datos de los beneficiarios finales de las empresas, que podrían ponerse a disposición del público para disipar la preocupación de que pudiera hacerse un uso indebido de las entidades mercantiles.
However, the sensitive nature of the information on benefcial ownership may require the State to exercise caution before opting  for disclosure of benefcial ownership without any limitation.No obstante, debido al carácter reservado que reviste esa información, quizás sea necesario que los Estados analicen cuidadosamente la cuestión antes de decidir divulgar información sobre los beneficiarios finales sin restricción alguna{§25}
2.2.
Removing unnecessary barriers to accessibilityEliminación de obstáculos innecesarios para el acceso
192.192.
hTe registry needs to ensure that searchable information is easily accessible;El registro tiene que facilitar el acceso a la información que se permite consultar;
even though the information is available, it does not always mean that it is easy  for users to access. hTere are otfen different barriers to accessing the information,  such as the format in which the information is presented: if special sotfware is  required to read the information, or if it is only available in one particular format,  it cannot be said to be broadly accessible.el hecho de que la información esté disponible no siempre significa que sea fácil para los usuarios acceder a ella. Suele haber distintos obstáculos para acceder a la información, entre ellos el formato en que esta se presenta: no puede decirse que existe un acceso amplio a la información si se requiere un programa informático especial para leerla, o si la información solo está disponible en un formato determinado.
In several States, some information is  made available in paper and electronic formats;En varios Estados hay cierta clase de información que se proporciona en papel y en formato electrónico;
however, information made available only on paper likely entails reduced public accessibility.no obstante, cuando se proporciona solamente en papel, es probable que el público tenga un acceso más restringido a ella.
Other barriers that  may make information less accessible are: limiting search criteria to unique business identifers (as opposed to also allowing searches by business names);Otros obstáculos que pueden dificultar el acceso a la información son: limitar los criterios de búsqueda al identificador único de las empresas (en vez de permitir también que se busque información por el nombre de estas);
charging  fees for the provision of information services (see para. 203 below);el cobro de tasas por los servicios de información (véase el párr. 203 infra);
requiring users  to register prior to providing access to the information, and charging a fee for user  registration.la obligación de los usuarios de registrarse previamente para poder acceder a la información, y el cobro de una tasa para registrarse como usuario.
States should fnd the most appropriate solutions according to their  needs, their conditions and their laws.Los Estados deberían elegir las soluciones más acordes con sus necesidades, sus circunstancias y sus leyes.
193.193.
Some States not only provide for electronic information searches but also  distribute the information through other channels that can complement the use of  the Internet or that may even represent the main method of distribution if an online  registration system is not yet fully developed. hTe following additional means of  sharing information are used in some States:Algunos Estados no solo permiten que la información se consulte en forma electrónica, sino que también la distribuyen por otras vías que pueden complementar el uso de Internet, o incluso constituir el método principal de distribución si no existe aún un sistema de inscripción registral en línea plenamente desarrollado.
25 See supra, footnote 17 for further information in respect of FATF Recommendation 24.En algunos Estados se utilizan, además, los siguientes medios de transmisión de información:
(a) Telephone services to provide information on registered businesses and  product ordering;a) servicios telefónicos que brindan información sobre las empresas inscritas en el registro y permiten encargar productos;
(b) Subscription services to inform subscribers about events pertaining to  specified businesses or for announcements of certain kinds of business  registrations;b) servicios de suscripción en virtud de los cuales se informa a los suscriptores sobre hechos relacionados con algunas empresas en particular o se les comunica que se han inscrito determinados tipos de empresas;
(c) Ordering services to enable access to various products, most otfen using an  Internet browser;c) servicios que permiten contratar el acceso a diversos productos, generalmente por medio de un navegador de Internet;
and (d) Delivery services to convey various products, such as transcripts of publicly  available registered information on a business, paper lists, or electronic files with  selected data.y d) servicios de entrega de diversos productos, como transcripciones de la información registrada de acceso público sobre una empresa, listados en papel o archivos electrónicos con determinada información.
194.194.
One otfen overlooked barrier to accessing business registry services, whether  to register a business or to review information in the registry, is a lack of knowledge  of the oifcial language(s).Un obstáculo que con frecuencia se pasa por alto en relación con el acceso a los servicios del registro de empresas, ya sea para inscribir una empresa o para consultar información almacenada en el registro, es la falta de conocimiento del idioma o idiomas oficiales.
Providing forms and instructions in other languages is  likely to make the registry more accessible to users.Es probable que la disponibilidad de formularios e instrucciones en otros idiomas facilite el acceso de los usuarios al registro.
However, business registries  seldom offer such services in languages additional to the oifcial language(s).Sin embargo, los registros de empresas raramente ofrecen esos servicios en otros idiomas además de los oficiales.
Since  making all information available in additional languages may incur additional  expense for the registry, a more modest approach may be to consider making information on only core aspects of registration, for example in respect of instructions  or forms, available in a non-oifcial language.Dado que ofrecer toda la información también en otros idiomas puede suponer un costo adicional para el registro, un criterio menos ambicioso podría consistir en poner a disposición del público, en un idioma distinto de los oficiales, información únicamente sobre los aspectos básicos de la inscripción registral, como las instrucciones o los formularios.
In deciding which non-oifcial language would be most appropriate, the registry may wish to base its decision on  historical ties, the economic interests of the jurisdiction and the geographic area  in which the jurisdiction is situated (see paras. 133 to 135 and rec. 22 above), as  well as consider the use of a widely used language that facilitates cross-border  communication.Al decidir qué idioma no oficial sería el más adecuado, el registro tal vez podría fundar su decisión en los lazos históricos, los intereses económicos de la jurisdicción y la zona geográfica en que esta se encuentra (véanse los párrs. 133 a 135 y la recomendación 22 supra) y, además, elegir un idioma ampliamente utilizado que facilite la comunicación a través de fronteras.
3.3.
Bulk informationInformación agregada
195.195.
In addition to making information on individual businesses available, business registries in some jurisdictions also offer the possibility of obtaining “bulk”  information, namely a compilation of information on selected, or all, registered  businesses.Además de proporcionar información sobre una empresa en particular, en algunas jurisdicciones los registros de empresas también ofrecen la posibilidad de obtener información “agregada”, es decir, una compilación de información sobre determinadas empresas inscritas en el registro o sobre todas ellas.
Such information can be requested for commercial or non-commercial  purposes and is otfen used by public authorities as well as private organizations  (such as banks) that deal with businesses and perform frequent data processing on  them.Esa información se puede solicitar con fines comerciales o no comerciales y es utilizada a menudo tanto por organismos públicos como por instituciones privadas (como bancos) que tratan con empresas y que suelen procesar datos sobre ellas.
Distribution of bulk information varies according to the needs and capability  of the receiving entity.La distribución de información agregada varía según las necesidades y la capacidad de la entidad receptora.
In performing this function, one approach would be for the  registry to ensure the electronic transfer of selected data on all registered entities,  combined with the transfer of data on all new registrations, amendments, and  deregistration during a specified period.El registro podría cumplir esta función de dos maneras: una de ellas consistiría en transmitir electrónicamente determinados datos sobre todas las entidades inscritas, junto con información sobre todas las inscripciones nuevas, modificaciones y cancelaciones efectuadas en un período determinado.
Another option for the registry would be  to make use of web-based or similar services for system-to-system integration that  provide both name searches and direct access to selected data on specific entities.Otra opción sería que el registro utilizara servicios basados en la web o servicios similares de integración de sistemas que permitieran realizar búsquedas por nombre y también acceder directamente a determinada información sobre algunas entidades en particular.
Direct access avoids unnecessary and redundant storage of information by the  receiving organization, and States where such services are not yet available should  consider it as a viable option when reforming their business registration system.El acceso directo evita que la institución receptora almacene información innecesaria o superflua, y los Estados en que aún no se ofrecen esos servicios deberían considerarlos una opción viable a la hora de reformar sus sistemas de inscripción registral de empresas.
Distribution of bulk information can represent a practical approach for the registry  to derive self-generated funds (see para. 203 below).La distribución de información agregada puede ser, para los registros, un método viable de obtención de fondos autogenerados (véase el párr. 203 infra).
Recommendation 39: Facilitating access to information hTe law should ensure the facilitation of access to public information on registered  businesses by avoiding the creation of unnecessary barriers such as: requirements for  the installation of specifc sotfware; charging expensive access fees;Recomendación 39: Facilitar el acceso a la información La ley debería facilitar el acceso a la información de carácter público relativa a las empresas inscritas, evitando crear obstáculos innecesarios, como la exigencia de instalar programas informáticos especiales, el cobro de tasas de acceso elevadas,
or requiring users  of information services to register or otherwise provide information on their identity.o la obligación de los usuarios de los servicios de información de registrarse o, en su defecto, proporcionar información sobre su identidad.
H. Cross-border access to publicly available registered informationH. Acceso transfronterizo a la información registrada de carácter público 196.
196. hTe internationalization of businesses of all sizes creates an increasing  demand for access to information on businesses operating outside their national  borders.La internacionalización de las empresas de todos los tamaños genera una demanda creciente de acceso a la información sobre las empresas que operan fuera de sus fronteras nacionales.
However, oifcial information on registered businesses is not always readily  available on a cross-border basis due to technical or language barriers.Sin embargo, no siempre se puede acceder fácilmente, a través de fronteras, a la información oficial sobre las empresas inscritas debido a barreras técnicas o lingüísticas.
Making such  cross-border access as simple and fast as possible is thus of key importance in order  to ensure the traceability of businesses, the transparency of their operations and  to create a more business-friendly environment.Es por ende sumamente importante que se simplifique y agilice lo más posible el acceso transfronterizo a esa información, para que se pueda conocer el origen y la trayectoria de las empresas, se garantice la transparencia de sus actividades y se genere un entorno más propicio para las empresas.
197.197.
A range of measures can be adopted to facilitate access by foreign users of  the business registry.Es posible adoptar diversas medidas para facilitar el acceso de los usuarios extranjeros al registro de empresas.
Certain measures can be implemented to ensure the easy  retrieval of information stored in the business registry by such users.Se pueden implementar algunas medidas para que esos usuarios puedan consultar con facilidad la información almacenada en el registro de empresas.
In addition  to allowing for registration and search requests in at least one non-oifcial language  (see para. 194 above), adopting easy-to-use search criteria and a simply understood  information structure would further simplify access by users from foreign jurisdic tions.Además de permitir que las solicitudes de inscripción y las consultas se presenten en al menos un idioma no oficial (véase el párr. 194 supra), la adopción de criterios de búsqueda que sean fáciles de utilizar y una estructura clara y comprensible de la información simplificaría aún más el acceso de los usuarios de jurisdicciones extranjeras.
States may wish to consider coordinating with other States (at least with  those from the same geographic region) in order to adopt approaches that would  allow for cross-border standardization and comparability of the information transmitted.Los Estados tal vez deseen considerar la posibilidad de coordinar sus criterios con los de otros Estados (al menos con los de la misma región geográfica) a fin de adoptar un formato estándar común a todos ellos y lograr que la información transmitida a través de fronteras sea comparable.
Another group of measures that could be adopted pertain to providing  information in a non-oifcial but widely understood language on how foreign users  can access the services of the business registry.Otro grupo de medidas que podrían adoptarse se refieren al suministro de información en un idioma no oficial que se entienda a nivel general sobre la forma en que los usuarios extranjeros pueden acceder a los servicios del registro de empresas.
As in the case of domestic users,  users from foreign jurisdictions should be advised of the possibility of establishing  direct contact with registry personnel through a designated electronic address of  the registry, electronic contact forms or client service telephone numbers (see  para. 120 above).Al igual que a los usuarios nacionales, se debería informar a los usuarios de jurisdicciones extranjeras de que podrán ponerse en contacto directamente con el personal del registro, ya sea escribiendo a una dirección electrónica designada del registro, utilizando formularios de contacto electrónicos, o recurriendo a los servicios telefónicos de atención al cliente (véase
Recommendation 40: Cross-border access to publicly available registered information hTe law should ensure that systems for the registration of businesses adopt solutions  that facilitate cross-border access to the public information in the registry.el párr. 120 supra). Recomendación 40: Acceso transfronterizo a la información registrada de carácter público La ley debería disponer que los sistemas de inscripción registral de empresas adopten soluciones que faciliten el acceso transfronterizo a la información de carácter público contenida en el registro.
VII.VII.
FeesTasas
198.198.
It is standard practice in many States to require the payment of a fee for  registration services.El cobro de tasas por los servicios registrales es una práctica corriente en muchos Estados.
In return for that fee, registered businesses receive access to  business registry services and to the many advantages that registration offers them.  hTe most common types of fees are those payable for registration of a business  and for the provision of information products and services.A cambio del pago de esas tasas, las empresas inscritas pueden acceder a los servicios del registro de empresas y a las numerosas ventajas que les ofrece la inscripción registral. Los tipos más comunes de tasas son las que se cobran por la inscripción de una empresa y por el suministro de productos y servicios de información.
In some jurisdictions,  registries may also charge an annual fee to keep a business in the registry (these  fees are unrelated to any particular activity), as well as fees to register annual  accounts or fnancial statements.En algunas jurisdicciones, los registros también pueden cobrar una tasa anual por mantener la inscripción de una empresa (tasa que no está relacionada con ninguna actividad en particular) y tasas por incorporar al registro las cuentas anuales o los estados financieros.
199.199.
Although they generate revenue for the registries, fees can affect a business’s  decision whether to register, since such payments may impose a burden, in particular on MSMEs (see also paras. 9 and 25 above).Si bien las tasas generan ingresos para los registros, también pueden influir en la decisión de una empresa de inscribirse o no, ya que la obligación de pagarlas puede representar una carga, en particular para las MIPYME (véanse también los párrs. 9 y 25 supra).
Fees for new registration, for  example, can prevent businesses from registering, while annual fees to keep a company in the registry or to register annual accounts could discourage businesses from  maintaining their registered status.El cobro de tasas por las inscripciones nuevas, por ejemplo, puede impedir que las empresas se inscriban en el registro, mientras que el cobro de una tasa anual por mantener la inscripción de una empresa o incorporar al registro las cuentas anuales puede disuadir a las empresas de seguir estando inscritas en el registro.
States should take these and other indirect  effects into consideration when establishing fees for registration services.Los Estados deberían tener en cuenta estos y otros efectos indirectos cuando decidan cobrar tasas por los servicios de inscripción registral.
States  seeking to increase the business registration of MSMEs and to support such businesses throughout their life cycle should consider offering registration and postregistration services free of charge.Los Estados que deseen lograr que se inscriba un mayor número de MIPYME y prestar apoyo a esas empresas durante todo su ciclo de vida deberían considerar la posibilidad de ofrecer servicios gratuitos de inscripción y posteriores a la inscripción.
In several States that consider business  registration as a public service intended to encourage businesses of all sizes and  legal forms to register rather than as a revenue-generating mechanism, registration  fees are otfen set at a level that is not prohibitive for MSMEs.En varios Estados en que la inscripción registral de empresas se considera un servicio público destinado a alentar a las empresas de todos los tamaños y formas jurídicas a inscribirse en el registro, y no un mecanismo de generación de ingresos, las tasas de inscripción suelen fijarse en un importe que no resulte prohibitivo para las MIPYME.
In such States, the  use of lfat fee schedules for registration, regardless of the size of the business, is  the most common approach. hTere are also examples of States that provide business registration free of charge.En esos Estados, el cobro de una suma fija como tasa de inscripción, independientemente del tamaño de la empresa, es la práctica más común. También hay ejemplos de Estados que prestan el servicio de inscripción registral de empresas en forma gratuita.
In States with enhanced interoperability among the  business registry, taxation and social security authorities that results in the adoption  of integrated registration and payment forms, a uniform approach should be taken  to fees charged for registration by all relevant authorities.En los Estados en que, como resultado de una mayor interoperabilidad entre el registro de empresas y los organismos tributarios y de seguridad social, se utilizan formularios integrados de inscripción y pago, todos los organismos competentes deberían aplicar un criterio uniforme con respecto a las tasas de inscripción que cobran.
A. Fees charged for business registry servicesA. Cobro de tasas por los servicios del registro de empresas
200.200.
Striking a balance between the sustainability of the registry operations and  the promotion of business registration is a key consideration when setting fees,  regardless of the type of fee.El logro de un equilibrio entre la sostenibilidad del funcionamiento del registro y el fomento de la inscripción registral de empresas es un factor fundamental que debe tenerse en cuenta al fijar cualquier tipo de tasa.
One recommended approach followed in many States is to apply the principle of cost recovery, according to which there should be no  proft generated from fees in excess of costs.Un criterio que se recomienda, y que han adoptado muchos Estados, es aplicar el principio de la recuperación de los gastos, según el cual las tasas no deberían generar ganancias por encima de los costos.
When applying such a principle, States  should frst assess the level of revenue needed from registry fees to achieve cost  recovery, taking into account not only the initial costs related to the establishment  of the registry but also the costs necessary to fund its operation. hTese costs may  include: (a) the salaries of registry staff;Los Estados que apliquen este principio deberían, ante todo, calcular los ingresos que tendrían que obtener de las tasas registrales para cubrir los gastos, tomando en cuenta no solo el costo inicial de creación del registro, sino también los gastos necesarios para mantenerlo en funcionamiento. Esos gastos pueden abarcar: a) los sueldos del personal del registro;
(b) upgrading and replacing hardware and  sotfware;b) la actualización y reposición del equipo y los programas informáticos;
(c) ongoing staff training;c) la capacitación continua del personal;
and (d) promotional activities and training for  registry users.y d) las actividades de promoción y capacitación para los usuarios del registro.
In the case of online registries, if the registry is developed in partnership with a private entity, it may be possible for the private entity to make the  initial capital investment in the registry infrastructure and recoup its investment  by taking a percentage of the service fees charged to registry users once the registry  is operational.En el caso de los registros en línea, si se establecen en colaboración con una entidad privada, esta quizás pueda hacer la inversión de capital inicial en la infraestructura del registro y recuperar su inversión retirando un porcentaje de las tasas que se cobren a los usuarios por los servicios del registro una vez que este comience a funcionar.
201.201.
Even when the cost recovery approach is followed, there is considerable  variation in its application by States, as it requires a determination of which costs  should be included.Aun cuando se aplique el principio de la recuperación de los gastos, su aplicación varía considerablemente de un Estado a otro, ya que para poder aplicarlo es necesario determinar qué gastos deberían incluirse.
In one State, fees for new registrations are calculated according  to costs incurred by an average business for registration activities over the life cycle  of the business.En un Estado, las tasas que se cobran por las inscripciones nuevas se calculan en función de los gastos en que incurre normalmente una empresa media en concepto de actividades de inscripción registral a lo largo de su ciclo de vida.
In this manner, potential amendments, apart from those requiring  oifcial announcements, are already covered by the fee that companies pay for new  registration. hTat approach is said to result in several benefts, such as: (a) rendering most amendments free of charge, which encourages compliance among registered businesses;De esa manera, las posibles modificaciones, salvo las que deban publicarse en anuncios oficiales, ya quedan comprendidas en la tasa que pagan las empresas cuando se inscriben por primera vez. Al parecer, este método reporta varias ventajas, entre ellas: a) permite inscribir sin cargo la mayoría de las modificaciones, lo que alienta a las empresas inscritas a cumplir sus obligaciones registrales;
(b) saving resources related to fee payment for amendments for  both the registry and the businesses;b) ahorra recursos, tanto al registro como a las empresas, en relación con el pago de tasas por las modificaciones;
and (c) using the temporary surplus produced  by advance payment for amendments to improve registry operations and functions.y c) permite utilizar el superávit temporal generado por el pago anticipado de las modificaciones para mejorar la labor y las funciones del registro.
In other cases, States have decided to charge fees below the actual cost that the  business registry incurs in order to promote business registration.En otros casos, los Estados, con el fin de promover la inscripción de empresas, han decidido cobrar tasas inferiores a los gastos en que incurre efectivamente el registro de empresas.
In such cases,  however, the services provided to businesses would likely be subsidized with public  funds.Sin embargo, en esos casos es probable que los servicios ofrecidos a las empresas se subvencionen con fondos públicos.
202.202.
In setting fees in a mixed registry system, it may be reasonable for the State  to charge higher fees to process applications and information requests submitted  in paper form because they must be processed by registry staff, whereas electronic  applications and information requests are directly submitted to the registry and are  less likely to require attention from registry staff.Al fijar las tasas en un sistema registral mixto, quizás sea razonable que el Estado cobre tasas más altas por dar curso a las solicitudes de inscripción e información presentadas en papel, ya que estas deben ser procesadas por el personal del registro, a diferencia de las solicitudes de inscripción e información electrónicas, que se envían directamente al registro y es menos probable que requieran la atención de su personal.
Charging higher fees for paperbased registration applications and information requests will also encourage the  user community to eventually transition to using the direct electronic registration  and information request services.El cobro de tasas más elevadas por las solicitudes de inscripción e información presentadas en papel también alentará a la comunidad de usuarios a hacer finalmente la transición y comenzar a utilizar los servicios electrónicos de envío directo de las solicitudes de inscripción e información.
However, in making that decision, States may  wish to consider whether charging such fees may have a disproportionate effect on  MSMEs that may not have ready access to electronic services.No obstante, al adoptar esa decisión, los Estados tal vez deseen plantearse si el cobro de esas tasas podría afectar en forma desproporcionada a las MIPYME que no puedan acceder fácilmente a los servicios electrónicos.
Chapter VII. Fees 83 Recommendation 41: Fees charged for business registry services hTe law should establish fees, if any, for business registration and post-registration  services at a level that is low enough to encourage business registration, in particular  of MSMEs, and that, in any event, does not exceed a level that enables the business  registry to cover the cost of providing those services.Recomendación 41: Cobro de tasas por los servicios del registro de empresas La ley debería disponer que, si se cobran tasas por los servicios de inscripción y posteriores a la inscripción prestados por el registro de empresas, estas sean lo suficientemente bajas como para alentar a las empresas, en particular las MIPYME, a inscribirse en el registro, y que, en todo caso, dichas tasas no superen un importe que permita al registro de empresas cubrir los gastos de prestación de esos servicios.
B. Fees charged for informationB. Cobro de tasas por la información
203.203.
In various States, fees charged for the provision of information services are  a more viable option for registries to derive self-generated funding.En algunos Estados, el cobro de tasas por los servicios de información es una opción más viable para que los registros generen sus propios recursos financieros.
Such fees also  motivate registries to provide valuable information products to their users, to maintain the currency of their records and to offer more advanced information services.Esas tasas también constituyen un aliciente para que los registros suministren a sus usuarios productos de información valiosos, mantengan el fichero registral actualizado y ofrezcan servicios de información más avanzados.
A recommended good practice for States aiming to improve this type of revenue  generation would be to avoid charging fees for basic information services such as  simple name or address searches (see also para. 179 above), but to charge for more  advanced information services that require greater processing by the business registry or that are more expensive to provide (e.g. direct downloading, subscription  services or bulk information services;Una buena práctica que se recomienda a los Estados que deseen mejorar este método de generación de ingresos es no cobrar tasas por servicios de información básicos, como la búsqueda simple de nombres o direcciones (véase también el párr. 179 supra), pero sí cobrar por servicios de información más especializados, que requieran una labor más intensa del registro de empresas o que impliquen un costo mayor (por ejemplo, las descargas directas, los servicios de suscripción o los servicios de información agregada;
see also paras. 190 and 195 above).véanse también los párrs. 190 y 195 supra).
Since  fees charged for information services are likely to inlfuence users, such fees should  be set at a level low enough to make the use of such services attractive.Dado que es probable que el cobro de tasas por los servicios de información influya en las decisiones de los usuarios, las tasas deberían ser de un importe lo suficientemente bajo como para que resulte atractivo utilizar esos servicios.
Again, the  level of any such fee should be established according to the principle of cost recovery, so as not to generate a proft in addition to covering the cost of the service.También en este caso, el importe de las tasas, si se decidiera cobrarlas, debería fijarse con arreglo al principio de la recuperación de los gastos, de modo que no se generen ganancias, sino que se recaude solo lo necesario para cubrir el costo del servicio.
Moreover, when fees for information services are charged, States might consider  establishing different fee regimes for different categories of user, such as private  users, corporate or public entities, occasional users and users with an established  user account. hTis approach would take account of the frequency with which or  the purpose for which users request information services, their need for expedited  or regular service, or the type of information products requested (e.g. on individual  businesses or bulk information).Además, cuando se cobran tasas por los servicios de información, los Estados podrían considerar la posibilidad de crear regímenes de tasas diferentes para distintas categorías de usuarios, como particulares, empresas, entidades públicas, usuarios ocasionales y usuarios que tengan una cuenta de usuario establecida. Este método tendría en cuenta la frecuencia o el fin con que los usuarios solicitan servicios de información, su necesidad de servicios urgentes o comunes, o el tipo de productos de información que solicitan (por ejemplo, información sobre determinadas empresas o información agregada).
Recommendation 42: Fees charged for information hTe law should establish that:Recomendación 42: Cobro de tasas por la información La ley debería disponer:
(a) Basic information contained in the business registry should be available to  the public free of charge;a) que la información básica contenida en el registro de empresas se ponga a disposición del público en forma gratuita;
and (b) Information services that require greater processing by the business registry could be provided for a fee that relfects the cost of providing the information  products requested.y b) que los servicios de información que requieran una labor más intensa del registro de empresas puedan prestarse a cambio del pago de una tasa equivalente al costo de suministrar los productos de información solicitados.
C.C.
Publication of fee amounts and methods of paymentPublicación del importe de las tasas y métodos de pago
204.204.
Regardless of the approach taken in determining applicable fees, States  should clearly establish the amount of any registration and information fees charged  to registry users, as well as the acceptable methods of payment.Independientemente del criterio que se adopte para determinar las tasas aplicables, los Estados deberían establecer claramente el importe de las tasas de inscripción e información que se cobrarán a los usuarios del registro, así como los métodos de pago aceptables.
Such methods of  payment should include allowing users to enter into an agreement with the business registry to establish a user account for the payment of fees.Uno de esos métodos de pago debería consistir en dar a los usuarios la posibilidad de celebrar un convenio con el registro de empresas a fin de crear una cuenta de usuario para el pago de las tasas.
States in which  businesses can register directly online should also consider developing an electronic platform that enables businesses to pay online when fling their application  with the registry (see paras. 76 above and 205 below).Los Estados en que las empresas puedan inscribirse directamente en línea también deberían considerar la posibilidad de crear una plataforma electrónica que permita a las empresas efectuar el pago en línea cuando presenten su solicitud al registro (véanse los párrs. 76 supra y 205 infra).
When publicizing the  amount of registration and information fees, one approach would be for the State  to set out the fees in either a formal regulation or more informal administrative  guidelines, which the registry can revise according to its needs.Uno de los criterios que podrían aplicar los Estados para publicar las tasas de inscripción e información sería establecerlas o bien en un reglamento oficial o en directrices administrativas menos rígidas, que el registro pueda modificar según sus necesidades.
If administrative  guidelines are used, this approach would provide greater lfexibility to adjust the  fees in response to subsequent events, such as the need to reduce the fees once  the capital cost of establishing the registry has been recouped. hTe disadvantage  of this approach, however, is that this greater lfexibility could be abused by the  registry to adjust the fees upwards unjustifably.Si se utilizan directrices administrativas, este criterio permitiría tener mayor flexibilidad para ajustar las tasas en función de la evolución posterior, por ejemplo, si se considera necesario rebajar las tasas una vez que se hayan recuperado los gastos de capital relacionados con la creación del registro. No obstante, la desventaja de este criterio es que el registro podría aprovechar esa mayor flexibilidad para subir las tasas sin justificación.
Alternatively, a State may choose  not to specify the level of the fees payable, but rather to designate the authority  that is authorized to establish the fees payable. hTe State may also wish to consider  specifying in the law the types of service that the registry may or must provide  free of charge.Otra posibilidad es que los Estados decidan no especificar el importe de las tasas que se cobrarán, sino designar al organismo que estará autorizado para fijar esas tasas. Los Estados también podrían considerar la posibilidad de especificar en la ley los tipos de servicios que el registro puede o debe proporcionar de manera gratuita.
Recommendation 43: Publication of fee amounts and methods of payment hTe law should ensure that fees payable, if any, for registration and information  services are widely publicized, as are the acceptable methods of payment.Recomendación 43: Publicación del importe de las tasas y métodos de pago La ley debería disponer que se dé amplia difusión a las tasas que, en su caso, deban abonarse por los servicios de inscripción e información, así como a los métodos de pago aceptables.
D. Electronic paymentsD. Pagos electrónicos
205.205.
States should consider developing an electronic platform that enables businesses to pay online (including the use of mobile payment systems and other modern forms of technology) to access registry services for which a fee is charged (see  para. 76 above). hTis will require enacting appropriate laws concerning electronic  payments in order to enable the registry to accept online payments.Los Estados deberían considerar la posibilidad de crear una plataforma electrónica que permita a las empresas efectuar pagos en línea (incluso utilizando sistemas de pago mediante dispositivos móviles y otras tecnologías modernas) para acceder a los servicios registrales por los que se cobren tasas (véase el párr. 76 supra). Para ello habría que aprobar leyes adecuadas en materia de pagos electrónicos que permitan al registro aceptar pagos en línea.
Such laws  should address issues such as who should be allowed to provide the service and  under which conditions;Esas leyes deberían prever cuestiones como la determinación de quién debería estar autorizado a prestar el servicio y en qué condiciones;
access by users to online payment systems;el acceso de los usuarios a los sistemas de pago en línea;
the liability  of the institution providing the service;la responsabilidad de la institución que presta el servicio;
customer liability and error resolution.la responsabilidad del usuario y la corrección de errores.
Finally, such laws should also be consistent with the general policy of the State on  fnancial services.Por último, esas leyes deberían, además, ser compatibles con la política general del Estado en materia de servicios financieros.
Recommendation 44: Electronic payments  hTe law should enable and facilitate electronic payments.Recomendación 44: Pagos electrónicos La ley debería hacer posible y facilitar los pagos electrónicos.
VIII.VIII.
Liability and sanctionsResponsabilidad y sanciones
206.206.
While each business must ensure that its registered information is kept as  accurate as possible by submitting amendments in a timely fashion, the State  should have the ability to enforce proper compliance with initial and ongoing registration requirements.Si bien cada empresa debe asegurarse de que su información registrada se mantenga lo más exacta posible, presentando puntualmente las modificaciones que corresponda, los Estados deberían ser capaces de hacer cumplir en debida forma los requisitos de inscripción iniciales y los de la etapa posterior.
Compliance with those requirements is usually encouraged  through the availability of enforcement mechanisms such as the imposition of sanctions on businesses that fail to provide timely and accurate information to the  registry (see paras. 155 and 156 and rec. 29 above).El cumplimiento de esos requisitos suele fomentarse previendo la posibilidad de aplicar medidas coercitivas como la imposición de sanciones a las empresas que no comuniquen al registro información exacta en el plazo establecido (véanse los párrs. 155 y 156 y la recomendación 29 supra).
207.207.
In addition, a system of notices and warnings could be set up in order to  alert businesses of the consequences of failure to comply with specifc requirements  of business registration (for example, late fling of periodic returns).Además, se podría implantar un sistema de notificaciones y advertencias a fin de alertar a las empresas de las consecuencias del incumplimiento de determinados requisitos relacionados con la inscripción en el registro de empresas (por ejemplo, si los resultados periódicos se presentan tardíamente).
When the  registry is operated electronically, automated warnings and notices could be periodically sent out to registered businesses.Cuando el registro funciona de manera electrónica, podrían enviarse advertencias y notificaciones automáticas en forma periódica a las empresas inscritas.
In addition, notices and warnings could  be visibly displayed on the premises of the registration oifces and routinely published electronically and in print media.Las notificaciones y advertencias también podrían colocarse en carteles visibles en las oficinas del registro y publicarse regularmente por medios electrónicos e impresos.
To better assist businesses, in particular  MSMEs, States could also consider designing training programmes to raise the  awareness of businesses regarding their liability to comply with registration requirements and to advise them on how to discharge that liability.Para ayudar aún más a las empresas, en particular a las MIPYME, los Estados también podrían considerar la posibilidad de diseñar programas de capacitación a fin de que las empresas tomen mayor conciencia de su responsabilidad en lo que respecta al cumplimiento de los requisitos registrales y para asesorarlas sobre la forma de cumplir las obligaciones que les incumben en tal sentido. A.
A. Liability for misleading, false or deceptive informationResponsabilidad por el suministro de información engañosa, falsa o que induzca a error
208.208.
States should adopt provisions that establish liability for any misleading,  false or deceptive information that is submitted to the registry upon registration  or amendment of the registered information of a business, and for failure to submit  information required by the business registry when it ought to have been submitted.Los Estados deberían dictar normas en las que se establezca la responsabilidad de quienes comuniquen el registro información engañosa, falsa o que induzca a error cuando presenten solicitudes de inscripción o de modificación de la información registrada respecto de una empresa, y de quienes no presenten en el plazo debido la información exigida por el registro de empresas.
Care should be taken, however, to distinguish inadvertent failure to submit the  required information from intentional submission of misleading, false or deceptive  information, as well as from the intentional failure to submit information that could  amount to submitting misleading, false or deceptive information.Sin embargo, es importante distinguir entre los casos en que la información exigida no se presenta por inadvertencia, y los casos en que deliberadamente se presenta información engañosa, falsa o que induzca a error, o en que la no presentación de información de manera intencional puede ser equivalente a presentar información engañosa, falsa o que induzca a error.
While wilful  actions or omissions should be sanctioned with appropriate measures, inadvertent  failure to submit the required information should result in less punitive measures,  in particular if the inadvertent failure is rectifed in a timely fashion.Si bien las acciones u omisiones intencionales deberían sancionarse con medidas apropiadas, cuando la información exigida no se presenta por inadvertencia se deberían imponer medidas menos punitivas, en particular si esa omisión involuntaria se subsana oportunamente.
209.209.
In order to further clarify potential liability, States should also ensure that  the business registry clearly specifes whether the information it contains has legal  effect and is opposable to third parties in the form in which it appears in the registry  (see also para. 52 (g) and rec. 10 (g) above).A fin de aclarar aún más la responsabilidad en que se puede incurrir, los Estados también deberían disponer que el registro de empresas indique claramente si la información contenida en él surtirá efectos jurídicos y será oponible a terceros en la forma en que figure en el registro (véanse también el párr. 52 g) y la recomendación 10 g) supra).
Recommendation 45: Liability for misleading, false or deceptive information hTe law should establish appropriate liability for any misleading, false or deceptive  information that is provided to the business registry or for failure to provide the  required information.Recomendación 45: Responsabilidad por el suministro de información engañosa, falsa o que induzca a error La ley debería establecer la responsabilidad que corresponda por proporcionar al registro de empresas información engañosa, falsa o que induzca error, o por no proporcionar la información exigida.
B. SanctionsB. Sanciones
210.210.
Fines can also represent a means of revenue generation, but their imposition again requires a balanced approach.Las multas también pueden ser un medio de generar ingresos, pero es necesario adoptar un criterio equilibrado al imponerlas.
When businesses  are required to register, several States use fnes as disincentives for such businesses  to operate outside of the formal economy.Varios Estados utilizan las multas como forma de disuadir a las empresas obligadas a inscribirse en el registro de operar fuera del sector formal de la economía.
In some cases, legislative provisions link  the company’s enjoyment of certain benefts to the timely fling of required submissions;En algunos casos, la legislación condiciona el goce de determinados beneficios por parte de una empresa a la presentación de los documentos exigidos en los plazos correspondientes;
in others, a series of increasing fnes for late fling is enforced that can ultimately result in compulsory liquidation.en otros, se cobran multas de importe progresivo por la presentación tardía de la documentación, que pueden dar lugar, en última instancia, a la liquidación forzosa de la empresa.
However, if fnes are used as the main  source of funding for the business registry, it can have a detrimental effect on the  eifciency of the registry.Sin embargo, el uso de las multas como fuente principal de financiación del registro de empresas puede ir en detrimento de la eficiencia del registro.
Since registries in such States lose revenue generated by  fnes when compliance improves, there is little motivation for such registries to  improve the level of compliance.Puesto que en esos Estados los registros pierden ingresos generados por las multas cuando mejora el cumplimiento, esos registros tienen poco interés en que aumente el nivel de cumplimiento.
States should, therefore, not rely upon fnes as  the main source of revenue of a business registry;En consecuencia, los Estados no deberían utilizar las multas como fuente principal de ingresos del registro de empresas;
instead, fnes should be established and imposed at a level that encourages business registration without negatively affecting the funding of registries once compliance improves.en lugar de ello, las multas que se establezcan y apliquen deberían ser de una cuantía que aliente a las empresas a inscribirse, sin afectar negativamente a la financiación de los registros cuando aumente el nivel de cumplimiento.
211.211.
hTe recurrent use of fnes to sanction the breach of initial and ongoing registration obligations might discourage businesses, in particular MSMEs, from registering or properly maintaining their registration.El uso reiterado de las multas para sancionar el incumplimiento de las obligaciones de inscripción iniciales y las de la etapa posterior podría disuadir a las empresas, en particular a las MIPYME, de inscribirse en el registro o de mantener su inscripción debidamente actualizada.
States should consider establishing  a range of possible sanctions that would apply depending on the seriousness of the  violation or, in the case of MSMEs failing to meet certain conditions established  by the law, to forego any sanction for businesses defaulting for the frst time.Los Estados deberían considerar la posibilidad de establecer una gama de posibles sanciones que se apliquen en función de la gravedad del incumplimiento o, en el caso de las MIPYME que no reúnan determinadas condiciones previstas en la ley, de eximir de toda sanción a las empresas que incumplan por primera vez.
Recommendation 46: SanctionsRecomendación 46: Sanciones
(a) Establish appropriate sanctions that may be imposed on a business for a  breach of its obligations regarding information to be submitted to the registry in an  accurate and timely fashion;La ley debería: a) determinar las sanciones apropiadas que podrán imponerse a las empresas que incumplan sus obligaciones de presentar información exacta al registro en los plazos establecidos;
(b) Include provisions pursuant to which a breach of obligation may be forgiven provided it is rectifed within a specifed time;b) contener disposiciones que permitan eximir de sanción el incumplimiento de una obligación si se subsana dentro de un plazo determinado; y
and (c) Require the registrar to ensure broad publication of those rules.c) exigir al registrador que dé amplia difusión a esas normas.
C.C.
Liability of the business registryResponsabilidad del registro de empresas
212.212.
hTe law of the State should provide for the allocation of liability for loss or  damage caused by error or through negligence in the administration or operation  of the business registration and information system.La ley del Estado debería prever la responsabilidad por las pérdidas o daños causados por errores o negligencia en la administración o el funcionamiento del sistema registral de inscripción e información de empresas.
213.213.
As noted above (for example, see paras. 208 and 209), users of the registry  bear the liability for any errors or omissions in the information contained in an  application for registration or a request for an amendment submitted to the registry,  and bear the burden of making the necessary corrections.Como se señaló anteriormente (por ejemplo, véanse los párrs. 208 y 209), los usuarios del registro son responsables de los errores u omisiones que contenga la información consignada en las solicitudes de inscripción o de modificación que presenten al registro, y tienen la carga de hacer las correcciones necesarias.
If applications for registration and amendment are directly submitted by users electronically without the  intervention of registry staff, the potential liability of the enacting State would be  limited to system malfunctions, since any other error would be attributable to users.Si los usuarios presentan las solicitudes de inscripción y modificación directamente por vía electrónica, sin la intervención del personal del registro, el Estado promulgante podría incurrir en responsabilidad únicamente en el caso de fallas en el funcionamiento del sistema, ya que cualquier otro error sería atribuible a los usuarios.
However, if paper-based application forms or amendment requests are submitted,  the State must address the extent of its potential liability for the refusal or failure  of the registry to enter such information correctly.En cambio, si los formularios de inscripción o las solicitudes de modificación se presentan en papel, el Estado tendrá que decidir cuál será su eventual responsabilidad en caso de que el registro se niegue a incorporar la información respectiva al fichero registral o lo haga de manera incorrecta.
A similar approach should be  taken in States with electronic business registries that require certain information  submitted electronically to nonetheless be entered by registry staff into the registry  record and where such entry might also be subject to error (see also para. 187  above).Debería adoptarse un criterio similar en los Estados que, a pesar de tener registros de empresas electrónicos, exijan que determinada información presentada electrónicamente sea ingresada al fichero registral por el personal del registro, con la posibilidad de que se cometan errores al ingresar esa información (véase también el párr. 187 supra).
214.214.
Further, it should be made clear to registry staff and registry users that  registry staff may not provide legal advice on requirements for effective registration  and amendment, or on their legal effects, unless specifcally authorized to do so,  nor should staff make recommendations on which intermediary (if any) the  business should choose to assist in the registration or amendment process.Además, se debería hacer saber claramente al personal y los usuarios del registro que los funcionarios de este no podrán prestar asesoramiento jurídico sobre los requisitos que deben reunir las solicitudes de inscripción y modificación para que puedan incorporarse efectivamente al registro, ni sobre los efectos jurídicos de esas solicitudes, a menos que estén autorizados expresamente para hacerlo, y que tampoco compete al personal del registro formular recomendaciones sobre el intermediario que (en su caso) debería elegir la empresa para ayudarla con los trámites de inscripción o modificación.
However, registry staff should be permitted to give practical guidance with respect to  the registration and amendment processes.No obstante, debería permitirse que los funcionarios del registro dieran orientación práctica sobre los trámites de inscripción y modificación.
In States that opt for an approval system  (see para. 116 above), this measure on the provision of legal advice should, of course, not be applicable to the judges, notaries and lawyers entrusted with the  administration of registration procedures.En los Estados que opten por un sistema de aprobación (véase el párr. 116 supra), esta medida respecto de la prestación de asesoramiento jurídico no debería ser aplicable, obviamente, a los jueces, notarios y abogados a los que se confíe la gestión de los trámites de inscripción.
215.215.
While it should be made clear that registry staff may not provide legal advice  (subject to the type of registration system of the State), the State must also address  whether and to what extent it should be liable if registry staff nonetheless provide  incorrect or misleading information on the requirements for effective registration  and amendment or on the legal effects of registration.Si bien debería quedar claro que el personal del registro no puede prestar asesoramiento jurídico (a menos que el tipo de sistema de inscripción registral del Estado lo permita), cada Estado tendrá que determinar también si incurrirá en responsabilidad, y en qué medida, en el caso de que el personal del registro, a pesar de esa prohibición, suministre información incorrecta o engañosa sobre los requisitos que deben reunir las solicitudes de inscripción o modificación para que puedan incorporarse efectivamente al registro, o sobre los efectos jurídicos de la inscripción.
216.216.
In addition, in order to minimize the potential for misconduct by registry  staff, the registry should consider establishing certain practices such as instituting  fnancial controls that strictly monitor staff access to cash payments of fees and to  the fnancial information submitted by users who use other methods of payment.Además, a fin de reducir al mínimo la posibilidad de que su personal cometa faltas de conducta, el registro debería evaluar la conveniencia de establecer determinadas prácticas, como instituir controles financieros para vigilar rigurosamente el acceso del personal al dinero procedente del cobro de las tasas y a la información financiera presentada por los usuarios que utilicen otros medios de pago.
Such practices may include the institution of audit mechanisms that regularly assess  the eifciency and the fnancial and administrative effectiveness of the registry.Otra de esas prácticas podría consistir en establecer mecanismos de auditoría para evaluar periódicamente la eficiencia y la eficacia financiera y administrativa del registro.
217.217.
If States accept liability for loss or damage caused by system malfunction or  error or misconduct by registry staff, they may consider whether to allocate part  of the registration and information fees collected by the registry to a compensation  fund to cover possible claims, or whether the claims should be paid out of general  revenue.Los Estados que acepten asumir responsabilidad por los daños o pérdidas causados por fallas en el funcionamiento del sistema o por los errores o faltas de conducta del personal del registro podrían considerar la posibilidad o bien de asignar parte de lo recaudado por el registro en concepto de tasas de inscripción e información a un fondo de indemnización destinado a satisfacer las posibles reclamaciones, o bien de disponer que las indemnizaciones se paguen con los ingresos generales.
States might also decide to set a maximum limit on the monetary compensation payable in respect of each claim.Los Estados también podrían decidir fijar un límite máximo a las indemnizaciones pecuniarias que deban pagarse por cada reclamación.
Recommendation 47: Liability of the business registry hTe law should establish whether and to what extent the State is liable for loss or  damage caused by error or negligence of the business registry in the registration of  businesses or the administration or operation of the registry.Recomendación 47: Responsabilidad del registro de empresas La ley debería determinar si el Estado será responsable, y en qué medida, de los daños o pérdidas causados por errores o negligencia del registro de empresas en la inscripción de una empresa o en la administración o el funcionamiento del registro.
IX.IX.
DeregistrationCancelación de la inscripción
A. DeregistrationA. Cancelación de la inscripción
218.218.
Deregistration occurs once the business has permanently ceased to operate,  including as a result of a merger, or forced liquidation due to insolvency, or in cases  where applicable law requires the registrar to deregister the business for failing to  fulfl certain legal requirements.La inscripción de una empresa en el registro se cancela cuando esta cesa de manera permanente en sus operaciones, lo que puede suceder, por ejemplo, como consecuencia de una fusión, o de la liquidación forzosa por causa de insolvencia, o cuando la ley aplicable exige que el registrador cancele la inscripción de una empresa porque no cumple determinados requisitos legales.
When a business is deregistered, the public details  in respect of the business usually remain visible on the register, but the status of  the business is changed to indicate that it has been removed or that the business  is no longer registered.Cuando se cancela la inscripción de una empresa, los datos de carácter público de la empresa normalmente continúan visibles en el registro, pero la situación de la empresa se modifica a fin de indicar que ha sido dada de baja del registro o que ya no está inscrita.
219.219.
States should consider the role of the registry in deregistering a business.Los Estados deberían analizar la función que incumbe al registro en la cancelación de la inscripción de una empresa.
In  most jurisdictions, deregistration of a business is included as one of the core functions of the registry.En la mayoría de las jurisdicciones, la cancelación de inscripciones está prevista como una de las funciones básicas del registro de empresas.
It appears to be less common, however, to entrust the registry  with the decision whether or not a business should be deregistered as a result of  insolvency proceedings or winding-up.En cambio, parece ser menos frecuente que se confiera al registro la facultad de decidir si debería o no cancelarse la inscripción de una empresa como consecuencia de su disolución y liquidación o de un procedimiento de insolvencia.
In States where this function is included,  statutory provisions determine the conditions that result in deregistration and the  procedures to follow in carrying it out.En los Estados en que el registro desempeña esa función, las circunstancias que dan lugar a la cancelación de una inscripción y los procedimientos que han de seguirse para llevarla a cabo se establecen en disposiciones legales.
220.220.
Because deregistration pursuant to winding-up or insolvency proceedings of  a business are matters regulated by laws other than those governing the registration  of a business, and since such laws vary greatly from State to State, this Legislative Guide refers only to deregistration of those solvent businesses that the enacting  State has deemed dormant or no longer in operation pursuant to the legal regime  governing the business registry.Dado que la cancelación de la inscripción de una empresa como consecuencia de su disolución y liquidación o de un procedimiento de insolvencia entablado a su respecto es una cuestión regulada por leyes distintas de las que rigen la inscripción registral de empresas, y puesto que esas leyes varían mucho de un Estado a otro, la presente Guía legislativa se refiere únicamente a la cancelación de la inscripción de las empresas solventes que el Estado promulgante considere que están inactivas o que han cesado en sus operaciones, de conformidad con el régimen legal aplicable al registro de empresas.
In such cases, most States allow for deregistration  to be carried out either upon the request of the business (otfen referred to as  “voluntary deregistration”) or at the initiative of the registry (frequently referred  to as “striking-off”).En esos casos, la mayoría de los Estados permiten que la inscripción se cancele ya sea a solicitud de la empresa (lo que a menudo se denomina “cancelación voluntaria de la inscripción”) o por iniciativa del registro (lo que con frecuencia se llama “dar de baja”).
In order to avoid diifculties for the registrar in determining  when an exercise of the power to deregister is warranted because a business is a  dormant solvent business or when it is no longer in operation, the law should  clearly establish the conditions that must be fulflled. hTis approach will also avoid  a situation where that power may be exercised in an arbitrary fashion.A fin de que el registrador no tenga dificultades para determinar cuándo se justifica que ejerza su facultad de cancelar la inscripción por tratarse de una empresa solvente inactiva o que ha dejado de operar, la ley debería establecer claramente las condiciones que deberán cumplirse. De esa manera también se evita que se planteen situaciones en que esa facultad pudiera ejercerse en forma arbitraria.
Permitting  a registrar to carry out deregistration pursuant to clear rules permits the maintenance of a current registry and avoids cluttering the record with businesses that  do not carry on any activity.Facultar al registrador para que cancele una inscripción con arreglo a normas claras permite mantener actualizado el registro y evita que el fichero registral contenga un número excesivo de empresas que no realizan ninguna actividad.
When deregistration is initiated by the registrar, there  must be reasonable cause to believe that a registered business has not carried on Chapter IX. Deregistration 91 business or that it has not been in operation for a certain period of time.Cuando la cancelación se efectúa por iniciativa del registrador, tiene que existir un motivo razonable para creer que la empresa inscrita no ha realizado actividades comerciales o no ha estado funcionando durante cierto tiempo.
Such a  situation may arise, for example, when the State requires the business to submit  periodic reports or annual accounts and a business has failed to comply within a  certain period of time following the fling deadline.Esa situación puede plantearse, por ejemplo, cuando el Estado exige que las empresas presenten sus resultados periódicos o sus cuentas anuales y una empresa no lo hace después de transcurrido cierto tiempo a partir del vencimiento del plazo establecido para ello.
In any case, the ability of the  registrar to deregister a business should be limited to ensuring compliance with  clear and objective legal requirements for the continued registration of a business.En cualquier caso, la facultad del registrador de cancelar la inscripción de una empresa debería limitarse a verificar que las empresas cumplan determinados requisitos legales claros y objetivos para seguir estando inscritas.
In several States, before commencing deregistration procedures, the registrar must  inform the business in writing of its pending deregistration and allow suifcient  time for the business to reply and to oppose that decision.En varios Estados, antes de iniciar un procedimiento de cancelación, el registrador debe informar por escrito a la empresa de que se ha previsto cancelar su inscripción y darle tiempo suficiente para responder y oponerse a esa decisión.
Only if the registrar  receives a reply that the business is no longer active or if no reply is received within  the time prescribed by law will the business be deregistered.La inscripción de la empresa se cancela solo si el registrador recibe una respuesta de que la empresa ya no está en actividad o si no recibe respuesta alguna dentro del plazo fijado por la ley.
221.221.
Deregistration may also be carried out upon the request of the business,  which most otfen occurs if the business ceases to operate or has never operated.La inscripción puede cancelarse también a solicitud de la empresa, lo que ocurre principalmente cuando esta deja de operar o si nunca lo ha hecho.
States should specify in which circumstances businesses can apply for deregistration and which persons associated with the business are authorized to request  deregistration on behalf of the business.Los Estados deberían especificar en qué circunstancias podrá una empresa pedir que se cancele su inscripción y qué personas vinculadas a la empresa estarán autorizadas a solicitar en nombre de esta la cancelación de la inscripción.
Voluntary deregistration is not an alternative to more formal proceedings, such as winding-up or insolvency, when those  proceedings are prescribed by the law of the State in order to liquidate a  business.La cancelación voluntaria de la inscripción no es una alternativa a los procedimientos más formales, como los de disolución y liquidación o insolvencia, cuando estos están previstos en la ley del Estado como forma de liquidar una empresa.
222.222.
Deregistration should in principle be free of charge regardless of whether it  is carried out at the initiative of the registrar or upon the request of the business.En principio, la cancelación de la inscripción debería ser gratuita, independientemente de que se lleve a cabo por iniciativa del registrador o a solicitud de la empresa.
Further, States should consider adopting simplifed procedures for the deregistration of MSMEs.Además, los Estados deberían considerar la posibilidad de adoptar procedimientos simplificados para la cancelación de la inscripción registral de las MIPYME.
Recommendation 48: Voluntary deregistrationRecomendación 48: Cancelación voluntaria de la inscripción
(a) Specify the conditions under which a business can request deregistration;La ley debería: a) especificar las condiciones en que una empresa podrá solicitar la cancelación de su inscripción;
(b) Require the registrar to deregister a business that fulfls those conditions;b) exigir al registrador que cancele la inscripción de toda empresa que reúna esas condiciones; y
and (c) Permit the State to adopt simplifed procedures for deregistration of  MSMEs.c) permitir que el Estado establezca procedimientos simplificados para la cancelación de la inscripción registral de las MIPYME.
Recommendation 49: Involuntary deregistration hTe law should specify the conditions pursuant to which a registrar can deregister a  business.Recomendación 49: Cancelación no voluntaria de la inscripción La ley debería especificar las condiciones conforme a las cuales el registrador podrá cancelar la inscripción de una empresa.
B. Process of deregistration and time and effectiveness of deregistrationB. Procedimiento de cancelación de una inscripción, fecha y hora de la cancelación y momento a partir del cual surte efecto
223.223.
Regardless of whether deregistration is requested by the business or initiated  by the registrar, where the business is registered as a separate entity, the registry  must issue a public notice of the proposed deregistration and when that deregistration will become effective.Independientemente de que la inscripción se cancele a solicitud de la empresa o por iniciativa del registrador, cuando la empresa está inscrita como una entidad independiente, el registro debe emitir un aviso público de la cancelación propuesta en el que se indique el momento a partir del cual esta surtirá efecto.
Such an announcement is usually published on the  website of the registry or in oifcial publications such as the national gazette or in  both. hTis procedure ensures that businesses are not deregistered without providing interested third parties (e.g. creditors, members of the business) the opportunity to protect their rights (the usual practice is to submit a written complaint  corroborated by any required evidence to the registry).Ese anuncio se publica, por lo general, en el sitio web del registro o en publicaciones oficiales como el diario o boletín oficial, o en ambos. Este procedimiento evita que se cancele la inscripción de una empresa sin dar a los terceros interesados (por ejemplo, los acreedores o los miembros de la empresa) la posibilidad de proteger sus derechos (la práctica habitual consiste en presentar al registro una queja por escrito, respaldada por las pruebas que sean necesarias).
Atfer the period indicated  in the announcement has passed, a notation is made in the registry that the business is deregistered.Una vez vencido el plazo indicado en el anuncio, se hace una anotación en el registro para dejar constancia de que se ha cancelado la inscripción de la empresa.
Prior to the deregistration becoming effective, the applicable  law may require that a further notice be published.Es posible que la ley aplicable exija que se publique un nuevo aviso antes de que la cancelación comience a surtir efecto.
Pending completion of the  deregistration procedure, the business remains in operation and will continue to  carry on its activities.Hasta que finaliza el procedimiento de cancelación de la inscripción, la empresa continúa funcionando y llevando a cabo sus actividades.
224.224.
hTe law should establish the time of effectiveness of the deregistration, and  the status of the business in the registry should indicate the time and date of its  effect, in addition to the reasons for the deregistration. hTe registrar should enter  such information in the registry as soon as practicable so that users of the registry  are apprised without undue delay of the changed status of the business.La ley debería establecer el momento a partir del cual surtirá efecto la cancelación de la inscripción, y en la información que conste en el registro sobre la situación de la empresa deberían figurar la fecha y hora en que comenzó a surtir efecto la cancelación de su inscripción, además de los motivos por los que se canceló. El registrador debería incorporar esa información al registro lo antes posible, para que los usuarios del registro se enteren del cambio en la situación de la empresa sin demora indebida.
225.225.
Registries should retain historical information on businesses that have been  deregistered, leaving it to the State to decide the appropriate length of time for  which such information should be preserved (see paras. 227 to 230 and rec. 52  below).Los registros deberían guardar la información anterior de las empresas cuya inscripción se haya cancelado y dejar que el Estado decida durante cuánto tiempo se conservará esa información (véanse los párrs. 227 a 230 y la recomendación 52 infra).
When the State has adopted a unique identifer system, the information  related to the business should remain linked to that identifer even if the business  is deregistered.En los Estados que hayan adoptado un sistema de identificadores únicos, la información relativa a una empresa debería seguir vinculada a su identificador, aunque se cancele la inscripción de esa empresa.
Recommendation 50: Process of deregistration and time and effectiveness of deregistration hTe law should:Recomendación 50: Procedimiento de cancelación de una inscripción, fecha y hora de la cancelación y momento a partir del cual surte efecto La ley debería:
(a) Provide that a written notice of the deregistration is sent to the registered  business;a) disponer que se envíe a la empresa inscrita una notificación por escrito de la cancelación de su inscripción en el registro;
(b) Establish that the deregistration is publicized in accordance with the legal  requirements of the enacting State;b) disponer que la cancelación de la inscripción se dé a conocer públicamente en la forma exigida por la ley del Estado promulgante;
(c) Specify when the deregistration of a business is effective;c) indicar el momento a partir del cual surtirá efecto la cancelación de la inscripción de la empresa;
and (d) Specify the legal effects of deregistration.y d) especificar los efectos jurídicos de la cancelación de la inscripción.
C.C.
Reinstatement of registrationRestablecimiento de los efectos de la inscripción
226.226.
In several States, it is possible to reinstate the registration of a business that  has been deregistered at the initiative of the registrar or upon the request of the  business, provided that the request to the registrar for reinstatement meets certain  conditions (in some States, this latter procedure is called “administrative restoration”) or is made by court order.En varios Estados es posible restablecer los efectos de la inscripción de una empresa que haya sido cancelada por iniciativa del registrador o a solicitud de la propia empresa, siempre y cuando la solicitud que se presente al registrador cumpla determinadas condiciones (en algunos Estados, este último procedimiento se denomina “reactivación administrativa”), o se haga por orden judicial.
In certain States, both procedures are available  and choosing either of them usually depends on the reason for which the business  was deregistered or the purpose of restoring the business. hTe two procedures  usually differ in some key aspects, such as who can apply to have the business  restored, which business entities are eligible for restoration and the time limit for  fling an application for restoration. hTe requirements for “administrative restoration” in States that provide for both procedures are otfen stricter than those for  restoration by court order.En algunos Estados existen los dos procedimientos, y la elección de uno u otro depende generalmente del motivo por el cual se haya cancelado la inscripción o del propósito de reactivar la empresa. Estos dos procedimientos suelen diferir en algunos aspectos fundamentales, como, por ejemplo, quién puede solicitar que se reactive la empresa, qué entidades mercantiles pueden solicitar su reactivación y de qué plazo disponen para presentar la respectiva solicitud. Los requisitos exigidos para la “reactivación administrativa” en los Estados que prevén ambos procedimientos suelen ser más estrictos que los previstos para el restablecimiento de los efectos de la inscripción por orden judicial.
For example, in such States, only an aggrieved person,  which may include a former director or member, can submit an application for  reinstatement to the registrar, and the time limit within which the application can  be submitted to the registry may be shorter than the time granted to apply for a  court order.Por ejemplo, en esos Estados, solo las personas agraviadas, entre las que puede figurar un exdirector o un miembro anterior de la empresa, pueden solicitar al registrador que restablezca los efectos de la inscripción, y el plazo de que disponen para presentar la solicitud al registro puede ser más breve que el establecido para pedir que se dicte una orden judicial.
Regardless of the method(s) chosen by the State to permit reinstatement of the registration of a business, once the registration has been reinstated,  the business is deemed to have continued its existence as if it had not been deregistered, which includes maintaining its former business name.Cualquiera sea el método o métodos elegidos por el Estado para permitir que se restablezcan los efectos de la inscripción de una empresa, una vez restablecidos esos efectos se considera que la empresa ha seguido existiendo como si no se hubiera cancelado su inscripción, lo que incluye mantener su antiguo nombre.
In cases where the  business name is no longer available (as having been assigned to another business  registered in the interim), procedures are usually established by the State to govern  the change of name of the reinstated business.Cuando el nombre anterior de la empresa ya no esté disponible (por haber sido asignado a otra empresa inscrita en el ínterin), por lo general existen procedimientos establecidos por el Estado que se aplican al cambio de nombre de las empresas que se reinscriben.
Recommendation 51: Reinstatement of registration hTe law should specify the circumstances under which and the time limit within  which the registrar is required to reinstate a business that has been deregistered.Recomendación 51: Restablecimiento de los efectos de la inscripción La ley debería especificar las circunstancias en que el registrador deberá reinscribir a una empresa cuya inscripción haya sido cancelada y el plazo de que dispondrá para hacerlo.
X. Preservation of records A. Preservation of recordsX. Conservación de la información registral A. Conservación de la información registral
227.227.
As a general rule, the information in the business registry should be kept  indefnitely. hTe enacting State should decide on the appropriate length of time  for which such information should be kept and may choose to apply its general  rules on the preservation of public documents.Por norma general, la información contenida en el registro de empresas debería conservarse por tiempo indefinido. Cada Estado promulgante tendrá que decidir durante cuánto tiempo convendrá guardar esa información, y podrá optar por aplicar sus normas generales sobre la conservación de documentos públicos.
228.228.
However, the length of the preservation period for records is most otfen  inlfuenced by the way the registry operates, and whether the registry is electronic,  paper-based or a mixed registry.Sin embargo, la duración del período de conservación de la información registral depende, en la mayoría de los casos, de la forma en que funcione el registro y de si este es electrónico, se basa en el uso del papel o es mixto.
In the case of electronic registries, the preservation  for extended periods of time of original documents submitted in hard copy might  not be necessary, provided that the information contained in such documents has  been recorded in the registry or that the paper documents have been digitized  (through scanning or other electronic processing).En el caso de los registros electrónicos, podría no ser necesario conservar durante períodos muy prolongados los documentos originales presentados en papel, siempre que la información contenida en ellos haya quedado asentada en el registro o que los documentos en papel hayan sido digitalizados (mediante escaneo u otro método de procesamiento electrónico).
229.229.
hTose States with paper-based or mixed registries, for example, must decide  the length of time for which the paper documents submitted to it should be kept  by the registry, in particular in situations where the relevant business has been  deregistered.Por ejemplo, los Estados con registros basados en el uso del papel o mixtos tendrán que decidir durante cuánto tiempo deberá el registro conservar los documentos presentados en papel, especialmente en los casos en que se haya cancelado la inscripción de la empresa respectiva.
Considerations relating to the availability of storage space and the  expense of storing such documents would likely play a role in that decision.Es probable que influyan en esa decisión factores tales como la disponibilidad de espacio de almacenamiento y los gastos que implique almacenar esos documentos.
230.230.
Regardless of the way in which the business registry is operated, providing  prospective future users with long-term access to information maintained in the  registry is of key importance, not only for historical reasons, but also to provide  evidence of past legal, fnancial and management issues relating to a business that  might still be of relevance. hTe preservation of electronic records is likely to be  easier and more cost-effective than preserving paper records.Cualquiera sea la forma en que funcione el registro de empresas, es sumamente importante que se otorgue a los eventuales usuarios futuros la posibilidad de acceder en el largo plazo a la información contenida en el registro, no solo por razones históricas, sino también para proporcionar pruebas de cuestiones jurídicas, financieras y administrativas anteriores relacionadas con una empresa que puedan seguir siendo de interés. Es probable que sea más fácil y económico conservar información registral en formato electrónico que en papel.
In order to minimize  the cost and considerable storage space required for the preservation of documents  in hard copy, paper-based registries that cannot convert the documents received  by it into an electronic form may adopt alternative solutions (for example, the use  of microflm) that allow for the transmission, storage, reading, and printing of the  information.A fin de reducir al mínimo los gastos de conservación de documentos en papel y el considerable espacio de almacenamiento que ello requiere, los registros basados en el uso del papel que no puedan pasar a formato electrónico los documentos que reciban podrán adoptar otras soluciones (por ejemplo, la utilización de microfilmes) que permitan transmitir, almacenar, leer e imprimir la información.
Recommendation 52: Preservation of recordsRecomendación 52: Conservación de la información registral
hTe law should provide that documents and information submitted by the registrant and the registered business, including information in respect of deregistered  businesses, should be preserved by the registry so as to enable the information to be  retrieved by the registry and other interested users.La ley debería exigir que el registro conserve los documentos y la información presentados por el solicitante de la inscripción y la empresa inscrita, incluida la información relativa a las empresas cuya inscripción haya sido cancelada, de manera que el registro y otros usuarios interesados puedan acceder a esa información.
B. Alteration or deletion of informationB. Alteración o supresión de información 231.
231. hTe law should establish that the registrar may not alter or remove registered  information, except as specifed by law and that any change to that information  can be made only in accordance with the applicable law.La ley debería establecer que el registrador no podrá alterar ni eliminar la información registrada, salvo en los casos previstos en la ley, y que esa información solo podrá modificarse de conformidad con la ley aplicable.
However, to ensure the  smooth functioning of the registry, in particular when registrants submit information using paper forms, the registrar should be authorized to correct its own clerical  errors (see paras. 28, 45 and 147 above) made in entering the information from  the paper forms into the registry record.No obstante, para garantizar el correcto funcionamiento del registro, en particular cuando los solicitantes de inscripciones presenten la información en formularios en papel, el registrador debería estar autorizado para corregir los errores de copia (véanse los párrs. 28, 45 y 147 supra) que él mismo cometa al incorporar al fichero registral la información consignada en los formularios en papel.
If this approach is adopted, notice of this  or any other correction should promptly be sent to the business (and a notifcation  of the nature of the correction and the date it was effected should be added to the  public registry record linked to the relevant business).Si se adopta este criterio, cada vez que se haga una corrección de este tipo o de cualquier otra índole debería notificarse sin demora a la empresa (y debería incorporarse al fichero registral de acceso público, en la ficha correspondiente a la empresa de que se trate, una notificación sobre el tipo de corrección realizada y la fecha en que se efectuó).
Alternatively, the State could  require the registrar to notify the business of its error and permit the submission  of an amendment free of charge.Otra posibilidad sería que el Estado exigiera al registrador que notificase su error a la empresa y permitiera la presentación de una modificación sin costo alguno.
232.232.
Further, the potential for misconduct by registry staff should be minimized  by: (a) designing the registry system to make it impossible for registry staff to alter  the time and date of registration or any registered information submitted by a  registrant;Además, deberían adoptarse las siguientes medidas para reducir al mínimo las posibilidades de que el personal del registro cometa faltas de conducta: a) diseñar el sistema registral de modo que sea imposible para el personal del registro alterar la fecha y hora de las inscripciones o cualquier otra información presentada al registro por los solicitantes de las inscripciones;
and (b) designing the registry infrastructure so as to ensure that it can  preserve the information and the documents concerning a deregistered business  for as long as prescribed by the law of the enacting State.y b) diseñar la infraestructura del registro de modo tal que este pueda conservar la información y los documentos relativos a las empresas cuya inscripción haya sido cancelada por el tiempo que se establezca en la ley del Estado promulgante.
Recommendation 53: Alteration or deletion of information hTe law should provide that the registrar does not have the authority to alter or delete  information contained in the business registry record except in those cases specifed  in the law.Recomendación 53: Alteración o supresión de información La ley debería establecer que el registrador no tendrá facultades para alterar ni suprimir la información contenida en el fichero del registro de empresas, salvo en los casos previstos en la ley.
C. Protection against loss of or damage to the business registry recordC. Protección del fichero del registro de empresas contra pérdidas o daños
233.233.
To protect the business registry from the risk of loss or physical damage or  destruction (see also para. 52 (f) and rec. 10 (f) above), the State should maintain back-up copies of the registry record.A fin de proteger al registro de empresas del riesgo de pérdidas, daños materiales o destrucción (véanse también el párr. 52 f) y la recomendación 10 f) supra), el Estado debería guardar copias de seguridad del fichero registral.
Any rules governing the security of other  public records in the enacting State might be applicable in this context.Las normas que rijan la seguridad de otros registros públicos del Estado promulgante, si las hubiera, podrían ser aplicables en este contexto.
234.234.
hTe threats that can affect an electronic registry also include criminal activities that may be committed through the use of technology.Otro de los peligros a que están expuestos los registros electrónicos son las actividades delictivas que pueden cometerse mediante el uso de la tecnología.
Providing effective  enforcement remedies would thus be an important part of a legislative framework  aimed at supporting the use of electronic solutions for business registration.Por ese motivo, sería importante prever medidas coercitivas eficaces como parte de un marco legislativo destinado a respaldar la utilización de soluciones electrónicas para la inscripción registral de empresas.
Typical issues that should be addressed by enacting States would include unauthorized  access or interference with the electronic registry;Algunos de los problemas más comunes a que tendrán que hacer frente los Estados promulgantes son el acceso no autorizado al registro electrónico o la interferencia no autorizada en este;
unauthorized interception of or  interference with data;la interceptación no autorizada de datos o la interferencia no autorizada en los datos;
misuse of devices;el uso indebido de dispositivos;
fraud and forgery.y el fraude y la falsificación.
Recommendation 54: Protection against loss of or damage to the business registry recordRecomendación 54: Protección del fichero del registro de empresas contra pérdidas o daños
(a) Require the registrar to protect the registry records from the risk of loss  or damage;La ley debería: a) exigir al registrador que proteja el fichero registral contra el riesgo de pérdidas o daños;
and (b) Establish and maintain back-up mechanisms to allow for any necessary  reconstruction of the registry record.y b) establecer y mantener mecanismos de seguridad que permitan reconstruir el fichero registral en caso necesario.
D.D.
Safeguard from accidental destructionMedidas de protección contra la destrucción accidental
235.235.
An aspect that may warrant consideration by States is that of natural hazards  or other accidents that can affect the processing, collection, transfer and protection  of the data housed in the electronic registry and under the liability of the registry  oifce.Un aspecto que los Estados quizás deberían considerar es el relativo a los accidentes naturales o de otra índole que pueden afectar al procesamiento, la recopilación, la transferencia y la protección de los datos que están almacenados en el registro electrónico y de los que es responsable la oficina del registro.
Given user expectations that the business registry will function reliably, the  registrar should ensure that any interruptions in operations are brief, infrequent  and minimally disruptive to users and to States.Dado que los usuarios tienen la expectativa de que el registro de empresas funcione de manera fiable, el registrador debería velar por que toda interrupción del funcionamiento sea breve y poco frecuente y cause el mínimo de trastornos a los usuarios y los Estados.
For this reason, States should  devise appropriate measures to facilitate protection of the registry.Por esa razón, los Estados deberían idear medidas adecuadas para facilitar la protección del registro.
One such measure could be to develop a business continuity plan that sets out the necessary  arrangements for managing disruptions in the operations of the registry and ensures  that services to users can continue.Una de esas medidas podría consistir en elaborar un plan institucional de continuidad que prevea los mecanismos necesarios para gestionar las alteraciones en el funcionamiento del registro de modo que se pueda seguir prestando servicios a los usuarios.
In one State, for example, the registry has  established a “risk register”, which is a dynamic document that is updated as  changes in the operation of the registry occur.En un Estado, por ejemplo, el registro ha establecido un “registro de riesgos”, que es un documento dinámico que se actualiza cada vez que se producen cambios en el funcionamiento del registro.
Such a risk register allows the registrar to identify possible risks for the registration service as well as the appropriate  mitigation measures.Ese registro de riesgos permite al registrador detectar posibles riesgos para el servicio de inscripción registral y determinar las medidas de mitigación adecuadas.
Designated staff are required to report on an annual basis the  threats to the registry and the relevant actions taken to mitigate such threats.El personal designado a tal efecto tiene la obligación de presentar un informe anual sobre los peligros a que estuvo expuesto el registro y las medidas pertinentes adoptadas para mitigarlos.
Recommendation 55: Safeguard from accidental destruction hTe law should provide that appropriate procedures should be established to mitigate risks from force majeure, natural hazards, or other accidents that can affect the  processing, collection, transfer and protection of data housed in electronic or paperbased business registries.Recomendación 55: Medidas de protección contra la destrucción accidental La ley debería disponer que se establezcan procedimientos adecuados para mitigar los riesgos derivados de circunstancias de fuerza mayor o accidentes naturales o de otra índole que puedan afectar al procesamiento, la recopilación, la transferencia o la protección de los datos almacenados en los registros de empresas electrónicos o en papel.
XI.XI.
Underlying legal reforms A. Changes to underlying lawsReforma del régimen legal de base A. Modificación de las leyes de base
236.236.
Business registration reform can entail amending different aspects of the law  of a State.La reforma del sistema de inscripción registral de empresas puede hacer necesario modificar distintos aspectos de la legislación de un Estado.
In addition to legislation that is meant to prescribe the conduct of business registration, States may need to update or change laws that may simply affect  the registration process in order to ensure that such laws respond to the needs of  MSMEs and other businesses. hTere is no single solution in this process that will  work for all States, since the reforms will be inlfuenced by a State’s legislative  approach.Además de las leyes que tienen por objeto regular la gestión del registro de empresas, es posible que los Estados tengan que actualizar o modificar leyes que quizás afecten únicamente al procedimiento de inscripción registral, a fin de adecuarlas a las necesidades de las MIPYME y otras empresas. No hay una solución única a este respecto que resulte idónea para todos los Estados, puesto que en las reformas influirá el enfoque legislativo de cada Estado en particular.
However, the reforms should aim at developing laws that support business registration with features such as transparency and accountability, clarity and  the use of lfexible legal forms for business.Sin embargo, el objetivo de las reformas debería ser elaborar leyes que respalden la inscripción registral de las empresas previendo aspectos como los siguientes: transparencia y rendición de cuentas, legislación clara y uso de formas jurídicas flexibles para las empresas.
237.237.
Regardless of the approach chosen and the extent of the reform, changes in  laws should carefully consider the potential costs and benefts of this process, as  well as the fnancial capacity and the commitment of the Government and whether  suifcient human resources are available to implement the reform.Independientemente del enfoque elegido y del alcance de la reforma, antes de introducir modificaciones en la legislación debería hacerse un análisis concienzudo de los posibles costos y ventajas de ese proceso, así como de la capacidad financiera y el compromiso del Gobierno, y determinar si se dispone de recursos humanos suficientes para poner en práctica la reforma.
An important  preparatory step of a reform programme involves a thorough inventory and analysis  of the laws that are relevant to business registration with a view to evaluating the  need for change, the possible solutions, and the prospects for effective reform.Una medida importante de preparación para el programa de reforma consiste en hacer un inventario y un estudio exhaustivos de las leyes relacionadas con la inscripción registral de empresas a fin de evaluar la necesidad de introducir modificaciones, las posibles soluciones y las perspectivas de lograr una reforma eficaz.
In  some cases, this assessment could result in deferring any major legislative reform,  particularly if signifcant gains to the process of simplifcation can be achieved by  the introduction of operational tools.En algunos casos, esa evaluación puede dar lugar a que se postergue cualquier reforma legislativa profunda, sobre todo si es posible mejorar considerablemente el proceso de simplificación mediante la introducción de instrumentos operacionales.
Once it has been decided what changes  should be made and how, it is equally important to ensure their implementation.Una vez que se decida qué modificaciones habrán de introducirse y de qué manera, es igualmente importante tomar medidas para implementarlas.
In order to facilitate successful reform, the implementation of the new legal regime  should be carefully monitored.A efectos de facilitar el éxito de la reforma, debería vigilarse de cerca la aplicación del nuevo régimen legal.
B. Clarity of the lawB. Legislación clara
238.238.
For States wishing to facilitate the establishment of businesses, in particular  of MSMEs, it is important to review existing laws to identify possible impediments  to the simplifcation of the registration process.Para los Estados que desean facilitar la constitución de empresas, en particular de MIPYME, es importante pasar revista a la legislación en vigor a fin de detectar posibles impedimentos para la simplificación del proceso de inscripción registral.
239.239.
One reform that would greatly clarify the law would be a comprehensive  review of all laws affecting business registration, a simplifcation of their provisions Chapter XI. Underlying legal reforms 99Una reforma que aumentaría mucho a la claridad de la ley consistiría en examinar todas las leyes que inciden en la inscripción registral de empresas, simplificar sus disposiciones y, en lo posible, unificarlas en un solo texto legislativo.
and their unifcation, where possible, into a single piece of legislation. hTis could  also facilitate building lfexibility into the system, with the general principles of  business registration incorporated in the legislation and more detailed provisions  on the operation of the system, which could be introduced even at a later stage,  that are letf to other policy or legal tools (see also para. 245 below).Esto también podría darle flexibilidad al sistema, ya que los principios generales de la inscripción registral de empresas se incorporarían a la legislación, mientras que las disposiciones más detalladas sobre el funcionamiento del sistema, que podrían introducirse, incluso, en una etapa posterior, se recogerían en otros instrumentos jurídicos o normativos (véase también el párr. 245 infra). Recomendación 56: Legislación clara
Recommendation 56: Clarity of the law hTe law should, to the extent possible and in a clear manner, consolidate legal provisions pertaining to business registration.La ley debería reunir en ella, en la medida de lo posible y de manera clara, todas las disposiciones legales relativas a la inscripción registral de empresas.
C. Flexible legal formsC. Formas jurídicas flexibles
240.240.
Entrepreneurs tend to choose the simplest legal form available for their business when they decide to register, and States with rigid legal forms have an entry  rate considerably lower than those with more lfexible requirements.Los empresarios, cuando deciden inscribirse en el registro, tienden a elegir para sus empresas la forma jurídica más sencilla que sea posible adoptar, y en los Estados que establecen formas jurídicas rígidas el porcentaje de empresas que se inscriben en el registro es muy inferior al que se observa en los Estados que tienen requisitos más flexibles.
For example,  in States that have introduced simplifed legal forms for business, the registration  process for these business types is much faster and less costly.Por ejemplo, en los Estados que han introducido formas jurídicas simplificadas para las empresas, el trámite de inscripción registral de esos tipos de empresas es mucho más rápido y menos costoso.
Businesses are not  required to publish the rules governing the operation or management of their business in the oifcial gazette;Las empresas no están obligadas a publicar los estatutos o normas que rigen su funcionamiento o administración en el diario o boletín oficial, sino que pueden publicarlos en línea a través del registro de empresas.
instead, these can be posted online through the business  registry. hTere are many States in which the involvement of a lawyer, notary or  other intermediary is not obligatory for the preparation of documents or conducting a business name search (see paras. 115 to 117 above).Hay muchos Estados en que no es obligatorio que intervenga un abogado, un notario u otro intermediario para preparar los documentos o buscar nombres de empresas en el registro (véanse los párrs. 115 a 117 supra).
241.241.
Legislative changes to abolish or reduce the minimum paid in capital requirement for businesses also tend to facilitate MSME registration, since micro and  small businesses may have limited funds to meet a minimum capital requirement,  or they may be unwilling or unable to commit their available capital in order to  establish their business.Las reformas legislativas por las que se deroga el requisito del capital mínimo integrado exigido a las empresas o se reduce su cuantía también tienden a facilitar la inscripción registral de las MIPYME, ya que las microempresas y las pequeñas empresas pueden carecer de fondos suficientes para cumplir el requisito del capital mínimo, o pueden no desear o no estar en condiciones de comprometer el capital de que disponen para constituir su empresa.
Instead of relying on a minimum capital requirement to  protect creditors and investors, some States have implemented alternative  approaches such as the inclusion of provisions on solvency safeguards in their  legislation;En lugar de utilizar el requisito del capital mínimo para proteger a los acreedores e inversionistas, algunos Estados han aplicado otros criterios, como incluir en su legislación disposiciones de salvaguardia en lo que respecta a la solvencia;
conducting solvency tests;realizar pruebas de solvencia;
or preparing audit reports that show that  the amount a company has invested is enough to cover the establishment costs.o preparar informes de auditoría que demuestren que la suma que ha invertido una empresa es suficiente para sufragar los gastos de constitución.
242.242.
Introducing simplifed forms of limited liability and other types of businesses  may also be coupled with a considerable reduction or complete abolition of the  minimum capital requirements that other legal forms of business are required to  meet upon formation.La introducción de formas simplificadas de empresas de responsabilidad limitada y de otro tipo de empresas también puede ir acompañada o bien de una reducción considerable del capital mínimo que deben justificar las empresas de otras formas jurídicas en el momento de su constitución, o bien de la eliminación total de ese requisito.
In several States that have adopted simplifed legal business  forms, the minimum capital requirement has been abolished completely, and in  other cases, initial registration or incorporation has been allowed upon deposit of  a nominal amount.En varios Estados que han previsto formas jurídicas empresariales simplificadas se ha derogado por completo el requisito del capital mínimo, mientras que en otros se ha permitido la inscripción inicial de la empresa en el registro o su constitución en sociedad tras el depósito de una suma simbólica.
In other States, progressive capitalization has been introduced, 100 UNCITARL Legislative Guide on Key Principles of a Business Registry requiring the business to set aside a certain percentage of its annual profts until its  reserves and the share capital jointly total a required amount.En otros Estados se ha establecido el requisito de la capitalización gradual, que obliga a las empresas a reservar determinado porcentaje de sus utilidades anuales hasta que esas reservas, sumadas al conjunto de las participaciones en el capital, alcancen el monto exigido.
In other cases, progressive capitalization is required only if the simplifed limited liability entity intends  to graduate into a full-lfedged limited liability company (for which a higher share  capital would be required), but there is no obligation to do so.En otros casos, solo se exige la capitalización gradual si la entidad de responsabilidad limitada simplificada tiene la intención de convertirse en una sociedad de responsabilidad limitada en toda regla (para lo cual necesitaría un mayor volumen de capital social), pero no existe la obligación de hacerlo.
243.243.
Another reform that would be conducive to improved business registration  is to provide freedom to entrepreneurs to conduct all lawful activities without  requiring them to specify the scope of their venture. hTis is particularly relevant  in those jurisdictions where entrepreneurs are required to list in their articles of  association the specifc activity or activities in which they intend to engage so as  to restrain businesses from acting beyond the scope of their goals and, if needed,  to protect shareholders and creditors.Otra reforma que contribuiría a aumentar el número de empresas que se inscriben en el registro consistiría en dar libertad a los empresarios para realizar cualquier actividad lícita, sin exigirles que especifiquen el objeto que tendrá su empresa. Esto reviste especial interés en las jurisdicciones en que se exige a los empresarios que describan en sus estatutos la actividad o actividades concretas a las que prevén dedicarse, para evitar que las empresas realicen actos no comprendidos en su objeto y, de ser necesario, proteger a los accionistas y acreedores.
Allowing for the inclusion in the articles of  association (or other rules governing the operation or management of a business)  of a so-called “general purpose clause”, which states that the business’s aim is to  conduct any trade or business and grants it the power to do so, facilitates business  registration. hTis approach is far less likely to require additional or amended registration in the future, as businesses may change their focus and activities without  amending the registration, provided that the new business activity is a lawful one  and that the appropriate licences have been obtained.Permitir que se incluya en los estatutos (o en otras normas que rijan el funcionamiento o la administración de una empresa) una “cláusula de objeto de carácter general”, en la que se establezca que la empresa tendrá por objeto realizar toda clase de actividades comerciales o industriales y se le otorguen facultades para ello, facilita la inscripción de empresas en el registro. Si se aplica este criterio, es mucho menos probable que, en el futuro, sea necesario hacer una nueva inscripción o modificar una anterior, ya que se puede cambiar el objeto principal y las actividades de una empresa sin tener que modificar la inscripción, siempre que la nueva actividad empresarial sea lícita y se hayan obtenido los permisos correspondientes.
Additional options to the  inclusion of a general purpose clause, which would support the same goal, could  include passing legislation that makes unrestricted objectives the default rule in the  jurisdiction, or abolishing any requirement for businesses, in particular those that  are privately held, to state objectives for registration purposes.Además de la inclusión de una cláusula de objeto de carácter general, otras opciones que contribuirían al logro del mismo objetivo podrían consistir en establecer por ley el carácter ilimitado del objeto de las empresas como norma supletoria en la jurisdicción de que se trate, o en derogar cualquier norma que exija a las empresas, en particular las que no cotizan en la bolsa, que especifiquen su objeto a los efectos de la inscripción registral.
Recommendation 57: Flexible legal forms hTe law should permit lfexible and simplifed legal forms for business in order to  facilitate and encourage registration of businesses of all sizes.Recomendación 57: Formas jurídicas flexibles La ley debería permitir que las empresas adoptaran formas jurídicas flexibles y simplificadas a fin de facilitar y alentar la inscripción registral de empresas de todos los tamaños.
D. Legislative approach to accommodate the evolution of technologyD. Enfoque legislativo que se adapte a la evolución de la tecnología
244.244.
As noted above (see paras. 8 and 85 and rec. 13), this Guide supports the  view that online registries greatly facilitate the registration of MSMEs.Como se indicó anteriormente (véanse los párrs. 8 y 85 y la recomendación 13 supra), la presente Guía se adhiere a la opinión de que los registros en línea facilitan en gran medida la inscripción de las MIPYME.
If appropriate laws governing electronic transactions are not in place, a preliminary step for  reform aimed at supporting electronic business registration would be to recognize  and regulate the use of such electronic transactions in the domestic legislation.Si no existen leyes apropiadas que rijan las operaciones electrónicas, un primer paso hacia una reforma destinada a respaldar la inscripción registral de empresas en forma electrónica consistiría en reconocer y regular la utilización de esas operaciones electrónicas en la legislación interna.
In  this respect, States should consider adopting laws permitting electronic signatures,  or other means of identifcation and authentication, and the use of electronic  communications. Chapter XI. Underlying legal reforms 101En tal sentido, los Estados deberían considerar la posibilidad de aprobar leyes que permitan las firmas electrónicas u otros medios de identificación y autenticación y la utilización de las comunicaciones electrónicas.
245.245.
Since information technology is a feld marked by rapid technological evolution, however, requirements in the law that establish a technology-specifc approach  may result in preventing further technological development.Sin embargo, dado que la tecnología de la información se caracteriza por su rápida evolución, el establecimiento de requisitos legales que impongan el uso de alguna tecnología en particular puede coartar el desarrollo tecnológico.
States should thus  consider establishing only guiding legal principles in their legislation (in particular  those of technical neutrality and functional equivalence, see para. 85 and rec. 13  above), leaving the specifc provisions regulating the detailed functioning and  requirements of an online registration system to other policy or legal tools.Por tal motivo, los Estados deberían considerar la posibilidad de establecer en su legislación únicamente los principios jurídicos rectores (en particular los de neutralidad tecnológica y equivalencia funcional; véanse el párr. 85 y la recomendación 13 supra) e incluir en otros instrumentos jurídicos o normativos las disposiciones específicas que regularán el funcionamiento detallado y los requisitos del sistema de inscripción registral en línea.
Recommendation 58: Legislative approach to accommodate the evolution of technology hTe law should establish provisions on electronic transactions that accommodate the  evolution of technology.Recomendación 58: Enfoque legislativo que se adapte a la evolución de la tecnología La ley debería establecer, en relación con las operaciones electrónicas, disposiciones que se adapten a la evolución de la tecnología.
Annex IAnexo I
RecommendationsRecomendaciones
1: Objectives of the business registryI. Objetivos del registro de empresas
Recommendationh 1 Te law should ensure the establishment of a business registry that facilitates the  operation of businesses in the formal economy as part of the system of all registra tions that may be required of a business and may include registration with business  registry, taxation and social security authorities, as well as with other authorities.Recomendación 1: Objetivos del registro de empresas La ley debería disponer la creación de un registro de empresas que facilite el funcionamiento de las empresas en el sector formal de la economía como parte del conjunto de inscripciones que posiblemente deban efectuar y que puede abarcar, por ejemplo, la inscripción en el registro de empresas, los organismos tributarios y de seguridad social y otros organismos.
Recommendation 2: Purposes of the business registry  hTe law should provide that the business registry is established for the purposes  of:Recomendación 2: Fines del registro de empresas La ley debería establecer que el registro de empresas se crea con los siguientes fines:
(a) Providing to a business an identity that is recognized by the enacting State;a )proporcionar a las empresas una identidad reconocida por el Estado promulgante;
and Recommendation 3: Simple and predictable system of laws permitting registration  hTe law governing the business registry should:y b) recibir, almacenar y poner a disposición del público información relativa a las empresas inscritas. Recomendación 3: Régimen legal sencillo y previsible que permita la inscripción en el registro La ley que rija el registro de empresas debería: a) tener una estructura sencilla y evitar el uso innecesario de excepciones o el otorgamiento de facultades discrecionales;
(b) Ensure that micro, small and medium-sized enterprises (MSMEs) that are  required or permitted to register are subject to the minimum procedures  necessary.y b) disponer que las microempresas y las pequeñas y medianas empresas (MIPYME) que deban o puedan inscribirse solo estén obligadas a realizar los trámites mínimos necesarios.
Recommendation 4: Key features of a business registry  hTe law should ensure that the business registry includes the following key  features:Recomendación 4: Características fundamentales de un registro de empresas
(c) hTe publicly available registered information on businesses is easily searchable and retrievable;La ley debería disponer que el registro de empresas tenga, entre otras, las siguientes características fundamentales: a) la inscripción registral está a disposición del público, es sencilla, fácil de realizar, rápida y económica; b) los procedimientos de inscripción se adecuan a las necesidades de las MIPYME; c) la información registrada de acceso público sobre las empresas es fácil de consultar y extraer;
and (d) hTe registry system and the registered information are of good quality and  reliable, and are maintained that way through periodic updates and system  verifcation.y d) el sistema registral y la información registrada son de buena calidad y fiables y se mantienen así mediante actualizaciones periódicas y verificaciones del sistema.
II.II.
Establishment and functions of the business registry Recommendation 5: Responsible authority  hTe law should provide that:Creación y funciones del registro de empresas Recomendación 5: Organismo competente La ley debería disponer: a) que el funcionamiento del registro de empresas esté a cargo del Estado o de una entidad designada por este; y b) que el Estado conserve su competencia sobre el registro de empresas
Recommendation 6: Appointment and accountability of the registrar hTe law should:. Recomendación 6: Nombramiento y deber de rendición de cuentas del registrador La ley debería:
(a) Provide that the person or entity authorized by the enacting State or by  the law of the enacting State has the authority to appoint and dismiss the registrar  and to monitor the registrar’s performance;a) disponer que la persona o entidad autorizada por el Estado promulgante o por la ley del Estado promulgante tenga facultades para nombrar y destituir al registrador y supervisar su desempeño; y
and(a) Determine the registrar’s powers and duties and if and to what extent those  powers and duties may be delegated.b) determinar las facultades y obligaciones del registrador y si dichas facultades y obligaciones podrán delegarse y en qué medida.
Recommendation 7: Transparency in the operation of the business registry  hTe law should ensure that the rules, procedures and service standards that are  developed for the operation of the business registry are made public to ensure  transparency of the registration procedures.Recomendación 7: Transparencia en el funcionamiento del registro de empresas La ley debería disponer que las reglas, los procedimientos y las normas de calidad de los servicios que se establezcan para el funcionamiento del registro de empresas se den a conocer públicamente a fin de garantizar la transparencia de los procedimientos de inscripción.
Recommendation 8: Use of standard registration forms hTe law should provide that simple standard registration forms are introduced to  enable the registration of a business and the registrar should ensure that guidance  is available to registrants on how to complete those forms.Recomendación 8: Uso de formularios tipo para la inscripción La ley debería disponer que se utilicen formularios tipo sencillos para facilitar la inscripción de empresas en el registro y que el registrador se asegure de que se ofrezca orientación a los solicitantes de inscripciones sobre el modo de rellenar esos formularios.
Recommendation 9: Capacity-building for registry staff hTe law should ensure that appropriate programmes are established to develop and  strengthen the knowledge and skills of the registry staff on business registration  procedures, service standards and the operation of electronic registries, as well as  the ability of registry staff to deliver requested services.Recomendación 9: Desarrollo de la capacidad del personal del registro La ley debería disponer que se establezcan programas adecuados para desarrollar y reforzar los conocimientos y aptitudes del personal del registro sobre los procedimientos de inscripción de empresas, las normas de calidad de los servicios y el funcionamiento de los registros electrónicos, así como la capacidad del personal del registro para prestar los servicios solicitados.
Recommendation 10: Core functions of business registries  hTe law should establish the core functions of the business registry, including:Recomendación 10: Funciones esenciales de los registros de empresas La ley debería establecer las funciones esenciales del registro de empresas, entre ellas las siguientes: a) inscribir a toda empresa que cumpla las condiciones necesarias establecidas en la ley; b) permitir la consulta de la información registrada que sea de acceso público; c) asignar un identificador único a cada empresa inscrita en el registro; d) intercambiar información con los organismos públicos que corresponda; e) mantener lo más actualizada posible la información que conste en el registro; f) proteger la integridad de la información contenida en el fichero registral; g) proporcionar información sobre la constitución de las empresas, en particular sobre las obligaciones y responsabilidades de estas y los efectos jurídicos de la información contenida en el registro de empresas que sea de acceso público; y h) prestar asistencia a las empresas en la búsqueda de información sobre nombres de empresas y para que reserven un nombre cuando así lo exija la ley.
Recommendation 11: Storage of information and access to it throughout the registry hTe law should establish the interconnection of business registry oifces with regard  to storage of and access to information received from registrants and registered  businesses or entered by registry staff.Recomendación 11: Almacenamiento de la información y acceso a ella en todo el registro La ley debería disponer que las oficinas del registro de empresas estén interconectadas a los efectos del almacenamiento de la información recibida de los solicitantes de inscripciones y las empresas inscritas, o incorporada al fichero registral por el personal del registro, y en cuanto al acceso a esa información.
Recommendation 12: Operation of the business registry  hTe law should provide that the optimal operation of an eifcient business registry  is electronic.S hould full adoption of electronic services not yet be possible, such  an approach should nonetheless be implemented to as great an extent as permitted  by the current technological infrastructure of the enacting State, as well as its institutional framework and laws, and expanded as that infrastructure improves.Recomendación 12: Funcionamiento del registro de empresas La ley debería establecer que el método óptimo de funcionamiento de un registro de empresas eficiente es el electrónico. Si no fuera posible aún adoptar plenamente los servicios electrónicos, dicho método debería aplicarse de todos modos, en la medida en que lo permitan la infraestructura tecnológica del Estado promulgante, su marco institucional y sus leyes, y su aplicación debería extenderse a medida que mejore esa infraestructura.
Recommendation 13: Electronic communications and electronic authentication methods  hTe law should:Recomendación 13: Comunicaciones electrónicas y métodos de autenticación electrónicos La ley debería:
(b) Regulate such use pursuant to principles whereby electronic communications and signatures are functionally equivalent to their paper-based counterparts  and cannot be denied legal validity or enforceability for the sole reason that they  are in electronic form.a) permitir y alentar el uso de las comunicaciones electrónicas, así como de las firmas electrónicas y otros métodos de identificación electrónicos; y b) reglamentar ese uso de conformidad con los principios según los cuales las comunicaciones y las firmas electrónicas son funcionalmente equivalentes a sus homólogos en papel y no se les puede negar validez jurídica ni fuerza obligatoria por la sola razón de que estén en forma electrónica.
Recommendation 14: A one-stop shop for business registration and registration with other authorities  hTe law should establish a one-stop shop for business registration and registration  with other public authorities, including designating which public authority should  oversee the functioning of the single interface. Such an interface:Recomendación 14: Ventanilla única para la inscripción en el registro de empresas y en otros organismos La ley debería prever la creación de una ventanilla única para la inscripción en el registro de empresas y en otros organismos públicos, e indicar el organismo público que supervisará el funcionamiento de la interfaz única. Esa interfaz: a) podría consistir en una plataforma electrónica o en oficinas físicas;b) debería garantizar la interconexión de los servicios del mayor número posible de organismos, entre ellos, por ejemplo, el registro de empresas y los organismos tributarios y de seguridad social; y
(c) Should provide for the sharing of information on the business among the  interconnected authorities and the use of a single, integrated application form for  registration with, and payment to, those authorities, along with a unique  identifer.c) debería prever el intercambio de información sobre las empresas entre los organismos interconectados, el uso de un formulario único integrado de solicitud de inscripción y pago respecto de esos organismos, y la asignación de un identificador único.
Recommendation 15: Use of unique identiifers  hTe law should provide that a unique identifer be allocated to each registered  business and:Recomendación 15: Utilización de identificadores únicos. La ley debería disponer que se asigne a cada empresa inscrita en el registro un identificador único que reúna las siguientes características: a) esté compuesto por un conjunto de caracteres numéricos o alfanuméricos; b)  sea exclusivo de la empresa a la que se haya asignado; y c) no se modifique ni se reasigne una vez cancelada la inscripción de la empresa.
Recommendation 16: Allocation of unique identiifers  hTe law should specify that the allocation of a unique identifer should be carried  out either by the business registry upon registration of the business, or before  registration by the designated authority.Recomendación 16: Asignación del identificador único La ley debería disponer que el identificador único sea asignado o bien por el registro de empresas en el momento de la inscripción de la empresa, o bien por el organismo que se designe a tal efecto, antes de la inscripción de la empresa.
In either case, the unique identifer should  then be made available to all other public authorities involved in the registration  of a business and in the sharing of the information associated with that identifer,  and should be used in all oifcial communications in respect of that business.En cualquiera de los dos casos, el identificador único de la empresa debería, acto seguido, ponerse a disposición de todos los demás organismos públicos que intervengan en la inscripción de la empresa y compartan la información vinculada a dicho identificador, y utilizarse en todas las comunicaciones oficiales relacionadas con esa empresa.
Recommendation 17: Implementation of unique identiifers  hTe law should ensure that, when adopting a system for the use of a unique  identifer:Recomendación 17: Implementación del método del identificador único La ley debería garantizar que, al adoptar un sistema que permita el uso del identificador único :a) exista interoperabilidad entre la infraestructura tecnológica del registro de empresas y la de los demás organismos públicos que compartan la información vinculada al identificador; y b) los identificadores ya existentes queden vinculados al identificador único o sean sustituidos por él.
Recommendation 18: Sharing of protected data between public authorities  hTe law should establish the conditions on which protected data can be shared  between public authorities pursuant to a unique identifer system.Recomendación 18: Intercambio de datos protegidos entre organismos públicos. La ley debería establecer las condiciones con arreglo a las cuales los organismos públicos podrán intercambiar datos protegidos en el marco de un sistema de identificadores únicos. IV. Inscripción de empresas en el registro
Recommendation 19: Accessibility of information on how to register hTe law should require the registrar to ensure that information on the business  registration process and any applicable fees are widely publicized, readily retrievable, and available free of charge.Recomendación 19: Facilidad de acceso a la información sobre el modo de inscribirse en el registro La ley debería exigir al registrador que adopte medidas para garantizar que la información relativa al trámite de inscripción de empresas y a las tasas que, en su caso, fueran aplicables se publique ampliamente y pueda consultarse con facilidad y de manera gratuita.
Recommendation 20: Businesses permitted or required to register hTe law should specify:Recomendación 20: Empresas que pueden o deben inscribirse La ley debería: a) establecer qué formas jurídicas de empresas estarán obligadas a inscribirse en el registro; y b) permitir que se inscriban empresas de todos los tamaños y formas jurídicas.
Recommendation 21: Minimum information required for registration  hTe law should establish the required information and supporting documents for  the registration of a business, including at least: (a) hTe name of the business; (b) hTe address at which the business can be deemed to receive correspondence or, in cases where the business does not have a standard form address, the  precise description of the geographical location of the business; (c) hTe identity of the registrant(s);Recomendación 21: Información mínima exigida para la inscripción. La ley debería establecer la información y los documentos justificativos que será necesario presentar para inscribir una empresa en el registro y que incluirán, como mínimo, lo siguiente: a) el nombre de la empresa; b) la dirección en que puede considerarse que la empresa recibe correspondencia o, si la empresa carece de una dirección corriente, la descripción precisa de su ubicación geográfica; c) la identidad del solicitante o solicitantes de la inscripción;
(d) hTe identity of the person or persons who are authorized to sign on behalf  of the business or who serve as the business’s legal representative(s); and (e) hTe legal form of the business being registered and its unique identifer, if  such an identifer has already been assigned.d) la identidad de la persona o personas que están autorizadas a firmar en nombre de la empresa o que actúan en calidad de representantes legales de esta; y e) la forma jurídica de la empresa que se inscribe y su identificador único, si ya se le hubiera asignado. Recomendación 22: Idioma en que debe presentarse la información La ley debería disponer que la información y los documentos que se presenten al registro de empresas estén en el idioma o los idiomas que se especifiquen y en el conjunto de caracteres que determine y anuncie públicamente el registro de empresas.
Recommendation 23: Notice of registration hTe law should require the business registry to notify the registrant, as soon as  practicable, and, in any event, without undue delay, whether the registration of its  business is effective.In an online registration system, the business registry should  send an online notifcation to the registrant immediately atfer all of the requirements for the registration of the business have been successfully ful flled.Recomendación 23: Notificación de la inscripción La ley debería exigir al registro de empresas que notifique al solicitante de la inscripción, tan pronto como sea factible y, en todo caso, sin demora indebida, si la empresa ha quedado efectivamente inscrita. En un sistema de inscripción registral en línea, el registro de empresas debería enviar una notificación en línea al solicitante de la inscripción inmediatamente después de que se hayan cumplido de manera satisfactoria todos los requisitos exigidos para la inscripción de la empresa.
Recommendation 24: Content of notice of registration  hTe law should provide that the notice of registration may be in the form of a  certifcate, notice or card, and that it should contain at least the following  information: (a) hTe unique identifer of the business; (b) hTe date and time of its registration;Recomendación 24: Contenido de la notificación de la inscripción La ley debería establecer que la notificación de la inscripción podrá emitirse en forma de certificado, notificación o tarjeta y que deberá contener, como mínimo, la siguiente información: a) el identificador único de la empresa; b) la fecha y hora de inscripción;
(c) hTe name of the business; (d) hTe legal form of the business; and (e) hTe law under which the business has been registered.c) el nombre de la empresa; d) la forma jurídica de la empresa; y e) la ley en virtud de la cual se ha inscrito la empresa.
Recommendation 25: Period of effectiveness of registration  hTe law should establish that the registration is valid until the business is  deregistered.Recomendación 25: Período de vigencia de la inscripción La ley debería establecer que la inscripción registral de una empresa surtirá efectos hasta que se cancele.
Recommendation 26: Time and effectiveness of registration  hTe law should: (c) Specify that the registration of the business must be entered into the business registry as soon as practicable thereatfer, and in any event without undue  delay.Recomendación 26: Fecha y hora de la inscripción y momento a partir del cual surte efecto La ley debería: a) exigir al registro de empresas que deje constancia de la fecha y hora de recepción de las solicitudes de inscripción y que les dé curso en el orden en que las reciba y tan pronto como sea factible y, en todo caso, sin demora indebida; b) establecer claramente el momento a partir del cual surtirá efecto la inscripción de una empresa; y c) exigir que toda inscripción de una empresa se incorpore al fichero del registro de empresas tan pronto como sea factible y, en todo caso, sin demora indebida.
Recommendation 27: Rejection of an application for registration hTe law should provide that the registrar:Recomendación 27: Rechazo de una solicitud de inscripción La ley debería disponer que el registrador: a
(a) Must reject an application for the registration of a business only if the  application does not meet the requirements specifed in the law; (b) Is required to provide to the registrant in written form the reason for any  such rejection; and (c) Is granted the authority to correct its own errors as well as any incidental  errors that may appear in the information submitted in support of the registration  of the business, provided that the conditions under which the registrar may exercise  this authority are clearly established.) esté obligado a rechazar la solicitud de inscripción de una empresa solamente en el caso de que la solicitud no cumpla los requisitos establecidos en la ley; b) tenga la obligación de comunicar por escrito al solicitante de la inscripción los motivos del rechazo; y c) esté facultado para rectificar sus propios errores, así como cualquier error involuntario que pudiera aparecer en la información presentada en apoyo de la inscripción de una empresa, siempre y cuando estén claramente establecidas las condiciones conforme a las cuales el registrador podrá ejercer esa facultad.
Recommendation 28: Registration of branches  hTe law should establish:Recomendación 28: Inscripción de sucursales La ley debería:
(a) Whether the registration of a branch of a business is required or  permitted; (b) A defnition of “branch” for registration purposes that is consistent with  the defnition provided elsewhere in the law;a) establecer si la inscripción de la sucursal de una empresa es de carácter obligatorio u opcional; b) incluir a los efectos de la inscripción registral, una definición del término “sucursal” que coincida con la definición que figure en las demás disposiciones de la ley; y c) contener disposiciones relativas a la inscripción de sucursales que prevean las cuestiones siguientes:
and (i) Disclosure requirements, including: the name and address of the  registrants; the name and address of the branch; the legal form of  the original or main business seeking to register a branch; and current proof of the existence of the original or main business issued  by a competent authority of the State or other jurisdiction in which  that business is registered; andi) la información que deberá proporcionarse, en particular: el nombre y la dirección de los solicitantes de la inscripción; el nombre y la dirección de la sucursal; la forma jurídica de la empresa original o principal que solicita la inscripción de la sucursal; y prueba actual de la existencia de la empresa original o principal emitida por un organismo competente del Estado o jurisdicción en que está inscrita esa empresa; y ii) información sobre la persona o personas que pueden representar legalmente a la sucursal. V. Etapa posterior a la inscripción.
Recommendation 29: Information required after registration  hTe law should specify that atfer registration, the registered business must at least  fle with the business registry information on any changes or amendments to the  information that was initially required for the registration of the business pursuant  to recommendation 21.Recomendación 29: Información que debe proporcionarse después de la inscripción La ley debería establecer que, después de su inscripción, las empresas inscritas tendrán la obligación de comunicar al registro de empresas, como mínimo, los cambios o modificaciones que se produzcan en la información exigida inicialmente para su inscripción en el registro, detallada en la recomendación 21.
Recommendation 30: Maintaining a current registry  hTe law should require the registrar to ensure that the information in the business  registry is kept current, including through:Recomendación 30: Mantenimiento de un registro actualizado La ley debería exigir al registrador que se asegure de que la información contenida en el registro de empresas se mantenga actualizada, incluso por los siguientes medios: a) el envío de una solicitud automatizada a las empresas inscritas para recordarles que deben comunicar si la información que consta en el registro sigue siendo exacta o, de lo contrario, indicar las modificaciones que deban introducirse; b) la exhibición de anuncios en las oficinas y suboficinas del registro sobre la necesidad de actualizar la información, así como la publicación frecuente de recordatorios en el sitio web del registro, en las redes sociales y en los medios de difusión impresos y electrónicos locales y nacionales; c) la identificación de las fuentes de información sobre las empresas inscritas que ayudarían a mantener actualizado el registro; y d) la actualización del fichero registral tan pronto como sea factible y, en todo caso, sin demora indebida, a partir de que se reciban modificaciones de la información registrada.
Recommendation 31: Making amendments to registered information  hTe law should:(ii) record the date and time when the amendments are entered into  the registry record;Recomendación 31: Introducción de modificaciones en la información registrada La ley debería: a) exigir al registro de empresas: i) que dé curso a las modificaciones de la información registrada en el orden en que se reciban; ii) que deje constancia de la fecha y hora en que las modificaciones se incorporen al fichero registral; y iii) que notifique a la empresa inscrita, tan pronto como sea factible y, en todo caso, sin demora indebida, que la información registrada respecto de ella ha sido modificada; y b) establecer el momento a partir del cual surtirán efecto las modificaciones introducidas en la información registrada.
and Recommendation 32: Hours of operation of the business registry hTe law should ensure that:(ii) Information about any registry oifce locations and their opening  days and hours is publicized on the registry’s website, if any, or  otherwise widely publicized, and the opening days and hours of  registry oifces are posted at each oifce;Recomendación 32: Horario de funcionamiento del registro de empresas La ley debería establecer que: a) si el acceso a los servicios del registro de empresas se ofrece por vía electrónica, dicho acceso estará disponible en todo momento; b) si el acceso a los servicios del registro de empresas se ofrece a través de una oficina física: i) cada oficina del registro estará abierta al público los días y en el horario que especifique el Estado promulgante; y ii) la información relativa a la ubicación de las oficinas del registro y sus días y horario de atención al público se publicará en el sitio web del registro, si lo hubiere, o se difundirá ampliamente de alguna otra manera, y los días y el horario de atención al público de las oficinas del registro se indicarán en un anuncio fijado en cada oficina;
and (c) Notwithstanding subparagraphs (a) and (b) of this recommendation, the  business registry may suspend access to the services of the registry in whole or in  part in order to perform maintenance or provide repair services to the registry,  provided that:y c) no obstante lo dispuesto en los apartados a) y b) de la presente recomendación, el registro de empresas podrá suspender el acceso a sus servicios total o parcialmente para realizar tareas de mantenimiento o de reparación, siempre que: i) el período de suspensión de los servicios de inscripción sea lo más breve posible; ii) se publique ampliamente el aviso de la suspensión y su duración prevista; y iii) el aviso se publique con antelación y, de no ser posible, tan pronto como sea razonablemente factible después de la suspensión.
Recommendation 33: Access to services of the business registry  hTe law should permit access to the business registry without discrimination based  on any ground such as race, colour, gender, language, religion, political or other  opinion, national or social origin, property, birth or other status.
Recommendation 34: Equal rights of women to access the registration services of the business registry hTe law should:
(c) Provide for the adoption of policies to collect anonymized sex- disaggregated  data for business registration through the business registry.
Recommendation 35: Public availability of information  hTe law should specify that all registered information is fully and readily available  to the public unless it is protected under the applicable law.
Recommendation 36: Where information is not made public  In cases where information in the business registry is not made public, the law  should:
(a) Establish which information concerning the registered business is subject  to the applicable law on public disclosure of protected data and which types of  information cannot be publicly disclosed;
and
Recommendation 37: Direct electronic access to registry services  hTe law should establish that, in keeping with other applicable law of the enacting  State, where information and communications technology is available, the submission of applications for the registration of a business and requests for amendment  of the registered information of a business may be done remotely through electronic means.
Recommendation 38: Direct electronic access to search the registry  hTe law should establish that, where information and communications technology  is available, searches of the registry may be done remotely through electronic  means.
Recommendation 39: Facilitating access to information  hTe law should ensure the facilitation of access to public information on registered  businesses by avoiding the creation of unnecessary barriers such as: requirements  for the installation of specifc sotfware;
charging expensive access fees;
or requiring  users of information services to register or otherwise provide information on their  identity.
Recommendation 40: Cross-border access to publicly available registered information  hTe law should ensure that systems for the registration of businesses adopt solutions that facilitate cross-border access to the public information in the registry.
Recommendation 41: Fees charged for business registry services  hTe law should establish fees, if any, for business registration and post-registration  services at a level that is low enough to encourage business registration, in particular of MSMEs, and that, in any event, does not exceed a level that enables the  business registry to cover the cost of providing those services.
Recommendation 42: Fees charged for information  hTe law should establish that: (a) Basic information contained in the business registry should be available  to the public free of charge;
and Recommendation 43: Publication of fee amounts and methods of payment  hTe law should ensure that fees payable, if any, for registration and information  services are widely publicized, as are the acceptable methods of payment.
Recommendation 45: Liability for misleading, false or deceptive information  hTe law should establish appropriate liability for any misleading, false or deceptive  information that is provided to the business registry or for failure to provide the  required information.
Recommendation 46: Sanctions hTe law should: (a) Establish appropriate sanctions that may be imposed on a business for a  breach of its obligations regarding information to be submitted to the registry in  an accurate and timely fashion;
Recommendation 47: Liability of the business registry  hTe law should establish whether and to what extent the State is liable for loss or  damage caused by error or negligence of the business registry in the registration  of businesses or the administration or operation of the registry.
Recommendation 48: Voluntary deregistration  hTe law should:
(a) Specify the conditions under which a business can request deregistration;
(b) Require the registrar to deregister a business that fulfls those conditions;
and (c) Permit the State to adopt simplifed procedures for deregistration of  MSMEs.
Recommendation 49: Involuntary deregistration  hTe law should specify the conditions pursuant to which a registrar can deregister  a business.
(a) Provide that a written notice of the deregistration is sent to the registered  business;
(b) Establish that the deregistration is publicized in accordance with the legal  requirements of the enacting State;
(c) Specify when the deregistration of a business is effective; and (d) Specify the legal effects of deregistration.
Recommendation 51: Reinstatement of registration  hTe law should specify the circumstances under which and the time limit within  which the registrar is required to reinstate a business that has been deregistered.
Recommendation 52: Preservation of records  hTe law should provide that documents and information submitted by the registrant and the registered business, including information in respect of deregistered  businesses, should be preserved by the registry so as to enable the information to  be retrieved by the registry and other interested users.
Recommendation 53: Alteration or deletion of information  hTe law should provide that the registrar does not have the authority to alter or  delete information contained in the business registry record except in those cases  specifed in the law.
Recommendation 54: Protection against loss of or damage to the business registry record hTe law should:
Recommendation 55: Safeguard from accidental destruction  hTe law should provide that appropriate procedures should be established to mitigate risks from force majeure, natural hazards, or other accidents that can affect  the processing, collection, transfer and protection of data housed in electronic or  paper-based business registries.
Recommendation 56: Clarity of the law hTe law should, to the extent possible and in a clear manner, consolidate legal  provisions pertaining to business registration.
Recommendation 57: Flexible legal forms hTe law should permit lfexible and simplifed legal forms for business in order to  facilitate and encourage registration of businesses of all sizes.
Recommendation 58: Legislative approach to accommodate the evolution of technology  hTe law should establish provisions on electronic transactions that accommodate  the evolution of technology.
Annex II
Decision of the United Nations Commission on International Trade Law At its 1074th meeting, on 27 June 2018, the Commission adopted the following  decision:
hTe United Nations Commission on International Trade Law, Recalling General Assembly resolution 2205 (XXI) of 17 December 1966, in  which the Assembly established the United Nations Commission on International  Trade Law with the purpose of promoting the progressive harmonization and unifcation of the law of international trade in the interests of all peoples, in particular  those of developing countries,
Recognizing the importance to all States of a fair, stable and predictable legal  framework for the promotion of development-oriented policies that support productive activities, decent job creation, entrepreneurship, the equal rights of women  to economic resources, creativity and innovation, and encourage the formalization  and growth of micro, small and medium-sized enterprises,
Noting that simple, eifcient and cost-effective business registration can assist  in business formation of all sizes and types of business, in particular micro, small  and medium-sized enterprises,
Noting also that when business registries perform their functions in accordance  with simplifed and streamlined procedures they greatly contribute to the economic  development of a State as they allow expedited access to business information from  interested users, including from foreign jurisdictions, thus facilitating the search  for potential business partners, clients or sources of fnance and reducing risks in  transacting and contracting,
Noting further the widespread wave of reforms of business registration systems  carried out by States in all regions and at all levels of development and, accordingly,  the wealth of lessons learned that have informed the preparation of the legislative  guide on key principles of a business registry and the growing opportunities for  the use and application of such guide,
Recalling the mandate given to Working Group I (Micro, Small and Mediumsized Enterprises) to prepare legal standards aimed at reducing the legal obstacles  encountered by micro, small and medium-sized enterprises throughout their life  cycle, in particular those in developing economies,
Convinced that legislative recommendations negotiated internationally through  a process involving a broad range of constituents will be useful to both States that  do not have an eifcient and effective business registration system and States that  are undertaking a process of review and reform of their business registration  systems,
Expressing its appreciation to Working GroupIfor its work in developing the  dratf legislative guide on key principles of a business registry and to intergovernmental and invited non-governmental organizations active in the feld of business  registration reform for their support and participation,
1.
Adopts the UNCITARL Legislative Guide on Key Principles of a Business Registry, contained in document A/CN.9/940, as revised by the Commission at  its ftfy-frst session, 26 and authorizes the Secretariat to edit and fnalize the text of the Legislative Guide in the light of those revisions;
2.
Requests the Secretary-General to publish the Legislative Guide, including  electronically, in the six oifcial languages of the United Nations, and to disseminate  it to Governments and other interested bodies, so that it becomes widely known  and available;
3.
Recommends that the Legislative Guide be given due consideration, as  appropriate, by legislators, policymakers, registry system designers and other interested bodies and individuals.
26 Oifcial Records of the General Assembly, Seventy-third Session, Supplement No. 17 (A/73/17), paras. 71 to 110. Index 27
Chapter Paragraphs
Accessibility _of information (see Information)
_of sensitive information VI 183-185
_to registry services VI 167-171
- Direct electronic access VI 186-189 Hours of operation of the business registry VI 164-166 Removing barriers to_ VI 192-194
Amendments _to registered information V 162-163
Date of_ V 163
Direct submission of_ V 163 Annual accounts Defnition Introduction 12 Fees to register_ VII 198
Information on_ VI 189 Information on_atfer registration V 155 Application for registration Direct electronic submission of_ (see Accessibility—direct electronic access) Rejection of_ IV 146-149
Authority _allocating the unique identifer (see Unique identiifer) Responsible_to oversee the registry II 38-40 Responsible_to appoint the registrar II 41-42
Awareness-raising strategies (see Reform of business registration)
Branch  Defnition Introduction 12
Registration of a_ IV 150-152 Business name Change of_ (see Reinstatement of registration) Defnition Introduction 12
Distinguishable II 53Recomendación 33: Acceso a los servicios del registro de empresas
27 hTe symbol “_” replaces the wording of the main entry to avoid repeating it in the sub-entries. Searching and reserving a_ - Role of the registry II 52-53La ley debería permitir el acceso al registro de empresas sin discriminación por motivos de raza, color, género, idioma, religión, opinión política o de otra índole, origen nacional o social, posición económica, nacimiento o cualquier otra condición.
Business registry Access to_ (see Accessibility) Core functions of_ I 51-59 Electronic_ III 70, 95Recomendación 34: Igualdad de derechos de la mujer para acceder a los servicios de inscripción del registro de empresas
IV 147La ley debería:
V 158a)
- Phased approach to implementation of III 72-80 - Cloud computing III 79establecer que las mujeres tendrán iguales y legítimos derechos de acceso a los servicios de inscripción del registro de empresas a los efectos de crear una empresa;
- Hardware and sotfware III 68 Features of_ I 31-33 Mixed_ III 63, 66, 80b) garantizar que los requisitos exigidos para la inscripción registral de empresas no discriminen a los posibles solicitantes de inscripciones por razón de su género;
IV 145, 148y
VII 202c)
(see also Registry records – Preservation of_) Paper-based_ III 63, 67, 80 V 158, 165prever la adopción de políticas con el fin de reunir, por conducto del registro de empresas, datos anonimizados y desglosados por sexo suministrados a los efectos de la inscripción de empresas en el registro.
VI 182 VIII 213 Objectives of_ I 25Recomendación 35: Acceso del público a la información
Protection against loss or damage of_ (see Registry Records) Purposes of_ I 26-27 Responsible authority to oversee the_ (see Authority)La ley debería establecer que toda la información registrada estará a disposición del público sin restricciones y en forma inmediata, a menos que esté protegida de conformidad con la ley aplicable.
Safeguard of_ (see Registry Records) Searching the_ (see Accessibility)Recomendación 36: Casos en que la información no se pone a disposición del público
Corporate identity thetf I 34 Cross-border _access to registered information VI 196-197En los casos en que no se haga pública determinada información contenida en el registro de empresas, la ley debería:
Exchange of information among business registries III 112-113 Deregistration Defnition Introduction 12 Involuntary_ IX 220a) establecer qué información sobre las empresas inscritas se regirá por la ley aplicable en materia de divulgación al público de datos protegidos y qué clase de información no podrá divulgarse al público; y
Process of_ IX 223, 225 Reinstatement of registration IX 226 Time of effectiveness of_ IX 224b) especificar las circunstancias en que el registrador podrá utilizar o divulgar información que esté sujeta a restricciones por motivos de confidencialidad.
Voluntary_ IX 221 Index 121Recomendación 37: Acceso electrónico directo a los servicios del registro
Electronic authentication methods Electronic signature (see Electronic signatures) Identity verifcation (see Corporate identity thetf) Electronic communications Use and validity of_ III 85La ley debería establecer que, en consonancia con otras leyes aplicables del Estado promulgante, cuando se disponga de tecnología de la información y las comunicaciones, la presentación de solicitudes de inscripción de empresas y de modificación de la información registrada con respecto a una empresa podrá hacerse a distancia por medios electrónicos.
Electronic signatures Defnition Introduction 12Recomendación 38: Acceso electrónico directo para consultar el registro
Fees Publication of amounts and methods of payment VII 204 Electronic payments of_ III 76 _for information VII 203La ley debería establecer que, cuando se disponga de tecnología de la información y las comunicaciones, la información contenida en el registro podrá consultarse a distancia por medios electrónicos.
_for registration VII 198-199Recomendación 39: Facilitar el acceso a la información
Setting_ - Cost-recovery principle VII 201-202 - Mixed or paper-based registries VII 202 Gender  Disaggregated information on_ VI 175, 190La ley debería facilitar el acceso a la información de carácter público relativa a las empresas inscritas, evitando crear obstáculos innecesarios, como la exigencia de instalar programas informáticos especiales, el cobro de tasas de acceso elevadas,
_identifcation IV 130 _inequality VI 173 Good quality and reliable Defnition Introduction 12o la obligación de los usuarios de los servicios de información de registrarse o, en su defecto, proporcionar información sobre su identidad.
_business registry I 32 _registered information I 34-36Recomendación 40: Acceso transfronterizo a la información registrada de carácter público
Incentives to register (see Reform of business registration) Information and Communication Technology (ICT) Defnition Introduction 12 Interoperability of_systems III 73La ley debería disponer que los sistemas de inscripción registral de empresas adopten soluciones que faciliten el acceso transfronterizo a la información de carácter público contenida en el registro. VII.
Security of_ III 71Tasas
Services supported by_ III 81-84 Information Access to_on registration II 57 IV 118-119Recomendación 41: Cobro de tasas por los servicios del registro de empresas
Cross-border access to_ (see Cross-border) Disaggregated_ (see also Gender and Language) _products - Defnition Introduction 12La ley debería disponer que, si se cobran tasas por los servicios de inscripción y posteriores a la inscripción prestados por el registro de empresas, estas sean lo suficientemente bajas como para alentar a las empresas, en particular las MIPYME,
- Fees for_ VII (see also Fees) 198 _required atfer registration V 155-156a inscribirse en el registro, y que, en todo caso, dichas tasas no superen un importe que permita al registro de empresas cubrir los gastos de prestación de esos servicios.
_services - Defnition Introduction 12Recomendación 42: Cobro de tasas por la información
Fees for_ VII 198La ley debería disponer:
(see also Fees)a)
Provision of_ (see Accessibility) Language in which to submit_ (see Language)que la información básica contenida en el registro de empresas se ponga a disposición del público en forma gratuita;
Minimum_required for registration IV 128-129, 131-132 Misleading, false or deceptive_ (see Liability) _provided by the registry VI 190y b) que los servicios de información que requieran una labor más intensa del registro de empresas puedan prestarse a cambio del pago de una tasa equivalente al costo de suministrar los productos de información solicitados.
- Public availability of_ VI 176-183 Registered_Recomendación 43: Publicación del importe de las tasas y métodos de pago
- Accessibility of_ VI 192-194 - Alteration or deletion of_ X 231-232 - Amendment of_La ley debería disponer que se dé amplia difusión a las tasas que, en su caso, deban abonarse por los servicios de inscripción e información, así como a los métodos de pago aceptables.
- Submitted electronically by users V 161Recomendación 44: Pagos electrónicos
- Made by the registry staff V 161La ley debería hacer posible y facilitar los pagos electrónicos.
- Bulk_ VI 195VIII.
- Cross-border access to (see Cross-border)Responsabilidad y sanciones
- Cross-border exchange of (see Cross-border) - Error or omission in_ (see Liability)Recomendación 45: Responsabilidad por el suministro de información engañosa, falsa o que induzca a error
- Fees for_ (see Fees) - Good quality and reliability of_ (see Good quality and reliable) - Historical_ IX 225La ley debería establecer la responsabilidad que corresponda por proporcionar al registro de empresas información engañosa, falsa o que induzca error, o por no proporcionar la información exigida.
- Storage of_ II 60-61Recomendación 46: Sanciones
- Updating of_ I 30, 35La ley debería:
Interoperability Information and Communication Technology_ (see Information and Communication Technology) _and interconnection of business registration oifces III 61 Institutional_ Introduction 9a) determinar las sanciones apropiadas que podrán imponerse a las empresas que incumplan sus obligaciones de presentar información exacta al registro en los plazos establecidos;
III 61, 94, 110b)
Semantic_ III 111 Technical_ III 61, 70 Language  Language group of the registrant IV 130contener disposiciones que permitan eximir de sanción el incumplimiento de una obligación si se subsana dentro de un plazo determinado; y c)
_of forms for registry services VI 193 _of registered information IV 133-134exigir al registrador que dé amplia difusión a esas normas.
Oifcial and local_ IV 120 _of registry services IV 135Recomendación 47: Responsabilidad del registro de empresas
Law  Defnition Introduction 12 Features of_governing registration of a business I 28-30 Language laws of the State (see Language)La ley debería determinar si el Estado será responsable, y en qué medida, de los daños o pérdidas causados por errores o negligencia del registro de empresas en la inscripción de una empresa o en la administración o el funcionamiento del registro. IX.
Legal reform  Clarity of the law XI 237-238Cancelación de la inscripción
Establishing lfexible legal forms for business XI 240-243Recomendación 48: Cancelación voluntaria de la inscripción
_concerning laws underlying business registration XI 236-237La ley debería:
_to accommodate electronic registries XI 78, 244-245 Legislative Guide Purpose of_ Introduction 5-11a) especificar las condiciones en que una empresa podrá solicitar la cancelación de su inscripción; b)
Liability (see also Sanctions) _of the business for misleading, false or deceptive information VIII 208-209exigir al registrador que cancele la inscripción de toda empresa que reúna esas condiciones;
_of the business registry VIII 212-217 Micro, small and medium-sized enterprises (MSMEs) Defnition Introduction 12 Flexible legal forms for_ XI 240-243y c) permitir que el Estado establezca procedimientos simplificados para la cancelación de la inscripción registral de las MIPYME.
_and advantages of unique identifers (see Unique identiifers)Recomendación 49: Cancelación no voluntaria de la inscripción
_and fees for registration services (see Fees) Owned by women (see Women) Promoting registration of_ Introduction 8-9La ley debería especificar las condiciones conforme a las cuales el registrador podrá cancelar la inscripción de una empresa.
(see also Reform of business registration) Voluntary registration of_ (see see also Business registry – Purposes of_ and Registration procedures)Recomendación 50: Procedimiento de cancelación de una inscripción, fecha y hora de la cancelación y momento a partir del cual surte efecto La ley debería: a)
Voluntary submission of information (see Information required post-registration) One-stop shop Advantages of_ Introduction 9disponer que se envíe a la empresa inscrita una notificación por escrito de la cancelación de su inscripción en el registro;
III 87b)
Forms of_ 88-92 Integrated registration and payment Introduction 9 Institutional interoperability within the_ (see Interoperability)disponer que la cancelación de la inscripción se dé a conocer públicamente en la forma exigida por la ley del Estado promulgante; c)
Periodic returns Defnition Introduction 12 _as sources of information V 155 _to prompt information V 156indicar el momento a partir del cual surtirá efecto la cancelación de la inscripción de la empresa; y
Late fling of_ VIII 207d)
Post-registration Amending registered information (see Information)especificar los efectos jurídicos de la cancelación de la inscripción.
Fees for_services (see Fees) Information required_ V 155-156Recomendación 51: Restablecimiento de los efectos de la inscripción
Maintaining information current V 157-161 Protected data Access to VI 184-185 Information on gender identifcation as_ (see Gender)La ley debería especificar las circunstancias en que el registrador deberá reinscribir a una empresa cuya inscripción haya sido cancelada y el plazo de que dispondrá para hacerlo. X.
_and public availability of information (see Information)Conservación de la información registral
Sharing of_between public authorities III 114 Treatment of_ VI 185Recomendación 52: Conservación de la información registral
Reform of business registration Awareness raising strategies Introduction 21-22 Incentives for business to register Introduction 23 Phased reform process Introduction 24La ley debería exigir que el registro conserve los documentos y la información presentados por el solicitante de la inscripción y la empresa inscrita, incluida la información relativa a las empresas cuya inscripción haya sido cancelada, de manera que el registro y otros usuarios interesados puedan acceder a esa información.
Project team Introduction 20 Reform advocate Introduction 16Recomendación 53: Alteración o supresión de información
Reform catalysts Introduction 15 Steering Committee Introduction 17La ley debería establecer que el registrador no tendrá facultades para alterar
Registered business Defnition Introduction 12 Deregistration of_ (see Deregistration) Information on_ (see Information)ni suprimir la información contenida en el fichero del registro de empresas, salvo en los casos previstos en la ley.
Liability of_ (see Liability) Registrant Defnition_ Introduction 12Recomendación 54: Protección del fichero del registro de empresas contra pérdidas o daños
Information on_gender IV 130La ley debería: a)
Identity of_ (see Information – Minimum_required for registration and   and Accessibility _to registry services)exigir al registrador que proteja el fichero registral contra el riesgo de pérdidas o daños;
Notifcation of registration to_ (see Registration procedures) Foreign_ VI 197 Requirements of_ VI 168-170y b) establecer y mantener mecanismos de seguridad que permitan reconstruir el fichero registral en caso necesario.
Registrar Appointment and accountability of_ II 43 (see also Authority)Recomendación 55: Medidas de protección contra la destrucción accidental
Authority of_ - To alter or delete information (see Information) - To correct errors IV 147 (see also Information – Registered_Alteration or deletion of)La ley debería disponer que se establezcan procedimientos adecuados para mitigar los riesgos derivados de circunstancias de fuerza mayor o accidentes naturales o de otra índole que puedan afectar al procesamiento, la recopilación, la transferencia o la protección de los datos almacenados en los registros de empresas electrónicos o en papel. XI.
- To request additional information IV 147Reforma del régimen legal de base
- To reject an application for registration (see Application for registration)Recomendación 56: Legislación clara
Registration procedures Businesses, permitted or required to register IV 123-126 Content of notice of registration IV 137 Scope of examination by the registry IV 115-117La ley debería reunir en ella, en la medida de lo posible y de manera clara, todas las disposiciones legales relativas a la inscripción registral de empresas.
Notice of registration IV 136Recomendación 57: Formas jurídicas flexibles
Period of effectiveness of registration IV 138-141 Standard forms for registration II 46 Time and effectiveness of registration IV 142-145La ley debería permitir que las empresas adoptaran formas jurídicas flexibles y simplificadas a fin de facilitar y alentar la inscripción registral de empresas de todos los tamaños.
Registry records Alteration or deletion of_ (see Information)Recomendación 58: Enfoque legislativo que se adapte a la evolución de la tecnología
Digital (or electronic) (see Business registry) Manually entering information in_ IV 145La ley debería establecer, en relación con las operaciones electrónicas, disposiciones que se adapten a la evolución de la tecnología.
Preservation of_ X 227-230Anexo II
Protection against loss or damage X 233-234Decisión de la Comisión de las Naciones Unidas para
Safeguard of_ X 235el Derecho Mercantil Internacional
Updating_ (see Information) Registry staff Capacity building of_ II 47-48En su 1074ª sesión, celebrada el 27 de junio de 2018, la Comisión adoptó la siguiente decisión:
- Peer-to-peer learning II 49 Misconduct of VI 187La Comisión de las Naciones Unidas para el Derecho Mercantil Internacional,
VIII 216-217 X 232 Sanctions (see also Liability) Establishment of_ VIII 210-211Recordando la resolución 2205 (XXI) de la Asamblea General, de 17 de diciembre de 1966, por la que la Asamblea estableció la Comisión de las
Service standards Establishing_of the business registry, II 45 Social security authorities Integrated registration (see One-stop shop)Naciones Unidas para el Derecho Mercantil Internacional con objeto de promover la armonización y unificación progresivas del derecho mercantil internacional en interés de todos los pueblos, y en particular de los países en desarrollo,
Interoperability with the business (see Business registry – registry and taxation authorities phased approach to implementation of,   and One-stop shop) Registration with_ II 57 _and adoption of unique identifers (see Unique identiifer)Reconociendo que para todos los Estados es importante que exista un marco jurídico equitativo, estable y previsible para promover políticas orientadas al desarrollo que apoyen las actividades productivas, la creación de puestos de trabajo decentes, el emprendimiento, la igualdad de derechos de las mujeres a los recursos económicos, la creatividad y la innovación, y fomentar la formalización y el crecimiento de las microempresas y las pequeñas y medianas empresas,
Taxation authorities Integrated registration (see One-stop shop) registry and social security authorities phased approach to implementation of,   and One-stop shop)Observando que un sistema de inscripción registral de empresas que sea sencillo, eficiente y económico puede facilitar la constitución de empresas de todos los tipos y tamaños y, en particular, de microempresas y pequeñas y medianas empresas,
Observando también que los registros de empresas, cuando cumplen sus funciones con arreglo a procedimientos simplificados y racionales, contribuyen en gran medida al desarrollo económico de los Estados, ya que permiten agilizar el acceso de los usuarios interesados, incluidos los usuarios de jurisdicciones extranjeras, a la información sobre las empresas, lo que facilita la búsqueda de posibles socios comerciales, clientes o fuentes de financiación y reduce los riesgos inherentes a la celebración de operaciones y contratos, Observando asimismo la serie generalizada de reformas de los sistemas de inscripción registral de empresas emprendidas por Estados de todas las regiones y de todos los niveles de desarrollo y, por consiguiente, las abundantes enseñanzas extraídas en las que se ha basado la preparación de la guía legislativa sobre los principios fundamentales de un registro de empresas y las oportunidades cada vez mayores de utilizar y aplicar dicha guía, Recordando el mandato encomendado al Grupo de Trabajo I (Microempresas y Pequeñas y Medianas Empresas) de preparar normas jurídicas destinadas a reducir los obstáculos jurídicos que afectan a las microempresas y pequeñas y medianas empresas durante su ciclo de vida, especialmente las de países en desarrollo, Convencida de que las recomendaciones legislativas negociadas a nivel internacional mediante un proceso que entrañe la participación de una amplia gama de interesados serán útiles tanto para los Estados que no cuenten con sistemas eficientes y eficaces de inscripción registral de empresas como para los Estados que hayan emprendido un proceso de examen y reforma de sus sistemas de inscripción registral de empresas, Expresando su reconocimiento al Grupo de Trabajo I por su labor de preparación del proyecto de guía legislativa sobre los principios fundamentales de un registro de empresas y a las organizaciones intergubernamentales y las organizaciones no gubernamentales invitadas que trabajan en el ámbito de la reforma del sistema de inscripción registral de empresas por su apoyo y participación,
_and adoption of unique (see Unique identiifer) Transparency  _in collecting and maintaining registered information I 33 _of the business registry V 1621. Aprueba la Guía legislativa de la CNUDMI sobre los principios fundamentales de un registro de empresas, que figura en el documento A/CN.9/940, con las modificaciones acordadas por la Comisión en su 51er período de sesionesA/73/17{§26}
(see also Service standards) Publicity of fnancial information of MSMEs V 155y autoriza a la Secretaría a que revise y finalice el texto de la Guía legislativa teniendo en cuenta esas modificaciones;
Use of standard registration forms (see Registration procedures) Training  _for business registry users IV 122, 207 _of business registry staff (see Registry staff)2. Solicita al Secretario General que publique la Guía legislativa, incluso en forma electrónica, en los seis idiomas oficiales de las Naciones Unidas y la difunda entre los Gobiernos y otros órganos interesados a fin de que se conozca ampliamente y esté disponible a nivel general;
UNCITARL UNCITARL texts III 85 United Nations United Nations Convention on the Elimination of  All Forms of Discrimination against Women (CEDAW) VI 174 Universal Declaration of Human Rights VI 1743. Recomienda que la Guía legislativa sea tomada debidamente en consideración, según proceda, por los legisladores, los encargados de formular políticas, los diseñadores de sistemas registrales y otros órganos y personas interesados.
Unique identiifer Advantages of_ III 102Índice alfabético{§27}
Allocation of_ III 106-107Capítulo
Allocation of_by different authorities III 104Párrafos Accesibilidad
Cross-border exchange of information (see Cross-border)_de la información
Implementation of_ III 108-110(véase Información)
- Obstacles in the_ (see Interoperability)_de la información confidencial
Structure of_ III 101VI 183-185
Use of_for individual businesses III 103_de los servicios del registro
Users of the business registry Direct access to the registry (see Accessibility)VI 167-171 - Acceso electrónico directo
Fees for_ (see Fees)VI 186-189
Liability for errors or omissions (see Liability)Eliminación de obstáculos al acceso VI 192-194
Providing information to_ (see Information and Training)Horario de funcionamiento del registro de empresas
Restrict access of_to the business registry VI 179VI 164-166 Buena calidad y fiable
User-centric approach Introduction 9Definición Introducción 12
Women Access to the business registry VI 172-175Información registrada de_
ISBN 978-92-1-130380-3I 34-36
V.18-07623Registro de empresas de_
I 32 Cancelación de la inscripción Definición Introducción
12 _no voluntaria IX 220 _voluntaria
IX 221 Momento a partir del cual surte efecto la_ IX 224
Procedimiento de_ IX 223, 225 Restablecimiento de los efectos de la inscripción IX
226 Capacitación _del personal del registro de empresas (véase Personal del registro) _para los usuarios del registro de empresas
IV 122, 207 CNUDMI Textos de la CNUDMI III
85 Comunicaciones electrónicas Uso y validez de las_ III 85
Cuentas anuales Definición Introducción 12 Información sobre las_
VI 189 Información sobre las_ después de la inscripción V 155
Tasas por incorporar al registro las_ VII 198 Datos protegidos Acceso a_
VI 184, 185 Definición Introducción 12
Información sobre el género como_ (véase Género) Intercambio de_ entre organismos públicos III 114
Tratamiento de los_ VI 185 _y acceso del público a la información (véase Información)
Empresa inscrita Definición Introducción 12 Cancelación de la inscripción de una_
(véase Cancelación de la inscripción) Información sobre una_ (véase Información) Responsabilidad de una_
(véase Responsabilidad) Estrategias de concienciación (véase Reforma del sistema de inscripción registral de empresas) Etapa posterior a la inscripción Información que debe proporcionarse después de
la inscripción V 155, 156 Mantenimiento de un registro actualizado V
157-161 Modificación de la información registrada (véase Información) Tasas por servicios posteriores a la inscripción (véase Tasas)
Fichero registral Actualización de la información contenida en el_ (véase Información) Alteración o supresión de la información contenida en el_ (véase Información)
Conservación de la información registral X 227-230 Digital (o electrónico) (véase Registro de empresas)
Ingreso manual de información en el_ IV 145 V 161, 163
Medidas de protección del_ X 235 Protección del_ contra pérdidas o daños X
233, 234 Firmas electrónicas Definición Introducción 12
Género Datos sobre el_ IV 130 Desigualdad de_
VI 173 Información desglosada por_ VI 175, 190
Guía legislativa Finalidad de la_ Introducción 5-11 Identificador único
Asignación del_ III 106, 107 Asignación de identificadores únicos por distintos organismos III
104 Definición Introducción 12 Estructura del_
III 101 Implementación del método del identificador único III 108-110
- Obstáculos para la_ (véase Interoperabilidad) Intercambio transfronterizo de información (véase Transfronterizo) Uso del_ para empresas unipersonales
III 103 Ventajas del_ III 102
Idioma _de los formularios registrales VI 193 _de la información registrada
IV 133, 134 _de los servicios del registro IV 135
Grupo lingüístico del solicitante de la inscripción IV 130 _oficial y local IV
120 Incentivos para inscribir (véase Reforma del sistema de inscripción registral de empresas) Información Acceso a la_ sobre el trámite de inscripción
II 57 IV 118, 119 Acceso transfronterizo a la_
(véase Transfronterizo) _desglosada (véanse también Género e Idioma) _engañosa, falsa o que induzca a error (véase Responsabilidad)
Idioma en que debe presentarse la_ (véase Idioma) _mínima exigida para la inscripción IV 128,129,131,132
Productos de_ - Cobro de tasas por los_ VII (véase también Tasas) 198
- Definición Introducción 12 _proporcionada por el Registro VI
190 Acceso del público a la_ VI 176-183 _que debe proporcionarse después de la inscripción
V 155, 156 _registrada Accesibilidad de la_ VI
192-194 Actualización de la_ agregada Almacenamiento de la_ Alteración o supresión de_
I 30, 35 VI 195 II
60, 61 X 231, 232 _anterior IX
225 (véase también Fichero registral -Conservación de la información registral) Cobro de tasas por la_ (véase Tasas)
_de buena calidad y fiable (véase Buena calidad y fiable) Errores u omisiones en la_ (véase Responsabilidad)
Intercambio transfronterizo de_ (véase Transfronterizo) Modificación de la__ _presentada por los usuarios por vía electrónica V
161 VIII 213 _realizada por el personal del registro V
161 VIII 213 Servicios de_ - Cobro de tasas por los__
VII 198 (véase también Tasas) - Definición Introducción
12 Prestación de_ (véase Accesibilidad) Interoperabilidad _e interconexión de las oficinas del registro de empresas
III 61 _institucional Introducción 9
_semántica III 111 _técnica III
61, 70 Tecnología de la información y las comunicaciones (véase Tecnología de la información y las comunicaciones) Ley Características de la_ que rija la inscripción en el registro de empresas
I 28-30 Definición Introducción 12
Leyes del Estado relativas al idioma (véase Idioma) Métodos de autenticación electrónicos Firma electrónica (véase Firmas electrónicas)
Verificación de la identidad (véase Robo de la identidad de una empresa) Microempresas y pequeñas y medianas empresas (MIPYME) Definición Introducción
12 _de propiedad de mujeres (véase Mujeres) Formas jurídicas flexibles para las_ XI
240-243 Inscripción voluntaria de_ (véanse también Registro de empresas - Fines del- y Procedimientos de inscripción) Presentación voluntaria de información (véase Información que debe proporcionarse después de la inscripción)
Promover la inscripción registral de las_ Introducción 8,9 (véase también Reforma del sistema de inscripción registral de empresas)
_y tasas de inscripción (véase Tasas) _y ventajas del identificador único (véase Identificador único) Modificaciones
_en la información registrada V 162-163 Fecha de las_
V 163 Presentación directa de_ V 163
Mujeres Acceso al registro de empresas VI 172-175
Naciones Unidas Convención sobre la Eliminación de Todas las Formas de Discriminación contra la Mujer (CEDAW) VI 174 Declaración Universal de Derechos Humanos
VI 174 Nombre de la empresa Búsqueda y reserva de nombres - Función del registro
II 52, 53 Cambio de_ (véase Restablecimiento de los efectos de la inscripción) Definición
Introducción 12 _que permita distinguirla de las demás II 53
Normas de calidad de los servicios Establecimiento de las_ del registro de empresas II 45 Organismo competente
_encargado de designar al registrador II 41, 42 _encargado de la supervisión del registro II
38-40 _que asigna el identificador único (véase Identificador único) Organismos de seguridad social Inscripción en los_
II 57 Interoperabilidad con el registro de empresas y con los organismos tributarios (véanse Registro de empresas - Enfoque gradual respecto de la implementación de un, y Ventanilla única) Sistema integrado de inscripción
(véase Ventanilla única) _y adopción del método del identificador único (véase Identificador único) Organismos tributarios Inscripción en los_
II 57 Interoperabilidad con el registro de empresas y con los organismos de seguridad social (véanse Registro de empresas - Enfoque gradual respecto de la implementación de un, y Ventanilla única) Sistema integrado de inscripción
(véase Ventanilla única) _y adopción del método del identificador único (véase Identificador único) Personal del registro Desarrollo de la capacidad del_
II 47, 48 - Aprendizaje entre homólogos II 49
Faltas de conducta del_ VI 187 VIII 216, 217
X 232 Procedimientos de inscripción Alcance del examen realizado por el registro IV
115-117 Contenido de la notificación de la inscripción IV 137 Empresas que pueden o deben inscribirse
IV 123-126 Fecha y hora de la inscripción y momento a partir del cual surte efecto IV 142-145
Formularios tipo para la inscripción II 46 Notificación de la inscripción IV
136 Período de vigencia de la inscripción IV 138-141 Reforma del sistema de inscripción registral de empresas
Apoyo a la reforma Introducción 16 Comisión supervisora Introducción
17 Equipo del proyecto Introducción 20 Estrategias de concienciación
Introducción 21, 22 Factores catalizadores de la reforma Introducción 15
Incentivos para que las empresas se inscriban Introducción 23 Proceso de reforma gradual Introducción
24 Reforma legislativa Legislación clara XI 237, 238
_con respecto a las leyes que rigen la inscripción registral de empresas XI 236, 237 _que establezca formas jurídicas flexibles para las empresas XI
240-243 _que prevea los registros electrónicos XI 78, 244, 245 Registrador
_Facultades del- _para alterar o suprimir información (véase Información) _para corregir errores IV
147 (véase también Información – registrada_ Alteración o supresión de_) _para rechazar una solicitud de inscripción (véase Solicitud de inscripción) - para solicitar información adicional
IV 147 Nombramiento y deber de rendición de cuentas del_ II 43
(véase también Organismo competente) Registro de empresas Acceso al_ (véase Accesibilidad)
_basado en el uso del papel III 63, 67, 80 IV 145, 148
V 158, 165 VI 182 VII
202 VIII 213 (véase también Fichero registral - Conservación de la
información registral) Búsqueda de información en el_ (véase Accesibilidad) Características del_ I
31-33 _electrónico III 70, 95 IV
147 V 158 Enfoque gradual respecto de la implementación de un_ III
72-80 Computación en la nube III 79 Equipo físico y programas informáticos
III 68 Definición Introducción
12 Fines del_ I 26, 27 Funciones esenciales del_
I 51-59 Medidas de protección del_ (véase Fichero registral) _mixto
III 63, 66, 80 IV 145, 148 V
158 VII 202 (véase también Fichero registral - Conservación de
la información registral) Objetivos del_ I 25 Organismo encargado de la supervisión del_
(véase Organismo competente) Protección del_ contra pérdidas o daños (véase Fichero registral) Responsabilidad (véase también Sanciones) _del registro de empresas
VIII 212-217 _del registro por información engañosa, falsa o que induzca a error VIII 208, 209
Resultados periódicos _como fuentes de información V 155 _como medio de fomentar la presentación de información
V 156 Definición Introducción 12
Presentación tardía de los_ VIII 207 Robo de la identidad de una empresa I
34 Sanciones (véase también Responsabilidad) Establecimiento de_ VIII 210, 211
Solicitante de la inscripción Definición Introducción 12 Identidad del_
(Véanse Información - _mínima exigida para la inscripción y Accesibilidad _de los servicios del registro) 16 Información sobre el género del_ IV 130
Notificación de la inscripción al_ (véase Procedimientos de inscripción) 130 Requisitos exigidos al_ VI
168-170 Solicitante extranjero VI 197 Solicitud de inscripción
Presentación electrónica directa de una_ (véase Accesibilidad – Acceso electrónico directo) Rechazo de una_ IV 146-149
Sucursal Definición Introducción 12 Inscripción de una_
IV 150-152 Tasas _de información VII
203 _de inscripción VII 198, 199 Determinación del importe de las_
- Principio de la recuperación de los gastos VII 201, 202 - Registros mixtos o basados en el uso del papel VII
202 Métodos de pago electrónico de las_ III 76 Publicación del importe de las_ y métodos de pago
VII 204 Tecnología de la información y las comunicaciones (TIC) Definición Introducción
12 Interoperabilidad de los sistemas III 73 Seguridad de la_
III 71 Servicios prestados con el apoyo de la_ III 81-83
Transparencia _del registro de empresas V 162 (véase también Normas de
calidad de los servicios) _en el modo de reunir y conservar la información registrada I 33 Publicidad de la información financiera de las MIPYME
V 155 Utilización de formularios tipo para la inscripción (véase Procedimientos de inscripción) Transfronterizo
Acceso_ a la información registrada VI 196, 197 Intercambio de información entre registros de empresas III
112, 113 Usuarios del registro de empresas Acceso directo al registro (véase Accesibilidad) Enfoque centrado en el usuario
Introducción 9 Responsabilidad por errores u omisiones (véase Responsabilidad) Restricciones al acceso de los_ al registro de empresas
VI 179 Suministro de información a los_ (véanse Información y Capacitación)
Tasas para los_ Usuarios extranjeros VI 197 Ventanilla única
Definición Introducción 12 Formas de_ 88-92
Interoperabilidad institucional dentro de la_ (véase Interoperabilidad) Sistema integrado de inscripción y pago Introducción 9
III 95 VI 199 Ventajas de la_
Introducción 9 III 87 1 Véase la Ley Modelo de la CNUDMI sobre las Firmas Electrónicas (2001), artículo 2.
2 El registro de empresas puede funcionar también como una ventanilla única para facilitar la inscripción obligatoria en otros organismos competentes (por ejemplo, los organismos tributarios y de seguridad social). Véase un análisis más detallado al respecto en el párrafo 57 de la presente Guía. 3 El robo de la identidad de una empresa puede perpetrarse mediante la sustracción o el uso indebido de credenciales o identificadores clave de la empresa, la manipulación o la falsificación de sus archivos y documentos, u otras actividades delictivas conexas. A pesar de que en inglés se utiliza la palabra “corporate” en relación con la identidad, las “corporations” (sociedades de capital) no son las únicas entidades mercantiles que pueden ser víctimas de este delito.
Cualquier tipo de empresa u organización, de cualquier tamaño o estructura jurídica, incluidas las empresas unipersonales, las sociedades de personas y las sociedades de responsabilidad limitada, pueden ser víctimas de robo de la identidad. 4 Los mecanismos de subcontratación de entidades del sector privado para que presten servicios de inscripción registral de empresas exigen analizar cuidadosamente varias cuestiones jurídicas y de política, como la responsabilidad del Estado y del proveedor privado, la forma de los acuerdos, la distribución de los riesgos y la solución de controversias. 5 En la Nota explicativa de la secretaría de la CNUDMI sobre la Convención de las Naciones Unidas sobre la Utilización de las Comunicaciones Electrónicas en los Contratos Internacionales (párrs. 185 a 192) se ofrece más información sobre el término “dirección electrónica” y la diferencia entre dirección electrónica “designada” y “no designada”. 6 Por ejemplo, se pueden adoptar “interfaces de programación de aplicaciones”. Esas interfaces pueden utilizarse con muy diversos fines, entre ellos simplificar el procedimiento de presentación de solicitudes al registro, por ejemplo, autorrellenando algunos campos por defecto o permitiendo que los usuarios se conecten directamente con el registro y extraigan información de manera automática, dotando a los sistemas de los programas informáticos apropiados para ello.
7 Los formularios autorrellenables tienen determinados campos que pueden rellenarse automáticamente con la información proporcionada anteriormente por el solicitante de la inscripción o que figura en su cuenta de usuario. Cuando se modifica la información proporcionada por el solicitante de la inscripción, este no tiene que volver a rellenar todo el formulario, sino que se limita a consignar los cambios pertinentes. La información contenida en el formulario autorrellenable se almacena y puede ponerse a disposición de otros organismos competentes. 8 Esos textos son: la Ley Modelo de la CNUDMI sobre Comercio Electrónico (1996), la Ley Modelo de la CNUDMI sobre las Firmas Electrónicas (2001) y la Convención de las Naciones Unidas sobre la Utilización de las Comunicaciones Electrónicas en los Contratos Internacionales (2005). Para más información, véase www.uncitral.un.org
9 El principio de “neutralidad tecnológica” significa que las disposiciones de la ley son “neutrales” y no dependen del uso de un determinado tipo de tecnología, ni lo presuponen, y pueden aplicarse a la generación, transmisión o almacenamiento de todos los tipos de información. El principio de “equivalencia funcional” establece los criterios según los cuales las comunicaciones electrónicas y las firmas electrónicas pueden considerarse equivalentes a las comunicaciones en papel y a las firmas manuscritas, respectivamente. Conforme al principio de “validez jurídica”, no pueden negarse efectos jurídicos, validez ni fuerza obligatoria a una comunicación o a una firma por la sola razón de que estén en forma electrónica. 10 Este es un aspecto que puede ser pertinente cuando el momento de presentación de una solicitud tiene una trascendencia particular, por ejemplo, a los efectos de determinar la fecha y hora y el lugar exactos en que se inscribió una empresa.
11 Más atrás, en la nota 7 de pie de página, se dan más detalles acerca de los formularios autorrellenables.
12 Si bien el identificador único no cambia durante el ciclo de vida de la empresa, si esta cambia su forma jurídica es posible que se le asigne un identificador único nuevo. 13 En algunos casos, los organismos pueden conservar su propio sistema de numeración además de utilizar el identificador único, a causa de los “datos heredados” de sistemas anteriores, es decir, una forma obsoleta de identificar a las empresas que no puede convertirse en identificadores únicos. Para poder acceder a esa información, el registro tiene que conservar el antiguo número de identificación a efectos internos. Sin embargo, en sus tratos con el público, el organismo público debería utilizar a todos los efectos el identificador único asignado a cada empresa. 14 Por ejemplo, a nivel regional ha habido casos de intercambio transfronterizo de información sobre empresas entre Estados, aunque cabe señalar que se produjeron como parte de un proyecto más amplio que entrañaba un grado considerable de integración económica
entre los Estados en cuestión. 15 Algunos Estados con economías más integradas han diseñado una aplicación que permite a los usuarios consultar simultáneamente los registros de ambos Estados utilizando sus teléfonos inteligentes o dispositivos móviles. 16 El “beneficiario final” es la o las personas físicas que en última instancia tienen la propiedad o el control de una persona jurídica u otra estructura jurídica, aun cuando la propiedad o el control se ejerzan por conducto de una cadena de propietarios o por otro medio de control que no sea el control directo. Esos mecanismos pueden consistir no solo en sociedades de capital, fideicomisos, fundaciones y sociedades comanditarias, sino también en formas empresariales simplificadas, y pueden suponer la creación de una cadena de mecanismos transfronterizos del derecho de sociedades concebidos para ocultar la identidad de sus propietarios. 17 Cabe señalar que en la Recomendación 24 del Grupo de Acción Financiera (GAFI), relativa a la transparencia y el beneficiario final de las personas jurídicas, se alienta a los Estados a que hagan una evaluación integral de los riesgos que plantean las personas jurídicas y se aseguren de que todas las sociedades se inscriban en un registro público de entidades mercantiles.
La información básica exigida es: a) nombre de la sociedad mercantil; b) prueba de su constitución; c) forma y estatus jurídico; d) dirección de la oficina domiciliada;
e) facultades básicas de regulación; y f) una lista de los directores. Además, las sociedades deben llevar un registro de sus accionistas o miembros. (Véanse los Estándares Internacionales sobre la Lucha contra el Lavado de Activos y el Financiamiento del Terrorismo y la Proliferación: Las Recomendaciones del GAFI, Parte E, Transparencia y Beneficiario Final de Personas Jurídicas y otras Estructuras Jurídicas, Recomendación 24 ().) 18 Cabe señalar que lo dispuesto en la legislación general del Estado promulgante con respecto al cómputo de los plazos se aplicaría al cálculo del período de vigencia, a menos que se disponga otra cosa en las normas legales aplicables específicamente a la inscripción registral.
Por ejemplo, las normas de la legislación general del Estado promulgante pueden disponer que, si el período aplicable se expresa en años completos a partir del día de la inscripción, el año se contará a partir del comienzo de ese día. 19 Los casos en que el registro acepte indebidamente una solicitud e inscriba una empresa que no cumpla los requisitos exigidos por la ley deberían regirse por las disposiciones que, en su caso, establezcan la responsabilidad del registro de empresas (véanse los párrs. 212 a 217 de la Guía). Además, la ley del Estado debería establecer la forma en que se rectificará la inscripción de la empresa en esos casos. 20 Las MIPYME, si bien por lo general no están obligadas a comunicar información con la misma frecuencia e igual grado de detalle que la generalidad de las empresas que cotizan en la bolsa, pueden tener fuertes incentivos para hacerlo, sobre todo a medida que crecen y prosperan. Las empresas que deseen mejorar sus posibilidades de acceder al crédito o atraer inversiones quizás podrían demostrar que son responsables, proporcionando información sobre:
1) los objetivos de la empresa; 2) los cambios principales; 3) las partidas incluidas y no incluidas en el balance; 4) la situación financiera de la empresa y sus necesidades de capital;
5) la composición de la junta directiva, si la tuvieran, y su política en materia de nombramientos y remuneración; 6) las expectativas para el futuro; y 7) las utilidades y los dividendos.
Es poco probable que esas consideraciones preocupen a las MIPYME mientras son pequeñas, pero podrían adquirir importancia a medida que esas empresas crezcan. 21 Por ejemplo, en la ley o en directrices administrativas del registro se podría establecer que, si bien la oficina del registro estará abierta de 9.00 a 17.00 horas, todas las solicitudes de inscripción, modificación e información se recibirán hasta determinada hora antes del cierre (por ejemplo, hasta las 16.00 horas) a fin de que el personal del registro tenga tiempo suficiente para ingresar en el fichero registral la información contenida en las solicitudes de inscripción o modificación o buscar la información solicitada. 22 Véase, por ejemplo, “Transformar nuestro mundo: la Agenda 2030 para el Desarrollo Sostenible” (resolución 70/1 de la Asamblea General). 23 Véase, por ejemplo, “Iniciativa empresarial para el desarrollo” (resolución de la Asamblea General). 24 Más atrás, en la nota 17 de pie de página, figura más información sobre la recomendación 24 del GAFI.
25 Más atrás, en la nota 17 de pie de página, figura más información sobre la recomendación 24 del GAFI. 26 Documentos Oficiales de la Asamblea General, septuagésimo tercer período de sesiones, Suplemento núm.17 (), párrs. 71 a 110.
27 El signo “_” sustituye el texto de la entrada principal, para evitar repetirlo en las subdivisiones de esa entrada.